Une gestion efficace du budget SaaS commence par un investissement dans les bons outils

Votre budget SaaS échappe-t-il à tout contrôle ? Lorsque votre entreprise est petite et qu'elle se développe rapidement, une gestion proactive du budget SaaS devient une véritable bouée de sauvetage. 

L'augmentation des abonnements aux applications, les renouvellements non contrôlés et les licences non optimisées peuvent épuiser rapidement les ressources. 

Nous allons nous pencher sur des idées pratiques et des stratégies éprouvées en matière de planification budgétaire SaaS qui vous aideront à optimiser l'adoption des outils SaaS et à repenser votre budget informatique de manière stratégique. 

Suivi de l'utilisation du logiciel-service et mesure du retour sur investissement : pourquoi c'est important

Qu'est-ce que la budgétisation SaaS ?

La budgétisation SaaS est le processus de planification, d'allocation et de gestion des ressources financières spécifiques aux abonnements SaaS au sein d'une organisation.

Il s'agit de prévoir les dépenses, d'évaluer l'utilisation des applications et de suivre les cycles de renouvellement pour garantir que chaque outil correspond aux besoins de l'entreprise et aux contraintes budgétaires. Une fois que les entreprises commencent à gérer les budgets SaaS de manière proactive, elles peuvent contrôler les coûts, éviter les gaspillages et maximiser la valeur de leurs investissements en logiciels.

Gérer le budget SaaS comme une dépense opérationnelle (OpEx)

Ces dernières années, les applications SaaS se sont multipliées rapidement, certaines organisations ajoutant jusqu'à 10 nouveaux outils par mois, et les grandes entreprises conservant plus de 600 applications uniques dans leur portefeuille (Spendesk, Custify, 2024). On s'attend à ce que Le SaaS alimentera 85% de toutes les applications professionnelles d'ici 2025, contre 70% en 2023 (BetterCloud, 2020).

Cette croissance a fait passer les logiciels des dépenses d'investissement (CapEx) aux dépenses d'exploitation (OpEx). 77% des budgets informatiques. Des dépenses aussi élevées exigent un suivi attentif afin d'éviter les dépassements de budget et de s'assurer que seuls les outils les plus précieux restent en usage.

Pour un suivi efficace des schémas d'utilisation et du retour sur investissement, vous devez savoir quels sont les outils actifs et évaluer comment chaque outil contribue à la productivité globale et à l'innovation.

Par exemple, Les données de Flexera montrent que que près de 30% des dépenses SaaS sont souvent consacrées à des logiciels sous-utilisés ou redondants, ce qui révèle un potentiel d'économies substantielles.

Ces tendances exigent un contrôle strict du budget et un suivi en temps réel des paramètres d'utilisation des applications. L'une des meilleures façons d'automatiser ce processus est d'utiliser la plateforme de gestion en mode SaaS pour identifier les outils qui apportent une réelle valeur ajoutée et ceux qui pourraient être supprimés.

Priorité aux outils essentiels à la mission par rapport aux outils utiles

Lorsqu'il s'agit d'établir un budget SaaS, il est essentiel de faire la distinction entre les outils "essentiels à la mission" et les outils "agréables à utiliser". 

Les outils critiques sont ceux qui contribuent directement aux fonctions essentielles de l'entreprise ou qui offrent un retour sur investissement élevé, comme un logiciel de gestion de la relation client (CRM) pour une équipe de vente. En revanche, les outils utiles offrent des avantages supplémentaires mais ne sont pas essentiels aux opérations quotidiennes, comme une application secondaire de gestion de projet utilisée par un seul département.

Stratégies de hiérarchisation des outils SaaS

• Analyse coûts-avantages. Commencez par évaluer le retour sur investissement de chaque outil. Calculez le coût de chaque outil par rapport à la valeur qu'il apporte à l'entreprise. Concentrez-vous sur les outils dont le rendement est mesurable, comme l'augmentation de la productivité ou la réduction des coûts opérationnels.
• Besoins spécifiques des départements. Collaborez avec les responsables de département pour comprendre quels sont les outils indispensables à leurs flux de travail. Par exemple, alors que le marketing peut donner la priorité aux logiciels d'analyse, l'ingénierie peut considérer que les outils de développement sont essentiels.
• Mesures de l'utilisation et de l'engagement. Les outils fréquemment utilisés par les différents services sont plus critiques, tandis que ceux qui sont peu utilisés peuvent être considérés comme des outils utiles. Le contrôle de l'utilisation des applications permet aux entreprises de ne conserver que les outils les plus utiles et d'éliminer les redondances.

Une fois les outils SaaS classés par ordre de priorité, les entreprises peuvent mieux répartir leurs budgets SaaS, en réservant des fonds pour les applications essentielles tout en évaluant s'il convient de maintenir ou de remplacer les outils indispensables. Cette approche disciplinée garantit que la pile logicielle reste ciblée, pertinente et rentable.

Prévoir la croissance du nombre d'utilisateurs et les besoins en licences

Une gestion efficace du budget SaaS repose sur une prévision précise de la croissance du nombre d'utilisateurs et des besoins en licences. L'expansion des entreprises s'accompagne d'une augmentation de la demande d'outils, d'où la nécessité de trouver un équilibre entre l'utilisation actuelle et les besoins futurs.

Une mauvaise évaluation des besoins en licences peut entraîner des dépenses excessives pour des licences inutilisées ou la nécessité de passer à l'échelle supérieure en cas d'augmentation soudaine de la demande.

Lors de la planification de l'augmentation du nombre d'utilisateurs, il est utile d'évaluer les tendances historiques en matière d'adoption par les utilisateurs, d'expansion des services et de calendrier des projets spécifiques. 

Par exemple, si l'entreprise prévoit d'intégrer de nouvelles équipes pour un projet spécifique, il est utile d'évaluer à l'avance leurs besoins en logiciels.

Cela commence par une analyse historique des tendances passées des utilisateurs et des schémas d'utilisation des logiciels. L'examen des données relatives à l'utilisation des licences dans le passé constitue une base fiable pour l'estimation des besoins futurs et l'optimisation du budget.

En alignant l'historique des achats de licences sur les besoins des projets, les entreprises peuvent éviter à la fois la pression financière des mises à jour de licence de dernière minute et le risque de payer plus de licences qu'elles n'en utilisent. 

L'étape suivante consiste à signer des accords de licence flexibles qui permettent de faire face aux changements imprévus. De nombreux fournisseurs de SaaS proposent des plans adaptables qui peuvent évoluer en fonction de la croissance du nombre d'utilisateurs. Cette flexibilité permet d'éviter les renouvellements inutiles et garantit que les allocations budgétaires ne reflètent que les licences actives et nécessaires.

Enfin, l'obtention de contrats évolutifs garantit que l'octroi de licences reste aligné sur la croissance à long terme de l'entreprise. La négociation d'accords prévoyant des options de modification ou d'extension de l'utilisation permet d'éviter les renouvellements inutiles et les dépenses excessives liées aux licences inutilisées.

Ensemble, ces stratégies soutiennent une approche proactive et évolutive de la gestion du budget SaaS, en équilibrant les besoins actuels et la croissance future. 

Adapter les niveaux d'accès et les flux d'approbation pour un contrôle efficace du budget SaaS

Une structure d'accès et d'approbation bien organisée simplifie la budgétisation du SaaS en vérifiant que les utilisateurs essentiels y ont accès, ce qui est particulièrement crucial pour les entreprises soucieuses de leur budget. Les outils SaaS peuvent rapidement devenir un fardeau budgétaire si l'accès n'est pas géré de manière réfléchie.

Mise en place d'un accès différencié en fonction des besoins des utilisateurs

Le contrôle d'accès par paliers consiste à attribuer différents niveaux d'accès aux outils SaaS en fonction du rôle et des responsabilités de l'utilisateur. L'objectif de cette méthode est de garantir que seules des personnes spécifiques, en fonction de leur fonction, ont accès à certaines applications coûteuses ou sensibles. 

Par exemple, un modèle RBAC (Role-Based Access Control) peut limiter les autorisations de haut niveau à certains départements, comme les finances ou l'informatique, et attribuer des autorisations limitées à d'autres. Cette approche permet non seulement de réduire les coûts potentiels liés au surapprovisionnement, mais aussi de renforcer la sécurité et la conformité au sein de l'écosystème SaaS.

Mise en place d'un processus d'approbation SaaS clair pour la budgétisation et la planification

Un flux de travail d'approbation est l'épine dorsale d'un processus de gestion SaaS efficace. Ce flux de travail établit des points de contrôle avant que les nouvelles acquisitions de logiciels, les mises à niveau ou les renouvellements ne soient traités, en veillant à ce que chaque demande soit évaluée en fonction du budget et de l'utilité.

L'objectif est de rationaliser les flux d'approbation, en utilisant une logique conditionnelle pour acheminer les demandes en fonction des besoins ou de l'urgence de l'organisation. 

Prenons l'exemple ci-dessous d'un flux de travail d'approbation SaaS clair.

En général, les outils de workflow d'approbation SaaS prennent en charge les approbations parallèles, ce qui signifie que plusieurs parties prenantes peuvent approuver ou examiner les demandes simultanément, accélérant ainsi le processus.

Une fois que vous avez intégré ces deux structures - accès hiérarchisé et flux d'approbation - votre organisation peut obtenir un contrôle total sur les dépenses SaaS, en alignant l'utilisation des outils SaaS sur les besoins opérationnels réels et en minimisant les coûts liés aux applications redondantes ou sous-utilisées.

Stratégies pour tirer parti des remises sur les outils SaaS

Une approche proactive de la gestion du budget SaaS comprend des stratégies visant à obtenir des remises et à négocier des conditions favorables. 

Des stratégies d'actualisation efficaces peuvent réduire considérablement les coûts du SaaS et offrir une valeur à long terme, en particulier pour les petites et moyennes entreprises soumises à des contraintes budgétaires. 

Examinons quelques stratégies populaires utilisées sur le marché.

Achats en gros et engagements à long terme

Par exemple, s'engager sur des plans annuels ou pluriannuels permet souvent d'obtenir des réductions par rapport à une tarification au mois. 

Selon le Rapport d'OpenviewpartnersLes entreprises peuvent économiser jusqu'à 20-30% en demandant des contrats de plus longue durée. En outre, les fournisseurs augmentent généralement la remise de 5% pour chaque année supplémentaire dans le cadre d'un accord pluriannuel. Ces contrats réduisent les coûts et simplifient la planification financière en bloquant les prix sur plusieurs années, ce qui atténue les hausses de prix en cours de contrat.

Négocier les renouvellements et le calendrier des renouvellements

Les périodes de renouvellement offrent une occasion unique de négocier de meilleures conditions. 

La base de données de Spendbase plateforme de gestion saaspermet de suivre les dates de renouvellement des contrats, ce qui permet aux équipes financières de renégocier les licences ou d'explorer d'autres solutions avant que les contrats ne soient renouvelés automatiquement. 

En planifiant, les entreprises peuvent négocier des conditions favorables basées sur les données d'utilisation et faire preuve d'engagement, ce que les fournisseurs apprécient lorsqu'ils offrent des remises. Les données de Spendbase révèlent que les clients peuvent économiser jusqu'à 39% au cours du processus de renouvellement en renégociant les conditions à l'avance.

Tirer parti des partenariats et des alliances

Certains fournisseurs de SaaS proposent des programmes de partenariat ou des alliances qui s'accompagnent d'offres exclusives. Par exemple, les entreprises affiliées à certains réseaux professionnels, comme la Cloud Native Computing Foundation, peuvent bénéficier de remises sur certains outils SaaS. Cette étape peut permettre de réaliser de précieuses économies qui ne sont pas forcément accessibles au grand public.

Utilisation d'outils et de plateformes de suivi des remises

Les plateformes de gestion SaaS fournissent souvent des outils permettant de suivre les remises disponibles, d'analyser les tendances en matière de dépenses et de gérer les négociations avec les fournisseurs. Ces plateformes offrent également un accès aux références du secteur, ce qui peut renforcer les efforts de négociation.

Gestion des modifications de prix et des renouvellements de contrats

La navigation parmi les fluctuations de prix et les fonctions de renouvellement automatique des contrats SaaS peut s'avérer difficile, en particulier lorsque les coûts augmentent et que de nouveaux outils font leur apparition sur le marché. Les fournisseurs de SaaS ajustent fréquemment leurs prix en fonction des conditions du marché, des mises à jour des fonctionnalités et des ajustements des services.

Le problème est que dans l'écosystème SaaS, les hausses de prix inattendues et les clauses de renouvellement automatique peuvent grever le budget s'il n'est pas géré activement. Des révisions régulières des contrats existants et un suivi continu des changements de prix des abonnements SaaS aideront à surmonter une croissance incontrôlable du budget au fil du temps. 

Fondamentalement, une gestion efficace des contrats suppose que chaque abonnement ou licence fasse l'objet d'un suivi actif du début à la fin, afin de minimiser les renouvellements imprévus et les dépassements de coûts.

La gestion des contrats est un processus complexe et gourmand en ressources, qui nécessite souvent une équipe dédiée à chaque étape - de la rédaction des accords au suivi des performances et à la supervision des renouvellements. 

Dans les grandes entreprises, cela peut se traduire par la création d'un service entier chargé de veiller à la conformité, de suivre les dates clés et de négocier des conditions favorables. Toutefois, les petites et moyennes entreprises manquent souvent de ressources pour assurer une telle surveillance.

C'est là que les plateformes de gestion SaaS deviennent inestimables. En automatisant de nombreuses étapes de la gestion des contrats, elles aident les petites équipes à contrôler leurs investissements logiciels sans avoir à dépenser davantage en personnel spécialisé. 

Par exemple, des plateformes comme Spendbase aident à analyser vos dépenses en saasLes contrats d'achat et de vente, par exemple, supportent les alertes de renouvellement automatisées, le suivi de l'utilisation et permettent aux entreprises de gérer efficacement les contrats sans intervention manuelle lourde. Grâce aux processus de renouvellement automatisés, les petites entreprises peuvent également éviter les dépenses surprises et simplifier les relations avec les fournisseurs, le tout au sein d'une interface unique.

Mise en place d'un calendrier de renouvellement pour une gestion transparente des contrats

En plus de la gestion des contrats, les entreprises peuvent surveiller les changements de prix et décider de manière proactive quels abonnements conserver, renégocier ou annuler grâce au calendrier de renouvellement automatique. 

Ce calendrier centralise les dates de renouvellement, fournit des alertes pour les contrats arrivant à échéance et permet aux équipes financières de budgétiser à l'avance les renouvellements à venir. Spendbase b2b saas gestion des abonnements rend ce processus encore plus fluide en consolidant les dates de renouvellement, les coûts d'abonnement et les informations sur l'utilisation, le tout en une seule vue.

Avec Spendbase gestion du renouvellement des logicielsLes équipes peuvent visualiser toutes les dates de renouvellement, les coûts d'abonnement et les taux d'utilisation en un seul endroit. Un indicateur de "dernier renouvellement" permet d'annuler les abonnements inutiles avant le renouvellement automatique.

L'intégration avec des plateformes telles que QuickBooks permet d'intégrer les données relatives aux dépenses passées directement dans le calendrier de renouvellement, ce qui simplifie les prévisions budgétaires et aide les entreprises à allouer leurs ressources de manière efficace. 

Des rappels automatisés permettent aux entreprises d'être alertées en temps voulu des renouvellements à venir. Les notifications pour les contrats mensuels, trimestriels et ceux qui arrivent à échéance permettent de revoir ou de renégocier les conditions si nécessaire.

Enfin, le widget de renouvellement offre une ventilation mensuelle claire des dépenses SaaS à venir, ce qui permet aux équipes financières d'allouer des fonds de manière efficace et de rester organisées tout au long de l'année.