Gestion des dépenses

Puis-je utiliser une carte de crédit personnelle pour mon entreprise ?

05 décembre 2024

Au début, votre carte de crédit personnelle était une bouée de sauvetage. Aujourd'hui, les achats ont augmenté et la gestion des coûts est complexe. Faut-il passer à une carte de crédit professionnelle ?

Il est tout à fait légal d'utiliser sa carte personnelle pour régler des frais professionnels. Pour les start-ups et les petites entreprises en particulier, c'est une option pratique.

Avec une petite équipe d'employés, il est plus facile de gérer les dépenses et de contrôler l'affectation du budget. Vous effectuez une poignée de paiements réguliers de faible montant et quelques paiements ponctuels plus importants, tous visibles dans vos comptes.

Toutefois, ce système n'est pas très évolutif. Aujourd'hui, vous vous posez peut-être certaines des questions suivantes lorsque vous examinez vos finances :

  • S'agit-il d'un achat professionnel ou d'une transaction personnelle ?
  • Cette somme sera-t-elle déductible des impôts ?
  • Pourquoi ce coût a-t-il été comptabilisé en tant que coût d'entreprise ?
  • Ce paiement important affectera-t-il ma cote de crédit ?

Si vous commencez à peser le pour et le contre des cartes de crédit personnelles ou professionnelles, vous n'êtes pas seul. Voyons pourquoi cette question est si largement débattue dans le monde des affaires. 

Carte de crédit personnelle ou professionnelle : pourquoi ce débat ?

Les cartes de crédit personnelles et professionnelles présentent de nombreuses similitudes. Toutes deux vous permettent d'emprunter de l'argent, de rembourser votre solde (en partie ou en totalité), d'étaler le coût des articles et d'obtenir des récompenses pour vos dépenses. 

Cartes personnelles bénéficient de la protection de l'article 75 lorsqu'ils rencontrent des problèmes avec des biens ou des services. Ils sont immédiatement accessibles au chef d'entreprise qui a besoin d'une transaction en douceur au milieu d'une journée bien remplie. 

L'idée de demander une carte de visite et d'attendre des semaines avant d'y avoir accès peut également vous rebuter. 

Cartes de crédit professionnellesEn revanche, elles sont mieux conçues pour les investissements plus importants que doivent réaliser les entreprises en phase d'expansion. Elles offrent des plafonds plus élevés et adaptent leurs récompenses aux dépenses professionnelles, par exemple en proposant des remises en espèces sur le carburant et des miles aériens. Elles offrent également la possibilité d'attribuer des cartes aux employés, afin que les achats soient davantage le fruit d'un travail d'équipe. 

S'il est vrai qu'elles s'accompagnent souvent de taux d'intérêt et de seuils de paiement plus élevés, il se peut que votre entreprise soit prête à répondre à ces exigences élevées. 

Carte de crédit personnelle ou carte de crédit professionnelle pour les dépenses professionnelles
Carte de crédit personnelle Carte de crédit professionnelle
✅ Récompenses personnelles, par exemple des points d'achat 

 

✅ Des limites d'emprunt plus élevées
✅ Protection du droit des consommateurs Peut attribuer des cartes d'employé pour le budget alloué
✅ Pratique et rapidement accessible  ✅ Récompenses axées sur l'entreprise, par exemple les miles aériens
❌ Les retards de paiement peuvent affecter la cote de crédit personnelle ✅ Centralisation des dépenses
❌ Peut conduire à des dépenses dispersées ❌ Dans certains cas, moins de protection des consommateurs

Si vous craignez que la possibilité d'une plus grande échelle ne se traduise par un plus grand risque, pensez que les inefficacités se produisent le plus souvent par le biais de petites erreurs répétées ou d'oublis. Les cartes personnelles sont souvent pleines d'occasions manquées d'optimiser les coûts. 

Les inconvénients de l'utilisation d'une carte de crédit personnelle pour des paiements professionnels 

Une carte de crédit personnelle peut être plus pratique, mais elle peut aussi conduire à une certaine complaisance. Voici quelques risques liés à l'utilisation d'une carte personnelle pour des dépenses professionnelles. 

Erreurs comptables

Vous redoutez de devoir remplir votre déclaration d'impôts annuelle, mais le processus se complique lorsque vos transactions personnelles et professionnelles sont effectuées sur la même carte. La séparation des paiements est laborieuse et votre responsable comptable doit consacrer une partie de son temps au processus administratif. 

Les chevauchements complexes entre les paiements personnels et professionnels ou les zones "grises" peuvent également donner lieu à des erreurs comptables. Lorsque ces erreurs sont répétées ou négligées, le risque d'audits financiers ou même d'amendes de la part de l'IRS augmente. 

Réduction du rapport coût-efficacité

Lorsque les paiements sont prélevés sur votre compte personnel, il est difficile de contrôler le montant des dépenses. 

Imaginez que vous découvriez, à la fin de l'année, que vous avez largement dépassé votre budget dans un service spécifique. Vous vous demandez comment cela a pu se produire. En fait, c'est très simple : les employés ont dépensé des éléments qui n'étaient pas rentables et la dépense n'a pas été prise en compte dans les autres paiements. Votre prévision budgétaire précise pour l'année prochaine s'en trouve réduite à néant...

Et qu'en est-il des impôts ? Il est possible que vous passiez à côté de des dépenses déductibles de l'impôt si votre comptabilité est chaotique. 

Protection des personnes

L'utilisation de votre carte personnelle à des fins professionnelles vous rend immédiatement responsable de tout problème qui pourrait survenir. Malheureusement, les retards de paiement et les dépenses imprévues peuvent nuire à votre cote de crédit personnelle, ce qui affecte votre vie en dehors du travail. Dans le pire des cas, vos biens personnels peuvent être saisis dans le cadre d'une action en justice et les comptes familiaux ou les biens en copropriété, comme votre maison, peuvent également être saisis. 

Les cartes de visite protègent vos biens personnels contre les litiges professionnels et vous donnent l'assurance que les problèmes professionnels ne s'immisceront pas dans votre vie privée. 

Le seul fardeau de la responsabilité

En tant que titulaire d'une carte de crédit personnelle, vous êtes la seule personne à pouvoir sanctionner les dépenses et gérer les paiements. Cela semble de plus en plus impossible dans une entreprise en pleine croissance qui gère des centaines d'employés et de multiples achats quotidiens. 

Mais quelle est l'alternative ? Partager les données de votre carte personnelle avec quelques employés de confiance peut sembler un soulagement sur le moment, mais cela pourrait entraîner des dépenses inconsidérées et, au pire, des fraudes. 

Lorsque tout repose sur une seule personne, les processus sont inefficaces et les affaires piétinent. Les cartes de crédit professionnelles permettent de répartir stratégiquement la charge de la responsabilité entre les employés. 

Si les risques sont si nombreux, existe-t-il des circonstances dans lesquelles l'utilisation d'une carte de crédit personnelle est acceptable ?

Quand peut une carte de crédit personnelle peut-elle être utilisée à des fins professionnelles ?

Le mot clé est : avec parcimonie. Vous n'êtes plus en mesure d'effectuer des paiements réguliers sur votre carte de crédit personnelle. Il y a trop de paiements importants. 

Toutefois, il est compréhensible, voire inévitable, d'utiliser rarement sa carte personnelle pour des transactions professionnelles. D'ailleurs, il n'est pas rare que vous utilisiez votre carte personnelle pour des transactions professionnelles, 53% des petites entreprises utilisent à la fois des cartes personnelles et des cartes professionnelles. Par exemple, vous pouvez payer un dîner avec un client ou des décorations de bureau avec votre carte de crédit personnelle si vous n'avez pas votre carte professionnelle sur vous. 

Il est bon de s'interroger sur l'usage que vous comptez faire de la carte. S'il s'agit d'un faible volume de transactions ou d'un achat unique, une carte personnelle conviendra parfaitement. Vous devez conserver la date et le montant de ce paiement pour faciliter la déclaration d'impôts. 

Pour les paiements réguliers, une carte de crédit professionnelle est plus avantageuse. Voici les principales circonstances qui plaident en faveur d'une carte professionnelle plutôt que d'un crédit personnel. 

Quand utiliser une carte de crédit professionnelle plutôt qu'une carte personnelle ?

Les cartes de crédit professionnelles sont plus judicieuses pour un grand nombre de vos achats réguliers et importants, et elles constituent également un excellent moyen d'optimiser la gestion des dépenses. 

Dans les quatre domaines suivants, une carte de crédit professionnelle peut faire la différence entre des économies importantes et un gaspillage préjudiciable. 

Construire un crédit 

Si vous développez votre entreprise prospère, vous avez besoin de crédit. L'une des meilleures façons d'améliorer votre cote de crédit est d'utiliser une carte de crédit professionnelle. 

Au fil du temps, une bonne cote de crédit permettra à votre entreprise d'accéder à de meilleurs taux d'intérêt et à de meilleures conditions pour les prêts que vous pourriez être amené à contracter à l'avenir. Toutefois, l'utilisation d'une carte personnelle ne vous permettra pas nécessairement d'obtenir des prêts plus importants pour les investissements de votre entreprise. 

Il existe également une distinction claire entre votre compte professionnel et votre compte personnel ; vous pouvez avoir un ratio d'utilisation de crédit plus élevé sur une carte professionnelle, par exemple, sans que cela n'ait d'impact sur votre score de crédit personnel. 

Gestion SaaS 

Les processus de remboursement des frais sont un casse-tête. Ils prennent du temps, sont sources d'erreurs et peuvent exposer l'entreprise à des fraudes. 

L'utilisation de cartes de crédit personnelles ouvre également la porte aux dépenses fantaisistes et à l'informatique fantôme (Shadow IT), l'une des principales causes de gaspillage des coûts. Cartes de crédit pour petites entreprises permettre aux employés de dépenser efficacement et en toute sécurité les budgets qui leur sont alloués. 

Imaginez un système d'achat SaaS fluide, où les approbations automatisées ont été reçues et où un employé peut utiliser le budget alloué pour effectuer un achat facilement sur sa carte de visite. Imaginez le temps gagné en réduisant le goulot d'étranglement des paiements. 

Plusieurs renouvellements de contrats SaaS dans la même semaine ? Ce n'est pas un problème si vous augmentez les plafonds de dépenses de votre carte de crédit professionnelle. Vos relations avec les fournisseurs bénéficieront également des paiements d'abonnements en temps voulu. 

Rapports détaillés et suivi des dépenses

Vous pourriez penser qu'en donnant à plusieurs employés l'accès à la carte d'entreprise, vous risquez d'éparpiller les dépenses. Cependant, le suivi des dépenses est simplifié avec les cartes de crédit professionnelles. Tout est visible en un seul endroit. 

Mieux encore, outre l'émission d'un relevé mensuel détaillé, de nombreux émetteurs de cartes mettent à la disposition des PME des outils en ligne dotés de fonctions de reporting et de suivi des dépenses. 

Ces plateformes permettent aux entreprises de visualiser les transactions, les paiements dus et les éventuels intérêts ou frais. Les meilleures versions de ces outils produisent des rapports réguliers sur l'activité des cartes et l'analyse des types de dépenses, qui peuvent être intégrés dans d'autres logiciels comptables utilisés par votre entreprise pour une gestion globale des coûts. 

Récompenses spécifiques aux entreprises

Votre carte personnelle peut offrir vous des récompenses alléchantes, mais les cartes de crédit d'entreprise récompensent votre entreprise elle-même

Ces récompenses sont davantage axées sur les dépenses professionnelles et encouragent la croissance de l'entreprise. Par exemple, vous pouvez bénéficier de remises en espèces sur les achats éligibles ou de programmes de récompenses pour les achats courants tels que le carburant, les fournitures de bureau et les voyages. 

Certaines des cartes de crédit professionnelles les mieux notées vous permettent d'adapter vos récompenses aux besoins de votre entreprise en sélectionnant vos propres catégories de primes. Mieux encore, ces récompenses ne sont pas imposables et sont considérées comme des remises sur les articles que vous avez achetés avec votre carte de crédit professionnelle. 

Quelles sont les considérations juridiques ?

Toutes les entreprises, y compris les sociétés et les SARL, peuvent bénéficier de cartes de crédit professionnelles. Quelles sont donc les principales considérations juridiques à prendre en compte au moment de faire votre choix ?

Protection juridique

Le CARD Act de 2009 est une loi puissante de protection des consommateurs qui garantit aux titulaires de cartes que l'émetteur ne peut pas augmenter le TAEG sans raison ou sans avertissement. Cette loi ne s'applique pas à la plupart des cartes de crédit professionnelles ; cependant, nombre d'entre elles offrent désormais des protections similaires à celles des concurrents. Faites vos recherches pour vous assurer que votre protection à l'achat est la meilleure possible.

Personne n'aime envisager le pire des scénarios, mais si votre entreprise à responsabilité limitée est liquidée, vos finances personnelles seront mieux protégées si les dépenses de l'entreprise sont principalement effectuées au moyen de votre carte de crédit professionnelle. 

Responsabilité personnelle

Les cartes professionnelles offrent une meilleure protection de vos biens personnels, mais de nombreux émetteurs demandent une garantie personnelle avant d'approuver votre carte de crédit. 

Une garantie personnelle est un engagement juridiquement contraignant par lequel vous acceptez la responsabilité de payer la carte de crédit si l'entreprise ne peut le faire. Cette garantie protège le fournisseur de la carte contre tout risque de non-remboursement. Si votre entreprise prend du retard dans les remboursements, vous serez personnellement responsable de la dette, ce qui peut affecter votre cote de crédit.

Les cartes d'entreprise, accordées aux sociétés disposant d'actifs et d'antécédents de crédit importants, ne requièrent généralement pas de garantie personnelle. 

Impôts

Mélanger les dépenses personnelles et professionnelles est un cauchemar à l'heure de la déclaration d'impôts. Une carte de crédit professionnelle permet de séparer et d'organiser les achats, ce qui facilite la tenue des comptes à long terme. 

Les achats des employés peuvent être facilement identifiés, ce qui réduit les erreurs d'omission sur vos formulaires fiscaux. Vous éviterez ainsi des amendes coûteuses et produirez une déclaration de revenus exacte. L'IRS impose des amendes sévères en cas d'absence de déclaration précise et la possibilité d'être contrôlé augmente pour les entreprises qui ont de mauvaises pratiques en matière de tenue de registres. 

L'utilisation d'une carte d'entreprise spécifique permet de savoir clairement où les déductions fiscales peuvent être utilisées. Cela permet d'améliorer les mesures d'évitement des coûts et de dégager davantage de budget. Il convient également de noter que les intérêts que vous payez sur une carte de crédit professionnelle sont déductibles des impôts lorsqu'ils sont utilisés uniquement pour effectuer des achats professionnels, ce qui permet à votre entreprise de récupérer des coûts pour se développer.

A retenir

Si vous hésitez encore entre une carte de crédit personnelle et une carte de crédit professionnelle, la question est de savoir ce qui est le mieux pour la croissance et la pérennité de votre entreprise. Les avantages de l'utilisation d'une carte de crédit professionnelle deviennent de plus en plus évidents au fur et à mesure que votre entreprise prend de l'ampleur.

  1. Le mélange de dépenses personnelles et professionnelles peut entraîner des erreurs comptables, un risque accru d'audit et des maux de tête sur le plan fiscal.
  2. Les cartes de crédit professionnelles offrent des récompenses personnalisées, telles que des remises en espèces sur le carburant ou les voyages, en fonction des besoins de votre entreprise.
  3. En utilisant une carte professionnelle, vous pouvez renforcer la cote de crédit de votre entreprise et obtenir de meilleures conditions de prêt.
  4. Les cartes personnelles peuvent avoir un impact sur votre cote de crédit, tandis que les cartes professionnelles séparent les responsabilités personnelles et celles de l'entreprise.
  5. Les cartes de visite permettent de rationaliser le suivi des dépenses et de simplifier les déclarations fiscales, en gardant tout en un seul endroit.
  6. Vous pouvez attribuer des cartes d'employé, ce qui améliore le contrôle du budget et réduit le risque de dépenses excessives.
  7. Bien que des taux d'intérêt plus élevés puissent constituer un inconvénient, la protection financière et les avantages l'emportent sur les coûts pour la plupart des entreprises en croissance.

En fin de compte, une carte de crédit d'entreprise n'est pas seulement un outil financier - c'est un moyen de favoriser la croissance à long terme, de contrôler les dépenses et de s'assurer que les pratiques financières de votre entreprise reposent sur des bases solides. Il est temps de passer à l'étape suivante et de faire le bon choix pour l'avenir de votre entreprise.

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