Estudio de caso Preply

Preply es un mercado de aprendizaje de idiomas en línea que conecta a 30.000 tutores con más de 1 millón de estudiantes de 175 países. La empresa ha pasado rápidamente de ser una startup a un negocio internacional con oficinas y empleados en Barcelona, Kiev, Londres y Estados Unidos.

En 2024, Timothée LEON-DUFOUR se incorporó a Preply como Director Global de TI. Su objetivo era mejorar la eficacia de las operaciones SaaS y optimizar rápidamente los costes de software.

"La empresa escaló, así que era hora de asegurarnos de obtener un mejor valor por cada dólar gastado. Y justo a tiempo, me aconsejaron que echara un vistazo a Spendbase," dijo Timothée.

Preply realizó un análisis gratuito del gasto en SaaS con Spendbase para identificar oportunidades de ahorro en su software más caro.

"El ahorro potencial en nuestros dos mayores contratos era prometedor, así que dimos luz verde a nuestros negociadores de proveedores", dijo Timothée.

Los expertos en negociación de Spendbase explicaron al equipo de Preply cómo la empresa podía diversificar el volumen de licencias en distintos niveles de suscripción y licencia para obtener ahorros sustanciales.

"Los expertos de Spendbase nos ayudaron a ahorrar $128,5k en contratos caros, lo que supuso un buen comienzo para una relación a largo plazo", dijo Timothée.

A continuación, Preply utilizó la herramienta de gestión SaaS Spendbase para asegurarse de que las licencias adquiridas se asignaban a los empleados y se utilizaban eficazmente.

"Al conectarnos a nuestros IDP y utilizar las integraciones directas de OOTB con varias aplicaciones, Spendbase nos mostró la frecuencia de uso de cada aplicación. Si un empleado tiene una licencia pero no se ha conectado durante un tiempo, podemos verlo", dijo Timothée.

Con datos precisos sobre el uso de las aplicaciones, Timothée pudo redistribuir eficazmente las licencias de software entre el equipo. Esta visibilidad del uso de las aplicaciones ayuda a identificar las licencias caras que no se utilizan, sin necesidad de encuestar a los empleados..

La optimización iba más allá de las licencias individuales. Para cada aplicación rastreada por Spendbase, el equipo de TI podía ver el uso global de licencias de pago frente a licencias gratuitas. También podían ver los niveles de suscripción que utilizaban los empleados para cada herramienta, con el fin de analizar las tendencias en la adopción de aplicaciones.

"Ahora sabemos cuándo cuestionar las renovaciones automáticas de las suscripciones existentes. Ver la baja frecuencia de uso nos dio una razón para reevaluar las aplicaciones y suspenderlas si resultaban redundantes. El punto de referencia para las aplicaciones redundantes es importante, aunque también difícil de mantener, ya que hoy en día muchas aplicaciones tienen funciones que se solapan", dijo Timothée.

El análisis de los datos de uso de las aplicaciones permitió a Preply optimizar su cartera de SaaS, asegurándose de que las suscripciones innecesarias se eliminaran rápidamente y manteniendo la cartera de aplicaciones y los volúmenes de licencias relevantes en todo momento.