Fatigué des retards ? Transformez votre processus d'approbation grâce à l'automatisation

En attente d'approbations ? Un processus d'approbation inefficace n'est pas seulement frustrant, il vous coûte du temps et de l'argent. Et si vous pouviez réduire les retards coûteux ?

Si votre processus d'approbation ressemble à un goulot d'étranglement, vous n'êtes pas le seul. 

Les flux de travail manuels sont propices aux erreurs, à la mauvaise communication et au non-respect des délais. Mais il existe un moyen d'accélérer le processus d'approbation.

L'automatisation des flux d'approbation des achats et des dépenses garantit des décisions plus rapides, moins d'erreurs et un suivi en temps réel à chaque étape. 

Dans cet article, nous verrons comment l'automatisation peut améliorer radicalement votre processus d'approbation, en le rendant efficace, transparent et sans tracas.

Nous examinerons les pièges courants des approbations manuelles, les composants clés des flux de travail automatisés et la manière dont un système d'approbation automatisé peut être mis en place. un processus de passation de marchés efficace peut aider votre entreprise à gagner du temps et de l'argent.

Qu'est-ce qu'un processus d'approbation des achats ou un flux de travail d'approbation des dépenses ?

Un flux de travail d'approbation des achats ou des dépenses est une série de tâches qui doivent être accomplies avant qu'une entreprise n'approuve une dépense.

Ces flux de travail garantissent que toutes les dépenses respectent les politiques et les budgets internes.

Ils aident les entreprises à tout gérer, des bons de commande aux dépenses d'investissement.

Pourquoi est-ce important ? 

Un flux de travail d'approbation des achats ou des dépenses organise le processus, garantissant que les décisions sont prises de manière systématique. Il permet également d'éviter les dépenses malhonnêtes ou les achats non approuvés qui pourraient provoquer le chaos par la suite.

Un flux de travail d'approbation se compose de plusieurs éléments clés. Il faut le considérer comme une machine bien huilée. Chaque élément (ou personne) joue un rôle crucial dans l'approbation contrôlée des dépenses.

Pourquoi les flux d'approbation sont-ils importants pour vous ?

Les flux d'approbation sont essentiels pour contrôler les dépenses et garantir le respect des politiques de l'entreprise. 

Les avantages sont les suivants :

• Prévenir les achats inutiles.
• Veiller à ce que les dépenses liées au flux de travail restent dans les limites du budget.
• Réduction des risques de fraude grâce au suivi et à la vérification de tous les éléments.
• Veiller à ce que les décisions ne soient pas retardées ou fondées sur des suppositions.

Lorsque les flux de travail sont bien structurés, vous évitez les erreurs coûteuses et les mauvaises communications. 

Workflows pour l'automatisation du processus d'approbation

C'est là que les choses deviennent passionnantes : l'automatisation.

De plus en plus d'entreprises adoptent des flux de travail automatisés pour éliminer les inefficacités manuelles. Flux de travail du processus d'approbation manuel par rapport au processus d'approbation automatisé pour comprendre pourquoi cela se produit.

Vous pouvez dire adieu aux courriels interminables.

L'automatisation permet d'acheminer les demandes vers les bonnes personnes, d'envoyer des rappels et de veiller à ce que le flux de travail continue de progresser.

Il est plus rapide, plus intelligent et fonctionne tout simplement mieux.

Quels sont les défis les plus courants en matière de processus d'approbation ?

Le défis en matière de marchés publics sont complexes et stratifiées. Et elles commencent généralement par une nouvelle demande d'approvisionnement.

Délais dans le processus d'approbation du flux de travail

Les retards sont un problème majeur. 

Vous en avez probablement fait l'expérience vous-même : tout est prêt, mais les approbations traînent en longueur.

Vous êtes coincé dans des courriels interminables, vous passez de nombreux appels téléphoniques et vous recherchez les signatures d'approbation insaisissables.

Et lorsque quelqu'un n'est pas disponible, vous êtes coincé ! 

L'automatisation accélère le processus pour que vous n'ayez plus jamais à courir après les approbations. C'est une victoire pour vos délais et votre santé mentale ! 

Mauvaise communication et erreurs dans le processus d'approbation

Les erreurs de communication peuvent être un véritable cauchemar.

Vous envoyez un courriel. Ils l'ont manqué. Vous attendez maintenant.

Avec les systèmes manuels, des détails cruciaux peuvent se perdre dans le mélange - des informations erronées et des formulaires incomplets.

Un système centralisé permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde, ce qui réduit le risque d'erreurs. 

Manque de transparence dans les processus d'approbation

Où en est l'approbation ? Qui l'examine ? 

Un manque de transparence dans les flux de travail peut laisser tout le monde dans l'incertitude. Les demandes peuvent disparaître et il devient impossible de savoir où elles en sont. 

Les flux de travail automatisés offrent un suivi en temps réel, ce qui vous permet de savoir exactement où en est votre demande et qui doit agir ensuite. 

Critères d'approbation incohérents dans les processus d'approbation

Des demandes similaires peuvent parfois être traitées différemment. L'incohérence des critères d'approbation peut rapidement engendrer des sentiments de frustration et de confusion. 

Vous aurez des gestionnaires stricts. D'autres, moins.

Grâce à des critères normalisés et automatisés, vous pouvez vous assurer que tout le monde respecte les mêmes règles. 

Problèmes d'évolutivité dans les processus d'approbation

La croissance est passionnante, mais elle s'accompagne de défis.

Plus d'employés. Plus de demandes. Plus de goulets d'étranglement.

Ce qui fonctionnait pour une entreprise de 50 personnes ne fonctionne plus de la même manière lorsque vous atteignez 500 employés. Les demandes s'accumulent et tout se ralentit.

L'automatisation des approbations garantit que votre flux de travail s'adapte à la croissance de votre entreprise. Plus besoin de se noyer dans la paperasse ou les courriels. Il n'y a plus que des processus fluides et évolutifs.

Conformité et audit dans les processus d'approbation

Sans un suivi approprié, la conformité et l'auditabilité deviennent un défi majeur.

Si vous n'êtes pas en mesure de produire des documents indiquant qui a approuvé quoi, vous risquez de vous retrouver dans l'eau chaude lors d'un audit. Et ce n'est pas une situation très agréable.

Avec un système d'approbation automatisé, chaque étape est enregistrée. Cela crée une piste d'audit claire. Vous êtes toujours prêt lorsqu'il s'agit de conformité.

Permissions et niveaux d'autorité dans la gestion des approbations

Tout le monde n'a pas la même autorité. Dans les processus manuels, il est souvent difficile de savoir qui doit approuver quoi. 

La confusion règne.

Un cadre subalterne approuve un achat important qui aurait dû être confié à l'équipe financière. 

Des flux de travail automatisés attribuent les bonnes approbations aux bonnes personnes, en veillant à ce que personne n'outrepasse ses compétences. 

Quelles sont les étapes du processus d'approbation des dépenses ?

Un processus structuré d'approbation des dépenses est essentiel pour maîtriser votre budget. 

Vous disposez ainsi d'un système clair et reproductible garantissant que chaque dépense est autorisée et réduisant le risque de dépassement. 

Voici les cinq étapes du processus d'approbation des dépenses.

Étape 1 : Soumission de la demande dans le cadre de la procédure d'approbation interne

Tout commence par l'introduction d'une demande de dépenses. 

Vous devez indiquer la raison de la dépense, le coût total et les coordonnées du fournisseur. Vous devrez également inclure tous les documents justificatifs tels que les devis ou les contrats.

Veillez à ce que tous les champs obligatoires soient remplis dans la demande. Cela vous évitera des retards frustrants par la suite. 

Étape 2 : Chaîne d'approbation dans le flux d'approbation

La demande suit ensuite la chaîne d'approbation. 

En fonction de la taille ou du type de dépense, il peut s'agir d'une approbation rapide de la part d'une personne ou de plusieurs niveaux de gestion (par exemple, le directeur, les finances, le directeur financier).

Assurez-vous que votre chaîne d'approbation est solide comme le roc, chaque personne doit connaître son rôle. Parfois, vous aurez besoin de l'avis de plusieurs services.

Étape 3 : Attribution de niveaux d'autorisation dans la gestion des approbations

Tout le monde n'a pas la même autorité. C'est là que les niveaux d'autorisation entrent en jeu : ils permettent de s'assurer que les bonnes personnes approuvent les bonnes choses.

Vous attribuerez des niveaux d'autorisation en fonction du rôle de l'approbateur, du montant des dépenses et du service. 

Un chef de service peut s'occuper des petits achats. Les dépenses plus importantes nécessitent généralement l'approbation d'un échelon supérieur.

Étape 4 : Fixer des délais dans le processus d'approbation

Fixez des délais fermes pour chaque étape d'approbation. Veillez à ce que personne n'attende trop longtemps sur une demande. Si vous avez besoin d'un rappel, les notifications automatiques sont votre ami.

La clé est l'équilibre. 

Certaines demandes sont plus complexes et nécessitent plus de temps, tandis que d'autres peuvent être approuvées en un clin d'œil.

Étape 5 : Journaux d'audit et enregistrement des données dans le processus d'approbation

La transparence et la responsabilité sont cruciales et la tenue de registres précis est primordiale, surtout lorsque les auditeurs viennent frapper à la porte !

Chaque action du processus d'approbation doit être enregistrée. 

Qui l'a approuvé ? Qui l'a approuvé ? Y a-t-il eu des modifications ? 

Vous devez vous assurer que votre système d'archivage est complet et sécurisé. 

Cela vous met en bonne position pour les audits, les révisions ou toute autre chose qui pourrait se présenter à vous.

Comment créer un processus d'approbation automatisé et un flux de travail ?

Pourquoi automatiser ? 

Il ne s'agit pas seulement de rapidité. Vous visez l'efficacité, la réduction du nombre d'erreurs et la conformité totale.

Les avantages comprennent 

• Plus de goulets d'étranglement manuels
• Moins d'erreurs
• Chaque étape est conforme à la politique de l'entreprise

Voici 7 étapes pour créer un processus automatisé d'approbation des dépenses. 

Étape 1 : Évaluer les règles de flux de travail et le processus d'approbation actuels

Avant de vous lancer dans l'automatisation, prenez un peu de recul. Vous devez savoir ce qui se passe en ce moment.

Évaluez votre flux de travail manuel actuel. Identifiez tous les types d'achat, les départements et les seuils en dollars qui nécessitent une approbation. Faites appel aux parties prenantes pour identifier les goulets d'étranglement.

Où les choses se bloquent-elles ? Examinez les domaines qui vous ralentissent le plus. C'est là que l'automatisation aura le plus d'impact.

Vous comprendrez clairement les lacunes de votre processus. C'est sur cette base que vous pourrez construire un système qui fonctionne pour tout le monde.

Étape 2 : Définir les principales étapes du processus d'approbation

Il s'agit maintenant d'en dresser la carte. Vous devez savoir qui approuve quoi et quand.

Définir chaque étape du processus d'approbation. Depuis le moment où une demande est soumise jusqu'à la signature finale. 

Utiliser un questionnaire pour les parties prenantes : "Qui doit donner son accord ? "Quels sont les achats qui nécessitent des approbations en plusieurs étapes ?

Assurez-vous de tenir compte des différents besoins. Certains achats peuvent être approuvés rapidement. D'autres peuvent avoir besoin d'une paire d'yeux supplémentaire.

Vous obtiendrez ainsi un processus d'approbation clair et sans ambiguïté.

Étape 3 : Sélection d'un logiciel de gestion du processus d'approbation

Le choix du bon outil est crucial. Il vous facilitera la vie ou vous donnera des maux de tête.

Recherchez des outils d'automatisation adaptés aux besoins de votre entreprise. 

L'outil devrait : 

• Gérer les règles personnalisées 
• Gérer des flux de travail en plusieurs étapes
• Envoyer des notifications et des rappels

Vous devez vous demander si l'outil s'intègre à vos systèmes actuels. Est-il convivial ? Vous ne voulez pas d'un outil trop complexe.

Vous finirez par identifier un outil puissant qui s'intègre parfaitement dans votre flux de travail. Il automatise les approbations sans ajouter de couches de complexité supplémentaires. 

Étape 4 : Personnaliser les règles de flux de travail et les processus d'approbation

C'est ici que la magie opère. Vous définissez des règles personnalisées pour répondre aux besoins de votre organisation.

Vous voudrez créer des règles basées sur des critères tels que les départements, les montants des dépenses ou même les emplacements géographiques. 

Veillez également à définir des niveaux d'autorisation pour les différents approbateurs. Qui peut approuver quoi ? Différents départements peuvent avoir plus de contrôle sur certains types de dépenses, assurez-vous donc que vos règles en tiennent compte.

Étape 5 : Mise en œuvre de notifications et de rappels dans le processus d'approbation

Ne sous-estimez pas les notifications. Elles sont la sauce secrète pour maintenir votre processus sur la bonne voie.

Vous devez mettre en place des notifications pour alerter les approbateurs lorsqu'une action est nécessaire. Ajoutez des rappels pour inciter les gens à agir s'ils retardent les choses.

Le respect des délais est essentiel, mais il ne faut pas submerger les boîtes de réception.

Étape 6 : Former les parties prenantes à demander l'approbation de manière efficace

Le meilleur outil ne fonctionnera pas si personne ne sait l'utiliser. C'est là qu'intervient la formation.

Proposez des sessions de formation aux responsables, aux employés et aux approbateurs. Assurez-vous qu'ils connaissent leur rôle et le fonctionnement du système.

Adaptez la formation en fonction des rôles. Certains ont besoin d'une formation approfondie, d'autres d'une formation rapide.

L'investissement en vaut la peine. Vous disposerez d'une équipe bien formée qui sait comment utiliser le système. Une adoption en douceur signifie des processus plus fluides.

Étape 7 : Contrôler et optimiser le processus d'approbation automatisé

Le régler et l'oublier ? Pas tout à fait. 

Vous devez garder un œil sur les choses pour vous assurer que tout fonctionne comme sur des roulettes.

Surveillez votre flux de travail pour détecter les goulets d'étranglement ou les inefficacités. Si quelque chose ne va pas, n'hésitez pas à le modifier.

Suivez les indicateurs tels que les délais d'approbation, les rejets et les retards. Utilisez ces données pour vous améliorer en permanence.

À la fin de ces étapes, vous disposerez d'un processus optimisé et automatisé qui fonctionnera comme un moteur souple et non comme une vieille machine encombrante. 

Comment fonctionne le logiciel de gestion du processus d'approbation ?

Le logiciel ne se contente pas de modifier la gestion des approbations, il la transforme complètement. 

En éliminant les inefficacités manuelles, en réduisant les retards et en minimisant les erreurs humaines, le logiciel élimine les incertitudes liées aux approbations. Et grâce au suivi en temps réel et à la transparence, vous saurez toujours où en sont les choses. 

Mais comment cela fonctionne-t-il dans la pratique ? 

Prenons l'exemple concret de Spendbase et voyons comment son système d'information est utilisé. flux de travail en matière d'approvisionnementainsi que l'intégration de Slack, permettent de faire le travail.

Vue d'ensemble, étape par étape, d'un processus d'approbation automatisé

Soumission d'une demande dans le cadre du processus d'approbation interne

Tout commence par la soumission d'une demande d'approvisionnement, pour laquelle les employés remplissent un formulaire personnalisable dans Spendbase.

Le formulaire est conçu pour tout saisir. Depuis le type de demande, le fournisseur et le prix, jusqu'au département et au cycle de facturation. 

Routage vers les approbateurs dans le flux d'approbation

Une fois la demande introduite, Spendbase prend le relais. 

Il achemine automatiquement la demande vers les approbateurs appropriés en fonction de critères tels que le département, le montant des dépenses ou le type de demande.

Les approbations peuvent être séquentielles (chaque approbateur signe un par un) ou parallèles (plusieurs approbateurs examinent en même temps). 

Mais peut-être avez-vous besoin de quelque chose de plus personnalisé ? Spendbase prend également en charge les flux de travail hybrides.

Actions d'approbation pour approuver les demandes d'achat

Les approbateurs examinent la demande et l'approuvent ou la refusent. Avec Spendbase, ils peuvent le faire directement sur la plateforme ou via Slack.

Des notifications en temps réel permettent à tout le monde de rester dans le coup, et des rappels automatiques garantissent que rien n'est oublié.

Le processus d'approbation des achats et le flux de travail de Spendbase en action

Parlons maintenant du processus d'approvisionnement de Spendbase et de la façon dont il simplifie l'ensemble du flux de travail :

• Configuration personnalisée du flux de travail. Spendbase facilite la mise en place de flux d'approbation adaptés aux besoins de votre entreprise. Qu'il s'agisse d'un achat de logiciel, d'un service ou d'autres dépenses, l'assistant de workflow de Spendbase vous permet de personnaliser les flux d'approbation.
• Types de flux d'approbation. Comme indiqué précédemment, Spendbase vous offre des options. Vous pouvez mettre en place des approbations séquentielles, où les demandes sont examinées par un approbateur à la fois. Vous pouvez également opter pour des approbations parallèles, qui permettent à plusieurs approbateurs d'examiner une demande simultanément.
• Suivi et transparence. Les employés peuvent facilement voir où en est leur demande, et les approbateurs peuvent voir ce qui se passe dans le système. Une telle transparence garantit la responsabilité et réduit la confusion.

Le processus d'approvisionnement de Spendbase rationalise le processus d'approbation du début à la fin, réduisant le temps passé à gérer les demandes manuellement et garantissant que tout se déroule efficacement.

Intégration avec Slack pour le flux de travail des approbations

Vous voulez vous simplifier la vie ? 

Grâce à l'intégration de Slack, les approbateurs reçoivent des notifications directement dans leur espace de travail.

Ils peuvent rapidement examiner, approuver ou refuser les demandes. Cette capacité en temps réel accélère les décisions et permet de garder le cap sans passer d'une plateforme à l'autre.

Le résultat ? La productivité s'en trouve fortement stimulée.