Marchés publics

Les logiciels P2P et leurs alternatives :
automatiser le cycle de vie des achats

23 octobre 2024

Votre entreprise est-elle confrontée à des procédures d'achat manuelles qui ralentissent les achats et laissent place à des erreurs ? Voyons si les outils P2P peuvent résoudre votre problème.

Au fur et à mesure que les entreprises se développent, la gestion manuelle des achats peut entraîner des retards, des inefficacités et des risques de non-conformité. 

Les logiciels Procure-to-pay (P2P), intake-to-pay et intake-to-procure (I2P) permettent de normaliser et d'automatiser les différentes parties du processus d'approvisionnement, en réduisant les tâches manuelles et en améliorant la visibilité.

Les logiciels P2P automatisent l'ensemble du processus - de la demande d'achat initiale aux paiements - en veillant à ce qu'aucune étape ne soit omise. 

En revanche, le logiciel Intake-to-Procure se concentre sur la réception et l'approbation des demandes d'achat, mais ne couvre pas les paiements. 

En outre, Intake-to-Pay va encore plus loin en offrant une solution complète qui automatise à la fois le processus de réception et d'approbation, ainsi que le processus de paiement, créant ainsi un flux d'approvisionnement entièrement intégré, de la demande au paiement.

Cet article se penche sur les différences entre ces solutions. Nous mettrons en évidence les problèmes que chacune résout et nous expliquerons comment l'automatisation peut transformer les flux de travail dans le domaine de l'approvisionnement. 

Nous verrons également comment les entreprises peuvent rationaliser leur processus d'approvisionnement à l'aide d'outils tels que le logiciel de gestion des achats de Spendbase Plate-forme de gestion SaaS.

Le processus de passation de marchés et ses étapes

Dans toute organisation, le processus d'achat comporte une série d'étapes structurées qui garantissent que chaque achat correspond aux besoins et aux objectifs financiers de l'entreprise. 

Qu'il s'agisse d'acquérir un nouvel outil SaaS ou de négocier le renouvellement d'un service existant, ce processus doit être rationalisé et normalisé. 

Les étapes clés du processus de passation de marchés, que tout directeur informatique, responsable des achats ou directeur financier jugera essentiel de gérer efficacement, sont présentées ci-dessous.

Les défis de l'acquisition de logiciels

L'achat de logiciels, en particulier dans les organisations qui utilisent de plus en plus le SaaS, présente plusieurs défis qui peuvent nuire à l'efficacité et à la productivité. Lorsque les entreprises cherchent à rationaliser leur processus d'achat, elles se heurtent souvent à des problèmes majeurs qui ralentissent la prise de décision.

1. Absence de normalisation

En l'absence d'un processus d'achat normalisé, les différents départements ou employés suivent leurs propres méthodes pour acquérir des solutions SaaS, ce qui entraîne des incohérences et un manque d'efficacité. 

Ce manque de normalisation peut entraîner des achats en double, des contrats de fournisseurs non gérés et des problèmes de conformité. Un système d'approvisionnement centralisé et automatisé garantit une approche uniforme de l'approvisionnement dans l'ensemble de l'organisation.

2. Processus d'approbation manuels

L'un des aspects les plus chronophages de l'approvisionnement est le processus d'approbation manuelle. 

Les équipes doivent se coordonner par le biais d'e-mails et de feuilles de calcul, ce qui crée des allers-retours excessifs qui retardent les achats. Les processus manuels augmentent également le risque d'erreurs lors de la création des bons de commande ou de l'évaluation des fournisseurs. 

C'est là que les logiciels p2p s'avèrent essentiels, car ils automatisent les flux d'approbation, accélèrent les décisions et réduisent les erreurs humaines.

3. Complexité de la gestion des fournisseurs

La gestion de plusieurs fournisseurs peut s'avérer fastidieuse, car les contrats ont des durées, des dates de renouvellement et des structures tarifaires différentes. 

En l'absence d'un processus d'approvisionnement unifié, il devient difficile d'assurer le suivi de tous les accords avec les fournisseurs, ce qui conduit à des renouvellements manqués ou à des coûts non gérés. 

Une solution "Procure-to-pay" simplifie la gestion des fournisseurs en offrant une visibilité en temps réel sur les contrats de chacun d'entre eux, ce qui facilite la gestion des renouvellements et le suivi des performances.

4. Manque de visibilité

Un autre problème important est le manque de visibilité sur les achats et l'utilisation des logiciels dans l'ensemble de l'organisation. Lorsque les achats sont décentralisés, les équipes informatiques et financières ont souvent du mal à suivre les dépenses ou à s'assurer que les achats sont conformes aux politiques internes. 

L'informatique fantôme peut également devenir un problème, lorsque les employés achètent des outils SaaS non autorisés. 

Une fois que les entreprises ont mis en place le système "Procure-to-Pay" et introduit la la gestion des abonnements pour les outils SaaSGrâce à l'utilisation de la technologie de l'information, ils peuvent améliorer la visibilité et garantir la conformité, en obtenant des informations sur chaque demande d'achat, chaque bon de commande et chaque facture.

L'intégration d'outils d'automatisation P2P dans votre processus d'approvisionnement permet de relever ces défis en automatisant les processus fastidieux, en améliorant la conformité et en renforçant le contrôle en temps réel des achats. 

La normalisation du processus d'approbation et l'automatisation de la communication avec les fournisseurs garantissent que le processus d'approvisionnement reste efficace, transparent et conforme aux objectifs de l'entreprise.

Les logiciels d'achat-paiement et leur rôle

Le logiciel P2P joue un rôle essentiel dans l'automatisation et la rationalisation de l'ensemble du cycle d'approvisionnement, depuis la demande initiale d'achat jusqu'au paiement final de la facture. 

Les outils P2P aident les entreprises à gagner du temps, à réduire les erreurs manuelles et à mieux contrôler leurs activités financières. 

Voici un examen plus approfondi des parties du processus de passation de marchés que le P2P couvre, des avantages qu'il offre et de la manière dont il diffère des solutions alternatives telles que l'Intake-to-Procure et l'Intake-to-Pay.

Quelle partie du processus de passation de marchés le logiciel P2P couvre-t-il ?

Les logiciels P2P automatisent les activités en aval de l'approvisionnement, qui comprennent plusieurs étapes.

Quels problèmes les logiciels P2P résolvent-ils pour les équipes informatiques ?

Les logiciels P2P aident les équipes informatiques à relever les principaux défis, notamment

Procédures manuelles. Les processus d'approvisionnement traditionnels comportent de nombreuses étapes manuelles, telles que l'envoi d'approbations par courrier électronique et la création de bons de commande. Les logiciels P2P automatisent ces étapes, réduisant ainsi les erreurs et accélérant les flux de travail.

Manque de conformité et de visibilité. Sans outils automatisés, des achats non autorisés peuvent passer inaperçus et il est difficile de faire respecter les politiques d'approvisionnement. Les systèmes P2P offrent une visibilité totale et garantissent la conformité en suivant chaque étape.

Retard de paiement. Les retards dans l'approbation des factures peuvent nuire aux relations avec les fournisseurs. Le P2P automatise ce processus, garantissant des paiements en temps voulu et améliorant la satisfaction des fournisseurs.

Gestion des relations avec les fournisseurs. La gestion de multiples fournisseurs et contrats peut être un casse-tête sans un suivi centralisé. Les systèmes P2P simplifient la gestion des fournisseurs en donnant aux équipes informatiques une vue en temps réel de tous les contrats et renouvellements en cours.

Exemples de solutions logicielles P2P

Coupa (pour les entreprises). Coupa est l'une des plateformes d'approvisionnement (P2P) les plus robustes conçues pour les grandes entreprises. 

Il se distingue par ses fonctions d'automatisation complètes, qui aident les entreprises à gérer facilement tous les aspects de leurs activités, de l'approvisionnement à la facturation. Avec une visibilité en temps réel sur la gestion des dépenses, Coupa offre une plateforme unique pour suivre et optimiser toutes les activités d'approvisionnement.

  • Optimisation des dépenses: Coupa fournit des informations en temps réel sur les dépenses à l'échelle de l'entreprise, aidant les entreprises à réduire les coûts et à améliorer l'efficacité de l'approvisionnement. Sa fonction d'analyse des dépenses permet d'agréger les données et d'obtenir des informations exploitables afin d'optimiser les décisions d'achat.
  • Gestion des fournisseurs: La plateforme comprend des outils de collaboration avec les fournisseurs, permettant aux entreprises d'entrer en contact avec les fournisseurs, de négocier les conditions et de gérer les performances des fournisseurs, ce qui est particulièrement utile pour les entreprises qui traitent avec une base de fournisseurs mondiale.
  • Intégrations: Coupa s'intègre de manière transparente aux principaux systèmes ERP, tels que SAP et Oracle, ce qui garantit que les activités d'approvisionnement s'alignent sur les opérations commerciales plus larges. Cette intégration permet un transfert transparent des données, ce qui améliore l'efficacité opérationnelle globale.
  • Caractéristiques de durabilité: La fonction Sustainable Business Spend Management (BSM) de Coupa permet aux entreprises de suivre leurs dépenses et de mesurer l'impact environnemental et social de leurs choix en matière d'approvisionnement. Il s'agit d'un facteur de différenciation important pour les entreprises qui donnent la priorité aux initiatives ESG (environnementales, sociales et de gouvernance).

Coupa est particulièrement adapté aux grandes organisations qui ont besoin d'une solution capable de gérer des volumes importants d'activités d'approvisionnement tout en fournissant des informations avancées pour la prise de décisions stratégiques.

Pourquoi les entreprises choisissent Coupa :

  • Outils avancés de gestion des dépenses et suivi en temps réel.
  • Fonctions étendues de gestion des fournisseurs.
  • Forte intégration avec les systèmes ERP pour des opérations sans faille.
  • Mettre l'accent sur le développement durable et les achats responsables.

SAP Ariba (pour les entreprises). SAP Ariba est une autre solution d'approvisionnement de premier plan conçue pour répondre aux besoins des grandes entreprises. Elle est largement reconnue pour sa capacité à gérer les processus d'approvisionnement de bout en bout, avec des fonctionnalités solides en matière de gestion des fournisseurs, de gestion du cycle de vie des contrats et d'approvisionnement stratégique.

  • Collaboration et gestion des fournisseurs. Les fonctionnalités de gestion des fournisseurs de SAP Ariba permettent aux entreprises d'intégrer, d'évaluer et de collaborer avec les fournisseurs à l'échelle mondiale. La plateforme centralise les données des fournisseurs, ce qui facilite le suivi des performances et la gestion des relations.
  • Gestion des contrats. Avec SAP Ariba, les entreprises peuvent automatiser les flux de gestion des contrats, garantissant ainsi que tous les accords d'approvisionnement sont correctement négociés, approuvés et stockés. Le référentiel des contrats permet aux utilisateurs de suivre et de gérer toutes les obligations contractuelles.
  • Automatisation du P2P. SAP Ariba permet une automatisation complète de l'approvisionnement, de la création des demandes d'achat au paiement. Il s'intègre aux systèmes ERP tels que SAP S/4HANA, ce qui garantit que les activités d'approvisionnement sont étroitement alignées sur la gestion financière au sens large.
  • Conformité et gestion des risques. L'un des points forts de SAP Ariba est l'accent mis sur la conformité et la gestion des risques. La plateforme aide les entreprises à s'assurer qu'elles respectent les exigences réglementaires et que les risques liés aux fournisseurs sont minimisés grâce à un contrôle et une évaluation continus.

Pourquoi les entreprises choisissent-elles SAP Ariba ?

  • Gestion complète des contrats et des fournisseurs.
  • Automatisation des achats de bout en bout.
  • Intégration ERP pour un flux de données fluide.
  • Des caractéristiques solides en matière de gestion des risques et de conformité.

Spendbase (pour les PME). Spendbase est une base idéale outil de passation de marchés pour les petites et moyennes entreprises (PME) qui souhaitent automatiser leurs processus de réception et d'approbation des achats. 

Son interface conviviale simplifie le processus d'approvisionnement, permettant aux entreprises de gérer efficacement les demandes, les approbations et les relations avec les fournisseurs sans la complexité que l'on trouve généralement dans les systèmes d'entreprise.

  • Automatisation des achats en mode SaaS. Spendbase automatise les achats de SaaS, de la réception des demandes aux renouvellements, ce qui permet aux PME de gérer plus efficacement leurs dépenses en logiciels. La plateforme offre un flux de travail intuitif qui réduit les approbations manuelles et accélère le processus d'approvisionnement, ce qui en fait un outil puissant pour les petites équipes disposant de ressources limitées en matière d'approvisionnement.
  • Examen de la tarification des SaaS. Avec la base de données de Spendbase Examen de la tarification des SaaSLes entreprises peuvent comparer les solutions logicielles en fonction de leur coût et de leurs fonctionnalités. Cette fonctionnalité permet aux responsables des achats de prendre des décisions éclairées, en les aidant à choisir les bons outils pour répondre aux besoins de leur entreprise sans dépassement de budget. En offrant des informations sur les prix, Spendbase permet aux entreprises d'optimiser leur stratégie d'achat de logiciels.
  • Gestion du renouvellement. L'un des principaux avantages de Spendbase pour les PME est sa capacité à suivre les renouvellements de contrats. La plateforme envoie des notifications sur les renouvellements à venir, ce qui permet aux entreprises de renégocier les conditions ou d'annuler les abonnements en fonction des données d'utilisation. Cela permet d'éviter les renouvellements automatiques coûteux et aide les entreprises à mieux gérer leur budget SaaS.

Pourquoi les PME choisissent Spendbase:

  • Workflows d'approbation linéaires et conditionnels flexibles.
  • Intégration avec Slack pour le confort des employés.
  • Gestion simple des renouvellements pour éviter les dépenses inutiles.
  • Une plateforme intuitive et facile à utiliser qui ne nécessite pas de formation approfondie.

Precoro (pour les PME). est une autre solution P2P populaire adaptée aux besoins des PME. Elle simplifie la gestion des bons de commande, le suivi du budget et la communication avec les fournisseurs, ce qui en fait un outil polyvalent pour les entreprises qui cherchent à rationaliser leurs processus d'approvisionnement sans mise en œuvre complexe.

  • Gestion des bons de commande. Precoro automatise l'ensemble du processus de commande, depuis la création et l'approbation des demandes d'achat jusqu'à la réception des marchandises et la concordance des factures. Cela permet aux PME de réduire les erreurs et de s'assurer que leurs opérations d'approvisionnement se déroulent sans heurts.
  • Suivi du budget et rapports. Grâce au suivi budgétaire intégré, Precoro permet aux entreprises de contrôler leurs dépenses en temps réel. Cette fonction aide les PME à respecter leur budget et leur permet de savoir où les fonds sont alloués, assurant ainsi un contrôle financier.
  • Communication avec les fournisseurs. Precoro améliore également la communication avec les fournisseurs en offrant une plate-forme centrale pour la gestion des relations avec les fournisseurs, des commandes et des paiements. Les PME peuvent ainsi facilement maintenir une communication claire et organisée avec leurs fournisseurs, ce qui réduit les retards et les erreurs de communication.

Pourquoi les PME choisissent Precoro:

  • Automatisation complète des bons de commande pour réduire le travail manuel.
  • Suivi budgétaire en temps réel pour maîtriser les coûts d'approvisionnement.
  • Centralisation de la communication avec les fournisseurs pour améliorer leurs relations.
  • Interface facile à utiliser qui convient aux PME disposant de ressources limitées en matière d'approvisionnement.

Alternatives aux logiciels Procure-to-Pay : Intake-to-Procure vs Intake-to-Pay

Logiciel "de la réception à la passation de marchés" (Intake-to-Procure)

De la réception à la passation de marchés (I2P) se concentre sur les activités en amont de l'approvisionnement, à savoir la saisie et la gestion des demandes d'approvisionnement émanant des employés et l'obtention des approbations internes avant la création des bons de commande. 

Il fournit une interface centralisée où toutes les demandes d'achat sont traitées, validées et approuvées en collaboration avec les équipes chargées des achats, des finances et de l'informatique.

Quels sont les problèmes résolus ?

  • Réduit les dépenses non gérées en rassemblant toutes les demandes d'achat dans un seul système.
  • Améliore l'engagement des employés en simplifiant le processus de demande.
  • Garantir la conformité en guidant les employés à travers les approbations nécessaires.

Pour:

  • Rationalise le processus d'approbation, en réduisant les goulets d'étranglement.
  • S'intègre aux systèmes existants, tels que les solutions P2P et ERP.
  • Améliore la conformité et la visibilité des activités d'approvisionnement.

Cons:

  • Il ne gère pas les activités en aval telles que le traitement des paiements ou le rapprochement des factures.
  • Champ d'application limité en matière de gestion des relations avec les fournisseurs.

Logiciel d'admission au paiement

De l'accueil au paiement (I2P) combine à la fois les activités en amont et en aval de l'approvisionnement. Il couvre l'ensemble du cycle, de la saisie des demandes d'achat à la création des commandes, en passant par la gestion des factures et le traitement des paiements.

Quels sont les problèmes résolus ?

  • Automatise l'ensemble du processus d'approvisionnement, de la demande au paiement, en fournissant une plateforme unique pour toutes les activités d'approvisionnement.
  • Améliore la visibilité sur l'ensemble du cycle de vie des achats, réduit le travail manuel et garantit des renouvellements et des paiements en temps voulu.
  • Permet d'assurer la conformité et le suivi des dépenses en temps réel.

Pour:

  • Automatisation des achats de bout en bout.
  • Un meilleur contrôle de l'ensemble du cycle d'approvisionnement, ce qui améliore l'efficacité opérationnelle.
  • Meilleure gestion des fournisseurs et suivi des renouvellements.

Cons:

  • La mise en œuvre peut être complexe, en particulier pour les grandes organisations disposant de systèmes existants.
  • Nécessite une formation plus approfondie et une gestion du changement pour s'intégrer aux flux de travail actuels.

A retenir

Le système Procure-to-pay (P2P) et ses alternatives offrent des solutions d'automatisation adaptées aux différents besoins en matière d'approvisionnement, depuis la réception des demandes jusqu'au traitement des paiements. Voici les points clés à prendre en compte lors de l'évaluation de ces outils pour votre entreprise.

  1. Les logiciels P2P automatisent l'ensemble du cycle d'approvisionnementLes données relatives à l'achat et à la vente de biens et de services, de la demande d'achat au paiement, permettent de réduire les erreurs manuelles et d'améliorer l'efficacité.
  2. Le logiciel Intake-to-Procure se concentre sur la rationalisation du processus d'approbation pour les demandes d'achat, mais ne gère pas les paiements ni les activités d'approvisionnement en aval.
  3. Intake-to-Pay fournit une solution complète en gérer les processus d'approvisionnement en amont (demande et approbation) et en aval (commande et paiement).
  4. La mise en œuvre de systèmes P2P permet de normaliser les flux de travail en matière d'approvisionnementL'entreprise peut ainsi relever des défis tels que les approbations manuelles, la gestion des fournisseurs et la visibilité sur les dépenses.
  5. Pour les entreprises, des plateformes telles que Coupa et SAP Ariba offrent une automatisation robuste des achats et de gestion des fournisseurs, souvent intégrées aux systèmes ERP.
  6. Les petites entreprises bénéficient de solutions simplifiées telles que Spendbase et Precoroqui visent à faciliter l'acquisition d'outils SaaS et à améliorer le suivi budgétaire.

En choisissant le bon outil, les entreprises peuvent mieux contrôler les achats, réduire les inefficacités et améliorer la conformité entre les départements. Chaque option offre des avantages spécifiques en fonction de la taille et de la complexité de l'entreprise, garantissant ainsi une solution sur mesure pour l'automatisation des processus d'approvisionnement.

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