Gestion du Saas

Le gaspillage de SaaS n'est pas un risque professionnel :
apprendre à l'éviter

07 janvier 2025

Inutile. Inefficace. Ce n'est pas ainsi que vous voulez que l'on décrive votre service. Mais avec la croissance du SaaS par 20% d'année en année, les déchets deviennent une question urgente. 

Les entreprises de taille moyenne gaspillent $1-$2 millions par an dans une pile SaaS surchargée. 

Il y a gaspillage lorsque la gestion du SaaS est inefficace. Un manque de gestion ouvre la porte à des dépenses d'applications inutiles et à des logiciels achetés qui ne sont pas utilisés à leur plein potentiel.

Principaux problèmes causés par le gaspillage de SaaS :

  • Dépenses inutiles
  • Diminution de la productivité
  • L'informatique fantôme
  • Réduction du retour sur investissement de la technologie
  • Moins de budget pour l'innovation
  • Se laisser distancer par la concurrence
  • Mauvaise affectation des ressources informatiques
  • Risques liés à la conformité et à la sécurité

Vous vous dites peut-être que nous avons des feuilles de calcul pour suivre les abonnements et l'utilisation des applications. Est-ce suffisant pour éviter le gaspillage de SaaS ? 

La réponse est un non retentissant. 

Les feuilles de calcul annulent souvent les mesures d'économie et ne parviennent pas à mettre en évidence les zones de gaspillage. En outre, le contrôle manuel des informations prend du temps et peut entraîner des erreurs de saisie. 

Au contraire, les entreprises prospères bénéficient de plateformes de gestion automatisées pour leur pile SaaS. Elles permettent de surveiller et d'analyser les données rapidement et efficacement. 

Le SaaS en 2024 s'épanouit comme un jardin bien entretenu au cœur de l'été. Mais le climat économique actuel exige un plan d'aménagement paysager approfondi. Les entreprises doivent donner la priorité à la préservation du capital et à la durabilité à long terme plutôt qu'à la "croissance à tout prix". 

Maintenant que les menaces de gaspillage du SaaS sont claires, il est temps de faire la lumière sur les endroits où le gaspillage pourrait se produire dans votre entreprise. Et comment les plateformes de gestion SaaS peuvent fournir la visibilité dont votre entreprise a besoin pour éliminer les gaspillages, faire des économies et se développer.

Four areas of SaaS waste reduction

Une plateforme de gestion SaaS peut aider à identifier les gaspillages dans quatre domaines critiques : les plans d'abonnement sous-utilisés, les licences inutilisées, les applications redondantes et les comptes fantômes. 

Régimes sous-utilisés

Pensez à un employé enthousiaste et travailleur au sein de votre organisation. Imaginez maintenant qu'il souhaite augmenter sa productivité. Superbe ! 

Ils recherchent et s'inscrivent à un essai de trois plateformes de productivité. Après l'essai, ils achètent un plan d'affaires, qui leur coûte $25 par mois pour l'application qu'ils ont choisie. Leur productivité augmente, mais à quel prix ?

Les formules d'abonnement de haut niveau comportent souvent des caractéristiques attrayantes qui répondent aux besoins de l'acheteur. Cependant, les fonctions supplémentaires qui "font partie du package" et augmentent la valeur perçue se révèlent souvent excessives et restent inutilisées.

Les gens ont tendance à surestimer leurs besoins. Sans une visibilité claire des budgets et de la situation dans son ensemble, il est facile de prendre une mauvaise décision et de payer trop cher.

Imaginez maintenant que 1 sur 6 de vos employés prennent la même décision déplacée. Ensuite, les abonnements sous-utilisés sont renouvelés année après année, sans qu'il soit nécessaire de les reconsidérer. 

Ce qui semblait être une bonne affaire s'est rapidement transformé en une valeur médiocre en raison du gaspillage de SaaS.

Quelle est la meilleure façon d'optimiser vos coûts d'abonnement SaaS ?

Le gaspillage d'abonnements peut être difficile à déceler dans la pile SaaS d'une entreprise. 

À moins que vous ne disposiez d'un outil permettant d'accroître la visibilité. 

Pour contrôler efficacement les abonnements, une plateforme de gestion centralisée doit remplacer les feuilles de calcul qui prennent beaucoup de temps. 

Vous bénéficiez d'une visibilité totale sur vos abonnements SaaS et pouvez mettre en place des processus d'approbation informatique pour les nouvelles demandes d'abonnement. 

Vous pouvez éviter que le gaspillage ne réapparaisse en procédant régulièrement à des audits automatisés de vos abonnements.

Le redimensionnement vient ensuite. 

Avec une visibilité maximale, experts en optimisation des coûts peut vous aider à analyser l'utilisation actuelle des applications et vous indiquer où vous pouvez réduire les abonnements sans perte de productivité. 

Par exemple, un audit de l'utilisation des applications peut indiquer que celles-ci conviennent mieux à un autre service et peuvent être réaffectées. Ou encore, les contrats peuvent être consolidés en abonnements à l'échelle de l'organisation afin d'optimiser les coûts du SaaS. 

Lors de l'élaboration des contrats, les responsables des fournisseurs donnent la priorité à l'évolutivité, à la flexibilité et à une tarification favorable, afin de garantir que les coûts restent gérables et intéressants au fur et à mesure de la croissance. 

Les remises ajoutent la touche finale

La plupart des entreprises surpayent le SaaS, mais avec le Gestion des fournisseurs informatiquesmais vous n'avez pas à le faire. Les services de gestion des fournisseurs entretiennent des relations positives à long terme avec les fournisseurs et vous permettent de réaliser des économies importantes sur vos dépenses SaaS.

Proper vendor management saves your budget

L'optimisation des coûts d'abonnement pour éviter les gaspillages passe par l'utilisation d'une plateforme de gestion centralisée qui permet de détecter les gaspillages, de dimensionner les ressources et d'obtenir des informations sur les coûts d'abonnement. des réductions allant jusqu'à 75%. L'argent que vous économisez va directement à l'innovation et à la croissance de votre entreprise. 

Les abonnements aux applications étant sous contrôle, explorons un autre angle mort propice au gaspillage. 

Licences non utilisées

Selon les statistiques recueillies par les services de gestion SaaS, les entreprises n'utilisent que 49% de leurs licences provisionnées. Plus de la moitié sont gaspillées, ce qui a des conséquences financières importantes. 

Prenons l'exemple d'un achat de 700 licences pour Google Workspace à $13 par mois et par licence. Cependant, si seulement 500 employés utilisent la licence cette année-là, cela représente un énorme gaspillage de $31 200.

Sans une visibilité complète des données relatives aux logiciels et aux licences de votre entreprise, vous manquez des occasions de reconnaître les capacités excédentaires et les ressources ne sont pas adaptées aux besoins réels de chaque département. Qu'est-ce qui s'ensuit ? Un cycle de pertes résultant de prévisions budgétaires inexactes. 

La solution ? Prendre le contrôle grâce à une plateforme de gestion centralisée. 

Comment une plateforme de gestion peut-elle réduire les pertes de licences ? 

La surveillance de l'ensemble de votre pile SaaS sur une plateforme unique est une garantie d'optimisation des coûts.

Les systèmes de gestion centralisée efficaces offrent une visibilité sur les licences. Vous pouvez voir combien de licences sont attribuées aux employés et combien doivent encore être attribuées. 

Il se peut également que des licences aient été attribuées mais qu'elles n'aient pas encore été utilisées. Depuis le 33% des licences logicielles d'une organisation sont sous-utilisées en raison d'une formation inadéquate, il est utile de coupler une analyse d'audit avec le retour d'information des employés pour comprendre la cause du gaspillage. 

Une fois que vous avez une idée claire de l'efficacité et de la nécessité de vos licences, vous pouvez les réorienter vers les services qui ont besoin de ces ressources ou les supprimer au moment du renouvellement. 

Tout comme responsables de la vente peuvent aider à obtenir des réductions, ils peuvent également aider à négocier lors des renouvellements.

Ces négociations tiennent compte de vos besoins exacts en matière de licences, ce qui vous permet d'obtenir la meilleure valeur pour maximiser votre retour sur investissement. Les responsables des fournisseurs veillent à ce qu'il n'y ait pas de gaspillage dès le départ. 

Maintenant que vous avez réattribué ou supprimé les licences inutilisées et que vous faites correspondre les achats de licences à vos besoins précis, vous devez adopter une approche stratégique de la gestion des applications proprement dite. 

Applications redondantes

Personne ne remet en question le fait qu'une pile SaaS bien remplie peut changer la donne. 

Deloitte a récemment révélé que 50% des entreprises indiquent que le passage à des applications basées sur l'informatique dématérialisée est celui qui a le plus d'impact sur le développement de l'entreprise. 

Cependant, les options passionnantes d'amélioration du flux de travail peuvent entraîner des surprises financières malvenues au sein d'une entreprise. 

Par exemple, si votre entreprise a conclu un contrat d'entreprise pour une application de collaboration, mais que les nouveaux employés ne connaissent pas cet outil, ils risquent de trouver leur propre solution. Il y a alors des applications en double sur le système, ce qui double les dépenses pour le même résultat. 

Le entreprise moyenne a 15 applications de formation en ligne qui font double emploi, 11 outils de gestion de projetet 10 applications de collaboration en équipe. Qu'ils aient été achetés en méconnaissance des ressources actuelles de l'entreprise ou par des employés francs-tireurs ayant des préférences marquées, cette informatique fantôme siphonne des fonds essentiels qui pourraient être utilisés pour rester à la pointe de l'évolution du marché. 

Pour ne rien arranger, vous pouvez être surpris par les coûts de renouvellement d'applications inutiles (en particulier s'il s'agit d'achats non autorisés) lors des renouvellements automatiques d'abonnements. 

Le gaspillage peut sembler minime sur une base mensuelle, mais il s'accumule. Par exemple, un renouvellement automatique inutile d'Adobe Photoshop pour 20 employés équivaut à $8 800 de déchets. 

Pour une gestion rentable des actifs, un outil d'automatisation est indispensable. 

Comment les plateformes automatisées peuvent-elles optimiser la gestion des dépenses ?

Les entreprises progressent déjà lentement et régulièrement dans ce domaine. L'organisation moyenne utilisait 269 applications en 2023, contre 291 en 2022 et 323 en 2021, ce qui suggère une réduction des applications inutiles. 

Comme pour la plupart des menaces de gaspillage mentionnées ci-dessus, la centralisation automatisée offre la visibilité nécessaire pour optimiser les dépenses d'applications et réduire le gaspillage. 

Des plateformes de gestion comme Base de données Spendbase vous permettent de visualiser tous les achats d'applications approuvés et non approuvés. Les experts en optimisation des coûts peuvent analyser votre portefeuille d'applications et mettre en évidence les domaines dans lesquels les abonnements peuvent être réduits ou les applications éliminées sans sacrifier la productivité ou la valeur. 

En procédant régulièrement à la rationalisation des outils au moyen d'audits des plates-formes de gestion, vous pouvez obtenir des données sur l'utilisation, l'efficacité et les capacités d'intégration. Grâce à ces informations détaillées, vous pouvez prendre des décisions financièrement éclairées avant que les abonnements ne soient renouvelés.

En outre, vous pouvez aligner les employés trop enthousiastes sur les priorités financières à l'aide d'un flux de travail structuré pour l'achat de SaaS. 

Les flux de travail peuvent être mis en place à l'aide d'un système de gestion centralisé et impliquent la soumission des demandes d'achat aux approbateurs - généralement les chefs de service, l'informatique et les finances. 

Un élément essentiel de ce flux de travail est la désignation d'un propriétaire de l'application au moment de l'achat. Cette personne sera responsable de l'utilisation correcte de l'application, contrôlera les besoins en licences et se tiendra au courant des nouvelles fonctionnalités pour s'assurer que l'application est utilisée au maximum de son potentiel. 

Deux autres éléments à prendre en compte sont les charges de travail élevées et les environnements de travail rapides, qui font que l'étape de préparation avant les renouvellements SaaS est souvent négligée - personne n'est alerté à temps pour évaluer les possibilités d'optimisation.

Les plateformes de gestion centralisée éliminent les moments d'angoisse lorsque vous vous rendez compte que des abonnements inutiles ont été renouvelés automatiquement. 

La plateforme fournit des alertes et des comptes à rebours en temps voulu pour les renouvellements. Elle est organisée, préparée et vous place dans la meilleure position pour capitaliser sur les économies réalisées lors des négociations de renouvellement. 

Il ne fait aucun doute que l'élimination des coûts inutiles à l'aide d'une plateforme de gestion SaaS devrait figurer en tête de vos priorités. Mais que se passerait-il si vous pouviez économiser encore plus de budget ? et expulser quelques fantômes de votre grenier ?

Comptes fantômes

Au fil des années passées au sein de votre entreprise, chaque employé aura probablement accumulé un accès à plusieurs applications. 

Les projets se terminent, les priorités changent et les employés quittent l'entreprise. Mais l'accès au SaaS de votre entreprise peut encore être ouvert. 

Les comptes ayant accès à des licences professionnelles et à des abonnements qui ne sont plus utilisés sont appelés "comptes fantômes". Ils exposent votre entreprise à l'un des risques financiers les plus importants.

Alors, pourquoi représentent-ils une menace aussi considérable en termes de coûts ? 

Tout d'abord, chaque compte peut cacher des centaines de paiements de licences gaspillés qui ont été distribués en masse au sein de l'entreprise. 

Mais pire encore, chaque utilisateur fantôme sur votre réseau augmente les chances d'une violation de la sécurité du réseau. 

  1. Les privilèges d'accès excédentaires détenus par le compte fantôme peuvent étendre la surface d'attaque pour les acteurs malveillants, permettant le vol de données sensibles ou des incidents de réseau. 
  2. Les employés qui quittent l'entreprise dans des circonstances litigieuses peuvent exploiter leur accès en endommageant vos systèmes ou en volant des données importantes. 
  3. Si des personnes ont accès à des données sensibles, cela peut même entraîner une non-conformité. 

La désinscription d'utilisateurs de licences et d'abonnements peut impliquer une erreur humaine, et des comptes fantômes pourraient passer inaperçus et être accessibles pendant de longues périodes. 

Le coût moyen mondial d'une violation de données en 2024 pour une entreprise est de $4.88 millions. Cependant, vous pouvez éviter les effets secondaires désagréables des comptes fantômes.

Quelles sont les meilleures pratiques pour traiter les comptes fantômes ?

Ce n'est plus un secret pour personne : une plateforme de gestion centralisée est la solution. 

Une plateforme de gestion comme Base de données Spendbase vous permet de voir l'activité de chaque employé. Le système met en évidence les comptes qui n'utilisent aucune application, ce qui indique qu'ils ne travaillent peut-être plus pour l'entreprise. 

Vous pouvez alors prendre des mesures, comme réaffecter les licences inutilisées ou les annuler complètement. Le compte peut alors être clôturé, avec la certitude que le gaspillage a été identifié et éliminé. 

Une bonne pratique consiste à créer un flux de travail structuré pour l'intégration des employés, qui comprend la vérification de l'activité de leur compte dans votre plateforme de gestion SaaS.

A retenir

La réduction du gaspillage dans le domaine du SaaS est essentielle pour les résultats de votre entreprise. Voici comment optimiser votre pile SaaS et réduire les coûts :

  1. Les entreprises n'utilisent que 49% de leurs licences. Une plateforme centralisée permet de repérer les licences sous-utilisées et d'éviter le gaspillage.
  2. Le passage des feuilles de calcul à l'automatisation réduit le SaaS déchets jusqu'à 30% et améliore la visibilité de l'utilisation des applications et des renouvellements.
  3. Les employés renouvellent souvent inutilement les plans à haut niveau. Des audits réguliers permettent d'éviter ces renouvellements et d'optimiser les niveaux d'abonnement.
  4. La plupart des entreprises ont jusqu'à 15 applications en double.. Leur consolidation permet d'éliminer les dépenses redondantes.
  5. Les comptes fantômes augmentent les risques de sécurité. Le suivi de l'intégration et de l'utilisation des applications permet de combler ces lacunes et d'éviter les problèmes de conformité.
  6. Les plateformes de gestion SaaS permettent de mieux négocier avec les fournisseursvous aidant à obtenir des remises importantes et à maximiser le retour sur investissement.

En ciblant ces domaines spécifiques, votre entreprise peut réduire les gaspillages liés au SaaS, débloquer des économies cachées et investir dans la croissance et l'innovation.

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