Marchés publics
La visibilité des marchés publics est la clé de votre contrôle budgétaire
Contrôler les dépenses de votre entreprise n'est pas chose aisée. La visibilité des achats change la donne. Sans elle, les coûts s'envolent. Avec elle, vous gagnez en contrôle et économisez de l'argent.
Lorsque vous pouvez visualiser chaque étape du processus d'approvisionnement, vous pouvez détecter les gaspillages avant qu'ils ne se produisent, resserrer les processus et respecter le budget, à chaque fois.
Qu'est-ce que la visibilité des achats ?
La visibilité des achats fait référence à la transparence totale des opérations internes, des dépenses et des processus d'achat au sein de l'organisation. Elle permet aux équipes de suivre les achats, les fournisseurs et les coûts à chaque étape du cycle d'approvisionnement.
Grâce à des informations en temps réel, les décideurs peuvent identifier où va l'argent, repérer les inefficacités et optimiser les stratégies d'approvisionnement afin d'éviter les dépenses inutiles.
Ainsi, les activités d'approvisionnement s'alignent sur les objectifs de l'entreprise et permettent aux décideurs d'accéder à des données en temps réel. Elles leur permettent également de contrôler plus efficacement les dépenses et d'entretenir de meilleures relations avec les fournisseurs.
Comment la visibilité des achats conduit à la visibilité des dépenses
Dans de nombreuses organisations, les directeurs des catégories d'achats et les responsables des achats commencent leur processus d'achat par l'analyse des dépenses passées de l'entreprise. Ils essaient de comprendre qui sont les fournisseurs, combien l'entreprise dépense pour chacun d'entre eux et dans quel pays, région et lieu les factures ont été émises.
Malheureusement, ce processus n'est pas aussi simple qu'il n'y paraît lorsque l'entreprise commence à étendre ses activités et souhaite rassembler toutes les données relatives aux dépenses en un seul endroit.
Les processus complexes de passation de marchés créés au niveau de l'entreprise échouent souvent lorsqu'ils sont déployés dans plusieurs entités. La raison en est simple : chaque entité fonctionne différemment, et une approche unique conduit à une visibilité et à une conformité incohérentes.
Par conséquent, une approche plus pratique consiste à commencer par la visibilité des achats au niveau le plus fondamental : les données initiales des factures. Le suivi des factures fournit des informations immédiates sur la manière dont les dépenses sont effectuées au sein de l'entreprise.
Chaque facture devient un point de données précieux et permet aux équipes d'approvisionnement d'identifier les lacunes dans le processus et d'ajuster les politiques de dépenses en conséquence. Au fur et à mesure que la visibilité des factures augmente, les équipes d'approvisionnement peuvent se concentrer sur la consolidation des fournisseurs, la fixation d'objectifs d'économies et la rationalisation progressive des processus dans l'ensemble de l'organisation.
Une telle stratégie aide les entreprises à atteindre des objectifs réalistes en matière d'achats et à éviter les pièges des systèmes coûteux et à grande échelle qui ne s'alignent pas sur les opérations quotidiennes. De cette manière, la visibilité des achats conduit à la visibilité des dépenses dès le premier jour.
Avantages de la visibilité du processus d'achat
Lorsque les entreprises ont une vision claire de leurs activités d'approvisionnement, cela leur permet de rationaliser les processus, d'optimiser les dépenses et de garantir la conformité. Voici les principaux avantages de la visibilité des achats :
- Une bonne visibilité des dépenses permet d'ajuster les budgets de manière proactive et d'aligner les finances de l'entreprise sur les objectifs stratégiques.
- Les équipes chargées des achats établissent des relations plus solides et gèrent les fournisseurs plus efficacement. Cette visibilité permet aux équipes de contrôler les performances, d'évaluer la conformité et de négocier de meilleures conditions pour les futurs contrats.
- Tous les achats effectués dans l'entreprise respectent les politiques internes et les réglementations externes, ce qui rend les processus d'achat transparents et conformes.
- La visibilité des habitudes de dépenses et des relations avec les fournisseurs permet une prise de décision plus intelligente et une utilisation plus efficace des ressources dans l'ensemble de l'entreprise.
Les défis de la visibilité en matière d'approvisionnement
Obtenir une visibilité totale sur les achats n'est pas une mince affaire. De nombreuses organisations peinent à rationaliser leurs processus d'approvisionnement en raison d'une combinaison d'inefficacités opérationnelles et de résistance au changement. Voici quelques-uns des défis les plus importants auxquels les entreprises sont confrontées :
1. Absence de processus normalisés de la réception à l'approvisionnement
En l'absence d'un processus d'achat clair et normalisé, les entreprises peinent à maintenir une visibilité sur l'ensemble des activités d'achat.
Cela peut conduire à des commandes manquantes ou retardées, à des relations fragmentées avec les fournisseurs et à des données dispersées sur les dépenses. Lorsque chaque département utilise des méthodes d'approvisionnement différentes, la centralisation de ces données devient un véritable défi.
Cette incohérence a un impact direct sur l'efficacité avec laquelle les entreprises peuvent gérer les dépenses et les relations avec les fournisseurs, créant ainsi des zones d'ombre dans la visibilité des achats.
2. Mauvaise compréhension du fonctionnement des fournisseurs
De nombreuses entreprises ont du mal à obtenir des informations en temps réel sur les performances, la santé financière ou les pratiques environnementales de leurs fournisseurs.
Selon l'étude de KPMGEn effet, de nombreuses entreprises n'ont pas de visibilité sur les performances de leurs fournisseurs principaux, notamment sur des aspects tels que la stabilité financière et la capacité de production.
Ce manque de transparence crée des risques dans la chaîne d'approvisionnement, ce qui peut entraîner des inefficacités, des retards de livraison et des manquements à la conformité.
3. Les employés ne suivent pas les processus existants et résistent aux changements
Même lorsque des processus sont en place, les employés les contournent souvent parce qu'ils sont trop complexes ou qu'ils prennent trop de temps. Par exemple, les employés peuvent sauter des étapes d'approbation formelle ou utiliser des fournisseurs non préférés, ce qui complique encore les opérations d'approvisionnement.
Il existe de nombreuses autres raisons pour lesquelles les employés ne sont pas prêts à adopter de nouveaux systèmes :
- Les employés peuvent craindre que les nouveaux systèmes de passation de marchés rendent leur rôle moins nécessaire et craignent de perdre leur emploi.
- Sans preuve concrète que les nouveaux outils apporteront des avantages clairs, les employés peuvent hésiter à les utiliser. L'état d'esprit "si ce n'est pas cassé, ne le réparez pas" peut dominer.
- Les employés s'habituent souvent aux systèmes existants ou à des fournisseurs spécifiques.
- Certains employés peuvent craindre que les nouveaux processus de passation de marchés ne révèlent des inefficacités, des non-conformités ou des pratiques contraires à l'éthique au sein de l'organisation.
Les moyens d'assurer la visibilité des marchés publics
La visibilité des achats ne se fait pas automatiquement. Pour relever ces défis, les entreprises doivent prendre des mesures spécifiques afin d'apporter de la visibilité à chaque étape du processus d'approvisionnement.
Vous trouverez ci-dessous quelques stratégies qui peuvent vous aider :
- Normalisation du processus de passation des marchés. Créez un processus structuré de l'admission à l'approvisionnement que chaque service suivra. Les demandes d'achat suivront ainsi un cheminement cohérent, ce qui aidera les entreprises à saisir et à suivre plus efficacement chaque transaction.
- Automatisation des processus d'approbation. Introduire des systèmes automatisés qui réduiront les interventions manuelles, accélérant ainsi le processus de passation des marchés et diminuant le risque d'erreur humaine. Contrôler que chaque étape du cycle d'approvisionnement est réalisée en temps réel, en donnant aux responsables des achats un accès instantané aux données.
- Adoption par les employés. Intégrer les outils de passation de marchés dans les plateformes déjà utilisées par les employés. Par exemple, Spendbase logiciel de gestion des marchés publics s'intègre à Slack pour intégrer l'approvisionnement dans l'espace de travail quotidien. Les employés peuvent faire des demandes, suivre les approbations et recevoir des mises à jour, le tout dans Slack.
Comment obtenir une visibilité à chaque étape du cycle de passation des marchés ?
Phase de passation des marchés | Les moyens d'atteindre la visibilité |
Initiation de la demande |
|
Approbation |
|
Sélection des fournisseurs |
|
Achats |
|
Paiement |
|
Renouvellement |
|
Comment les outils d'approvisionnement améliorent la visibilité
Pour atteindre la visibilité en matière d'achats, les entreprises doivent acquérir un contrôle stratégique sur les dépenses et éviter les surprises financières. Les outils d'approvisionnement offrent une solution complète pour rationaliser les processus, centraliser les données et garantir une gestion efficace des cycles d'approvisionnement.
Principales caractéristiques des outils d'approvisionnement pour assurer la visibilité
- Gestion centralisée des données. L'un des aspects essentiels de la visibilité est de disposer de toutes les données relatives aux achats en un seul endroit. Les outils d'approvisionnement centralisent les données des bons de commande, les détails des fournisseurs, les factures et les paiements. Les décideurs disposent ainsi d'informations en temps réel, ce qui les aide à prendre des décisions éclairées et fondées sur des données.
- Flux d'approbation automatisés. L'automatisation réduit les interventions manuelles, qui peuvent entraîner des erreurs et des retards. Grâce aux flux de travail automatisés, les demandes d'approvisionnement, les approbations et les processus d'intégration des fournisseurs se déroulent efficacement. En conséquence, les données sont continuellement mises à jour et facilement disponibles pour l'analyse.
- Suivi et analyse des dépenses en temps réel. Les outils d'approvisionnement permettent un suivi en temps réel des dépenses, des approbations et des interactions avec les fournisseurs. En outre, les fonctions d'analyse des dépenses aident les équipes chargées des achats à identifier les inefficacités telles que les dépenses en double, les opportunités de négociation manquées ou les coûts excessifs dans certaines catégories.
- Capacités d'intégration. La plupart des outils de passation de marchés s'intègrent à l'ensemble des technologies de votre entreprise. L'intégration transparente avec les outils de gestion de projet, les systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) et les plateformes de communication permet aux utilisateurs d'accéder aux fonctions d'approvisionnement sans devoir passer d'un système à l'autre.
- Gestion flexible du flux de travail. Des flux de travail flexibles permettent aux responsables des achats d'adapter les processus d'approbation aux différentes équipes, départements ou scénarios et de couvrir tous les aspects du processus d'achat.
Spendbase pour la visibilité des achats dans les PME
Les fonctions d'approvisionnement de Spendbase répondent aux principaux défis auxquels sont confrontées les entreprises de taille moyenne et permettent de contrôler les dépenses, d'améliorer l'efficacité et d'assurer la visibilité du processus d'approvisionnement :
- Des flux de travail flexibles créer une hiérarchie claire pour l'approbation des demandes d'achat. Chaque demande est transmise à la bonne personne au bon moment, ce qui permet d'éviter les violations des hiérarchies d'approbation.
- Chaque demande est suivie du début à la fin. Cette transparence aide les équipes chargées des achats et les responsables financiers à rester en phase avec les objectifs budgétaires.
- Les utilisateurs peuvent faire et approuver des demandes directement depuis Slackce qui facilite l'adoption à l'échelle de l'entreprise et améliore la visibilité globale.
- Spendbase permet d'accéder aux réductions accordées par les fournisseurs et vous permet de réaliser d'importantes économies.
- La plateforme permet de suivre les dépenses et s'attaquer de manière proactive aux dérives budgétaires et optimiser les stratégies d'approvisionnement.
A retenir
La visibilité des achats est la pierre angulaire du contrôle des coûts et de l'efficacité opérationnelle. Elle permet aux entreprises de détecter les gaspillages avant qu'ils ne se produisent, d'établir de meilleures relations avec les fournisseurs et de créer des processus rationalisés qui génèrent de la valeur. Voici ce qu'il faut savoir :
- Le suivi des factures est la clé d'une visibilité précoce. Chaque facture est un point de données qui révèle les habitudes de dépenses et les lacunes de votre processus d'approvisionnement.
- La normalisation l'emporte sur la complexité. Une approche unique ne fonctionne pas à l'échelle : adapter les achats à chaque entité permet d'améliorer la visibilité et la conformité.
- Les employés sont à la fois votre plus grand obstacle et votre plus grand atout. La résistance aux nouveaux systèmes peut faire dérailler les efforts de visibilité ; le fait de rencontrer les employés là où ils se trouvent, avec des outils familiers, favorise l'adoption.
- L'automatisation élimine les erreurs humaines. Les outils d'approvisionnement réduisent les interventions manuelles et fournissent des informations en temps réel qui améliorent la prise de décision.
- La visibilité commence par la centralisation des données. Lorsque toutes les données relatives aux achats - informations sur les fournisseurs, factures, approbations - sont réunies en un seul endroit, les décideurs peuvent agir plus rapidement et plus intelligemment.
- Des flux de travail flexibles s'adaptent à la structure de votre entreprise. Les processus d'approbation personnalisables permettent aux équipes d'approvisionnement de garder le contrôle tout en s'adaptant à des besoins uniques.
- Le suivi en temps réel permet d'éviter les dérapages budgétaires. Grâce à une visibilité permanente, les équipes chargées des achats restent alignées sur les objectifs financiers, ce qui permet d'éviter les dépassements inattendus.
La visibilité des achats ne consiste pas seulement à voir, mais aussi à agir. En prenant les bonnes mesures dès aujourd'hui, votre organisation fonctionnera avec une plus grande efficacité, dépensera plus intelligemment et restera à l'abri des surprises financières.
Vous pouvez lire
Marchés publics
Utiliser l'automatisation des processus d'achat et de paiement pour développer vos activités
La passation de marchés peut être pénible. Des erreurs, des boîtes de réception encombrées et des processus manuels qui prennent du temps. Mais il existe un moyen plus simple : Accélérer la croissance grâce à l'automatisation.
Marchés publics
15 indicateurs de performance des marchés publics
pour faire bouger votre entreprise
Vous utilisez la même procédure de passation de marchés depuis des années, ce qui vous a permis d'accumuler de nombreuses données. Mais savez-vous quels sont les processus qui marchent bien et ceux qui ne marchent pas ?
Marchés publics
Approvisionnement vs. achat :
Savoir faire la différence peut tout changer
Quelle est la différence entre les achats et la passation de marchés ? C'est plus que vous ne le pensez, et le savoir pourrait faire gagner du temps, de l'argent et des maux de tête à votre entreprise.
Marchés publics
La stratégie de réduction des coûts d'approvisionnement
qui libère votre budget
Des budgets qui explosent. Des coûts qui s'envolent. Les meilleures entreprises maîtrisent la situation. Quel est leur secret ? Vous pouvez parier qu'il s'agit d'une stratégie efficace de réduction des coûts d'approvisionnement.