Marchés publics
15 indicateurs de performance des marchés publics
pour faire bouger votre entreprise
Vous utilisez la même procédure de passation de marchés depuis des années, ce qui vous a permis d'accumuler de nombreuses données. Mais savez-vous quels sont les processus qui marchent bien et ceux qui ne marchent pas ?
Si vous n'avez pas modifié la façon dont votre entreprise gère les achats depuis un certain temps, il se peut que votre activité plafonne - pas de déclin remarquable, mais pas de croissance non plus.
Ou, pire encore, votre politique d'achat manuelle pourrait être à l'origine d'une fuite des coûts et fermer les yeux sur des opportunités axées sur la valeur.
Comment optimiser les achats pour relancer votre entreprise ?
La clé réside dans les mesures. Une vision claire et granulaire des données relatives aux achats vous aide à prendre les meilleures décisions pour l'amélioration et l'innovation au sein de l'entreprise.
Avant d'entrer dans les détails, il convient de se faire une idée plus précise de ce que vous pouvez utiliser et de la manière dont vous pouvez évaluer les performances de votre procédure de passation de marchés.
Comment mesurer l'efficacité de votre processus de passation de marchés
Il est tentant de considérer quelques économies et remises comme un résultat positif en matière de passation de marchés. Bien sûr, les économies budgétaires sont une priorité essentielle pour les entreprises, mais ce n'est pas la seule mesure d'une passation de marchés efficace.
Les indicateurs clés de performance (ICP) en matière d'achats sont des données spécifiques à l'entreprise et des marqueurs de retour d'information. Ils vous évitent de vous noyer dans les données et de manquer des opportunités vitales de valeur ajoutée.
Les indicateurs clés de performance permettent de suivre des éléments spécifiques de la passation de marchés, en fournissant des informations utiles sur les coûts, la qualité, les délais et les risques. Ils révèlent les domaines dans lesquels votre stratégie d'approvisionnement est excellente et ceux dans lesquels elle doit être développée.
Vos indicateurs de performance clés doivent refléter les objectifs de votre entreprise et vous conduire vers la croissance et l'innovation. Cependant, il existe un grand nombre de données qui peuvent être collectées. Quels sont les indicateurs les plus importants ?
Certaines entreprises collectent autant d'informations que possible. Cela peut conduire à une paralysie de l'analyse et à un manque de temps pour prendre des décisions et passer à l'action.
Certains se concentrent uniquement sur les coûts et négligent le potentiel dans d'autres domaines.
Valeur holistique L'analyse d'une série d'indicateurs clés de performance (KPI) permet d'améliorer la performance de votre entreprise grâce à des achats efficaces. Des technologies telles que Codes QR peut contribuer à rationaliser le suivi des stocks et des fournisseurs, en fournissant des données en temps réel qui améliorent l'efficacité opérationnelle, parallèlement au suivi des coûts, au retour d'information du personnel et aux évaluations opérationnelles.
Voyons ce que votre entreprise gagnera à adopter une approche axée sur les données.
Pourquoi les indicateurs de performance clés sont-ils importants ?
Imaginez la scène. Votre entreprise vient de se doter d'un nouveau logiciel et procède à l'intégration de ses employés. Le processus a été long et plusieurs projets ont été retardés en conséquence. Vous vous demandez : "Pourquoi cela a-t-il pris autant de temps ?
Vous pouvez aller de l'avant, heureux d'avoir enfin réussi l'intégration, et croiser les doigts pour que la prochaine fois soit plus rapide.
Vous pouvez également utiliser Indicateurs de performance clés pour identifier le problème et éviter qu'il ne se reproduise. Un rapide coup d'œil sur les moyennes de temps de cycle des commandes au cours du dernier trimestre, par exemple, pourrait fournir une réponse.
Comme dans tout autre domaine d'activité, le suivi des indicateurs clés de performance dans le cadre de votre procédure de passation de marchés présente certains avantages :
- Possibilités de réduction des coûts
- Gestion des risques
- Amélioration de l'efficacité
- Augmentation de la productivité
- Satisfaction des clients
Mais pour tirer profit de tous ces domaines, vous devez disposer de tous les éléments suivants visibilité des marchés publics. Les données et le retour d'information en temps réel sont la clé de l'évaluation précise de vos performances par rapport à vos objectifs et aux références du secteur. Le résultat ? Une prise de décision intelligente.
Par exemple, votre analyse peut mettre en évidence des négociations lentes qui n'aboutissent pas à des remises importantes. Il se peut que certains processus internes soient à l'origine d'inefficacités dans le cycle d'approvisionnement, ou que les relations avec les fournisseurs soient médiocres, ce qui réduit les possibilités d'innovation. Quel que soit le problème, vous ne le trouverez pas sans les indicateurs de performance clés.
Les indicateurs clés de performance transforment les données brutes en améliorations concrètes. Mais il n'existe pas de liste universelle. Chaque entreprise opère dans un secteur différent et a ses propres objectifs à atteindre.
Nous avons rassemblé ici les indicateurs clés de performance les plus importants pour les achats SaaS modernes, qui conduisent à des gains de valeur holistiques pour votre entreprise.
15 indicateurs clés de performance des marchés publics à suivre dès aujourd'hui
Des informations détaillées sur les indicateurs clés de performance relatifs aux opérations, au personnel, à la réduction des coûts et aux fournisseurs mettront en évidence les domaines dans lesquels votre entreprise se développe et ceux dans lesquels elle s'effondre.
Indicateurs clés de performance (KPI) permettant de réduire les coûts
Si vous dépassez régulièrement votre budget d'achat, les indicateurs de performance clés suivants vous montreront où les coûts ne sont pas gérés. Identifiez et planifiez d'abord les améliorations à apporter pour reprendre le contrôle de votre budget.
Dépenses sous gestion (SDG)
Le pourcentage d'achats effectués avec l'approbation de l'équipe chargée des achats et selon le bon protocole.
Mesure: Calculer un pourcentage à partir du total des dépenses (y compris les achats non approuvés) et du total des dépenses approuvées.
Un pourcentage élevé est le signe d'une solide stratégie d'optimisation des coûts. Le SaaS que vous achetez correspond aux objectifs de votre entreprise et les relations avec les fournisseurs sont probablement solides.
Une valeur inférieure à 85% nécessite un examen plus approfondi. Les Les meilleurs outils de passation de marchés pour les PME peut effectuer des audits réguliers afin d'identifier et d'éliminer les dépenses aberrantes et l'informatique fantôme.
Écart sur prix d'achat (EVP)
Différence entre ce qu'une entreprise s'attend à payer pour une application et le prix réel.
Mesurer : Soustraire le prix réel de la valeur estimée.
Un PPV constamment bas suggère que votre équipe d'achat ou vos négociateurs ne parviennent pas à obtenir des remises significatives. Peut-être n'ont-ils pas assez de poids pour redimensionner les services requis, ce qui entraîne un gaspillage des coûts.
Les résultats positifs en matière de VPP doivent être célébrés. Ils sont le signe d'une négociation efficace et d'accords fructueux. Et si vous ne disposez pas d'un maître négociateur en interne, faire appel à des experts externes en vaut la peine.
Évitement des coûts
Les mesures stratégiques utilisées pour maintenir les niveaux de dépenses.
Mesurer : Estimer le coût potentiel encouru en l'absence de gestion stratégique et soustraire le prix d'une solution (par exemple, investir dans un système de gestion stratégique). logiciel de gestion des marchés publics).
Les coûts potentiels incluent les amendes pour violation de données, les menaces de risques, les pannes et réparations de logiciels et les pertes de stockage ou de fonctionnalités.
Il y aura probablement un écart important si vous mettez en œuvre les meilleures pratiques en matière de gestion des achats, y compris l'entretien des relations avec les fournisseurs.
Retour sur investissement des marchés publics (ROI)
La rentabilité globale et les économies de votre processus d'approvisionnement.
Mesurer : Calculez le rapport entre vos économies annuelles et vos coûts d'approvisionnement annuels internes.
Cette valeur indique si votre processus vous permet de réaliser des économies, s'il est équivalent ou s'il épuise votre budget. Il s'agit d'une vision plus générale de l'efficacité de la passation de marchés, mais vous devrez également prendre en compte les économies de coûts indirects, telles que les coûts évités, afin de mieux comprendre où se situent exactement les problèmes.
Indicateurs de performance des fournisseurs
Les vendeurs étant des parties externes, il convient de garder un œil attentif sur les paramètres suivants afin d'obtenir la valeur la plus élevée possible pour votre entreprise.
Délai de livraison du fournisseur
Le temps nécessaire à un fournisseur pour fournir une commande après l'avoir reçue.
Mesurer : Trouvez la différence entre la date d'acceptation de la commande et la date d'intégration.
Si vous attendez plus de deux mois pour lancer un nouveau logiciel vital, c'est que votre fournisseur n'est pas proactif. Ce schéma est-il récurrent dans votre inventaire de fournisseurs ? Il est alors temps de rechercher et de trouver de nouveaux fournisseurs.
Taux de défectuosité des fournitures
Le nombre de fonctionnalités inférieures aux normes dans les applications.
Mesurer : Divisez le nombre total de fonctionnalités défectueuses par le nombre total de fonctionnalités présentes dans votre abonnement.
Lorsque le taux de défauts est élevé, la gestion des risques est inefficace. Les fournisseurs n'ont pas fait l'objet d'un examen suffisamment approfondi avant que les achats ne soient effectués. Réfléchissez aux questions suivantes : Les évaluations des clients sont-elles utilisées dans le cadre de notre processus d'achat ? Faisons-nous suffisamment de recherches sur la réputation des fournisseurs ?
Taux de conformité
La mesure dans laquelle les fournisseurs répondent aux exigences et aux accords de niveau de service (SLA).
Mesurer : Calculer la différence entre les accords respectés et les accords non respectés.
Cet ICP indique dans quelle mesure vos fournisseurs de SaaS respectent les conditions contractuelles telles que les prix, les temps de réponse, les fonctionnalités et les mises à jour. Si ce niveau est faible, les employés peuvent avoir l'impression que le logiciel ne répond pas à leurs exigences, ce qui les pousse à faire des dépenses inconsidérées. Une identification précoce permet d'éliminer les risques liés à l'informatique fantôme dans votre pile SaaS.
Disponibilité du fournisseur
La mesure dans laquelle les fournisseurs répondent aux besoins de votre entreprise.
Mesurer : Trouvez le rapport entre le nombre de fois où les vendeurs ont été rapidement disponibles et le nombre total de questions posées.
Les besoins de votre entreprise évolueront au fur et à mesure de votre croissance et il est important de réagir rapidement à l'évolution de l'économie et du secteur. Un faible ratio indique que les fournisseurs sont fiables et qu'ils méritent que vous les fassiez travailler à nouveau.
Exactitude des bons de commande et des factures
Les fournisseurs fournissent-ils les bons services au bon moment ?
Mesurer : Calculez le pourcentage de commandes d'achat qui ont été exécutées telles qu'elles ont été émises par rapport au nombre total de commandes d'achat.
Vous devrez inclure les caractéristiques, les prix, les quantités et les dates de livraison dans votre évaluation de l'exécution des commandes. Il est conseillé d'évaluer cet ICP sur une certaine période.
Un faible pourcentage peut entraîner un gaspillage des coûts et une augmentation des dépenses opérationnelles supplémentaires.
Notation de la qualité des fournisseurs
La performance et la fiabilité du service et des relations avec les fournisseurs.
Mesurer : Rassemblez les commentaires de chacun des domaines clés ci-dessus, ajoutez les commentaires des employés sur le service à la clientèle et notez les fournisseurs sur 10.
Cette évaluation globale permet de comparer les fournisseurs entre eux et de déterminer plus facilement quelles relations doivent être entretenues ou éliminées.
ICP opérationnels
70% des entreprises déclarent que les gains d'efficacité sont le principal moteur de la mise en œuvre de solutions logicielles d'approvisionnement. Ce sont les opérations efficaces qui tirent la plus grande valeur de votre solution SaaS.
Durée du cycle de l'OP
Le temps nécessaire à l'exécution d'une commande.
Mesurer : Calculer le temps total consacré à la commande, depuis sa création jusqu'à l'exécution du paiement.
Cette valeur permet d'identifier les fournisseurs fiables et de mettre en évidence les cycles d'approbation trop longs. En règle générale, si la durée de votre cycle est supérieure à une semaine, elle doit être améliorée. Les approbations sont-elles bloquées quelque part ?
Taux d'achats d'urgence
La fréquence à laquelle votre entreprise doit effectuer un achat urgent.
Mesurer : Trouvez le rapport entre les achats d'urgence et le nombre total d'achats sur une période donnée.
Un taux élevé d'achats d'urgence est un signal d'alarme. Vos plans et processus d'approvisionnement ne fonctionnent pas efficacement si les services doivent accélérer de nombreuses commandes de logiciels. Les achats précipités se traduisent par des remises manquées, une réduction des possibilités d'adaptation et des coûts élevés.
Nombre de fournisseurs agréés
L'inventaire des fournisseurs est la première étape à franchir lorsqu'il s'agit d'étudier un nouveau besoin en matière de logiciel.
Si vous avez un petit nombre de fournisseurs de longue date qui sont lents à s'adapter aux développements modernes, la stagnation des affaires est inévitable. D'un autre côté, un trop grand nombre de fournisseurs réduit la possibilité d'obtenir des remises sur les services groupés et rend la gestion des relations plus délicate. Il faut trouver le bon équilibre pour optimiser les coûts.
ICP du personnel
Nombre de contrats gérés par employé
Les logiciels d'approvisionnement vous permettent d'attribuer la propriété des achats à des employés spécifiques. S'il s'agit d'un avantage en termes de responsabilité et de gestion, il est important de ne pas surcharger les employés avec un trop grand nombre de contrats. Les employés doivent être productifs et stimulés, pas épuisés.
Nombre d'heures de formation par employé
L'équilibre est également essentiel en matière de formation. Les logiciels qui nécessitent de longues périodes de formation ou des séquences d'intégration peuvent interrompre des tâches importantes et faire échouer des échéances. Cette mesure montre également si la formation est investie dans les bons départements ou si elle est orientée négativement vers un domaine inutile.
Si vous êtes attaché au développement durable et à la responsabilité sociale des entreprises, vous pouvez également prendre en compte des indicateurs tels que l'impact environnemental de vos fournisseurs. En outre, les indicateurs de diversité, par exemple les entreprises appartenant à des minorités, peuvent vous aider à élargir vos horizons et à adopter des perspectives différentes en matière d'innovation commerciale.
Maintenant que vous avez noté vos principaux indicateurs clés de performance en matière d'achats, il vous reste à répondre à la grande question du "comment". Comment analyser un si grand nombre d'indicateurs tout en économisant du temps et de l'énergie ?
A retenir
Avec un grand nombre d'indicateurs de performance clés à suivre, les processus manuels ne suffiront pas. Logiciel de passation de marchés est systématique. Elle prend en charge l'organisation et la gestion des achats, ce qui vous permet de consacrer du temps à la croissance de votre entreprise. Voici ce que vous pouvez attendre d'une plateforme d'approvisionnement efficace :
- Accès facile et en temps réel aux données.
- Des indicateurs de performance prioritaires adaptés aux besoins de votre entreprise.
- Des demandes rationalisées. Un seul canal fait le travail.
- Communication fluide et suppression des goulets d'étranglement dans la chaîne d'approvisionnement.
- Finis les gaspillages et les dépenses inconsidérées dans le domaine du SaaS.
- Optimisation des coûts avec 39% économies de logiciels.
Grâce à l'analyse automatisée des indicateurs clés de performance en matière d'approvisionnement, l'ignorance en matière d'approvisionnement appartient au passé. Désormais, vous pouvez garder une longueur d'avance sur la concurrence grâce à une prise de décision intelligente et prévisible, et voir votre entreprise prospérer.
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