Marchés publics

Les défis en matière de marchés publics commencent par une demande : résolvez-les avant qu'ils ne fassent boule de neige

23 octobre 2024

La précipitation crée le chaos partout. La course à l'adoption du SaaS crée le chaos dans les achats. Le résultat ? Des achats incontrôlés et des ressources gaspillées.

Le SaaS questions relatives aux marchés publics sont complexes et stratifiés. Si le parcours global qui va de l'identification d'un besoin à l'achat est complexe, mettons en lumière la phase initiale : de la prise en charge à l'achat.

Le procédure de passation de marchés commence par la demande d'un employé. Et cette de l'admission à l'approvisionnement est souvent la partie la plus négligée et la plus chaotique de toute l'opération. 

Si vous êtes à la recherche d'une solution, c'est ici que vous pourrez vous plonger dans les défis les plus courants en matière de marchés publics et trouver les solutions qui fonctionnent.

Achat incontrôlé de SaaS

L'une des plus grandes défis en matière de marchés publics est l'achat non contrôlé de SaaS, également connu sous le nom de "shadow IT". Cela se produit lorsque les employés sautent le processus d'approvisionnement habituel et achètent des logiciels de leur propre chef, sans obtenir les approbations nécessaires. 

Selon Cisco, 80% des utilisateurs finaux utiliser des logiciels qui n'ont pas été approuvés par le service informatique. Ces achats peuvent sembler être une solution rapide aux besoins de l'entreprise, mais ils peuvent avoir des effets négatifs sur l'entreprise à long terme.

Lorsque les employés achètent des logiciels en dehors des canaux officiels, les entreprises perdent la trace des applications utilisées. Il peut en résulter un mélange d'outils qui ne fonctionnent pas bien ensemble, ce qui complique les flux de travail et les rend moins efficaces. 

En outre, l'utilisation d'outils non approuvés peut entraîner des risques pour la sécurité. 

Les employés peuvent choisir des logiciels qui ne respectent pas les règles de sécurité de l'entreprise, ce qui peut mettre en danger des informations sensibles. Les services informatiques peuvent avoir du mal à tout sécuriser s'ils ne savent pas quels logiciels sont utilisés. 

Par exemple, quelqu'un peut souscrire à une solution logicielle pour répondre à un besoin à court terme, mais s'il n'obtient pas l'approbation nécessaire, il pourrait choisir un fournisseur qui ne répond pas aux normes de sécurité de l'entreprise, ce qui mettrait en danger les données sensibles des clients.

Spendbase propose une plate-forme de passation de marchés qui aide à créer une visibilité centralisée de l'utilisation du SaaS, permettant aux organisations de contrôler les achats, d'évaluer l'alignement des logiciels avec les besoins de l'entreprise et de rationaliser la gestion des fournisseurs.

Violation de la hiérarchie d'approbation

Sauter la hiérarchie d'approbation est l'un des problèmes les plus courants. les défis de la passation de marchés. Il devrait y avoir des étapes claires pour évaluer et approuver les achats de logiciels afin de s'assurer qu'ils correspondent aux objectifs et aux budgets de l'entreprise. Mais lorsque les employés ne respectent pas ces processus, ils risquent de gaspiller de l'argent, de se heurter à des problèmes de conformité et de créer un certain désordre au sein de l'entreprise.

Par exemple, si des employés effectuent des achats sans obtenir l'approbation nécessaire, cela peut entraîner des dépassements de budget. Si plusieurs services achètent des abonnements similaires sans en référer au service financier, l'entreprise risque de dépenser beaucoup plus que nécessaire. Ce décalage peut créer des tensions entre les services et affecter la santé financière globale de l'entreprise.

Sauter le processus d'approbation peut également conduire à des logiciels de mauvaise qualité qui ne répondent pas aux besoins de l'entreprise. Différents services peuvent choisir leurs outils, ce qui peut créer des incohérences en termes de qualité et de fonctionnalité. Il est alors plus difficile pour les équipes de travailler ensemble et d'intégrer leurs outils en douceur.

Sans une supervision adéquate, les employés peuvent également choisir des outils qui ne répondent pas à leurs besoins ou qui manquent de fonctionnalités importantes, ce qui entraîne une frustration et une perte de temps lorsqu'ils essaient de faire fonctionner ces outils.

De plus, le non-respect des processus d'approvisionnement peut perturber la gestion des fournisseurs. Les entreprises peuvent avoir du mal à établir de bonnes relations avec les fournisseurs ou à négocier de meilleures offres, ce qui les prive d'économies potentielles et de soutien.

En tant que l'un des Les 10 meilleurs outils de passation de marchés pour les PMESpendbase standardise les flux d'approbation, garantissant que tous les achats sont examinés par les parties prenantes appropriées, réduisant ainsi le risque de dépenses non autorisées.

Le processus d'approbation est trop long

La longueur du processus d'approbation peut créer défis en matière de marchés publics qui affectent le moral et la productivité de vos employés. 

Lorsque les employés doivent attendre longtemps pour obtenir l'approbation d'un logiciel, cela peut engendrer de la frustration. Les équipes peuvent avoir l'impression que leurs besoins ne sont pas prioritaires, ce qui peut entraîner un désengagement et une baisse de la productivité. 

La longueur des processus d'approbation peut également faire rater des occasions, car les équipes ne peuvent pas agir assez rapidement pour obtenir des outils importants. 

Par exemple, une équipe de marketing peut découvrir une nouvelle solution logicielle susceptible d'améliorer ses campagnes, mais si l'approbation prend trop de temps, le lancement de la campagne risque d'être retardé. 

Spendbase aide à réduire les goulots d'étranglement et à accélérer le processus de prise de décision. Grâce à des fonctionnalités permettant des évaluations et des approbations rapides, les équipes peuvent obtenir les outils dont elles ont besoin sans retards inutiles.

Demandes en double pour le même SaaS

Le suivi des demandes de SaaS en double peut être un véritable casse-tête pour les équipes informatiques. 

Lorsque les membres d'une équipe soumettent des demandes par le biais de différents canaux ou de différents systèmes départementaux, il est facile pour quelqu'un de demander accidentellement le même logiciel. Cela crée non seulement de la confusion, mais aussi une perte de temps et d'argent.

S'il n'y a pas de système central, les employés ne savent souvent pas si quelqu'un d'autre a déjà fait une demande. Les services informatiques finissent donc par passer trop de temps à trier les différents canaux pour trouver et gérer les demandes. Cela ralentit l'ensemble du processus d'approvisionnement et fait perdre du temps à des tâches plus importantes.

Grâce à Spendbase, les équipes informatiques peuvent voir toutes les demandes au fur et à mesure qu'elles arrivent, ce qui leur permet de mieux gérer les priorités et de répondre plus rapidement aux besoins. 

En conservant toutes les demandes en un seul endroit, Spendbase aide les entreprises à éviter les dépenses inutiles et à mieux utiliser leur budget. Il permet également d'améliorer la communication entre les employés et l'équipe informatique.

Conversations dans différents chats

L'approvisionnement en SaaS peut devenir un peu désordonné lorsque les conversations sont dispersées. Les membres de l'équipe peuvent discuter des besoins en logiciels dans des fils de courriels, des messages Slack ou même à côté d'une fontaine d'eau, de sorte qu'il est facile de perdre des informations importantes dans le brassage.

De plus, si les équipes n'utilisent pas la même plateforme, elles risquent de manquer des mises à jour importantes concernant les demandes de logiciels. Par exemple, une personne responsable d'une approbation pourrait manquer des notifications, ce qui entraînerait des retards.

Une collaboration efficace nécessite que tout le monde soit sur la même longueur d'onde, mais lorsque les conversations sont dispersées, le travail d'équipe devient difficile. En l'absence d'un lieu central pour discuter des besoins en logiciels, il est difficile pour les départements d'aligner leurs objectifs et de travailler ensemble sans heurts.

Pour éviter les allers-retours chaotiques, utilisez un point central pour la communication et les demandes. 

Des réunions régulières entre les équipes peuvent également s'avérer utiles. En organisant des réunions informelles pour discuter des besoins logiciels à venir, on s'assure que tout le monde est sur la même longueur d'onde et aligné sur les priorités. 

De plus, un système de notification permettant d'avertir les équipes de l'arrivée d'une nouvelle demande peut permettre à chacun de rester dans le coup.

Avec Spendbase, tout le monde dispose d'un moyen clair de soumettre des demandes. 

Les employés peuvent rapidement remplir un formulaire qui est enregistré et suivi, ce qui simplifie les choses pour tout le monde. Vous pouvez résoudre le problème des demandes en double, simplifier votre processus d'approvisionnement et créer une expérience plus fluide pour tout le monde.

Gaspiller de l'argent avec des SaaS inutiles

Sans savoir quels sont les logiciels dont elles disposent déjà, les entreprises risquent d'acheter des outils qui font la même chose ou de ne pas les utiliser du tout. Cela peut conduire à l'achat de plusieurs abonnements pour des logiciels similaires sans se rendre compte qu'elles ont déjà accès à des outils similaires. 

Dans le même temps, les éditeurs de logiciels vendent souvent des fonctionnalités supplémentaires qui ne sont pas forcément nécessaires. Les entreprises peuvent ainsi être amenées à payer pour des fonctionnalités qu'elles n'utilisent jamais, ce qui augmente les coûts.

Lorsque les entreprises se développent rapidement, elles peuvent acheter des logiciels sans vérifier ce dont elles ont réellement besoin. Or, si les entreprises ne revoient pas régulièrement leurs outils, elles risquent de continuer à payer pour des logiciels dont elles n'ont plus besoin.

Spendbase for Procurement simplifie la gestion des abonnements aux logiciels. Les entreprises peuvent mettre en place des processus d'approbation avec des flux de travail linéaires ou conditionnels, afin de s'assurer que chaque demande suit la trajectoire la plus fluide possible, de la soumission à l'achèvement.

Les notifications automatiques tiennent les approbateurs et les demandeurs informés en temps réel. Aucune étape n'est manquée, les délais sont respectés et tout le monde reste dans le coup.

Au fur et à mesure que les entreprises se développent, Spendbase les aide à réévaluer leurs besoins en logiciels, évitant ainsi de payer pour des outils qui ne sont plus nécessaires.

Tensions entre collègues

Le défis en matière de passation de marchés peut parfois engendrer des tensions entre collègues, en particulier lorsqu'il y a un manque de transparence et de communication.

Les différents départements ont souvent leurs propres besoins en matière de logiciels. Par exemple, l'équipe marketing peut vouloir un nouvel outil d'analyse pour dynamiser ses campagnes, tandis que l'équipe commerciale est impatiente d'avoir un nouveau CRM. Lorsque ces besoins entrent en conflit, des tensions peuvent apparaître, car chaque équipe fait pression pour obtenir ce qu'elle veut sans tenir compte de la situation dans son ensemble.

La mauvaise communication est un autre problème courant. Si une équipe suppose qu'une autre connaît ses outils logiciels et ses besoins, elle risque de ne pas communiquer efficacement. Cela peut conduire à des demandes redondantes ou donner l'impression qu'un département accapare les ressources, ce qui peut être très frustrant.

Les budgets serrés peuvent également jeter de l'huile sur le feu. Lorsque les fonds sont limités, les services se retrouvent souvent en concurrence pour les obtenir. Si une équipe a l'impression que ses besoins sont négligés au profit d'une autre, cela peut susciter des rancœurs et rendre la collaboration plus difficile.

N'oublions pas non plus la résistance au changement. Lorsqu'un nouveau logiciel est introduit, tout le monde n'est pas toujours d'accord. Si certains membres de l'équipe sont enthousiasmés par un nouvel outil tandis que d'autres hésitent, cela peut créer des divisions et rendre la collaboration plus difficile.

Par exemple, si l'équipe financière décide de supprimer le financement d'un outil de gestion de projet utilisé par plusieurs départements pour investir dans un nouveau système ERP, les équipes qui s'appuyaient sur l'ancien outil risquent de se sentir oubliées. Cela peut entraîner des tensions qui nuisent aux relations entre les départements.

Spendbase est l'un des outils les plus efficaces dans le domaine de l'éducation. logiciels de gestion des achats (Procure-to-Pay) et alternatives. Il peut aider votre équipe à problèmes et solutions en matière de marchés publics. La plateforme permet de clarifier les processus de passation de marchés et d'établir des canaux de communication.

A retenir

L'approvisionnement peut rapidement sombrer dans le chaos lorsque l'achat de SaaS n'est pas étroitement contrôlé. En mettant de l'ordre dans l'étape de l'admission à l'approvisionnement, vous pouvez vous attaquer à la racine du problème et le résoudre avant qu'il ne fasse boule de neige.

  1. L'achat incontrôlé de SaaS crée l'informatique fantômeet expose ainsi votre entreprise à des risques cachés.
  2. Sauter des étapes d'approbation réduit votre budget à néant et conduit à des outils fragmentés et incompatibles.
  3. Les longs délais d'approbation frustrent les équipesLa Commission européenne a donc décidé de mettre en place un système d'alerte précoce, ce qui a pour effet de briser la dynamique et de retarder les progrès.
  4. Les demandes de logiciels en double épuisent les ressources et créer le chaos dans le département informatique.
  5. La communication dispersée transforme les marchés publics en désordreoù il est difficile de suivre les demandes et les approbations.
  6. Le chaos en matière de passation de marchés entraîne des tensions entre les services et diminue le moral des employés.

Prenez le contrôle de votre procédure de passation de marchéset le chaos s'estompe. Avec un système Spendbase centralisé, vous augmenterez l'efficacité, économiserez de l'argent et veillerez à ce que les équipes disposent des outils dont elles ont besoin pour réussir.

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