Marchés publics
Utiliser l'automatisation des processus d'achat et de paiement pour développer vos activités
La passation de marchés peut être pénible. Des erreurs, des boîtes de réception encombrées et des processus manuels qui prennent du temps. Mais il existe un moyen plus simple : Accélérer la croissance grâce à l'automatisation.
Les petites erreurs font partie du quotidien des entreprises. Tout le monde est humain, n'est-ce pas ? Mais à mesure que votre entreprise se développe, une ou deux erreurs par employé peuvent s'accumuler et provoquer des goulets d'étranglement considérables dans le processus d'approvisionnement, qui se traduisent par des retards dans les projets et des clients déçus.
Avoir vous Vous avez remarqué que vos achats posaient plus de problèmes qu'ils n'apportaient de récompenses ces derniers temps ? Voici les principaux indicateurs qui montrent qu'il est temps d'abandonner les méthodes manuelles :
- Un volume élevé de dépenses liées aux technologies de l'information fantômes (Shadow IT) et à l'informatique spontanée (Maverick)
- Retards et goulets d'étranglement en matière d'approbation
- Inefficacités et inexactitudes dans le domaine de l'AP
- Factures en double ou surpayées
- Budgets soufflés
- Procédures rétroactives
Les employés sont le moteur du développement de votre entreprise et n'ont pas le temps de s'attarder sur les longues procédures d'acquisition de SaaS. Pourtant, c'est en période de croissance que des processus fluides et des actions rapides sont le plus nécessaires.
La technologie Procure-to-Pay est le moyen de sortir de ce paradoxe temporel. En explorant le processus d'approvisionnement jusqu'au paiement, nous pouvons voir combien de domaines la technologie peut être bénéfique.
Qu'est-ce que le processus "Procure-to-Pay" ?
Les logiciels d'approvisionnement du passé géraient le stockage des informations relatives aux fournisseurs et aux achats, mais ne permettaient pas un traitement efficace. En quoi le Procure-to-Pay est-il différent ?
Plutôt que de se concentrer sur un seul aspect, le processus p2p couvre l'ensemble du cycle des activités liées à l'acquisition de SaaS. De l'identification d'un besoin aux bons de commande, en passant par le rapprochement des factures et la gestion des contrats, l'automatisation joue un rôle important dans le bon fonctionnement du système d'achat-paiement.
Les solutions logicielles P2P sont un outil de choix pour les entreprises prospères et en expansion qui reconnaissent que leur temps et leurs efforts sont mieux utilisés dans l'innovation que dans les feuilles de calcul.
Au-delà de la rationalisation opérationnelle, les outils p2p permettent d'économiser du budget dans des domaines susceptibles de générer des coûts inutiles. En fait, les organisations voient jusqu'à 60% amélioration de la visibilité et de la gestion des dépenses lors de l'utilisation d'une plateforme P2P.
En effet, l'automatisation des achats permet de gérer à la fois les actions tactiques quotidiennes et la planification stratégique. Elle ne se contente pas de cocher un seul élément de l'approvisionnement ; elle optimise les pratiques à court et à long terme pour préserver votre santé financière.
Mais avec autant de petites étapes dans le cycle de l'approvisionnement au paiement, comment savoir lesquelles votre logiciel p2p devrait automatiser ?
Sept processus à automatiser dans votre cycle d'approvisionnement jusqu'au paiement
Les meilleurs outils de passation de marchés pour les PME utiliser l'automatisation de la gestion des achats et des paiements et donner la priorité aux domaines suivants afin d'optimiser la rentabilité, la productivité et la croissance de l'entreprise.
1. Demande d'achat (PR)
Quel est le titre du courriel de référence pour les demandes d'achat ? Et qui dois-je mettre en copie ?
Ces questions ne sont qu'un bref aperçu des blocages pratiques dès le début du cycle de passation des marchés. Si l'on se réfère aux politiques manuelles, la préparation et l'envoi de courriers électroniques contenant les informations et les liens nécessaires sont fastidieux et prennent beaucoup de temps.
L'automatisation des RP rationalise ce processus et permet aux employés de soumettre leurs demandes par voie numérique.
Le logiciel Procure-to-pay permet de générer et de soumettre rapidement des demandes d'achat à l'aide de modèles standardisés afin d'assurer la cohérence des procédures dans l'ensemble de l'entreprise.
Les relations publiques sont automatiquement vérifiées par rapport aux politiques et réglementations internes, ce qui réduit le nombre de retours.
Les heures économisées à rédiger, vérifier et refaire les demandes d'achat peuvent être réinvesties dans des projets rentables pour l'entreprise. Vos employés vous remercieront également d'avoir mis fin à leurs frustrations.
2. Approbation des achats
Les approbations peuvent donner l'impression de sauter à travers des cerceaux au ralenti. Le temps passé à "courir après" les demandes d'achat est bien mieux employé à maintenir et à développer l'entreprise.
L'automatisation vous redonne du temps. Les approbations sont rapidement acheminées vers les approbateurs appropriés, souvent par le biais d'une intégration utile avec votre logiciel de communication, tel que Slack. Les choses restent ainsi visibles et réalisables pour tout le monde.
Les flux de travail d'approbation linéaires traitent les PR standard, mais l'automatisation offre davantage de possibilités. Les outils de gestion des achats et des paiements les plus performants sont dotés de flux d'approbation dynamiques et conditionnels qui peuvent être personnalisés pour refléter les besoins de l'entreprise, le budget et les objectifs financiers.
Par exemple, un flux de travail dynamique réachemine automatiquement une demande d'approbation vers un responsable plus expérimenté si la tarification dépasse des limites prédéfinies. Un flux de travail d'approbation conditionnelle peut être renvoyé automatiquement si certains paramètres sont absents. Les RP qui ne répondent pas aux objectifs de l'entreprise sont rapidement renvoyés avant que des frais ne soient encourus.
3. Sélection des fournisseurs
Il est facile de se perdre dans le choix d'un fournisseur. Vous devez rechercher des fonctionnalités logicielles spécifiques, décortiquer les plans tarifaires, vérifier la réputation de l'entreprise, lire des critiques... Cela pourrait durer des semaines. Maintenant, multipliez ce chiffre par au moins trois, car votre processus de sélection implique judicieusement de comparer au moins plusieurs fournisseurs. Impossible !
C'est là qu'intervient le logiciel P2P. Dès le départ, il travaille avec vous. Votre logiciel héberge votre base de données de fournisseurs afin de faciliter l'adéquation avec la solution recherchée. Le fournisseur idéal pourrait déjà se trouver dans votre système, et votre plateforme d'approvisionnement le rend visible.
Si vous souhaitez aller plus loin et comparer les détails entre les principaux fournisseurs, les outils P2P peuvent fournir des mesures granulaires sur les indicateurs clés de performance pour vous aider à prendre des décisions. L'analyse d'indicateurs tels que les dépenses par fournisseur, le taux de conformité et l'exactitude des factures vous conforte dans votre choix.
Les mesures en temps réel vous permettent également d'obtenir les meilleurs prix lors des négociations avec les fournisseurs, sans les tracas fastidieux de la compilation des feuilles de calcul.
Vous voulez gagner encore plus de temps et d'argent ? Les outils Procure-to-Pay de la plus haute qualité offrent des partenaires de sourcing stratégique qui sont placés de manière experte avec des informations commerciales pour gagner jusqu'à 60% sur vos factures en nuage.
4. Création d'un bon de commande (PO)
Il est temps de passer aux choses sérieuses. Un bon de commande doit être précis. Personne ne souhaite qu'un drapeau d'audit soit levé en raison d'un bon de commande négligé auquel il manque des informations essentielles. Alors, comment éviter les incohérences ?
L'automatisation garantit une approche organisée et méticuleuse. Les bons de commande peuvent être générés sur la base des demandes approuvées dans votre logiciel d'approvisionnement et inclure des informations actualisées provenant directement de l'inventaire de vos fournisseurs.
Des bons de commande cohérents dans l'ensemble de votre entreprise rendent tous les achats pertinents et riches en valeur. Votre logiciel d'achat-paiement s'intègre également au logiciel de comptabilité pour maintenir la rentabilité. Il s'agit là d'une autre caractéristique essentielle qui rend les gaspillages plus visibles et évite de futures surprises coûteuses.
Des flux de travail automatisés peuvent être mis en place pour accélérer le traitement des commandes en fonction de conditions internes telles que les données des fournisseurs et les approbations. Lorsque les commandes sont envoyées, le logiciel en assure le suivi pour que vous n'ayez pas à le faire. L'activité, la date, l'heure et les détails sont enregistrés dans une piste d'audit pour faciliter l'accès et la visibilité.
L'automatisation des alertes avertit le personnel concerné lorsque les fournisseurs ont accepté le bon de commande, et le processus se poursuit sans qu'aucune intervention manuelle ne soit nécessaire.
5. Approbation de la facture
Les factures SaaS sont souvent une force de la nature. Votre facture peut être longue de plusieurs pages et contenir de petits détails qu'il faut recouper. Une fois de plus, les approbateurs perdent du temps et de l'énergie dans un processus qui pourrait être numérisé.
L'automatisation joue un rôle crucial dans le traitement des factures et permet au personnel de se concentrer sur des objectifs commerciaux plus stratégiques. Les systèmes d'achat-paiement automatisent l'extraction des données, le rapprochement des factures et l'identification des divergences.
Comme toutes les informations sont centralisées et que votre logiciel est relié à votre outil de comptabilité, le risque de surpaiement et de duplication des factures est éliminé. Les fournisseurs P2P les plus compétents utilisent un système de comparaison tridimensionnelle des factures :
- La description, la quantité, le coût et les conditions du bon de commande de l'entreprise
- La description et la quantité des marchandises figurant sur le récépissé
- La description, la quantité, le coût et les conditions figurant sur la facture du fournisseur.
Des flux de travail rationalisés automatisent le processus d'approbation des factures après le processus d'appariement. Les parties prenantes reçoivent des alertes instantanées et peuvent rapidement approuver des factures exactes. Finis les retards !
6. Paiement des fournisseurs
Vous avez bénéficié d'un processus de passation de marchés très régulier jusqu'à présent, il serait donc dommage qu'un paiement retardé ou inexact vienne tout gâcher.
Les logiciels d'achat-paiement s'intègrent à votre système ERP ou comptable, ce qui signifie que vous pouvez à la fois suivre les achats par rapport au budget et tenir des registres financiers précis pour une prise de conscience des coûts à long terme.
Après votre achat initial, vous pouvez mettre en place des calendriers de paiement automatisés et utiliser des cartes numériques pour rendre vos paiements plus efficaces et plus précis. Le respect des délais de paiement garantit l'exactitude de vos prévisions et la satisfaction de vos fournisseurs.
Les outils P2P facilitent également le renouvellement automatique des abonnements. Toutefois, il est judicieux de réagir rapidement aux rappels de renouvellement figurant sur votre tableau de bord. Vous ne voulez pas manquer des occasions importantes de renégocier les prix de vos SaaS ou de conclure des accords.
7. Gestion des contrats
Maintenant que votre contrat est en place, vous pourriez être tenté de ne pas y toucher. La gestion des contrats, le stockage des détails et les révisions régulières peuvent sembler une tâche énorme, surtout lorsque vous avez des centaines d'applications à traiter au sein de l'entreprise. Mais un contrat négligé peut cacher de sérieuses fuites de coûts au fil du temps.
L'automatisation de l'approvisionnement jusqu'au paiement peut vous décharger du travail manuel. Vous pouvez mettre en place des rappels de révision réguliers pour chaque logiciel de votre système afin de garder le contrôle de leur retour sur investissement et d'éviter les gaspillages de coûts inutiles.
Lorsque le moment est venu de faire le point, comment savez-vous que votre SaaS est performant ? Là encore, votre plateforme P2P vous éclaire. Des indicateurs importants, tels que la réduction des coûts et la disponibilité ou l'évaluation des fournisseurs, permettent de s'assurer que votre SaaS fonctionne toujours dans l'intérêt de votre entreprise.
L'automatisation de ces sept étapes du cycle d'approvisionnement permet de réaliser des économies, d'améliorer les relations avec les fournisseurs, de renforcer la conformité et d'accélérer les délais de traitement. Découvrons quels sont les indicateurs clés de performance spécifiques qui en tireront profit.
Où verrez-vous les avantages du "Procure-to-Pay" dans votre entreprise ?
Ce n'est plus un secret pour personne que visibilité des marchés publics est la clé de la gestion des achats SaaS. Si vous pouvez le voir, vous pouvez le contrôler, et cela est encore plus facile grâce à l'automatisation.
L'automatisation de votre P2P fournit des informations rigoureuses et opportunes sur les domaines où la valeur peut être optimisée. Quels sont les indicateurs clés de performance que vous pouvez vous attendre à voir s'améliorer grâce à l'automatisation de votre processus d'achat et de paiement ?
Dépenses sous gestion
Maintenant que les longs délais d'approbation ont été bannis, les employés ne ressentent plus le besoin de résoudre les problèmes sur un coup de tête. L'informatique fantôme et les dépenses irrégulières diminuent et vos données sur les dépenses gérées montrent une tendance positive de SaaS approuvés dans votre pile.
Votre transparence totale logiciel de passation de marchés vous permet de contrôler les achats et les demandes.
Coût moyen par facture
Une plus grande précision grâce au rapprochement automatisé des factures et à l'intégration avec les logiciels de financement permet de réduire les coûts moyens. La technologie permet d'éviter facilement les paiements excessifs ou les doublons.
Les économies réalisées peuvent être ajoutées aux budgets qui en ont le plus besoin au sein de votre organisation ou affectées à un développement innovant.
Variation du prix d'achat
Lorsque vous n'êtes pas un récidiviste des retards de paiement, les fournisseurs vous considèrent comme un partenaire. Des relations saines ouvrent la voie à l'accès à des offres et à des remises et facilitent la négociation des prix.
La variation de votre prix d'achat sera d'autant plus importante que vous réaliserez des économies sur le SaaS. Les meilleurs outils de gestion des achats (Procure-to-Pay) permettent aux entreprises d'économiser plus de $100 000 euros grâce à des informations intelligentes sur les prix et à des remises sur les volumes.
Exactitude des bons de commande et des factures
L'automatisation du P2P utilise des contrôles et des pistes d'audit qui réduisent le risque de fraude sur les factures et garantissent la sécurité et l'exactitude des transactions.
Cela permet non seulement d'économiser des heures qui seront mieux utilisées pour atteindre les objectifs de l'entreprise, mais aussi d'éviter les amendes et les coûts liés à la correction des erreurs.
Taux de conformité
Votre entreprise peut atteindre un 92% ou plus grâce à l'automatisation des achats, ce qui contribue à un meilleur contrôle des dépenses et à une meilleure efficacité globale des coûts.
Les logiciels P2P vous permettent de passer de la lutte manuelle contre les problèmes après leur apparition à la détection automatisée des problèmes potentiels avant qu'ils n'aient le temps de germer.
Le contrôle en temps réel et les pistes d'audit vous permettent de garder une longueur d'avance sur vos dépenses, d'améliorer la conformité et de rendre vos prévisions financières plus solides.
A retenir
En passant des processus manuels à l'automatisation de l'approvisionnement jusqu'au paiement (P2P), les entreprises peuvent résoudre les principaux goulets d'étranglement et libérer un temps et des ressources précieux. Il s'agit de rendre les achats plus intelligents, plus rapides et plus efficaces. Voici comment l'automatisation peut transformer votre processus d'approvisionnement et pourquoi il est temps de passer à l'action.
- L'automatisation des demandes d'achat élimine les tâches manuelles inutiles et assure la cohérence des processus dans l'ensemble de l'entreprise.
- Des flux de travail dynamiques pour l'approbation des achats accélèrent la prise de décision et garantissent le respect des objectifs financiers.
- La sélection des fournisseurs devient un jeu d'enfant grâce aux analyses automatisées qui fournissent les données dont vous avez besoin pour prendre des décisions plus judicieuses.
- Les bons de commande sont automatiquement générés et suivis, ce qui garantit des transactions précises et rentables à chaque fois.
- Le rapprochement des factures est rationalisé, ce qui réduit les erreurs, les trop-perçus et le temps passé à recouper les factures.
- Les paiements des fournisseurs sont automatisés, ce qui garantit des paiements ponctuels et réduit le risque de pénalités de retard ou de tensions dans les relations.
- L'automatisation de la gestion des contrats permet de maintenir vos accords sur la bonne voie, avec des rappels opportuns pour revoir les conditions et optimiser les coûts.
En résumé ? L'automatisation du P2P n'est pas seulement un moyen de gagner du temps, c'est aussi un moyen d'assurer la pérennité de votre processus d'approvisionnement pour une croissance à long terme. En l'adoptant, vous atteindrez de nouveaux niveaux d'efficacité, de précision et de contrôle des coûts.
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