Marchés publics
La stratégie de réduction des coûts d'approvisionnement
qui libère votre budget
Des budgets qui explosent. Des coûts qui s'envolent. Les meilleures entreprises maîtrisent la situation. Quel est leur secret ? Vous pouvez parier qu'il s'agit d'une stratégie efficace de réduction des coûts d'approvisionnement.
'Mais nous veillons toujours à choisir le meilleur prix lorsque nous achetons de nouveaux SaaS,Vous pensez peut-être que c'est une bonne chose.
C'est un bon point de départ. Mais si vous ne tenez pas compte des économies potentielles que vous pouvez réaliser en évitant les coûts, vous passerez à côté d'opportunités importantes. Des opportunités telles que la libération du budget des applications inutilisées, par exemple.
Les organisations qui n'ont pas de plan de réduction des coûts d'approvisionnement risquent non seulement de dépenser trop, mais aussi de se laisser distancer par leurs concurrents. Alors que d'autres font de la place à l'innovation, votre procédure de passation de marchés obsolète et longue limite votre croissance.
Bonne nouvelle : les PME peuvent réduire leurs coûts d'approvisionnement.
Une stratégie solide de techniques à court et à long terme peut optimiser la gestion des coûts tout au long de votre processus de passation de marchés. Lorsque vous vous concentrez sur une stratégie holistique et que vous mettez de côté la mentalité d'économies à l'esprit unique, vous regagnez le budget et vous défiez vos concurrents.
Tout d'abord, soyons clairs sur la réduction des coûts d'approvisionnement et sur l'importance qu'elle revêt pour votre entreprise.
Comment les achats peuvent-ils contribuer à la réduction des coûts ?
La réduction des coûts d'approvisionnement est une question d'équilibre. En tant qu'entreprise, vous devez adopter une approche stratégique pour minimiser les dépenses tout en garantissant des outils de haute qualité pour atteindre vos objectifs commerciaux.
Le problème est qu'il existe un certain nombre de domaines moins évidents de gaspillage budgétaire. Ensemble, ils attaquent discrètement les finances. Ces domaines d'achats indirects comprennent les frais administratifs et de traitement, les amendes pour retard de paiement, les frais de livraison urgente et les résultats médiocres des négociations, par exemple.
Toutefois, d'un point de vue plus positif, la multiplicité des domaines problématiques signifie qu'il existe de nombreuses voies intéressantes dans le cycle de vie des marchés publics pour découvrir une valeur cachée.
Et il est passionnant de trouver plus de budget. Les dépenses récupérées peuvent être directement réinvesties dans l'innovation et la croissance, ce qui vous permet de rester compétitif dans le secteur.
Le Groupe Hackett indique que la réduction des coûts reste une priorité absolue pour les entreprises et souligne que la réduction et l'évitement des coûts sont tous deux prioritaires. Mais quels sont les domaines les plus importants pour parvenir à une réduction globale des coûts ?
La meilleure pratique consiste à utiliser des techniques à court terme pour réparer rapidement les oublis avant de mettre en œuvre des méthodes à long terme qui permettent une réduction fiable des coûts à l'avenir.
Voici les principaux gains à court terme en matière de réduction des coûts d'approvisionnement.
Techniques de réduction des coûts d'approvisionnement à court terme
Si vous abordez la réduction des coûts d'approvisionnement à froid ou à tiède, c'est ici qu'il faut commencer. Commencez par quelques techniques simples à court terme qui vous permettront d'obtenir des gains commerciaux immédiats et de jeter les bases d'un travail plus approfondi par la suite.
Éliminer l'informatique fantôme
Savez-vous ce qui se cache dans votre pile SaaS et qui draine discrètement votre budget ? Avec une moyenne de 41% des employés qui acquièrent des technologies non approuvées, vous avez peut-être plus d'applications non approuvées que vous ne le pensez.
Au-delà du coût initial de l'abonnement non approuvé, l'informatique fantôme menace de devenir un cauchemar permanent. Lorsque les dates de renouvellement arrivent et que les plans sont réglés pour être renouvelés automatiquement, le cycle de paiement recommence sans négociation. Votre paiement a probablement augmenté et continuera à le faire à chaque renouvellement.
On ne peut pas détruire un ennemi invisible. Logiciel de gestion des marchés publics est votre principal allié dans cette bataille. Utilisez-le pour réaliser un audit complet de votre SaaS, identifier rapidement le Shadow IT et mettre fin à des contrats coûteux. Mieux encore, mettez en place des autorisations et des flux de travail d'approbation pour vous assurer que le problème ne se reproduira plus à l'avenir.
Réexaminer les conditions de tarification des contrats
Imaginez le scénario : Un outil de gestion de projet accompagne votre entreprise depuis près de cinq ans. Le renouvellement automatique de l'application a permis un gain de temps considérable. Mais pourquoi les budgets de gestion de projet dépassent-ils chaque trimestre les prévisions ?
Tout contrat qui n'est pas revu pendant une longue période aura une tarification non compétitive et produira un faible retour sur investissement. Il est essentiel de remettre en question ces contrats. Discutez des changements avec votre fournisseur et renégociez les conditions tarifaires - peut-être pouvez-vous bénéficier d'une remise sur le volume ou d'une offre pour votre fidélité, par exemple.
Pour vous aider, les logiciels d'approvisionnement offrent une visibilité totale sur les échéances des contrats SaaS. Il est facile d'éviter que cela ne se reproduise grâce aux alertes de renouvellement en temps voulu. Les meilleurs outils de passation de marchés pour les PME fournissent également des informations sur les prix afin de vous aider à choisir le SaaS le plus rentable pour votre entreprise.
Des ressources bien dimensionnées
Tout comme les conditions tarifaires, les caractéristiques du logiciel-service doivent être examinées de près.
Peut-être que toute votre entreprise a accès à Microsoft 365 E5 alors que seulement 70% de l'entreprise a besoin de ces spécifications. Ou peut-être que le niveau d'abonnement que vous avez initialement choisi pour Hootsuite comporte désormais de multiples fonctionnalités redondantes. Mais vous continuez à les payer.
L'analyse des données d'utilisation par le biais de votre outil d'approvisionnement met en évidence les applications qui sont surchargées de fonctions inutilisées. Utilisez vos mesures comme levier dans vos discussions avec votre fournisseur. Les coûts ainsi libérés peuvent être investis dans des fonctionnalités plus pertinentes qui favorisent le développement de l'entreprise.
Éliminer les fournisseurs non compétitifs
Après avoir examiné la tarification de vos contrats et le dimensionnement de vos ressources, vous aurez une bonne idée des fournisseurs qui profitent financièrement à votre entreprise et de ceux qui ne font qu'épuiser votre budget. Les principaux signaux d'alerte des fournisseurs sont les suivants :
- Aucune offre ou remise n'a été acceptée au cours de la négociation.
- Augmentation de la tarification à chaque renouvellement.
- Peu de flexibilité pour adapter la taille de l'abonnement à vos besoins.
- Pas de compréhension de votre vision de l'innovation.
- Support médiocre et perte de temps des employés administratifs.
Si un fournisseur n'est pas en mesure d'offrir un service de qualité, il est temps de chercher une autre solution SaaS.
Le logiciel de passation de marchés conservera un inventaire des fournisseurs précédents et de votre historique d'achat, ce qui accélérera vos recherches à l'avenir.
Réduire les dépenses d'urgence
Imaginez : vous êtes à une semaine de votre grand lancement. Vous passez la journée en revue dans votre tête et, soudain, votre estomac s'affaisse. L'objectif était de recueillir les réactions organiques au nouveau produit à l'aide de courtes vidéos et de fichiers audio, mais le logiciel n'a pas encore été approuvé.
Vous vous empressez d'effectuer l'achat. La crise est évitée - ou l'est-elle ?
En réalité, vous n'avez pas eu le temps de consulter les accords de niveau de service ou de négocier des conditions rentables et de grande valeur, de sorte que les coûts ont été beaucoup plus élevés que prévu.
Vous pouvez réduire les coûts d'urgence exagérés en planifiant correctement vos achats. Les logiciels de gestion vous aident à contrôler les délais d'achat, et les alertes d'approbation sur votre tableau de bord vous permettent de rester sur la bonne voie. Des outils comme Base de données SpendbasePar exemple, rendez les flux de travail encore plus fluides grâce à l'intégration de Slack, afin que les employés puissent facilement accomplir leurs tâches et éviter les retards.
Les solutions rapides font du bien. Mais les objectifs à court terme ne suffisent pas à maximiser la réduction des coûts. Comme toute stratégie commerciale, les techniques à long terme sont la clé de bénéfices financiers réguliers et fiables.
Techniques de réduction des coûts d'approvisionnement à long terme
Une stratégie de réduction des coûts réussie s'appuie sur un processus de passation de marchés bien géré. Un processus dans lequel de nombreuses techniques à long terme fonctionnent de manière cohérente en arrière-plan pour maintenir les coûts sous contrôle. Mais comment obtenir cette fiabilité ?
Logiciel de passation de marchés vous apporte cette tranquillité d'esprit. Tandis que le logiciel optimise les meilleures pratiques, vous êtes en mesure de répondre à un marché en constante évolution et d'adapter vos besoins à la croissance de votre entreprise. Et tout cela en gagnant des économies pouvant aller jusqu'à 60% sur vos factures d'électricité dématérialisée.
Voici les cinq principales activités de réduction des coûts à long terme que les logiciels d'approvisionnement facilitent.
Centraliser l'information
C'est bien beau d'éliminer le Shadow IT, mais il pourrait revenir avec seulement quelques dépenses exceptionnelles.
Certains employés privilégient leurs préférences au détriment de la valeur de l'entreprise, et les processus manuels permettent à ces achats de passer entre les mailles du filet. Résultat ? La duplication et le gaspillage des SaaS s'infiltrent à nouveau dans les finances de votre entreprise.
Pour prendre le contrôle et arrêter le cycle, vos informations SaaS doivent être centralisées sur une plateforme unique qui vous permet d'accéder aux informations du bout des doigts. Les systèmes logiciels fournissent instantanément visibilité des marchés publics des bons de commande, des coordonnées des fournisseurs, des factures et des paiements.
Les mises à jour en temps réel sur la plateforme centralisée vous permettent de réagir rapidement à toute modification des paiements ou à toute erreur de facturation.
Inutile d'ouvrir plusieurs feuilles de calcul, de comparer les éléments et de vous donner mal à la tête. Votre plateforme logicielle affiche clairement les dépenses par rapport à l'utilisation de vos applications, ce qui vous permet de voir où des économies peuvent être réalisées.
Utiliser les données
Une réduction fiable des coûts n'est pas possible sans données. Il existe de nombreux indicateurs clés de performance en matière d'approvisionnement que vous pouvez utiliser pour vous faire une idée de la valeur de votre SaaS. Par exemple, les modèles d'utilisation totale montrent si des économies peuvent être réalisées sur les licences. Vous pouvez également déterminer quelles fonctionnalités des applications sont redondantes afin de redimensionner vos formules d'abonnement. Les logiciels d'approvisionnement vous donnent la vision granulaire nécessaire pour prendre des décisions éclairées et rentables.
Le coût total de possession est un indicateur clé de performance à cibler pour réduire les coûts. Cet indicateur est important car il prend en compte tous les coûts du cycle de vie d'un logiciel, y compris les coûts indirects tels que les coûts d'assistance, la gestion des risques et la reprise après sinistre. Utilisez cet indicateur pour éviter de vous enfermer dans un cycle de réduction des coûts initiaux avec des coûts élevés et inattendus plus tard.
Un accès facile et fiable à des données rigoureuses rendra les prévisions budgétaires plus précises. Vous bénéficierez d'une réduction des dépenses excessives et d'investissements plus ciblés dans les domaines de croissance.
Outre les récompenses internes, vos données peuvent être exploitées dans le cadre de négociations externes avec les fournisseurs. Vous pouvez utiliser les fonctions du logiciel d'approvisionnement telles que l'étalonnage des prix pour quantifier vos propositions aux fournisseurs. Lorsque vous aurez clairement défini les détails et les conditions acceptables, vous ne serez pas tenté de gaspiller votre budget pour des fonctions ou des espaces de stockage inutiles.
Utiliser l'automatisation
Voici une image qui met mal à l'aise. Un employé frustré qui a envoyé une demande d'approbation pour une solution SaaS il y a plusieurs semaines. La demande n'a toujours pas été approuvée et il sait qu'il reste encore plusieurs étapes à franchir avant d'obtenir un bon de commande. Il devra dire aux parties prenantes que le projet sera en retard (ce qui risque de nuire à la réputation de l'entreprise) ou procéder à un achat non conforme.
La passation de marchés doit se faire en douceur, sans frustration. Le logiciel peut automatiser les longues tâches manuelles et accélérer les processus d'approbation grâce à des flux de travail rationalisés. Si cet employé avait bénéficié d'approbateurs dynamiques et de notifications en temps réel, il serait sur la bonne voie, sans stress ni dépenses inconsidérées.
L'automatisation ne se limite pas à cela. Outre les notifications d'approbation, votre tableau de bord signalera l'approche des renouvellements afin que vous ne manquiez jamais une occasion de négocier les meilleurs prix pour votre SaaS.
Le sommet Outils de gestion des marchés publics pour les PME offrent des flux de travail personnalisés qui définissent les approbations selon vos conditions, ce qui signifie une rentabilité maximale pour vos besoins personnalisés.
Gérer les fournisseurs de manière stratégique
Chaque cycle de passation de marchés commence par un besoin et la recherche d'une solution. Les fournisseurs fournissent ces solutions, mais ils ne sont pas tous conçus de la même manière.
Vous avez pris le temps d'éliminer vos fournisseurs non compétitifs. Maintenant, maintenez cette position à long terme en n'établissant que de nouveaux partenariats mutuellement bénéfiques.
La recherche est essentielle pour déterminer si un fournisseur convient à votre entreprise, et vous devez prendre en compte les prix, les risques, le support client et la réputation afin d'éviter tout coût futur indésirable.
Les logiciels d'approvisionnement peuvent rappeler des détails sur les fournisseurs de confiance afin d'accélérer vos recherches et de vous donner plus d'options pour faire le choix parfait.
Toutefois, la réduction des coûts à long terme dans ce domaine va au-delà de la simple recherche de fournisseurs. L'entretien d'une relation saine et continue est la clé des avantages à long terme. Votre logiciel d'approvisionnement peut soutenir votre relation avec les fournisseurs grâce à des informations telles que :
- Lorsque les achats peuvent être consolidés avec un nombre réduit de fournisseurs.
- Des opportunités de croissance commerciale qui peuvent être partagées avec les fournisseurs, ce qui favorise des tarifs compétitifs.
- Options de services groupés.
- Lorsque des contrats à long terme peuvent être utilisés pour obtenir des prix favorables.
- Évaluation du service offert par le fournisseur et du retour sur investissement.
Externaliser les négociations
Est-il juste que votre entreprise ne puisse même pas profiter de certaines offres ou réductions insaisissables de la part des fournisseurs ? Les solutions d'approvisionnement, telles que Base de données SpendbaseLes meilleurs outils de gestion des marchés publics disent : "Laissez-nous faire". Les meilleurs outils de gestion des marchés publics disent : "Laissez-nous faire".
Ces plateformes ont l'économie d'échelle et de volume nécessaire pour vous permettre de réaliser des économies significatives sur le SaaS, et avec l'accès à plus de 200 fournisseurs de confiance, vous n'aurez pas à vous contenter d'un deuxième choix.
Ils bénéficient également d'une vision du secteur et d'informations tarifaires actualisées, ce qui signifie que vous avez accès à des réductions allant jusqu'à 80% sur vos applications préférées.
Il s'agit d'une technique à fort retour sur investissement pour une réduction fiable des coûts d'approvisionnement. Confiez les négociations avec les fournisseurs à des experts et profitez d'une productivité accrue et d'un budget plus important pour le développement de vos activités.
A retenir
La stratégie d'approvisionnement de votre entreprise peut être plus qu'un mécanisme de réduction des coûts - elle peut être un moteur de croissance. Voici comment vous pouvez prendre le contrôle de vos dépenses d'approvisionnement et en faire un avantage concurrentiel :
- Dénoncer l'informatique fantôme. Auditer et contrôler les applications non approuvées afin de mettre un terme aux ponctions budgétaires cachées.
- Réviser les contrats. Renégocier les accords obsolètes pour obtenir de meilleures conditions et de meilleurs prix.
- Supprimer les éléments superflus. Éliminez les fonctions SaaS inutilisées et adaptez les abonnements.
- Abandonner les mauvais fournisseurs. Remplacer les fournisseurs non compétitifs par des alternatives à fort ROI.
- Planifier pour éviter les situations d'urgence. Réduisez les achats coûteux de dernière minute grâce à une meilleure planification.
- Exploiter les données. Utiliser les indicateurs clés de performance pour établir des prévisions précises et optimiser les dépenses.
- Automatiser les flux de travail. Rationaliser les approbations et les renouvellements pour gagner du temps et de l'argent.
En prenant ces mesures, vous ne vous contentez pas de réduire les coûts, vous mettez en place un processus de passation de marchés plus souple, plus évolutif et plus innovant. Le résultat ? Chaque dollar économisé aujourd'hui alimente votre avantage concurrentiel de demain.
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