Marchés publics
Approvisionnement vs. achat :
Savoir faire la différence peut tout changer
Quelle est la différence entre les achats et la passation de marchés ? C'est plus que vous ne le pensez, et le savoir pourrait faire gagner du temps, de l'argent et des maux de tête à votre entreprise.
L'approvisionnement et les achats peuvent sembler similaires à première vue, mais ce n'est pas le cas.
L'approvisionnement est stratégique, tandis que les achats sont tactiques.
Mais ils sont tous deux essentiels.
En comprenant leur fonctionnement, vous trouverez de nouveaux moyens de gagner du temps, de réduire les coûts et de rendre vos processus plus fluides.
Cet article vous permettra de le découvrir. Vous apprendrez :
- Ce que les termes "achats" et "approvisionnement" signifient réellement.
- Des guides étape par étape pour chaque processus.
- En quoi ils sont différents et pourquoi c'est important.
- Comment ils travaillent ensemble dans le cycle de l'approvisionnement au paiement.
C'est parti !
Qu'est-ce que la passation de marchés ?
La passation de marchés est un processus qui permet à votre entreprise d'obtenir les bons biens ou services au meilleur prix possible. Cela se fait tout en établissant des relations durables avec les fournisseurs.
Une bonne stratégie d'approvisionnement permet à votre entreprise d'obtenir les biens et services adéquats.
Les marchés publics et les achats sont-ils identiques ? Pas tout à fait. Contrairement à l'achat, qui se concentre sur les transactions, l'approvisionnement implique des étapes destinées à aligner les dépenses sur vos objectifs plus larges.
- Il s'agit tout d'abord d'identifier les besoins de votre entreprise.
- Il s'agit notamment de rechercher et d'examiner les fournisseurs potentiels.
- La négociation des contrats est un élément clé du processus.
- Enfin, la passation de marchés garantit que tout est livré à temps et répond aux normes convenues.
Il ne s'agit pas seulement d'économiser de l'argent. Il s'agit de créer de la valeur à long terme, de réduire les risques et d'améliorer la qualité de ce dont dépend votre entreprise.
Exemple :
Imaginez que vous êtes un directeur informatique chargé de l'approvisionnement en SaaS et que vous recherchez la plateforme SaaS idéale pour votre entreprise.
Vous ne vous contentez pas de choisir l'option la moins chère, vous évaluez les besoins de votre entreprise, vous recherchez des fournisseurs, vous négociez les conditions et vous obtenez un accord qui fonctionne aujourd'hui et qui peut évoluer avec votre entreprise.
C'est l'approvisionnement en action.
Elle est stratégique, relationnelle et cruciale pour maintenir votre entreprise sur la bonne voie.
Étapes de la procédure de passation de marchés
Le processus de passation de marchés ne consiste pas seulement à choisir la première option qui semble bonne. Il s'agit d'un processus détaillé et stratégique conçu pour s'assurer que vous obtenez la meilleure valeur tout en réduisant les risques.
Voici comment tout cela se déroule, en veillant à ce que chaque étape soit optimisée en termes d'efficacité et d'efficience. visibilité des marchés publics:
Étape 1 : Identification des besoins
Toute bonne démarche d'achat commence par là. De quoi votre entreprise a-t-elle vraiment besoin ? Cette étape consiste à aligner les objectifs de votre entreprise sur la bonne solution.
Exemple : Vous vous rendez compte que votre équipe a du mal à suivre les projets et qu'elle a besoin d'un outil SaaS collaboratif pour rationaliser les flux de travail.
Conseil : Impliquez tout le monde. Ne devinez pas ce dont votre entreprise a besoin - demandez-le ! Une enquête rapide ou une séance de remue-méninges avec votre équipe peut vous permettre de découvrir des informations qui vous auraient échappé si vous aviez agi seul.
Étape 2 : Étude de marché et recherche de fournisseurs
Il est temps d'aller sur le marché. C'est à ce moment-là que vous recherchez les fournisseurs qui vous conviennent le mieux.
Pensez à la qualité, au coût, à la fiabilité et à la rapidité de livraison. Faire ses devoirs maintenant permet d'éviter les maux de tête plus tard.
Exemple : Vous trouvez trois fournisseurs de SaaS et comparez leurs prix, les avis des clients et les fonctionnalités supplémentaires.
Conseil : Faites vos devoirs. Utilisez des plateformes en ligne telles que G2 pour consulter les avis des fournisseurs. C'est plus rapide que de partir de zéro et vous aurez une idée précise des fournisseurs qui répondent à vos besoins spécifiques.
Étape 3 : Demande de proposition (RFP) ou de devis (RFQ)
Maintenant, vous êtes formel. Un appel d'offres ou une demande de propositions vous aide à comprendre ce que les fournisseurs proposent.
Cette étape est un gage de clarté et vous offre des options adaptées à vos besoins.
Exemple : Vous envoyez un appel d'offres demandant aux fournisseurs de montrer comment leur logiciel peut gérer plus de 200 utilisateurs et fournir des intégrations personnalisées.
Conseil : Posez les questions difficiles. Votre appel d'offres n'est pas une simple formalité, c'est l'occasion de tester les fournisseurs. Posez des questions sur leur capacité à relever les défis qui vous sont propres, tels qu'une mise à l'échelle rapide ou le respect des règles de conformité.
Étape 4 : Évaluation et sélection des fournisseurs
Tous les fournisseurs ne sont pas égaux. C'est à ce stade que vous analysez les propositions pour trouver la meilleure combinaison de coût, de valeur et de fiabilité.
Exemple : Après avoir examiné les propositions, vous choisissez un fournisseur dont les prix sont modulables et qui offre un excellent service à la clientèle.
Conseil : Attribuez une note. Lorsque vous êtes confronté à plusieurs options, créez une feuille de notation. Évaluez les fournisseurs en fonction du coût, de la qualité, de l'assistance à la clientèle et de tout autre critère important pour votre entreprise.
Étape 5 : Négociation et finalisation du contrat
Il est temps de conclure l'accord. Vous négocierez les prix, les conditions d'assistance et les calendriers de livraison.
Un contrat solide fixe la valeur et garantit que les attentes des deux parties sont claires.
Exemple : Vous obtenez une réduction en vous engageant pour deux ans et vous vous assurez que la formation de votre équipe est incluse dans le contrat.
Conseil : Préparez-vous. Sachez ce qui est négociable et ce qui ne l'est pas. Faites des recherches sur les clauses contractuelles standard dans votre secteur d'activité et abordez les négociations avec trois priorités non négociables.
Étape 6 : Passation de la commande et mise en œuvre
C'est à ce moment-là que les choses commencent à bouger. Une fois le contrat signé, vous passez la commande et commencez à déployer la solution.
Exemple : Le fournisseur de SaaS met en place votre équipe, configure le système et propose des sessions d'intégration.
Conseil : Donnez le ton dès le début. Dès que vous passez la commande, organisez une réunion de lancement. Il n'est pas nécessaire qu'elle soit formelle, mais elle doit permettre de définir les attentes, de clarifier les rôles et d'aligner les calendriers.
Étape 7 : Suivi et gestion des relations avec les fournisseurs
Le processus ne s'arrête pas à la livraison du produit. Vous devez suivre les performances, résoudre les problèmes et entretenir de bonnes relations.
Exemple : Vous vérifiez régulièrement les performances du système et participez à des réunions trimestrielles avec votre fournisseur.
Conseil : Ne restez pas silencieux. Des entretiens réguliers avec votre fournisseur, qu'ils soient trimestriels ou mensuels, permettent de maintenir une relation saine. Profitez de ces séances pour passer en revue les indicateurs de performance et réfléchir à des moyens d'améliorer les choses.
Qu'est-ce que l'achat ?
C'est au niveau des achats que les choses se passent. Il s'agit du processus d'acquisition de biens ou de services dont votre entreprise a besoin dans l'immédiat. Les achats et la passation de marchés sont des processus étroitement liés mais distincts.
Contrairement à l'approvisionnement, qui se concentre sur la stratégie et les relations, l'achat est une question d'exécution. C'est une question d'efficacité : obtenir les bons articles, au bon moment et au bon prix.
- Elle est transactionnelle. Le service des achats s'occupe des achats quotidiens. Il s'agit d'établir des bons de commande, d'approuver les demandes et de veiller à ce que les paiements soient effectués en temps voulu.
- Elle est ciblée. L'objectif est simple : répondre à un besoin de manière rapide et rentable.
Exemple :
Imaginez que votre équipe de marketing ait besoin de licences SaaS supplémentaires pour intégrer de nouveaux employés. Le processus commence par un formulaire de demande. Une fois approuvé en interne, un bon de commande est envoyé au fournisseur de SaaS. Peu de temps après, votre équipe est opérationnelle, équipée des outils dont elle a besoin pour réussir. C'est de l'achat, de l'efficacité et du concret.
H2 : Étapes du processus d'achat
Les achats ne consistent pas seulement à passer une commande, mais aussi à s'assurer que chaque étape est fluide, efficace et exempte d'erreurs.
Voici comment cela se passe :
Étape 1 : Réception de la demande d'achat
Un membre de votre équipe identifie un besoin et soumet une demande d'achat pour approbation. C'est le premier point de contrôle du processus d'achat.
Exemple : Votre équipe informatique demande 10 nouvelles licences SaaS pour l'intégration des employés, en expliquant pourquoi elles sont nécessaires et comment elles seront utilisées.
Conseil : Faites les choses correctement dès le départ. Veillez à ce que les formulaires de demande soient détaillés et clairs, notamment en ce qui concerne les besoins, les raisons de ces besoins et le moment où ils doivent être satisfaits.
Étape 2 : Approbation de la demande
Toutes les demandes ne reçoivent pas immédiatement le feu vert. La demande doit être examinée et approuvée par les personnes compétentes afin de s'assurer qu'elle s'inscrit dans le cadre des budgets et des politiques.
Exemple : L'équipe financière compare la demande au budget du département et confirme que la dépense est conforme aux objectifs de l'entreprise.
Conseil : Ne laissez pas les approbations traîner. Utilisez des flux de travail automatisés pour envoyer les demandes directement à la bonne personne et éviter les retards.
Étape 3 : Demande et évaluation des devis
Il est temps de faire le tour du marché. Si des devis sont nécessaires, cette étape permet d'obtenir la meilleure offre sans faire de compromis sur la qualité.
Exemple : Pour les licences SaaS, l'équipe chargée des achats confirme les prix avec le fournisseur et étudie les possibilités de réduction dans le cadre d'un accord pluriannuel.
Conseil : Faites le tour de la question. Demandez toujours au moins trois devis et prenez le temps de les comparer. Le prix est important, mais les conditions de livraison, les garanties et les suppléments cachés le sont tout autant.
Étape 4 : Émission du bon de commande (PO)
C'est le feu vert officiel. La demande se transforme en bon de commande, qui fait office de contrat entre vous et le fournisseur.
Exemple : Le bon de commande est envoyé au fournisseur SaaS, détaillant le nombre de licences, le prix et le délai de livraison prévu.
Conseil : La précision est essentielle. Avant d'envoyer le bon de commande, vérifiez chaque détail, comme la quantité, le prix et les délais de livraison.
Étape 5 : Réception des biens ou des services
Aujourd'hui, il s'agit de s'assurer que l'on en a pour son argent. Les biens sont vérifiés, les services sont
et toute anomalie est signalée.
Exemple : Le fournisseur SaaS active les licences et votre équipe informatique les teste pour s'assurer qu'elles répondent aux attentes.
Conseil : Ne partez jamais du principe que tout va bien. Utilisez une liste de contrôle pour confirmer que les articles sont conformes à la commande ou que les services répondent aux attentes. Si quelque chose ne va pas, soulevez-le immédiatement.
Étape 6 : Traitement des factures et paiement
Enfin, le fournisseur envoie une facture, qui est comparée au bon de commande, et une confirmation de livraison avant que le paiement ne soit effectué.
Exemple : L'équipe financière examine la facture du fournisseur SaaS, s'assure qu'elle correspond aux conditions convenues et procède au paiement dans les délais.
Conseil : Vérifiez, vérifiez et vérifiez encore. Faites correspondre la facture au bon de commande et au reçu. Il s'agit d'une étape rapide mais essentielle pour éviter les erreurs ou les trop-perçus.
Approvisionnement et achat : Différences essentielles
La passation de marchés et les achats peuvent sembler identiques, mais ce n'est pas le cas.
La passation de marchés est une question de stratégie, de réflexion à long terme, d'établissement de relations et d'alignement des dépenses sur les objectifs de l'entreprise.
Les achats, quant à eux, se concentrent sur l'exécution. Il s'agit de l'aspect tactique des choses, qui consiste à s'assurer que les commandes sont passées, que les marchandises sont livrées et que les paiements sont effectués.
Comprendre les différences essentielles entre les achats et l'approvisionnement peut aider votre entreprise à optimiser ces deux processus.
Comparaison entre achats et achats
Aspect | Marchés publics | Achats |
Focus | Stratégique : valeur et efficacité à long terme | Tactique : exécution de transactions à court terme |
Objectif | S'aligner sur les objectifs de l'entreprise | Répondre aux besoins opérationnels immédiats |
Champ d'application | Processus de bout en bout, de l'approvisionnement à la livraison | Tâches spécifiques telles que la commande et le paiement |
Approche | Proactif : Anticiper les besoins futurs | Réactif : Répond aux demandes actuelles |
Activités principales | Gestion des fournisseurs, négociation des contrats | Préparation des commandes, réception des marchandises, traitement des factures |
Relations avec les fournisseurs | Relationnel : Construit des partenariats à long terme | Transactionnel : Axé sur les achats individuels |
Métriques | Réduction des coûts, performance des fournisseurs, réduction des risques | Rapidité, précision et coût des transactions |
L'approvisionnement et les achats font partie d'un même processus. Ensemble, ils forment le cycle de l'approvisionnement au paiement, qui lie la stratégie et l'exécution en un flux homogène. Voici comment cela fonctionne :
Les étapes de la passation de marchés
- Identifier les besoins : Commencez par déterminer exactement ce dont votre entreprise a besoin.
- Fournisseurs de sources : Effectuez des recherches et examinez les fournisseurs potentiels. Assurez-vous qu'ils répondent à vos critères de qualité et de coût.
- Négocier et finaliser les contrats : Fixer des accords qui apportent de la valeur et minimisent les risques.
Les étapes de l'achat
- Établir des bons de commande : C'est là que l'action commence. Convertir les demandes en commandes officielles avec tous les détails en place.
- Recevoir des biens ou des services : Vérifiez tout à l'arrivée. Est-il conforme aux normes convenues ? Si ce n'est pas le cas, signalez-le immédiatement.
- Traiter les factures et les paiements : Faites correspondre la facture avec le bon de commande et le récépissé de livraison, puis validez le paiement. Pas de surprise, pas de retard.
Le rôle de la technologie dans l'approvisionnement et les achats
La technologie est en train de remodeler l'approvisionnement et les achats, en vous aidant à travailler plus rapidement, plus intelligemment et plus efficacement.
Voici comment logiciel de passation de marchés peut transformer votre processus :
- Automatisez les tâches ennuyeuses. Les formulaires de demande, les approbations et le rapprochement des factures sont des tâches répétitives qui prennent une éternité si vous les effectuez manuellement. Les plateformes d'e-procurement s'en chargent automatiquement, ce qui vous permet de gagner du temps et de réduire les erreurs coûteuses.
- Transformer les données en décisions. Les outils d'approvisionnement modernes ne se contentent pas de collecter des données, ils vous donnent des informations en temps réel. Ils permettent de suivre les dépenses, de mesurer les performances des fournisseurs et de repérer les possibilités de réduction des coûts. Vous prendrez plus rapidement des décisions plus judicieuses.
- Mettez tout le monde sur la même longueur d'onde. Les systèmes basés sur le cloud facilitent le travail d'équipe. Grâce à des tableaux de bord partagés, les équipes chargées des achats, des finances et des opérations peuvent collaborer de manière transparente, ce qui évite les retards et la confusion.
- Simplifier le chaos du SaaS. La gestion des licences de logiciels peut être un cauchemar. Les services outils de passation de marchés pour les PME L'approvisionnement suit ce que vous utilisez, signale les abonnements inutilisés et vous empêche de payer trop cher. Cela change la donne.
- Travaillez plus intelligemment, pas plus durement. La technologie ne fait pas qu'accélérer les choses, elle vous donne le contrôle. Grâce à des flux de travail rationalisés et à une meilleure supervision, vous passerez moins de temps à lutter contre les incendies et plus de temps à vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
A retenir
Les achats et la passation de marchés ne sont pas la même chose - et le fait de connaître la différence peut tout changer. Voici ce qui importe le plus :
- La passation de marchés est une stratégie. Il s'agit d'établir des relations, de gérer les risques et d'aligner les dépenses sur les objectifs à long terme.
- L'achat est une action. Approbations, commandes, paiements - rapides, tactiques, effectués.
- Ensemble, ils sont le moteur. Les achats fixent le cap, les achats le maintiennent.
- La technologie sauve la mise. Automatisez les tâches fastidieuses, obtenez des informations en temps réel et simplifiez le chaos du SaaS.
- Les données l'emportent sur les suppositions. Suivez les dépenses, évaluez les fournisseurs et trouvez des gains cachés.
Comprendre les rôles. Rationaliser le processus. Obtenir plus pour moins. C'est fait.
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