Marchés publics

Approvisionnement efficace en SaaS :
Stratégies clés pour les équipes financières et informatiques

28 octobre 2024

Vos dépenses en matière de SaaS augmentent-elles plus vite que prévu ? Le moment est peut-être venu de repenser votre processus d'achat. 

Sans stratégie structurée, la gestion des achats de logiciels peut devenir chaotique, entraînant des dépassements de budget, des abonnements en double et des problèmes de conformité.

L'acquisition de SaaS ne se résume pas à l'achat de logiciels. Il s'agit de faire des choix stratégiques qui s'alignent sur les objectifs de l'entreprise. Sans un processus clair, vous risquez de dépenser trop pour des outils qui n'apportent pas de valeur ajoutée ou de ne pas gérer les contrats de manière efficace.

Voyons ce qui rend l'approvisionnement en mode SaaS essentiel pour votre budget et votre retour sur investissement, et comment vous pouvez le rationaliser pour obtenir de meilleurs résultats.

Qu'est-ce que l'approvisionnement en mode SaaS ?

L'achat de SaaS fait référence au processus d'acquisition et de gestion de logiciels en nuage basés sur des abonnements (Software-as-a-Service) pour une entreprise. 

Contrairement à l'ancienne méthode d'acquisition de logiciels, qui consiste à acheter une licence unique, le logiciel-service implique des contrats et des abonnements continus. Les tâches clés de l'approvisionnement en SaaS comprennent généralement la sélection du bon logiciel, la gestion des contrats et le suivi des renouvellements.

De nombreuses définitions présentent l'approvisionnement en mode SaaS comme un outil permettant de réduire les coûts et d'améliorer la productivité. Cependant, pour introduire une définition plus complète, nous devons nous concentrer sur sa valeur stratégique. 

L'achat de logiciels en mode SaaS centralise l'acquisition de logiciels, évite les redondances et garantit la conformité dans tous les services. Cela contraste avec les modèles décentralisés où les différentes équipes achètent des logiciels de manière indépendante, ce qui entraîne des abonnements en double et des risques pour la sécurité.

Prenons l'exemple d'une entreprise de plus de 100 employés. Dans une telle entreprise, en l'absence d'un processus d'achat structuré, les différents départements achètent souvent les mêmes outils. Il en résulte un gaspillage de fonds pour de multiples abonnements, ainsi qu'une augmentation des risques de cybersécurité en raison de l'absence de gestion de l'accès aux logiciels.

La mise en œuvre d'un processus d'achat de SaaS permet d'atténuer ces problèmes. Une fois ce processus mis en place, les entreprises peuvent contrôler totalement l'utilisation des logiciels, rationaliser la gestion des contrats et prendre des décisions éclairées sur les outils qui leur sont réellement utiles.

En quoi l'approvisionnement en logiciels libres est différent

Les achats en mode SaaS présentent des défis et des avantages uniques par rapport aux modèles d'achat traditionnels. Contrairement aux secteurs où les achats portent sur des biens physiques ou des logiciels achetés une seule fois, le SaaS fonctionne sur la base d'un modèle d'abonnement, ce qui nécessite des relations permanentes avec les fournisseurs. 

Les petites entreprises, en particulier, doivent faire preuve de prudence face à ces différences.

Dans le cadre de l'approvisionnement traditionnel, les entreprises ont souvent affaire à des achats en gros ou à des contrats fixes qui durent des années. Avec SaaS, vous gérez plusieurs contrats à court terme, souvent avec des dates de renouvellement différentes.

En outre, les fournisseurs de SaaS proposent des modèles de tarification flexibles. Cela nécessite une gestion plus active des contrats. Les petites entreprises doivent régulièrement évaluer si elles tirent toujours profit de leurs abonnements ou s'il est temps de les augmenter ou de les réduire.

L'intégration avec les systèmes existants est un autre facteur crucial. De nombreuses petites entreprises s'appuient sur des systèmes de comptabilité ou d'ERP, et les solutions d'approvisionnement en mode SaaS doivent s'intégrer dans cette architecture.

Si les outils d'approvisionnement SaaS ne s'intègrent pas bien, ils créent une charge de travail supplémentaire pour les équipes financières et informatiques, rendant le suivi des coûts et de l'utilisation plus complexe.

Avec l'utilisation de nombreux outils SaaS, les entreprises doivent centraliser la gestion de leurs données afin d'éviter les silos d'informations. Si elles ne le font pas, les inefficacités et les difficultés à prendre des décisions stratégiques basées sur des données exactes sont inévitables.

En bref, l'approvisionnement en logiciels libres exige une surveillance continue, de la flexibilité et une gestion efficace des fournisseurs. En prenant en compte défis en matière de marchés publicsGrâce à ce système, les petites entreprises peuvent éviter les coûts inutiles et garantir l'alignement des outils logiciels sur leur croissance.

Les erreurs courantes en matière d'achat de SaaS

L'achat de SaaS est un processus dynamique, et de nombreuses entreprises commettent des erreurs récurrentes qui entraînent des coûts inutiles et un manque d'efficacité. Voici quelques-uns des problèmes les plus courants :

  • Manque de visibilité. Les entreprises paient souvent trop cher pour des abonnements inutilisés ou sous-utilisés si elles ne contrôlent pas l'utilisation de leurs logiciels. Il est essentiel de suivre le processus d'achat du début à la fin et de vérifier que chaque achat correspond aux besoins réels de l'entreprise. Pour en savoir plus sur la manière de relever ce défi, consultez notre guide sur les visibilité des marchés publics.
  • La prolifération incontrôlée des logiciels. Au fur et à mesure que les entreprises se développent, elles accumulent de nombreux outils SaaS, dont beaucoup ont des fonctions similaires. Il en résulte des abonnements en double et des coûts plus élevés. Des audits réguliers peuvent aider à mettre fin à la prolifération des SaaS.
  • Absence de gestion des renouvellements. Les renouvellements automatiques peuvent être coûteux si les entreprises oublient d'évaluer si elles ont encore besoin du logiciel. Les entreprises doivent gérer activement leurs contrats et créer des alertes pour les renouvellements à venir de réévaluer leurs besoins en logiciels avant de s'engager dans un nouveau cycle d'abonnement.
  • Mauvaise gestion des contrats. De nombreuses entreprises n'accordent pas d'attention à l'importance des négociation des contrats et la gestion. Le fait de ne pas bénéficier de remises sur le volume ou de ne pas renégocier les conditions du contrat peut conduire à payer plus que nécessaire pour les services.

Les avantages de l'approvisionnement en mode SaaS

Un approvisionnement efficace en SaaS apporte de nombreux avantages qui ont un impact significatif sur les résultats de l'entreprise. 

L'un des principaux avantages est la maîtrise des coûts. En moyenne, 30% des dépenses en logiciels SaaS est inutilisé ou gaspillé dans une entreprise. Mais ce n'est pas forcément le cas.

Le logiciel de gestion des dépenses SaaS est l'une des approches suivies par les entreprises pour contrôler les coûts de leur portefeuille SaaS et maximiser la valeur des applications SaaS grâce à des tactiques efficaces d'optimisation des coûts. Une gestion appropriée permet aux entreprises d'éviter ce type de gaspillage et garantit que chaque outil remplit sa fonction.

Un autre avantage majeur est ivisibilité améliorée. Lorsque les entreprises organisent leurs achats de SaaS, elles centralisent la gestion et évitent les silos de logiciels. 

Outils de passation de marchés en mode SaaS aident les organisations à analyser l'utilisation qu'elles font de leurs abonnements par rapport à ce qu'elles paient. Elles peuvent ainsi savoir si elles paient pour des choses dont elles n'ont pas vraiment besoin et utiliser leurs ressources à meilleur escient.

La gestion des fournisseurs devient également plus facile. Grâce à un processus d'approvisionnement clair, les entreprises peuvent négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs. Il peut s'agir de remises pour des contrats à long terme ou d'un ajustement des niveaux d'abonnement en fonction de l'utilisation réelle.

La sécurité des données s'améliore lorsque les équipes chargées des achats suivent et gèrent tous les logiciels. Cela permet de s'assurer que les outils respectent les normes de conformité, telles que le GDPR, ce qui est essentiel pour la protection des informations sensibles. Le suivi de l'utilisation des logiciels permet également d'éviter les risques de sécurité associés aux applications non gérées.

Enfin, un approvisionnement SaaS efficace favorise l'innovation. Lorsque les outils sont bien intégrés et sélectionnés de manière stratégique, les entreprises peuvent essayer de nouveaux logiciels sans se soucier des problèmes de budget ou de sécurité. Cette flexibilité favorise la croissance et aide les équipes à adopter des outils qui favorisent la réussite à long terme.

Comment mettre en place un processus d'achat SaaS intelligent ?

Un processus d'acquisition de SaaS comprend tout ce qui est nécessaire à l'acquisition d'un nouveau produit SaaS. Pour gérer efficacement votre logiciel, il est essentiel de mettre en place ce processus correctement. 

S'appuyer sur des feuilles de calcul pour suivre les achats, les renouvellements et l'utilisation des logiciels n'est plus pratique au fur et à mesure que votre entreprise se développe. C'est particulièrement vrai pour les petites entreprises qui se développent rapidement.

Pour bénéficier d'une visibilité et d'un contrôle complets sur votre pile SaaS, vous avez besoin d'outils d'approvisionnement spécialisés qui automatisent les étapes clés de ce processus.

Ces outils automatisent le traitement des demandes, les approbations et les renouvellements tout en centralisant toutes les données relatives aux achats, ce qui vous permet d'avoir une vision claire des dépenses.

Qu'est-ce qu'un logiciel de passation de marchés en mode SaaS ?

Les logiciels d'approvisionnement SaaS sont destinés à automatiser et à rationaliser l'acquisition et la gestion des abonnements à des logiciels basés sur le cloud. Vous devriez envisager des solutions telles que de la réception à l'achat (I2P) et de l'achat au paiement (P2P)qui couvrent les différentes étapes de la passation des marchés. 

Alors que les solutions I2P se concentrent sur la rationalisation des flux d'approbation des demandes d'approvisionnement, les solutions P2P couvrent la phase d'achat.

Pour avoir une meilleure idée de la fonction de ces outils et de leur coût, consultez la liste des meilleurs outils d'aide à la décision. outils de passation de marchés pour les PME.

Investir dans le bon outil d'approvisionnement peut permettre de réaliser d'importantes économies de temps et d'argent, en particulier pour les petites et moyennes entreprises (PME) désireuses d'évoluer efficacement.

A retenir

L'approvisionnement en mode SaaS n'est pas seulement un mot à la mode, c'est l'épine dorsale de l'efficacité des entreprises modernes. Comme nous l'avons vu, la maîtrise de ce processus peut faire la différence entre une opération rationalisée et un gouffre financier chaotique. Distillons l'essentiel de ce que nous avons appris :

  1. Sans une stratégie structurée d'achat de SaaS, vous jetez de l'argent dans un trou noir numérique.
  2. Le modèle de l'abonnement fait de l'acquisition d'un logiciel une relation continue, et non un achat unique.
  3. Les entreprises gaspillent en moyenne 30% de leurs dépenses SaaS en outils inutilisés ou sous-utilisés.
  4. Un approvisionnement SaaS approprié transforme le contrôle des coûts d'un casse-tête en un avantage stratégique.
  5. La visibilité ne consiste pas seulement à voir ce que vous avez, mais aussi à comprendre ce dont vous avez besoin.
  6. Une gestion efficace des fournisseurs n'est pas une négociation, c'est une orchestration de l'ensemble de votre écosystème logiciel.
  7. Le bon outil d'approvisionnement ne se contente pas de suivre les dépenses, il dévoile les possibilités de croissance et d'innovation.

N'oubliez pas que dans le monde du SaaS, l'ignorance n'est pas un bonheur - elle coûte cher. En mettant en œuvre ces connaissances, vous ne vous contentez pas de gérer un logiciel ; vous façonnez l'avenir de votre entreprise, un abonnement à la fois.

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