Gestion du Saas

Récupérez votre temps et votre budget grâce à la gestion des abonnements SaaS B2B

12 novembre 2024

Les logiciels méritent un moment de gratitude. Ils facilitent votre travail et le rendent plus efficace. Mais votre pile technologique croissante apporte-t-elle plus de problèmes que de solutions ?

La croissance de l'entreprise doit être célébrée. Avec la croissance, l'utilisation de SaaS sur le lieu de travail augmente généralement. De nouveaux besoins professionnels apparaissent et de nouveaux outils sont ajoutés. Les développements progressent et d'autres outils sont achetés pour rester dans la course. 

Mais.., chaque nouvel outil est une nouvelle procédure de paiement à gérer.

Et vos feuilles de calcul n'offrent plus suffisamment de visibilité pour vous permettre de rester à jour.

Les entreprises ressentent les effets d'une décélération de l'activité économique. croissance du PIB mondialLe moment est donc venu de remédier aux inefficacités de votre système de gestion manuelle.

Vous n'avez pas à vous priver d'outils SaaS précieux pour votre entreprise. Il est temps d'être plus intelligent dans la gestion de vos abonnements SaaS.

Qu'est-ce que la gestion des abonnements SaaS ?

En termes simples, la gestion SaaS consiste à assurer le suivi des abonnements à vos applications.

Il existe cependant de nombreux éléments différents à suivre dans le cycle de vie de chaque application. Il s'agit notamment des éléments suivants

  • Marchés publics
  • Utilisation des applications et retour sur investissement
  • Renouvellement 
  • Maintenance 

Lorsque l'on sait qu'une entreprise moyenne utilise entre 200 et 300 applications, rester au fait de chaque élément de chaque abonnement semble ingérable. 

Mais si vous continuez à utiliser des processus manuels longs et sujets aux erreurs, votre entreprise risque de gaspiller plus de $1 millions d'euros par an. 

La gestion des abonnements SaaS doit être une priorité.

Avec les développements modernes et l'automatisation numérique, les outils de gestion SaaS efficaces sont plus qu'un simple classeur virtuel. Ils offrent des solutions complètes pour optimiser les coûts de votre entreprise en se basant sur des informations précieuses sur la valeur des logiciels.

Comment fonctionne la gestion des abonnements SaaS ? 

De l'achat à la reconduction d'un abonnement, un processus de gestion SaaS efficace permet de maximiser les économies et l'efficacité à chaque étape.

Pour situer le contexte, prenons l'exemple du logiciel de communication Slack. 

1. Achat

Votre entreprise achète un abonnement à Slack. Vous devez enregistrer des informations importantes, telles que la tarification et les dates de renouvellement. Avec un outil de gestion automatisé, ces informations font partie d'une base de données centralisée qui peut être rappelée rapidement en cas de besoin. 

2. Propriété

Vous devez maintenant désigner un employé, généralement un chef d'équipe, pour veiller à ce que l'intégration dans Slack soit efficace. Ce responsable désigné surveillera l'utilisation de Slack et recueillera des commentaires et des rapports sur ses performances. 

3. Suivi de l'utilisation et rapports

Au bout d'un certain temps, vous obtiendrez un retour d'information sur les performances. Slack rend-il la communication plus rapide et plus facile ? La productivité a-t-elle augmenté ? Les projets sont-ils menés à bien de manière plus efficace et plus rentable ?

Il faut du temps pour enquêter sur ces questions. Un outil d'abonnement SaaS peut vous faire gagner des heures grâce à des rapports automatisés qui révèlent des informations sur l'utilisation, les tendances, les modèles et le retour sur investissement. 

4. Gestion du renouvellement

Tout abonnement a une fin, mais avant cela, vous recevrez un rappel de Slack indiquant que la date limite de renouvellement approche.

Mais ce n'est pas un moment triste. C'est l'occasion rêvée de redimensionner vos besoins en matière d'abonnement et de bénéficier des meilleures offres possibles. 

Armé des rapports de votre logiciel, vous pouvez aborder les négociations de renouvellement en toute confiance. Vous pouvez adapter votre abonnement à vos besoins ou l'annuler s'il n'atteint pas vos objectifs. 

Cependant, il est facile d'oublier les délais de renouvellement et de manquer les courriels de rappel. Les la meilleure façon de gérer les renouvellements de SaaS est un outil de gestion des abonnements en mode SaaS. Un tableau de bord centralisé envoie des alertes de renouvellement bien avant les échéances et vous donne les informations suivantes visibilité totale du processus de renouvellement. 

Les quatre étapes ci-dessus vous permettent de commencer à optimiser la gestion de vos abonnements. Cependant, il existe des détails plus subtils à explorer pour des procédures encore plus fluides. 

Comment gérer les abonnements SaaS par rapport aux licences ?

L'achat de logiciels a évolué, passant de la possession d'une licence unique à l'achat d'abonnements, plus populaire. La commodité est la force motrice de ce changement, ainsi que la possibilité de personnaliser ce que l'on paie et ce que l'on reçoit. Mais quelle est la différence entre ces modèles et la manière dont ils sont gérés ?

Gestion d'une licence de logiciel

Avant l'informatique en nuage, les licences logicielles étaient vendues sur des disquettes ou des CD-Rom à installer sur un appareil individuel. Aujourd'hui, elles sont installées sur un serveur pour être utilisées par l'ensemble d'une organisation. 

A La licence d'utilisation d'un logiciel est un accord qui accorde à une organisation le droit d'utiliser le logiciel.. Les licences de logiciels sont généralement vendues sous forme de licences perpétuelles, ce qui signifie que vous payez un montant initial unique pour posséder une copie du logiciel indéfiniment. 

C'est vrai - une fois que vous avez effectué ce paiement, vous n'avez plus à vous soucier des coûts supplémentaires. 

Cependant, il y a des éléments supplémentaires à gérer en interne. Le service informatique est fortement impliqué dans la sécurité, la maintenance et le support du logiciel. 

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que vos besoins évoluent, votre licence logicielle risque de ne pas pouvoir répondre à la demande. À long terme, ce n'est peut-être pas la meilleure méthode pour assurer la prospérité de votre entreprise. 

Gestion des abonnements aux logiciels 

Les abonnements aux logiciels offrent un accès en tant que service pour une période définie, généralement mensuelle ou annuelle, sur la base d'un paiement récurrent. 

Ces services offrent une plus grande souplesse pour adapter les plans aux besoins de l'entreprise, avec la possibilité d'ajouter ou de réduire les abonnements en fonction des besoins. 

Une autre caractéristique utile du modèle d'abonnement est que vous pouvez accéder aux mises à jour, à l'assistance et aux nouvelles fonctionnalités pendant la durée de votre abonnement.

Les abonnements fonctionnent en partenariat avec un marché concurrentiel en constante évolution. Cependant, les calendriers de paiement exigent une gestion plus poussée des coûts. De même, il y a plus de points de renouvellement et de négociation à gérer.

Aussi flexibles qu'ils soient, les abonnements SaaS posent des problèmes de gestion non négligeables. Examinons l'impact de ces problèmes. 

Défis liés à la gestion du SaaS

Dans un marché où tout va très vite, on n'a pas le temps de faire des recherches dans les tableurs. Voici quelques-uns des risques liés à la gestion manuelle du SaaS. 

Manque de visibilité

Au fur et à mesure que votre organisation adopte de nouvelles applications, il devient difficile d'obtenir une vue d'ensemble des abonnements, surtout si cela implique plusieurs feuilles de calcul contenant de longues données. 

Cela peut entraîner des pertes de temps et rendre difficile le suivi de l'utilisation, des coûts et du retour sur investissement. L'utilisation d'un créateur de vidéos en ligne peut contribuer à la création de tutoriels et de guides détaillés, améliorant la compréhension de l'équipe et l'utilisation efficace de divers outils SaaS

Absence de stratégie

Si vous ne voyez pas les forces et les faiblesses de votre logiciel, vous ne pouvez pas agir en conséquence. L'inaction conduit à de mauvaises décisions financières, telles que le renouvellement de logiciels inutilisés ou d'applications peu performantes.

Sans une analyse détaillée des performances de l'application, les mêmes erreurs de jugement peuvent se reproduire année après année. 

La prolifération des SaaS

Lorsque plusieurs départements et employés se procurent des abonnements de manière indépendante, il y a un risque de duplication et de gaspillage, ainsi qu'une menace d'incidents de sécurité. 

Les employés francs-tireurs qui achètent des abonnements en fonction de leurs préférences plutôt que des objectifs de l'entreprise. les budgets. Pire encore, ces abonnements peuvent passer inaperçus pendant un certain temps. Pour mettre fin à la prolifération des SaaSLa visibilité totale doit être obtenue grâce à un système de gestion complet.  

Confusion des coûts

Les différents niveaux de prix, les différentes fonctionnalités et les décisions concernant le nombre de licences d'abonnement à acheter peuvent être accablants. À ce stade, il peut être tentant d'opter pour la solution la plus adaptée et de faire le travail. Toutefois, à long terme, cette approche entraînera une perte de temps et d'argent, ce qui affectera considérablement votre budget. 

Supervision du renouvellement 

Vous êtes très occupé, et des opportunités peuvent vous échapper lorsque les échéances de renouvellement passent sans renégociation. Soudain, vous payez plus cher pour un forfait dont vous n'utilisez que la moitié des fonctionnalités. 

Gestion des fournisseurs 

Plusieurs abonnements à des logiciels signifient qu'il faut traiter avec plusieurs fournisseurs. Cela représente beaucoup de conversations, en particulier lorsqu'il s'agit d'accords de niveau de service, d'assistance et d'alignement des conditions contractuelles. Le manque de temps et de personnel à investir dans les relations avec les fournisseurs peut entraîner la perte d'offres et de remises. 

Intégration et adoption

La meilleure pratique SaaS implique une intégration transparente entre les outils afin d'optimiser le travail quotidien. Mais plus il y a d'applications, plus cela devient difficile et plus la collaboration en pâtit. 

Si les employés ont l'impression que les outils ne fonctionnent pas efficacement pour eux, les taux d'adoption et d'utilisation sont faibles. L'outil et son coût sont gaspillés. 

Vous souhaitez éviter ces difficultés et passer rapidement à une approche stratégique et gérée des abonnements SaaS ? Examinons alors les avantages des plateformes de gestion automatisées. 

Services de gestion automatisée des abonnements

L'automatisation permet de rationaliser les processus de gestion des abonnements dans l'ensemble de votre organisation. 

Si vous êtes totalement novice en matière de plateforme de gestion des abonnements, vous pouvez vous attendre à de nombreuses récompenses qui vous ouvriront les yeux.

Contrôle des coûts

Allouez le budget avec précision en vous basant sur un retour d'information clair concernant les coûts de votre abonnement sur votre tableau de bord centralisé. Vous pouvez ainsi voir d'un coup d'œil les dépenses prévues par rapport aux dépenses réelles.

La mise en place d'une carte virtuelle liée aux budgets départementaux permet de mieux contrôler les dépenses. Vos processus de paiement seront plus fluides et moins risqués. 

Analyse stratégique 

Découvrez les performances de chaque abonnement grâce à un audit automatisé approfondi. Vos rapports vous fourniront des informations précieuses sur la localisation des déchets et sur les domaines dans lesquels vous devriez investir pour développer votre activité. 

Amélioration de l'efficacité

Réduire les tâches administratives et les recherches fastidieuses grâce à une plateforme centralisée et visuelle. Les processus sont rationalisés afin d'éliminer tout travail manuel inutile. Les employés apprécieront de pouvoir "continuer à travailler" et la productivité de toute l'entreprise s'en trouvera améliorée. 

Intégration harmonieuse

Lorsque les applications fonctionnent bien ensemble, les erreurs sont minimisées et la productivité est maximisée. Les outils de gestion des abonnements SaaS peuvent s'intégrer à vos systèmes ERP, CRM et comptables pour que tous les services soient impliqués et informés. 

Renouvellements automatisés

Éliminez les oublis de délais grâce à des notifications opportunes. Vous disposez ainsi de l'espace et de la souplesse nécessaires pour annuler les renouvellements qui ne répondent plus à un besoin ou pour renégocier les conditions afin de maximiser leur potentiel. Votre service de gestion des abonnements automatise le processus de renouvellement, garantissant ainsi la continuité de votre logiciel à fort ROI. 

Évolutivité

Grâce à la plateforme de gestion, vous pouvez facilement ajuster vos besoins en logiciels. Plus jamais vous ne paierez pour plus de stockage ou de fonctionnalités que vous n'en avez besoin. Au fur et à mesure que vos besoins s'adaptent, vous pouvez moduler votre abonnement en conséquence, ce qui vous permet de prendre des décisions rentables pour votre entreprise. 

Une intégration et une désintégration rapides

Automatisez vos flux de travail d'accueil et de retrait. Personne ne veut être impliqué dans un processus d'accueil d'un mois avec une nouvelle application ou avoir une application qui dépasse son temps de présence dans le système. Votre flux de travail automatisé peut fournir des rappels à des étapes clés pour les employés et des instructions pour minimiser les erreurs dans chaque processus.

Un sommet Plate-forme de gestion des abonnements SaaSSpendbase, par exemple, vous permet de garder le contrôle grâce à une vue à 360 degrés et en temps réel de votre pile SaaS. Utilisez leur analyse de l'utilisation et des dépenses pour maximiser le retour sur investissement de vos logiciels, et ne manquez jamais un renouvellement grâce à des rappels automatiques. Une économie moyenne de 39% avec Spendbase signifie plus de budget pour vous développer et innover. Vous pouvez devenir un leader dans votre secteur grâce à la gestion SaaS plus intelligente de Spendbase. 

Vous vous dites peut-être que ce niveau de soutien holistique semble coûteux. Ce n'est pas forcément le cas. 

Quel est le coût d'un logiciel de gestion des abonnements ?

L'objectif de la gestion des abonnements est d'optimiser les coûts de vos logiciels. Mais si le système de gestion lui-même est hors de prix, il s'agit d'un investissement insensé.

Vous devez optimiser les coûts grâce à rentable la gestion des abonnements. 

Il existe différents outils, tous avec leur propre prix. 

Par exemple, certains forfaits de base commencent à $45 par mois, mais les petits caractères révèlent que le prix est calculé par employé. 

D'autres forfaits sont d'environ $60 par mois pour dix utilisateurs, ce qui semble plus raisonnable. Malheureusement, ces services offrent peu de personnalisation à ce prix. 

Les formules de milieu de gamme se situent entre $200-$300 par mois et les plates-formes de gestion des abonnements les plus coûteuses avoisinent $35 000 par an. C'est beaucoup d'argent pour essayer de... réduire les coûts. 

Et puis, il y a les prix cachés qui suscitent encore plus de méfiance. Plusieurs outils de gestion SaaS suggèrent de "réserver une démo" ou de demander un devis. Un manque de transparence n'est certainement pas le meilleur départ pour une relation saine. 

Heureusement, vous pouvez trouver l'équilibre avec L'outil de gestion des abonnements SaaS rentable de Spendbase qui travaille plus intelligemment, et non plus durement, pour une optimisation complète de votre logiciel.

A retenir

Une gestion intelligente des abonnements SaaS est essentielle pour que votre entreprise reste souple, rentable et compétitive. Voici pourquoi :

  1. Un tableau de bord centralisé vous évite le chaos en matière d'abonnement. Conservez tous les détails de votre abonnement, les renouvellements et les rapports d'utilisation en un seul endroit afin d'éliminer les feuilles de calcul éparpillées et sujettes aux erreurs.
  2. Les délais de renouvellement peuvent être une occasion en or, et non un casse-tête. Automatisez les rappels et les négociations afin d'adapter vos abonnements et d'éviter la surcharge.
  3. Les achats ponctuels des employés ? Ils grèvent votre budget. La prolifération des SaaS achetés par des départements indépendants est un gouffre financier furtif - la première étape pour l'arrêter est d'avoir une visibilité totale.
  4. L'efficacité n'est pas seulement une question de rapidité, c'est aussi une question de compréhension. Des audits d'utilisation automatisés révèlent les applications les plus performantes et mettent en évidence celles qui nuisent à la productivité, de sorte que vous investissez là où cela compte.
  5. Grâce à l'automatisation, l'évolutivité est un jeu d'enfant. Au fur et à mesure de l'évolution de votre entreprise, vous pouvez facilement adapter votre solution SaaS : vous payez pour ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.
  6. Vous avez besoin d'outils d'optimisation des coûts qui ne vous ruinent pas. Spendbase offre des solutions intelligentes qui optimisent les dépenses sans le prix exorbitant des autres plateformes.

La gestion du SaaS n'est pas seulement une question de réduction des outils ; il s'agit de contrôler les coûts et de maximiser la valeur. La mise en œuvre d'un système automatisé comme Spendbase rend l'ensemble du processus plus intelligent, plus efficace et beaucoup plus facile.

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