Optimisation des coûts

7 mesures essentielles pour réduire les émissions de gaz à effet de serre
vos coûts SaaS et optimisez vos dépenses

27 janvier 2025

Les coûts du SaaS peuvent rapidement devenir incontrôlables. Une minute, vous vous abonnez à une poignée d'outils pour améliorer votre productivité, et la suivante, vous vous noyez dans des applications redondantes. 

La réalité est que la plupart des entreprises perdent de l'argent par les fissures de leur pile SaaS. Mais il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi. En adoptant la bonne approche, vous pouvez maîtriser ces dépenses effrénées, rationaliser vos outils et transformer votre environnement SaaS en une machine bien huilée.

Dans ce guide, nous vous proposons des mesures concrètes pour réduire vos coûts SaaS. De la découverte d'abonnements cachés à l'utilisation de l'analyse comparative dans les négociations, vous apprendrez à prendre le contrôle de vos dépenses SaaS.

Étape 1. Recherchez des stratégies pour réduire les coûts du SaaS

Saviez-vous que l'entreprise moyenne traite 4,3 applications orphelines et 7,6 applications en double? Cela fait beaucoup de dépenses inutiles. Pour réduire ces coûts, vous devez avoir une vue d'ensemble de votre environnement SaaS. Voici comment obtenir une vue d'ensemble.

Consulter les ressources internes

  • Département des finances. Examinez les budgets et les rapports de dépenses des départements pour repérer les paiements SaaS récurrents.
  • Département informatique. Vérifier les licences et les abonnements gérés de manière centralisée dans une feuille de calcul ou une base de données. Outil de gestion SaaS.
  • Marketing et ventes. Ces services utilisent fréquemment des outils spécialisés tels que des outils de marketing et de communication. Automatisation du référencement et CRM - ne les négligez pas.

Inspecter les boîtes de réception des employés

Examinez les relevés de compte à la recherche de frais récurrents. Et n'oubliez pas de vérifier les cartes individuelles des employés s'ils dépensent des abonnements - des frais suspects pourraient s'y cacher.

Révision des transactions

Recherchez sur vos relevés les frais récurrents liés aux services en nuage. N'oubliez pas de vérifier les cartes individuelles des employés si l'entreprise autorise les remboursements de frais : des abonnements cachés peuvent s'y trouver.

Parlez à votre équipe

Les entreprises dépensant $2.623 par employé par an sur SaaSIl est donc essentiel d'obtenir des informations de première main. Organisez des réunions ou envoyez des enquêtes pour identifier les outils utilisés par votre équipe. 

Gardez un œil sur les essais "gratuits" et les plans "freemium" : ils se transforment souvent en abonnements payants avant que vous ne vous en rendiez compte. Les fournisseurs adorent ces modèles pour les raisons suivantes les outils freemium convertissent 25% plus de clients que des essais gratuits.

Aller au-delà de l'évidence

L'informatique fantôme, c'est-à-dire les outils non autorisés utilisés par les employés, représente 301 à 401 tonnes des dépenses informatiques, selon Gartner. Proposez des alternatives ou mettez en place un magasin d'applications approuvé par l'entreprise pour contrôler l'informatique parallèle.

Et attention aux intégrations entre les outils SaaS. Celles-ci peuvent entraîner des frais inattendus ; assurez-vous donc de bien comprendre le coût total des services connectés.

Étape 2. Classer les demandes par ordre de priorité en fonction de leur coût

Toutes les applications SaaS ne se valent pas. Certaines pèseront plus lourd que d'autres sur votre budget. Voici comment réduire vos dépenses en logiciels et de cibler les abonnements qui pèsent le plus lourd sur votre portefeuille.

Rassembler les données

Commencez par collecter les coûts annuels ou mensuels de chaque outil SaaS. N'oubliez pas d'inclure ces frais cachés sournois - frais par utilisateur, surcharges de données, etc. Si possible, rassemblez également les données d'utilisation - utilisateurs actifs, projets créés, espace de stockage consommé. Plus il y a de données, mieux c'est.

Calculer le coût total annuel (TAC)

Prenez le montant de l'abonnement mensuel et multipliez-le par 12. Si vous avez une redevance annuelle, vous êtes déjà prêt. Vous obtenez ainsi le coût annuel total (TAC) pour chaque application.

Établir des priorités en fonction du coût

Classez ensuite vos applications du TAC le plus élevé au plus bas. Cette simple étape permet de découvrir instantanément les applications les plus budgétivores de votre gamme.

Analyser les données d'utilisation

Pour ceux qui dépensent le plus, ajoutez des données sur l'utilisation. Où se situent vos applications dans le quadrant TAC vs. utilisation ?

Vous avez trouvé une application à fort TAC qui n'est que très peu utilisée ? C'est un signal d'alarme : il est peut-être temps de rétrograder ou d'annuler l'application. 

Étape 3. Éliminer le gaspillage d'abonnements

Le gaspillage d'abonnements - ces outils SaaS sous-utilisés ou complètement inutilisés - peut tranquillement gruger votre budget. Voici comment réduire la graisse et réduire vos coûts SaaS:

Effectuer un audit d'utilisation

Commencez par consulter les analyses fournies par de nombreuses plateformes SaaS. Ces rapports peuvent vous montrer quelles applications prennent la poussière avec un minimum de connexions ou d'utilisation. Mais ne vous arrêtez pas là : parlez aux employés qui utilisent ces outils. Demandez-leur à quelle fréquence ils utilisent l'application, quelle valeur ils en tirent et si elle vaut vraiment la peine d'être conservée.

Aborder les essais gratuits et les plans freemium

Les essais gratuits se transforment sournoisement en abonnements payants dont personne ne se souvient. Fixez des rappels de calendrier pour examiner et annuler ces essais avant qu'ils ne se transforment. Les plans Freemium, bien que tentants, sont souvent assortis de limitations qui peuvent perturber votre flux de travail. 

Évaluez si ces limitations vous freinent et, si c'est le cas, passez à une formule payante qui pourrait vous faire économiser de l'argent à long terme.

Transformer les déchets en optimisation des dépenses

En éliminant le gaspillage lié aux abonnements, vous ne faites pas qu'économiser de l'argent, vous libérez des ressources qui peuvent être mieux utilisées ailleurs. En gérant judicieusement les dépenses de l'entreprise, voici à quoi peuvent servir les fonds récupérés :

  • Mettre à niveau les outils essentiels. Investissez dans des fonctionnalités supplémentaires ou des niveaux supérieurs pour les applications qui sont vraiment essentielles à vos flux de travail.
  • Explorer les nouvelles technologies. Utilisez les économies réalisées pour tester et mettre en œuvre de nouveaux outils SaaS susceptibles d'améliorer vos activités.
  • Augmenter la productivité des employés. Réorientez les fonds vers des programmes de formation ou des licences d'utilisation supplémentaires pour des outils qui renforcent l'autonomie de votre équipe.

Étape 4. Établir des stratégies pour les achats futurs

Réduire le gaspillage en matière d'abonnements ne consiste pas seulement à faire table rase du passé, mais aussi à contrôler les dépenses et à faire des choix plus judicieux à l'avenir. Voici comment vous préparer à réussir vos futurs achats de SaaS :

Définir ses besoins avant d'acheter

Avant même de commencer à chercher des outils, identifiez les objectifs ou les défis spécifiques de l'entreprise auxquels une nouvelle solution SaaS doit répondre. Impliquez les principaux acteurs des services qui utiliseront réellement l'outil - demandez-leur leur avis sur les caractéristiques, les fonctionnalités et les intégrations dont ils ont besoin.

Et ne vous contentez pas de choisir la première option qui se présente. Prenez le temps de rechercher d'autres solutions susceptibles d'offrir de meilleures fonctionnalités, des prix plus souples ou une compatibilité parfaite avec votre système technologique existant.

Tirer parti des essais gratuits pour une gestion plus intelligente des dépenses

Les essais gratuits sont l'occasion de tester l'outil avant de s'engager. Encouragez les utilisateurs potentiels à explorer les fonctionnalités de l'outil et à s'assurer qu'il répond à leurs besoins. Profitez de cette période pour tester l'intégration de l'outil avec vos logiciels existants - un flux de données fluide entre les applications peut considérablement améliorer l'efficacité.

Pendant la période d'essai, soyez attentif aux données d'utilisation fournies par de nombreuses plateformes. Ces données sont précieuses pour comprendre l'adoption par les utilisateurs et déterminer si un abonnement payant en vaut la peine.

Mettre en place une procédure d'approbation centralisée

Avec 65% de toutes les applications SaaS ne sont pas approuvées-acheté et utilisé sans l'approbation du service informatique - vous devez mettre en place un processus normalisé pour toutes les acquisitions de SaaS. Cela permet d'assurer un contrôle approprié, de renforcer la sécurité et d'éviter les abonnements impulsifs et inutiles.

Définissez des critères clairs pour l'approbation des nouveaux outils SaaS. Ces critères doivent inclure l'alignement sur les objectifs de l'entreprise, les contraintes budgétaires et la capacité de l'outil à s'intégrer à vos systèmes existants.

Étape 5. Supprimer les chevauchements pour réduire les coûts de SaaS

Combien d'outils de votre portefeuille sont réellement nécessaires ? Analysez votre liste principale pour repérer les chevauchements entre les fonctionnalités d'un outil et celles d'un autre. Concentrez-vous sur les fonctionnalités qui sont essentielles à vos flux de travail et aux besoins des utilisateurs, et signalez les fonctionnalités moins essentielles comme des domaines potentiels de consolidation.

Inventaire des caractéristiques

Commencez par dresser une liste exhaustive de toutes les fonctionnalités offertes par chacun de vos abonnements SaaS. Incluez tout, des fonctionnalités de base aux fonctionnalités moins connues ou sous-utilisées. Organisez ces fonctionnalités en fonction de leurs principaux cas d'utilisation, comme la gestion de projet, la communication ou la gestion de la relation client.

Étudier les possibilités de consolidation

Il est fréquent que différents services utilisent des outils similaires ayant la même finalité. Pour rationaliser les opérations, envisagez de les regrouper en une seule plateforme qui réponde aux besoins de tous. ClickUp est un excellent exemple d'application que les entreprises choisissent souvent pour simplifier leur pile de logiciels.

D'un autre côté, les employés adoptent parfois des solutions SaaS riches en fonctionnalités, mais finissent par n'utiliser que certaines d'entre elles. Si votre équipe n'utilise ClickUp que pour une seule tâche, il se peut que l'outil soit surdimensionné. Dans ce cas, le passage à un outil plus spécialisé pourrait s'avérer plus judicieux.

Envisager de réduire les plans d'abonnement

De nombreux outils SaaS sont assortis de plans de tarification échelonnés comprenant différents ensembles de fonctionnalités. Envisagez de déclasser les plans pour les outils dont les fonctionnalités se chevauchent, afin d'éliminer les fonctions redondantes dont vous n'avez pas besoin. 

Il convient de noter que la tendance au paiement à l'utilisation est là pour rester, avec 74% des entreprises SaaS qui devraient proposer une tarification basée sur l'utilisation dans le cadre de leur modèle.

Vous pouvez également envisager d'autres options SaaS qui regroupent les fonctionnalités que vous obtenez actuellement dans le cadre de plusieurs abonnements. La consolidation sur une plateforme unique peut rationaliser les flux de travail et réduire considérablement les coûts. réduire vos coûts SaaS.

Étape 6. Tirer parti de l'analyse comparative pour les négociations

Négocier les coûts des SaaS n'est pas une question de paroles en l'air, c'est une question de données froides et dures. L'analyse comparative est votre arme secrète. Voici comment l'utiliser :

Recueillir des informations sur le marché

Étudiez les rapports sectoriels et les tendances en matière de prix SaaS. Ces informations vous donnent les bases nécessaires pour négocier en toute confiance.

Parlez à vos pairs dans votre secteur d'activité. Découvrez ce qu'ils paient pour des outils similaires - savoir, c'est pouvoir, et comprendre le marché vous donne un avantage.

Ne négligez pas les plateformes d'évaluation en ligne. Elles regorgent d'informations sur les prix communiquées par les utilisateurs, qui peuvent révéler ce que les autres paient réellement.

Analyser vos données d'utilisation

Avant de vous asseoir à la table, connaissez vos chiffres. Si vous n'utilisez pas un outil à son plein potentiel, c'est le moment de demander un déclassement ou une remise.

Montrez la valeur que l'outil apporte à votre entreprise, par exemple en termes d'augmentation de la productivité, d'amélioration de la satisfaction des clients ou de réduction des coûts. Il ne s'agit pas seulement de réduire les coûts ; il s'agit de prouver ce pour quoi vous êtes prêt à payer.

Enfin, voyez les choses en grand. Négociez des remises sur le volume pour des licences multiples ou obtenez un meilleur tarif en vous engageant sur plusieurs années. Exploiter tous les angles d'une bonne Gestion des fournisseurs SaaS pour obtenir la meilleure offre possible.

Étape 7. Mettre en place un système d'enregistrement

La gestion d'une pile croissante d'abonnements SaaS peut rapidement échapper à tout contrôle. Un système d'enregistrement (SoR) vous permet de reprendre le contrôle, de rationaliser les processus et d'optimiser les dépenses liées au SaaS. Voici comment le faire fonctionner :

Définissez vos besoins

Commencez par identifier les points de données essentiels que vous devez suivre pour chaque outil SaaS : détails de l'abonnement, licences d'utilisation, dates de renouvellement, mesures d'utilisation et coûts. Réfléchissez aux personnes qui doivent avoir accès à ces données et à la manière dont elles les utiliseront. Votre SdR doit être convivial et facilement accessible à tous ceux qui en ont besoin.

Choisir la bonne solution pour réduire les coûts de SaaS

Pour les environnements SaaS complexes, optez pour un logiciel de SdR doté de fonctionnalités avancées telles que la collecte automatisée de données, des outils de reporting robustes et des capacités d'intégration. Assurez-vous qu'il s'intègre parfaitement à vos systèmes comptables ou ERP existants. L'objectif ? Éviter les silos de données et conserver une vision financière unifiée.

Alimenter et mettre à jour votre SdR

Mettez régulièrement à jour votre SdR pour en garantir l'exactitude et maximiser les économies. Planifiez des audits périodiques pour vérifier l'utilisation des licences par rapport aux plans d'abonnement - c'est là que vous trouverez des possibilités d'optimiser les dépenses.

A retenir

Les coûts du SaaS peuvent devenir incontrôlables avant même que vous ne vous en rendiez compte, mais avec un plan clair, vous pouvez transformer ce chaos en ordre et commencer à économiser de l'argent. Voici votre guide :

  1. Auditez votre portefeuille SaaS. Examinez vos abonnements actuels, recherchez les coûts cachés dans vos budgets et scrutez les dépenses des employés pour y déceler d'éventuels frais cachés.
  2. Se concentrer sur l'impact financier. Ciblez d'abord les outils coûteux et peu utilisés : ce sont les meilleurs candidats à la réduction ou à l'optimisation pour libérer votre budget.
  3. Éliminer le gaspillage. Identifiez et supprimez les outils sous-utilisés ou redondants pour rationaliser votre pile SaaS et mettre fin aux dépenses inutiles.
  4. Faites preuve de discernement lors de vos nouveaux achats. Avant de vous engager dans quoi que ce soit de nouveau, définissez vos besoins, profitez des essais gratuits et mettez en place un processus d'approbation centralisé pour éviter les achats impulsifs.
  5. Consolider les caractéristiques qui se chevauchent. Recherchez les outils dont les fonctionnalités se chevauchent et consolidez-les dans la mesure du possible afin de réduire les coûts et de simplifier vos flux de travail.
  6. Tirer parti de l'étalonnage des performances dans les négociations. Munissez-vous de données sectorielles et de vos propres statistiques d'utilisation pour obtenir les meilleures offres possibles de la part des fournisseurs de SaaS.
  7. Mettre en place un système d'enregistrement (SoR). Gardez la trace de tous vos abonnements, licences et coûts avec un SdR pour garder le contrôle et maximiser les économies.

En définissant ces stratégies, vous ne vous contentez pas de réduire les coûts, vous créez un portefeuille SaaS léger et efficace, conçu pour soutenir la croissance de votre entreprise sans vous ruiner.

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