Marchés publics

Comment faire en sorte que votre processus d'acquisition de logiciels se déroule sans heurts ?

23 octobre 2024

Besoin d'une entreprise ? Il existe plus de 30 000 applications SaaS... Il est temps de faire des achats ! Mais si les achats sont inefficaces, une autre application pourrait s'avérer plus surprenante que rentable. 

L'achat de logiciels a énormément évolué au cours des dernières décennies. Auparavant, le service informatique ou un responsable des achats achetait une licence d'outil perpétuelle et la gérait pour l'ensemble de l'entreprise. 

Aujourd'hui, la plupart des logiciels sont vendus sur la base d'un abonnement. Cela permet d'acheter rapidement de nouveaux outils intéressants, mais peut donner l'impression que les achats sont ingérables. 

Avec l'utilisation croissante du SaaS, le Hackett Group signale une augmentation de la consommation d'énergie de l'ordre de 1,5 %. 10.6% Le rapport met en évidence l'augmentation des besoins des entreprises en matière d'achats à l'échelle mondiale. Le rapport met également en évidence les préoccupations concernant le manque d'experts en matière d'achats, ce qui entraîne des inefficacités et des gaspillages d'argent. 

Mais votre processus d'approvisionnement peut être affiné grâce à des étapes plus intelligentes et à une réflexion claire, ouvrant la voie à une opération sans heurts de bout en bout. 

Qu'est-ce qu'un processus d'acquisition de logiciels ?

Il est facile de se perdre dans la terminologie, mais pour l'essentiel, un processus d'acquisition de logiciels est un processus qui consiste à une méthode étape par étape pour se procurer les outils dont votre entreprise a besoin

Comme pour tout flux de travail au sein de votre organisation, l'existence d'un processus normalisé rend les choses plus fluides, plus visibles et moins susceptibles de présenter des risques.

La passation de marchés va toutefois au-delà de l'achat. Quelles sont les différences entre les achats et la passation de marchés ? 

Achats

Les achats couvrent les étapes de l'achat de logiciels, telles que l'évaluation des demandes, la création de bons de commande, la réception des produits et leur paiement. Il s'agit d'une action à court terme dans le cadre du processus d'acquisition. 

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L'approvisionnement est un processus stratégique à long terme qui va de l'identification des besoins en logiciels au maintien d'excellentes relations avec les fournisseurs. Si vous le faites correctement, votre entreprise pourra bénéficier d'économies et d'une amélioration de l'efficacité du flux de travail, ce qui lui donnera plus d'espace pour la croissance et l'innovation. 

La compréhension des principes fondamentaux de l'approvisionnement est l'étape suivante pour parvenir à une optimisation à l'échelle de l'entreprise. 

Principes de passation des marchés

Trois éléments clés sont à la base des meilleures pratiques en matière de passation de marchés : les personnes, les processus et la paperasserie.

Les personnes

L'époque où le personnel informatique s'occupait seul des achats de logiciels est révolue. Pour être efficace, la passation de marchés nécessite désormais une collaboration entre les services et une réflexion stratégique émanant d'une source de vérité centralisée. 

Les principaux collaborateurs peuvent être les suivants

  • Responsables de service
  • RH
  • Responsables des achats
  • IT
  • Finances
  • Juridique

Plus le coût du logiciel est élevé, plus le nombre de personnes impliquées dans l'acquisition est important. Avec autant d'yeux sur l'acquisition de logiciels, les risques sont réduits et la prise de décision est financièrement avantageuse.  

Cependant, il est également nécessaire de tenir compte des horaires de plusieurs parties. Par exemple, si un approbateur est en vacances pendant deux semaines, il peut être nécessaire de lancer le processus plus tôt pour tenir compte de son approbation en temps voulu. 

Les décisions d'approbation ne sont pas les seules à relever de la responsabilité du personnel. D'autres activités, telles que l'évaluation des fournisseurs, les négociations avec les fournisseurs et la gestion des contrats, font également partie intégrante d'une passation de marchés réussie. Ces activités seront examinées plus en détail plus loin. 

Processus

Une entreprise bien établie procédure de passation de marchés facilite l'adoption à l'échelle de l'entreprise et laisse peu de place aux erreurs. La cohérence, la transparence et l'efficacité peuvent conduire à des économies significatives. 

Paperasse

La paperasserie physique appartient au passé, mais la documentation et les enregistrements sont toujours à la base de chaque étape du processus. Les bons de commande, les factures et les pistes d'audit doivent être exacts pour garantir la conformité légale, la gestion financière et l'efficacité de l'organisation.

Comment ces trois domaines s'articulent-ils dans la pratique ? Un organigramme est un outil précieux pour visualiser la réalité de la passation de marchés. 

Déroulement de la procédure de passation de marchés

Les diagrammes de flux de processus fournissent une image claire et simple de chaque nouveau parcours d'approvisionnement.  

Une représentation graphique des étapes que les employés doivent franchir dans le processus de passation de marchés facilite le respect des règles et réduit le risque de divergences. Chacun sait quelles tâches doivent être accomplies et à quel moment.

Ces graphiques sont les suivants

  • Entrées : Il peut s'agir d'entrées de demandes ou d'entrées de données. Ils interviennent généralement au début du processus.
  • Points de décision: La plupart du temps, il s'agit de réponses par oui ou par non ; ces étapes permettent de s'assurer que tout est pris en compte avant de passer à l'étape suivante. Ils garantissent la conformité avec la politique de l'entreprise et les réglementations externes. 
  • Actions : Ces activités de spectacle Le personnel désigné doit s'acquitter de certaines tâches avant que le processus ne puisse se poursuivre, telles que la recherche ou l'approbation.
  • Sorties : Le résultat des actions, telles que les commandes approuvées ou les paiements traités. 

Le processus varie légèrement d'une organisation à l'autre, mais selon les meilleures pratiques en matière de passation de marchés, le déroulement du processus doit être décrit et communiqué à l'équipe.

Étapes de la procédure de passation de marchés

Le processus de passation de marchés, de la demande à l'achat, comporte de nombreuses étapes, dont la plupart peuvent être automatisées. De la réception à l'achat, de l'achat au paiementLe logiciel "intake-to-pay" offre aux entreprises un soutien indispensable aux différentes étapes de la passation des marchés afin de gagner du temps et d'optimiser les possibilités de réduction des coûts. 

Voici un aperçu des principales étapes de la procédure de passation de marchés. 

1. Identifier les besoins

Un audit régulier de l'utilisation et des performances des applications peut révéler des possibilités de développement dans certains domaines au sein de votre entreprise. 

Par exemple, si votre logiciel de gestion de projet actuel n'offre pas un accès important aux ressources d'un département spécifique, celui-ci risque de ne pas l'utiliser. Il en résulte des flux de travail moins efficaces et un gaspillage des coûts. 

L'identification d'un besoin en logiciel est la première étape de la passation de marché et peut être facilement réalisée avec un logiciel de gestion de l'information. plateforme de gestion qui permet d'analyser l'utilisation et de recueillir les demandes des employés. 

Avant de passer à l'étape suivante, il est important de s'assurer que le besoin correspond aux objectifs généraux de l'entreprise et qu'il ne répond pas simplement à un "désir" ou à une préférence. 

2. Créer une demande d'achat

Pour entamer le processus formel, une demande doit être soumise pour le logiciel. La demande doit contenir des informations telles que le service qui demande l'outil, le prix prévu, la date limite d'approbation, etc. 

Les informations à fournir sont généralement prédéfinies par le spécialiste des marchés publics dans un formulaire ou un document vierge afin de normaliser les demandes. Les informations peuvent varier en fonction de l'entreprise, mais elles doivent fournir suffisamment de détails pour permettre aux approbateurs de prendre une décision sur la demande.

3. Recherche et sélection d'un fournisseur

Le choix du bon fournisseur pour répondre aux besoins de l'entreprise est une étape cruciale. Bien menée, elle peut déboucher sur des relations d'approvisionnement à long terme, avec des négociations saines et des possibilités fiables de réduction des coûts à l'avenir. 

Les fournisseurs potentiels sont recherchés et évalués par l'équipe chargée des achats, qui examine notamment les aspects suivants :

  • Réputation et examens
  • Coût
  • Rapidité du service
  • Service à la clientèle
  • Qualité du produit
  • Alignement des valeurs, par exemple la durabilité
  • Sécurité 
  • Conformité

Vous pouvez également demander un VPAT (Voluntary Product Accessibility Template) à vos fournisseurs potentiels. Ce modèle indique dans quelle mesure le produit est conforme aux normes d'accessibilité et vous aide à planifier les mesures d'accès tout aussi efficaces qui pourraient devoir être mises en œuvre. 

À ce stade, il est conseillé de demander au moins trois devis à des fournisseurs appropriés. En tenant compte non seulement du prix, mais aussi de tous les domaines d'évaluation clés, décidez quel fournisseur offrira le meilleur rapport qualité-prix à l'entreprise. 

4. Examen de la demande

Il s'agit d'un point de contrôle. La demande est-elle exacte, conforme et le budget est-il disponible ? 

Dans l'affirmative, la demande d'achat est approuvée et devient un bon de commande. Les demandes rejetées sont renvoyées au demandeur avec le motif du rejet. 

5. Négocier le contrat

Vous avez peut-être choisi l'offre du fournisseur la plus avantageuse, mais il est encore possible de réaliser des économies à ce stade. 

Négocier le stockage, les licences et les conditions d'abonnement permet de s'assurer que le logiciel est adapté à votre entreprise et n'entraîne pas de gaspillage inutile. 

Heureusement, des négociateurs experts en vente peuvent vous décharger de cette tâche et obtenir des remises de la part des vendeurs de 45-50%

6. Gérer la commande

Une fois que le prix et les détails ont été convenus et que le contrat a été signé, un bon de commande est émis à l'intention du fournisseur. Vous déciderez également des délais de livraison du logiciel et des modalités d'intégration afin d'éviter toute surprise. 

7. Traiter la facture et payer

Ensuite, le vendeur soumet une facture. Celle-ci contient les détails du service, une ventilation des coûts et une date limite de paiement. C'est votre dernière chance de vérifier que tout fonctionne pour vous et que les prix sont exacts. Le service financier doit payer dans les délais.

8. Tenue de dossiers 

Gagnez beaucoup de temps en conservant des dossiers complets sur les activités de passation de marchés. Ainsi, il n'est pas nécessaire de repartir de zéro pour chaque nouvelle passation de marché, et des modèles peuvent être adaptés pour accélérer le processus. 

L'utilisation d'une plateforme centralisée pour une visibilité maximale est essentielle à la réussite de l'approvisionnement. Haut de page plates-formes de passation de marchés offrent une source unique de vérité et des actions automatisées, ce qui permet d'économiser des heures précieuses et de rationaliser un processus d'évaluation des risques qui serait autrement long. procédure. 

Cycle de la procédure de passation de marchés

Les entreprises performantes reconnaissent que les achats ne sont pas linéaires, mais cycliques. 

Chaque application SaaS achetée est intégrée à la pile logicielle de votre entreprise et doit être examinée, renouvelée et parfois suspendue. Tout cela est axé sur les besoins de votre entreprise, qui évoluent tout comme un écosystème en pleine croissance.

La clé Il faut savoir que la passation de marchés ne se termine pas par un paiement. Il faut entretenir en permanence les relations avec les fournisseurs pour garantir l'assistance et l'accès aux meilleures offres. Il faut également procéder à des audits SaaS réguliers et rigoureux afin de détecter toute mise à jour des besoins de l'entreprise au fur et à mesure de sa croissance. 

Voir la nature sans fin de la passation de marchés dans toute sa splendeur peut sembler accablant. Si vous vous appuyez encore sur des actions manuelles pour plusieurs étapes de votre processus, cela peut vous sembler ingérable. 

Mais les difficultés liées à la passation des marchés peuvent être éliminées grâce à la les meilleurs outils d'optimisation des achats

Automatisation du processus d'approvisionnement

Avec des possibilités de réduction des coûts à presque toutes les étapes, il est facile de comprendre pourquoi 83% des CPO (Chief Product Officers) envisagent de numériser leur processus d'approvisionnement. 

Les pratiques manuelles posent des problèmes cruciaux tels que

  • Flux de travail d'approbation complexes
  • Sélection précipitée des fournisseurs
  • Absence de gestion des fournisseurs
  • Perte d'opportunités de réduction des coûts
  • Tenue de registres inexacts
  • Risques de non-conformité
  • Dépenses des francs-tireurs
  • Adaptabilité réduite : évolution du marché
  • Problèmes d'intégration et d'adoption à l'échelle de l'entreprise 

Pour éviter de telles menaces, il vaut la peine d'investir dans un système d'alarme de haute qualité. plate-forme de passation de marchés.

Par exemple, Spendbase se spécialise dans le processus de la réception à l'achat et soutient les entreprises qui ne disposent pas d'un service d'achat suffisamment étoffé pour répondre à leurs besoins croissants. 

Ses flux de travail automatisés et ses notifications accélèrent les approbations et offrent une visibilité sur chaque demande d'achat. 

Mieux encore, grâce à une plateforme centralisée, l'audit des applications est rapide et approfondi, ce qui permet une transition en douceur tout au long du cycle d'approvisionnement. 

Vous vous sentez maître de la situation grâce à des caractéristiques notables telles que : 

  • Flux de travail d'approbation linéaire et conditionnelle. Chaque demande suit la trajectoire la plus fluide possible, de la soumission à la réalisation.
  • Notifications automatiques. Des mises à jour en temps réel pour les approbateurs et les demandeurs permettent de maintenir le processus dans les délais prévus et de garantir que les décisions finales sont prises avant la date d'échéance. 
  • Intégration avec Slack. Les employés soumettent, suivent et approuvent les demandes sans jamais quitter leur principal outil de communication. Une solution gagnante pour une adoption à l'échelle de l'entreprise. 
  • Économies de coûts avec des réductions : Des remises sur les logiciels et les services cloud que vous n'auriez pas l'habitude de voir. Vous pouvez économiser 39% sur vos logiciels grâce à l'assistance de Spendbase dans les négociations avec les fournisseurs. 

A retenir

Faisons de l'acquisition de logiciels une force et non un casse-tête. Voici ce que nous avons couvert :

  1. La passation de marchés ne se limite pas à l'achat-Il s'agit d'un processus stratégique qui permet d'économiser de l'argent et de renforcer les relations avec les fournisseurs.
  2. Aligner les achats sur les objectifs de l'entreprise afin d'éviter les dépenses inutiles et d'optimiser les performances des différents services.
  3. La recherche de fournisseurs est cruciale-Les relations à long terme avec les bons fournisseurs permettent d'obtenir de meilleures offres et de faciliter les opérations.
  4. L'automatisation peut vous faire économiser-les processus manuels prennent du temps, sont sources d'erreurs et ne permettent pas de réaliser des économies.
  5. La réussite des marchés publics est cyclique-La gestion des contrats, l'audit des logiciels et le maintien des relations avec les fournisseurs constituent un effort permanent.
  6. Centraliser et numériser pour plus d'efficacité-une plateforme unique crée une "source de vérité" et garantit la conformité, la transparence et le contrôle.

Lorsqu'elle est optimisée, la passation de marchés passe d'un processus fastidieux à une fonction vitale qui fait progresser votre entreprise. Investissez le temps et les ressources nécessaires dès maintenant et vous en récolterez les fruits pendant des années.

A retenir

Faisons de l'acquisition de logiciels une force et non un casse-tête. Voici ce que nous avons couvert dans cet article :

  1. La passation de marchés ne se limite pas à l'achat-Il s'agit d'un processus stratégique qui permet d'économiser de l'argent et de renforcer les relations avec les fournisseurs.
  2. Aligner les achats sur les objectifs de l'entreprise afin d'éviter les dépenses inutiles et d'optimiser les performances des différents services.
  3. La recherche de fournisseurs est cruciale-Les relations à long terme avec les bons fournisseurs permettent d'obtenir de meilleures offres et de faciliter les opérations.
  4. L'automatisation peut vous faire économiser-les processus manuels prennent du temps, sont sources d'erreurs et ne permettent pas de réaliser des économies.
  5. La réussite des marchés publics est cyclique-La gestion des contrats, l'audit des logiciels et le maintien des relations avec les fournisseurs constituent un effort permanent.
  6. Centraliser et numériser pour plus d'efficacité-une plateforme unique crée une "source de vérité" et garantit la conformité, la transparence et le contrôle.

Lorsqu'elle est optimisée, la passation de marchés passe d'un processus fastidieux à une fonction vitale qui fait progresser votre entreprise. Investissez le temps et les ressources nécessaires dès maintenant et vous en récolterez les fruits pendant des années.

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