Gestion des dépenses
Guide clair de 5 minutes sur le choix d'un logiciel de gestion des dépenses d'entreprise
Entreprises déchets près de 10% de leurs budgets en raison d'une mauvaise performance des projets et d'une gestion inefficace des dépenses. Le bon outil pourrait vous faire économiser des milliers d'euros.
Les petites inefficacités peuvent se transformer en pertes financières considérables pour les organisations qui jonglent avec les frais de déplacement, les contrats avec les fournisseurs et l'approbation des factures.
Mais avec les innombrables options logicielles disponibles, trouver la solution idéale peut sembler insurmontable.
Comment faire le bon choix ?
Nous, à Base de données SpendbaseLes logiciels de gestion des dépenses des entreprises (BSM) sont spécialisés dans l'optimisation des portefeuilles SaaS des entreprises. Cet article vous aidera à comprendre les différentes catégories de logiciels de gestion des dépenses d'entreprise (BSM) et vous guidera dans votre choix.
En décomposant les principales caractéristiques, les avantages et les applications réelles, nous vous aiderons à vous y retrouver et à trouver le bon outil.
Le marché des logiciels de gestion des dépenses des entreprises est confus
Trouver le bon logiciel BSM peut sembler impossible.
Il y a une surabondance d'options. Qu'il s'agisse de plateformes tout-en-un ou de solutions ponctuelles de niche, chaque outil prétend vous faire gagner du temps, optimiser vos dépenses et vous faciliter la vie. Chaque outil prétend vous faire gagner du temps, optimiser vos dépenses et vous faciliter la vie.
De nombreux logiciels de gestion des dépenses des entreprises se spécialisent dans certains domaines. Il est donc essentiel d'identifier ceux qui répondent le mieux à vos besoins spécifiques.
Mais avec tout ce bruit, comment trouver le bon ?
C'est comme essayer de trouver une petite aiguille dans une botte de foin surdimensionnée.
Quant aux sites tels que G2 et Capterra, ils sont certes utiles pour les évaluations, mais ils s'efforcent de vous donner toutes les options possibles.
Et c'est là que réside le paradoxe. Lorsque tous les choix sont possibles, il devient encore plus difficile de choisir.
Pour se frayer un chemin dans le chaos, il ne faut pas se contenter de deviner. Pour trouver la bonne solution, vous devez comprendre clairement ce qui existe et comment cela répond à vos besoins.
7 catégories de logiciels BSM expliquées à l'aide de pizzas
Oui, vous avez bien lu... la pizza.
Il peut vous apprendre beaucoup de choses.
La gestion des pizzas est étonnamment similaire à la gestion des dépenses de votre entreprise. Un faux pas et vous vous retrouvez soudain avec de l'ananas là où il n'a pas sa place (ou avec une note de frais incontrôlée).
Pour simplifier les choses, le tableau ci-dessous explique les différentes catégories de logiciels BSM à l'aide de pizzas.
Catégorie | Utilisation de la pizza | Exemples |
Logiciel de gestion des dépenses
"Suivi des compléments de dépenses" |
Je surveille le nombre de tranches de pepperoni que mes employés ajoutent et je m'assure qu'ils respectent le budget des garnitures. | Expensify, SAP Concur, Spendesk |
Logiciel de gestion des marchés publics
"Directeur de la Mozzarella" |
Je négocie avec le fournisseur de fromage et m'assure que nous ne manquons pas de mozzarella. | Coupa, Ariba, GEP SMART |
Logiciel de gestion des factures
"Crust Invoice Cruncher" (croqueur de factures) |
Je veille à ce que la boulangerie soit payée pour les croûtes qu'elle a livrées sans qu'aucune facture ne manque. | Bill.com, Tipalti, Stampli |
Logiciel de gestion des cartes d'entreprise
"Protecteur de carte à pizza |
Je distribue des cartes de pizza aux employés et je vérifie combien ils dépensent en fromage supplémentaire. | Brex, Ramp, Divvy |
Logiciel de gestion des voyages et des dépenses
"Planificateur de voyage pour les pizzas" |
Je réserve les voyages pour les expositions de pizzas et j'assure le suivi de toutes les dépenses liées au voyage. | TripActions, Concur Travel |
Logiciel d'automatisation de la comptabilité fournisseurs
"Pepperoni Paymaster" |
J'automatise les paiements au fournisseur de pepperoni et j'assure le suivi des commandes récurrentes. | AvidXchange, Plate IQ, Beanworks |
Logiciel d'analyse stratégique des dépenses
"Stratège de l'épargne en tranches" |
J'analyse l'argent que nous dépensons pour les garnitures et je suggère des moyens d'économiser. | Tableau, SpendHQ, Power BI |
Vous disposez d'une vue d'ensemble, mais que diriez-vous d'une vue plus détaillée ?
Vous trouverez ci-dessous un examen plus approfondi de chaque catégorie de logiciels BSM, avec une analyse des caractéristiques, des avantages et des applications réelles.
1. Logiciel de gestion des dépenses
Cette catégorie de logiciels BSM permet de suivre, de signaler et de contrôler les dépenses des employés. Il automatise le processus de saisie des reçus, de soumission des notes de frais et de vérification de la conformité à la politique.
Caractéristiques principales :
- Capture des reçus numériques.
- Flux de travail d'approbation.
- Suivi des remboursements.
Pour qui ?
- Les équipes RH gèrent les dépenses des employés.
- Petites et moyennes entreprises avec des remboursements fréquents.
- Les entreprises qui souhaitent rationaliser le suivi de leurs dépenses.
Impact sur les entreprises :
- Réduit la charge de travail manuelle en automatisant la soumission et l'approbation des dépenses.
- Accélère les délais de remboursement et améliore la satisfaction des employés.
Exemple : Une startup en pleine croissance, dont les employés voyagent fréquemment, utilise ce logiciel pour éliminer les feuilles de calcul manuelles et réduire les délais de remboursement.
Exemples d'outils : Expensify, SAP Concur, Spendesk, Brex, TripActions.
2. Logiciel de gestion des marchés publics
Cet outil rationalise la gestion des fournisseurs, les commandes d'achat et les négociations contractuelles tout en améliorant l'approvisionnement stratégique. Il garantit la fluidité et la conformité des flux de travail en matière d'approvisionnement.
Caractéristiques principales :
- Suivi des performances des fournisseurs et gestion des relations.
- Création automatisée de bons de commande et flux de travail d'approbation.
- Outils de négociation et de stockage des contrats.
- Analyse des dépenses pour l'optimisation des coûts.
Pour qui ?
- Les directeurs financiers et les équipes chargées des achats qui gèrent plusieurs fournisseurs.
- Les entreprises qui cherchent à améliorer leurs relations avec les fournisseurs et à réduire les inefficacités en matière d'approvisionnement.
Impact sur les entreprises :
- Gain de temps grâce à l'automatisation des tâches manuelles telles que le traitement des commandes.
- Améliore les relations avec les fournisseurs grâce à un suivi des performances fondé sur des données.
- Réduire les coûts d'approvisionnement en améliorant les négociations contractuelles et les stratégies d'approvisionnement.
Exemple : Un détaillant de taille moyenne utilise un logiciel d'approvisionnement pour gérer plus de 100 contrats avec des fournisseurs, garantir des livraisons dans les délais et négocier des économies de 20% grâce à une meilleure connaissance des sources d'approvisionnement.
Exemples d'outils : Coupa, Ariba (SAP), GEP SMART, Ivalua, Oracle Procurement Cloud.
3. Logiciel de gestion des factures
Cet outil automatise l'ensemble du cycle de vie des factures, du traitement et de l'approbation au suivi des paiements et à l'optimisation des comptes fournisseurs, garantissant ainsi le bon déroulement des opérations financières.
Caractéristiques principales :
- Traitement numérique des factures et acheminement des approbations.
- Outils de suivi et de rapprochement des paiements des fournisseurs.
- Des rappels automatisés pour les échéances de paiement.
- Optimisation des comptes fournisseurs grâce à des informations basées sur l'IA.
Pour qui ?
- Les équipes financières qui cherchent à réduire les efforts manuels et les erreurs dans le traitement des factures.
- Les entreprises qui ont un volume de factures important et qui ont besoin d'une gestion efficace de leur comptabilité fournisseurs.
Impact sur les entreprises :
- Réduit le temps de traitement des factures et accélère le paiement des fournisseurs.
- Améliore les relations avec les fournisseurs grâce à des paiements opportuns et précis.
- Diminue les erreurs manuelles et garantit la conformité et l'exactitude des dossiers financiers.
Exemple : Une entreprise de logistique ayant 500 factures mensuelles utilise un logiciel de gestion des factures pour automatiser le traitement, ce qui lui permet de gagner plus de 10 heures par semaine et d'éviter les pénalités de retard.
Exemples d'outils : Bill.com, AvidXchange, Tipalti, Airwallex, Stampli.
4. Logiciel de gestion des cartes d'entreprise
Logiciel qui simplifie la gestion des dépenses de cartes de crédit de l'entreprise grâce au suivi en temps réel, à la catégorisation automatisée des dépenses et au contrôle des dépenses. Il permet aux entreprises d'émettre et de contrôler facilement les cartes d'entreprise.
Caractéristiques principales :
- Suivi des dépenses et rapports en temps réel.
- Catégorisation automatisée des transactions.
- Limites de dépenses et contrôles de conformité à la politique.
- L'émission et la gestion des cartes de crédit d'entreprise.
Pour qui ?
- Les directeurs financiers et les équipes financières qui gèrent les dépenses des employés dans différents départements.
- Les entreprises qui souhaitent contrôler et surveiller les dépenses de l'entreprise en temps réel.
Impact sur les entreprises :
- Réduit les dépenses non autorisées ou dépassant le budget grâce à des contrôles en temps réel.
- Accélère le rapprochement des dépenses en automatisant la catégorisation.
- Accroît la transparence en offrant un suivi détaillé et actualisé des dépenses.
Exemple : Une société SaaS utilise un logiciel de gestion des cartes d'entreprise pour émettre des cartes avec des limites prédéfinies pour les employés, afin de s'assurer que les dépenses restent dans les limites du budget tout en éliminant les rapports de dépenses manuels.
Exemples d'outils : Brex, Ramp, Corporate Spending Optimizer (CSO), Divvy, American Express Corporate Cards.
5. Logiciel de gestion des voyages et des dépenses
Il intègre la réservation de voyages, le suivi des dépenses et le respect des politiques afin de rationaliser les voyages d'affaires et les dépenses associées. Il garantit que les employés voyagent efficacement tout en respectant le budget de l'entreprise.
Caractéristiques principales :
- Gestion centralisée des réservations de voyage et des itinéraires.
- Rapports de dépenses automatisés pour les frais liés aux voyages.
- Contrôles de conformité aux politiques lors de la réservation et de la soumission des dépenses.
- Rapports en temps réel sur les frais de voyage.
Pour qui ?
- Les entreprises qui voyagent fréquemment, notamment les équipes de vente et les consultants.
- Les équipes RH et financières qui souhaitent rationaliser les approbations et le suivi des dépenses liées aux voyages.
Impact sur les entreprises :
- Gagnez du temps en combinant la réservation de voyages et la gestion des dépenses en un seul outil.
- Prévient les violations de la politique en signalant les réservations non conformes.
- Améliore la visibilité des frais de voyage et réduit les dépassements de budget.
Exemple : Une société de conseil utilise un logiciel de gestion des voyages et des dépenses pour réserver les voyages de ses employés, garantissant ainsi le respect des politiques tout en automatisant les notes de frais, ce qui permet d'économiser des heures de travail administratif.
Exemples d'outils : TripActions, Concur Travel, Workday Travel and Expense, Chrome River, SAP Integrated Business Planning.
6. Logiciel d'automatisation de la comptabilité fournisseurs
Logiciel qui automatise le traitement des factures fournisseurs et les paiements, réduisant les efforts manuels et les erreurs tout en optimisant les flux de travail des comptes fournisseurs grâce à des informations pilotées par l'IA.
Caractéristiques principales :
- Traitement automatisé des factures et flux d'approbation.
- Méthodes de paiement électronique et réconciliation.
- Rapports financiers avec analyse prédictive.
- Intégration avec les systèmes comptables existants.
Pour qui ?
- Les équipes financières qui gèrent des volumes importants de factures et des processus manuels de comptabilité fournisseurs.
- Les entreprises qui cherchent à améliorer l'efficacité des paiements et à maintenir des relations solides avec leurs fournisseurs.
Impact sur les entreprises :
- Réduit le temps de traitement des factures, garantissant ainsi le paiement des fournisseurs dans les délais impartis.
- Minimise les erreurs dans le rapprochement des paiements et l'établissement des rapports financiers.
- Amélioration de la satisfaction des fournisseurs grâce à des paiements plus rapides et plus fiables.
Exemple : Une entreprise manufacturière automatise son processus de comptabilité fournisseurs pour 1 000 factures mensuelles, réduisant ainsi le temps de traitement de 70% et évitant les frais de retard.
Exemples d'outils : Beanworks, AvidXchange, Plate IQ, Bill.com, Docusign Insight.
7. Logiciel d'analyse stratégique des dépenses
Cette catégorie d'outils fournit des informations approfondies sur les dépenses organisationnelles grâce à des analyses avancées, aidant les entreprises à identifier les possibilités de réduction des coûts et à optimiser les stratégies financières.
Caractéristiques principales :
- Visibilité complète des dépenses et tableaux de bord.
- Analyse prédictive des tendances futures en matière de dépenses.
- Recommandations d'optimisation des coûts sur la base des données disponibles.
- Des rapports financiers détaillés pour la prise de décision.
Pour qui ?
- Les directeurs financiers et les planificateurs stratégiques qui cherchent à aligner les dépenses sur les objectifs de l'entreprise.
- Les entreprises qui souhaitent prendre des décisions financières fondées sur des données.
Impact sur les entreprises :
- Découvrir les possibilités d'économies cachées grâce à une analyse détaillée des dépenses.
- Améliore la planification et les prévisions financières grâce à l'analyse prédictive.
- Améliore la transparence en fournissant une visibilité en temps réel sur les habitudes de dépenses.
Exemple : Une grande entreprise utilise l'analyse stratégique des dépenses pour consolider les contrats avec les fournisseurs et réduire les coûts de 15% par an.
Exemples d'outils : SpendHQ, Tableau, Power BI, Spend Matters, Rosslyn Analytics.
Comment choisir le bon logiciel BSM pour votre entreprise ?
Vous connaissez maintenant les types de logiciels BSM disponibles et leurs fonctions.
Mais comment choisir celui qui convient à votre entreprise ?
Il ne s'agit pas seulement d'une question de fonctionnalités - vous devez réfléchir à vos besoins spécifiques, à vos priorités et à vos objectifs à long terme.
Voici des mesures faciles à prendre pour vous aider à faire le meilleur choix.
1. Évaluer les besoins de votre entreprise
Dressez la liste de vos plus grands défis.
Posez-vous la question : Sommes-nous confrontés à des problèmes de frais de déplacement, de traitement manuel des factures ou de suivi des dépenses des employés ?
En identifiant clairement vos points faibles spécifiques, vous pouvez choisir un logiciel qui aide à la gestion des dépenses de l'entreprise et qui s'attaque directement à ces problèmes.
Vous devez ensuite définir la taille et la complexité de votre entreprise. Par exemple, si vous êtes un...
- Petite entreprise : Vous pouvez rechercher un logiciel de gestion des dépenses pour les petites entreprises, garantissant des fonctionnalités simples et conviviales adaptées à votre taille, ainsi que la flexibilité et la facilité d'utilisation.
- Entreprise de taille moyenne : Vous pouvez donner la priorité aux analyses détaillées et aux contrôles avancés.
Notez ces défis et utilisez-les comme point de référence tout au long du processus.
2. Définissez vos priorités
Ensuite, vous devez identifier les caractéristiques les plus importantes pour votre entreprise. Voici quelques exemples :
- Rapports en temps réel.
- Flux de travail automatisés.
- Conformité de la politique.
Classez ces caractéristiques par ordre d'importance. Il est préférable de se concentrer sur les éléments essentiels plutôt que sur les éléments facultatifs.
Le meilleur logiciel de gestion des dépenses d'entreprise doit non seulement répondre à vos problèmes actuels, mais aussi soutenir votre croissance future et vos objectifs stratégiques.
N'oubliez pas de définir votre budget. Déterminez le montant que vous êtes prêt à investir et évitez les outils dotés de fonctions dont vous n'avez pas besoin.
3. Évaluer la compatibilité
Vérifiez comment le logiciel s'intègre à vos systèmes existants, par exemple :
- Plates-formes comptables.
- Systèmes de ressources humaines.
- Outils de reporting.
Vous voulez tester la facilité d'utilisation.
Demandez-vous si mon équipe trouvera cela facile à utiliser. Si la courbe d'apprentissage est trop raide, l'adoption risque d'être difficile.
4. Penser à l'évolutivité
Réfléchissez aux questions suivantes :
- Ce logiciel évoluera-t-il avec mon entreprise ?
- Dispose-t-il de fonctionnalités permettant de répondre à des besoins futurs, tels que des capacités globales ou des rapports avancés ?
Si votre entreprise prévoit d'évoluer, privilégiez les outils qui s'adaptent au fil du temps plutôt que ceux qui sont limités par les besoins actuels.
5. Demander des démonstrations ou des essais
Planifiez une démonstration ou une période d'essai pour les options que vous avez présélectionnées.
Utilisez ce temps pour :
- Explorer le processus d'installation.
- Tester l'expérience de l'utilisateur.
- Évaluer la réactivité de l'assistance à la clientèle.
Préparez des questions pour la démonstration, telles que
- "Comment cela va-t-il faire gagner du temps à mon équipe ?
- "Quelles sont les fonctions de rapport incluses ?
- "Peut-il faire face à la croissance prévue ?
6. Prenez votre décision
Il est maintenant temps d'examiner vos résultats et de revoir votre liste de priorités.
Choisissez le logiciel qui correspond le mieux à vos besoins, à votre budget et à vos objectifs futurs.
A retenir
Choisir le bon logiciel de gestion des dépenses d'entreprise (BSM) peut permettre à votre entreprise d'économiser des milliers de dollars, mais cela nécessite une approche réfléchie. Voici les éléments clés qui vous aideront à prendre votre décision :
- L'inefficacité vous coûte 10% de votre budget. Les entreprises perdent beaucoup d'argent à cause d'une mauvaise gestion des dépenses - choisir le bon logiciel n'est pas facultatif, c'est essentiel.
- Identifiez d'abord vos points faibles. Qu'il s'agisse du suivi des frais de voyage ou de la gestion des contrats avec les fournisseurs, le fait de connaître vos principaux défis vous permet de choisir une solution adaptée à vos besoins.
- Les caractéristiques doivent correspondre à vos priorités. Concentrez-vous sur les outils qui offrent des fonctionnalités essentielles telles que les rapports en temps réel, les flux de travail automatisés et la conformité aux politiques, sans vous encombrer de fioritures.
- L'intégration n'est pas négociable. La compatibilité avec les systèmes existants, tels que les logiciels de comptabilité ou de ressources humaines, garantit une adoption sans heurts et élimine les cloisonnements.
- L'évolutivité l'emporte sur les solutions à court terme. Choisissez un logiciel qui évolue avec votre entreprise et qui répond à des besoins futurs tels que des opérations mondiales ou des analyses avancées.
- Les démos révèlent la vérité. Les essais pratiques mettent en évidence la facilité d'utilisation, la réactivité de l'assistance et permettent de déterminer si un outil tient vraiment ses promesses.
La recherche du logiciel BSM idéal ne doit pas ressembler à celle d'une aiguille dans une botte de foin. En clarifiant vos priorités, en testant les options et en gardant à l'esprit l'évolutivité, vous pouvez faire un choix en toute confiance - un choix qui transforme la gestion des dépenses d'un mal de tête en un avantage stratégique.
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