Optimisation des coûts
Maîtriser l'optimisation des dépenses SaaS
et économisez beaucoup sur les logiciels
Imaginez que vous investissiez des milliers d'euros dans des applications que votre équipe utilise à peine. C'est absurde ? C'est pourtant la réalité d'innombrables entreprises aux prises avec la gestion des applications SaaS.
La vérité est que, bien que Applications SaaS Si les logiciels SaaS ont amélioré notre travail, ils ont aussi ouvert la voie à des dépenses inutiles. Et si vous pouviez transformer les coûts de vos logiciels SaaS, qui grèvent votre budget, en une machine bien huilée, efficace et rentable ?
Ce guide ne se limite pas à la réduction des coûts. Il s'agit de donner à votre organisation les moyens de prendre des décisions plus intelligentes et plus stratégiques. Par optimiser les dépenses SaaSAvec l'aide d'un système de gestion des ressources humaines, vous ne faites pas qu'économiser de l'argent, vous ouvrez la voie à une plus grande agilité, à l'innovation et à la croissance. Voyons cela de plus près.
Avantages de l'optimisation des dépenses SaaS
Le SaaS est devenu un pierre angulaire de la réussite des entreprises modernesmais son adoption généralisée entraîne de nouveaux défis, notamment en matière de gestion financière.
Meilleure visibilité des coûts
Avec des dizaines, voire des centaines de Abonnements SaaSIl peut être difficile de suivre les dépenses et d'évaluer si elles sont réellement justifiées.
Éliminer l'informatique fantôme
Malheureusement, dans une entreprise moyenne, les services informatiques gèrent à peine un tiers des applications et des dépenses globales en logiciels. Les employés s'abonnent régulièrement à des plateformes SaaS à l'insu du service informatique ou sans son approbation, ce qui entraîne des investissements redondants dans des logiciels Saas ou des dépenses non autorisées.
Identifier les licences inutilisées ou sous-utilisées
En moyenne, l'étude des SaaS montre que les entreprises n'utilisent qu'environ la moitié de leurs licences SaaS, laissant le reste intouché - un domaine clair où les dépenses gaspillées appellent un processus d'optimisation qui ne laisse aucune adoption SaaS non pertinente derrière lui.
Atténuer les hausses de prix
Selon la Enquête SaaStrEn effet, 73% des entreprises de SaaS prévoyaient d'augmenter leurs prix en 2024, il est donc essentiel de suivre ces changements de près. Si elles passent inaperçues, ces hausses de prix peuvent discrètement gonfler votre budget.
Optimiser les dépenses SaaS signifie qu'il faut s'attaquer de front à ces défis, mettre en œuvre des stratégies qui garantissent la rentabilité et aligner les dépenses sur les objectifs de l'entreprise.
Réaliser un audit pour optimiser les dépenses SaaS
La première étape de la optimiser les dépenses SaaS est d'obtenir une visibilité complète de votre utilisation et de vos coûts actuels en matière de SaaS. Pour ce faire, vous devez procéder à un audit approfondi de toutes les applications SaaS de votre entreprise. Voici comment procéder :
Créer un système d'enregistrement Saas
Commencez par créer un système d'enregistrement SaaS de tous vos les abonnements. Cet inventaire doit inclure à la fois les outils utilisés dans l'ensemble de l'entreprise et ceux qui sont spécifiques à des départements ou à des équipes. Les détails clés à saisir sont les suivants
- Nom de l'application
- Vendeur
- Nombre de licences
- Coût mensuel/annuel
- Dates de renouvellement
- Utilisateurs/équipes assignés
- Conditions du contrat
Vous pouvez utiliser des feuilles de calcul pour suivre ces informations, mais il est beaucoup plus efficace d'utiliser les outils suivants Outils de gestion SaaSPour ce faire, vous pouvez faire appel à des outils tels que Spendbase. Veillez à mettre régulièrement à jour l'inventaire afin de refléter tout changement dans l'utilisation ou les dépenses en matière de SaaS.
Identifier les applications redondantes et inutilisées
Une fois que votre Inventaire SaaS est en place, analysez-le pour identifier les applications SaaS redondantes ou inutiles. Les outils redondants sont ceux qui offrent des fonctionnalités similaires ou qui se chevauchent, tandis que les applications sous-utilisées sont celles dont les licences ne sont pas pleinement utilisées.
Envisagez les étapes suivantes :
- Équipes d'enquête : Interrogez les équipes sur leur utilisation de chaque application afin de déterminer si l'outil est essentiel ou s'il existe une meilleure alternative.
- Examiner les données d'utilisation : Nombreux Plateformes SaaS fournissent des analyses d'utilisation. Utilisez ces informations pour identifier les applications qui sont rarement ou jamais utilisées.
- Consolider les outils : Dans la mesure du possible, regroupez plusieurs outils en une seule application offrant des fonctionnalités similaires.
Évaluer la valeur de l'application
Tous les outils SaaS ne se valent pas. Évaluez la valeur de chaque application en fonction de son impact sur votre entreprise. Considérez les éléments suivants :
- Impact sur les entreprises : Quelle est l'importance de l'application pour vos activités quotidiennes ? Contribue-t-elle directement à la génération de revenus ou à la réduction des coûts ?
- Satisfaction des utilisateurs : Les employés sont-ils satisfaits de l'outil ou le trouvent-ils lourd et inefficace ?
- Alternatives : Existe-t-il des solutions plus économiques offrant des fonctionnalités similaires ?
Sur la base de cette évaluation, déterminez par ordre de priorité les applications à conserver, à déclasser ou à éliminer.
Stratégies d'optimisation des dépenses en mode Saas
Une fois que vous avez une idée claire de votre Inventaire SaaS et ses coûts, l'étape suivante consiste logiquement à négocier de meilleures conditions avec votre Fournisseurs de SaaS. Voici comment le faire efficacement :
Optimisez votre SaaS par le biais du pouvoir d'achat
Si votre entreprise est un client de longue date ou si vous détenez plusieurs licences auprès d'un fournisseur, tirez-en parti. Les fournisseurs apprécient la fidélité et le volume - ils sont souvent prêts à offrir des remises pour conserver leurs précieux clients. N'hésitez pas à demander une meilleure offre.
Bloquer les économies grâce à des contrats pluriannuels
Si vous êtes convaincu qu'un Outil SaaS sera essentiel à long terme, envisagez de négocier un contrat pluriannuel. Les fournisseurs offrent généralement des remises pour des engagements plus longs, ce qui vous permet de bloquer des tarifs plus bas et d'économiser au fil du temps. Négocier des contrats SaaS vous permet également de dépenser efficacement, en particulier pour les solutions SaaS existantes que vous utilisez depuis un certain temps.
Regrouper des produits pour obtenir des réductions plus importantes
Si un fournisseur propose plusieurs produits que votre entreprise utilise, envisagez de les regrouper en un seul contrat. Le regroupement permet souvent de réduire les coûts globaux par rapport à l'achat de chaque produit séparément. En outre, elle simplifie la gestion des fournisseurs. Les stratégies d'achat Saas vous permettent d'obtenir des logiciels SaaS complets tels que Hubspot pour une réduction.
Choisir le bon moment pour négocier
Le choix du moment est essentiel. Essayez de négocier les contrats à la fin du trimestre ou de l'année fiscale du vendeur. Les vendeurs sont souvent plus motivés pour offrir des remises pendant ces périodes, car ils s'efforcent d'atteindre leurs objectifs de vente.
Scrutiniser conditions contractuelles
Avant de renouveler ou de signer de nouveaux contrats, passez les conditions au peigne fin. Faites attention aux augmentations de prix automatiques ou aux clauses qui pourraient ne pas servir vos intérêts. Négociez la flexibilité : assurez-vous de pouvoir ajuster le nombre de licences en fonction de l'évolution de vos besoins.
Mise en œuvre Gestion SaaS plateforme
Gestion des dépenses SaaS manuellement ne prend pas seulement du temps, mais est également sujette à des erreurs, en particulier dans les grandes organisations. Logiciel de gestion des dépenses SaaS peuvent automatiser une grande partie de ce processus, le rendant plus facile et plus précis. Voici comment ces outils peuvent vous aider.
Gestion centralisée
Plateformes SaaS de gestion des dépenses offre un tableau de bord centralisé où vous pouvez voir tous vos abonnements SaaS, vos coûts et vos données d'utilisation en un seul endroit. Cette visibilité permet de repérer rapidement les domaines dans lesquels vous pouvez optimiser vos dépenses.
Automatisé gestion des licences
Ces outils suivent automatiquement l'utilisation des licences et envoient des alertes lorsque les licences sont sous-utilisées ou sur le point d'être renouvelées. Vous pouvez ainsi prendre des mesures proactives pour éliminer les coûts inutiles avant qu'ils ne s'accumulent.
Répartition des coûts et rapports
Nombreux Outils de gestion des dépenses en mode SaaS incluent des fonctions d'affectation des coûts et de reporting, vous permettant d'attribuer les dépenses SaaS à des départements ou des projets spécifiques. Cette capacité est cruciale pour la planification budgétaire et la responsabilisation des dépenses SaaS.
Gestion des contrats
Ces plateformes permettent également de stocker et gérer les contrats SaaSLe système de gestion des contrats vous avertit des renouvellements à venir et vous rappelle de revoir les conditions avant que les renouvellements automatiques n'entrent en vigueur. Cela vous permet d'éviter des augmentations de coûts inattendues et de vous assurer que vous êtes toujours au courant de vos accords.
Redimensionnement des licences SaaS
Le surdimensionnement des licences SaaS est un problème courant qui peut rapidement entraîner des coûts inutiles. Le rightsizing de vos licences SaaS consiste à aligner le nombre de licences sur l'utilisation réelle. Voici comment procéder :
Analyser dépenses et utilisation modèles
L'entreprise moyenne gaspille $18 millions d'euros par an sur les licences inutilisées - un chiffre qui a augmenté de 7% d'une année sur l'autre. Utilisez les données de vos outils d'audit et de gestion SaaS pour analyser l'utilisation des licences. Identifiez les licences inactives ou sous-utilisées et envisagez de les réduire ou de les réaffecter.
Mise en place de licences basées sur l'utilisateur
Certains Fournisseurs de SaaS proposent des modèles de licence basés sur l'utilisateur, ce qui vous permet de ne payer que pour les utilisateurs actifs. Si cette option est disponible, envisagez de la changer pour réduire les coûts associés aux licences inactives. Contrôler l'utilisation du Saas à tout moment.
Procéder à des examens réguliers des licences
Établir un calendrier régulier pour l'examen des licences SaaS, tous les trimestres ou tous les semestres. Gestion des dépenses des fournisseurs de SaaS garantit que l'allocation de vos licences reste alignée sur les besoins de votre organisation et que tout changement de personnel ou de flux de travail est pris en compte.
Encourager une gouvernance responsable du SaaS
Informer les employés sur les coûts
Assurez-vous que les employés comprennent les coûts associés aux outils SaaS et l'impact des dépenses inutiles sur le budget de l'entreprise. Lorsque les employés sont conscients des implications financières, ils sont plus susceptibles d'utiliser les outils SaaS de manière responsable.
Gestion des dépenses en mode SaaS et processus d'approbation
Créez un processus d'achat clair pour les nouveaux achats de SaaS qui implique l'informatique, les finances et les chefs de service concernés. Cela permet de s'assurer que les nouveaux outils sont à la fois nécessaires et rentables avant qu'ils ne soient ajoutés à votre pile technologique.
Surveiller l'informatique fantôme
L'informatique fantôme - lorsque les employés s'abonnent à des outils SaaS à l'insu du service informatique ou sans son approbation - peut entraîner des dépenses redondantes et des risques pour la sécurité, en particulier lorsque les applications sont achetées en dehors des protocoles d'approvisionnement standard. Utiliser des outils d'indexation de la gestion des SaaS pour détecter les applications non autorisées. abonnements aux logiciels et de les intégrer dans le processus d'approbation formel.
Promouvoir la consolidation des outils
Encourager les équipes à se regrouper Outils SaaS chaque fois que cela est possible. Par exemple, si plusieurs équipes utilisent des outils différents à des fins similaires, il convient d'examiner si un seul outil peut répondre aux besoins de toutes les équipes. Cette approche permet de réduire la redondance et de diminuer les coûts.
Planifier les besoins futurs en matière de SaaS
Au fur et à mesure que votre organisation grandit et évolue, vos besoins en matière de SaaS augmentent également. Pour optimiser les dépenses, il est essentiel de planifier à l'avance. Voici comment garder une longueur d'avance :
Prévision de l'utilisation de SaaS
Collaborez avec les chefs de service pour prévoir les besoins futurs en matière de SaaS en fonction des projets à venir, de la croissance anticipée et des changements dans les flux de travail. Cette approche proactive vous permet de planifier votre budget SaaS avec plus de précision et d'éviter les dépenses imprévues.
Rester informé des tendances du marché
Gardez un œil sur les tendances du marché SaaS, y compris les nouveaux produits, les changements de prix et les consolidations de fournisseurs. En comprenant ces tendances, vous serez en mesure de prendre des décisions éclairées sur les outils dans lesquels investir et sur le moment de négocier de nouveaux contrats.
Introduisez de la flexibilité dans vos contrats
Négocier des contrats qui permettent une flexibilité en fonction de l'évolution de vos besoins, qu'il s'agisse d'une augmentation ou d'une diminution de la capacité. Ainsi, vous n'êtes pas contraint de payer plus de licences que vous n'en avez besoin, ni de vous précipiter pour ajouter des licences à un coût plus élevé pendant les périodes de pointe.
Mesure Optimisation du SaaS succès
Pour vous assurer que vos efforts d'optimisation des dépenses SaaS portent leurs fruits, il est essentiel de mesurer le succès. Voici les principales mesures à suivre.
Économies de coûts
Calculez les économies totales réalisées grâce à vos efforts d'optimisation, que ce soit en réduisant les outils redondants, en redimensionnant les licences ou en négociant de meilleures conditions contractuelles. Ce chiffre est l'indicateur final de votre réussite.
Utilisation des licences
Surveillez le pourcentage de licences actives par rapport au nombre total de licences. Des taux d'utilisation plus élevés signifient que vos licences sont utilisées efficacement, ce qui vous permet de tirer le meilleur parti de vos investissements.
ROI des investissements SaaS
Évaluer le retour sur investissement de chaque Outil SaaS en comparant son coût aux avantages qu'il procure, tels que l'augmentation de la productivité, croissance du chiffre d'affairesou des économies de coûts. Cela vous aide à déterminer quels outils valent vraiment la peine d'être investis.
Satisfaction des employés
Évaluer la satisfaction des employés à l'égard des outils SaaS utilisés. Un taux de satisfaction élevé indique que les outils répondent à leurs besoins et contribuent à leur productivité - des facteurs clés pour justifier la poursuite de l'investissement.
Optimisez vos dépenses SaaS grâce aux meilleures pratiques
L'optimisation des dépenses SaaS n'est pas une tâche ponctuelle, c'est un processus continu qui exige un contrôle, une analyse et des ajustements permanents. En mettant en œuvre les stratégies présentées dans ce guide, vous pouvez maximiser la valeur de vos investissements SaaS tout en minimisant les dépenses inutiles :
Auditer régulièrement vos abonnements SaaS
Réalisez des audits réguliers pour identifier les services sous-utilisés ou redondants. Vous pourrez ainsi prendre des décisions éclairées sur la consolidation ou l'élimination des logiciels inutiles, ce qui réduira directement les coûts globaux.
Établir des politiques claires pour l'acquisition et la gestion des logiciels libres
Créez et appliquez des politiques qui garantissent que toutes les acquisitions de logiciels sont justifiées et correspondent aux besoins de votre entreprise. Cela permet d'éviter les dépenses inutiles et d'aligner le portefeuille SaaS sur les objectifs de l'entreprise.
Négocier efficacement avec les fournisseurs de SaaS
Engagez des discussions sérieuses avec vos fournisseurs de SaaS sur les niveaux de prix, les remises en fonction du volume et les engagements à long terme. Une négociation efficace peut permettre de réaliser des économies importantes.
Investir dans des outils de gestion SaaS
Envisager d'investir dans Plateformes de gestion SaaS ou des outils d'optimisation des coûts afin d'avoir une meilleure visibilité sur vos dépenses en logiciels. Ces outils peuvent vous aider à suivre l'utilisation, à gérer les licences et à identifier les domaines dans lesquels vous pouvez réaliser des économies.
Former votre équipe à maximiser la valeur du SaaS
Veillez à ce que votre équipe soit bien formée à l'utilisation de la Applications SaaS et qu'il en comprenne parfaitement les caractéristiques. Pour maximiser la valeur de chaque outil, il faut d'abord que les utilisateurs soient bien informés.
Par essence, une approche proactive de la Optimisation des dépenses SaaS n'améliore pas seulement votre gestion financière, mais soutient également la prise de décision stratégique et l'efficacité opérationnelle.
A retenir
Les coûts des SaaS peuvent faire boule de neige si vous n'y prenez pas garde, mais en prenant les bonnes mesures, vous pouvez transformer vos dépenses en une véritable machine à efficacité. Voici le plan de match :
- Auditez votre pile SaaS. Faites le point sur chaque abonnement, supprimez les applications redondantes ou sous-utilisées et éliminez le superflu.
- Négociez comme un pro. Tirez parti de votre pouvoir d'achat, regroupez des produits et concluez des contrats pluriannuels pour obtenir les meilleures offres de la part des fournisseurs.
- Automatiser avec des outils SaaS. Utilisez un logiciel de gestion SaaS pour centraliser le contrôle, suivre l'utilisation et éviter les surprises coûteuses au moment du renouvellement.
- Dimensionnez vos licences au plus juste. Vérifiez régulièrement que vos licences correspondent à l'utilisation réelle et passez à des modèles basés sur l'utilisateur pour éviter de payer trop cher.
- Promouvoir une utilisation responsable du SaaS. Sensibilisez votre équipe aux coûts, mettez en place un processus d'approbation clair et gardez un œil sur l'informatique fantôme qui pourrait grever votre budget.
- Prévoir l'avenir. Prévoyez vos besoins futurs en matière de SaaS, restez à l'affût des tendances du marché et intégrez de la souplesse dans vos contrats afin de ne pas perdre de vue vos options.
- Mesurez vos victoires. Suivez les économies réalisées, l'utilisation des licences, le retour sur investissement et la satisfaction des employés pour vous assurer que l'optimisation de vos dépenses SaaS porte ses fruits.
En suivant ces étapes, vous ne vous contentez pas de réduire les coûts, vous créez un environnement SaaS rationalisé et rentable qui favorise la croissance de votre entreprise et vous permet de garder une longueur d'avance.
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