Gestion du Saas

Vaincre la prolifération des SaaS :
Défis et méthodes pour les relever

15 janvier 2025

30% des dépenses SaaS sont gaspillées en abonnements inutilisés, outils redondantsou les licences en double. Vous pourriez tout aussi bien brûler votre argent - c'est la même chose.

Vous êtes épuiser les ressources, encombrer les flux de travail, et votre manque de visibilité fait que vous et votre équipe restez bloqués.

Que pouvez-vous faire ?

Dans cet article, vous apprendrez exactement ce qu'est la prolifération des SaaS, le les facteurs clés de son évolutionet le les plus grands défis qu'elle pose.

Mais ne vous inquiétez pas, vous apprendrez aussi des stratégies éprouvées pour surmonter la prolifération des SaaS et s'assurer qu'il ne gaspille plus jamais votre argent ou vos ressources.

Qu'est-ce que le SaaS sprawl ?

Les entreprises ont augmenté le nombre d'applications SaaS qu'elles utilisent de 4% en glissement annuel à 93selon un rapport d'Okta.

Le problème, c'est le rife, mais qu'est-ce que c'est exactement ?

La prolifération des SaaS c'est lorsqu'un quantité incontrôlée d'applications sont utilisés au sein d'une organisation. Il y a généralement peu de contrôle de la part des services informatiques ou de la direction et elle s'accompagne d'une série de problèmes. 

Cela inclut le gaspillage d'argent et de ressources. 

Presque moitié des licences SaaS ne sont pas utilisées, et 69% des travailleurs perdent une heure par jour à passer d'une application à l'autre.

Quelles sont les causes de la prolifération des SaaS ?

La plupart des entreprises opèrent dans une situation idéale pour que l'étalement urbain prospère.

  • Les nouvelles applications SaaS sont faciles d'accès. Il n'a jamais été aussi facile de trouver une application pour votre problème. Non seulement l'offre est en plein essor, mais l'achat se fait sans effort. Il suffit de quelques clics, d'un balayage rapide du visage et, en quelques minutes, les travailleurs peuvent être opérationnels avec la dernière application SaaS. Il en résulte une vague de logiciels mal gérés. 
  • Pas de politiques claires. En l'absence de politiques claires, le chaos s'installe rapidement. Il n'y a pas de limites ou de lignes directrices à suivre pour le personnel, qui fait donc ce qu'il pense être le mieux. Le personnel n'a pas l'intention de créer un étalement, mais il n'est pas conscient du problème et n'a pas reçu de directives explicites. Le résultat ? Un fouillis d'applications disséminées dans toute l'entreprise. 
  • L'acquisition des applications est décentralisée. La décentralisation de la passation des marchés donne de la liberté mais est une cause majeure de l'étalement urbain. Il en résulte une surveillance. Or, le contrôle est synonyme d'inefficacité, de dépenses incontrôlées et de risques pour la sécurité.

Quels sont les défis posés par la prolifération des SaaS ? 

Il est essentiel de traiter et de prévenir la prolifération des SaaS en raison de son des implications sérieuses. 

Dépenses excessives en matière de SaaS

Lorsque de nombreuses applications sont utilisées, les dépenses peuvent devenir incontrôlables. 

En l'absence de politiques claires et d'un processus d'achat décentralisé, le personnel peut choisir ce qu'il achète, quand il le souhaite, sans réfléchir et sans avoir besoin d'une approbation. 

Cela conduit à les inefficacités. 

Il est probable qu'il existe une licence SaaS capable d'effectuer la tâche recherchée par le travailleur, sans qu'il soit nécessaire d'acheter un outil supplémentaire. 

C'est gaspiller de l'argent. Comme faire des courses alors que le réfrigérateur est déjà plein. 

Lorsque des poches d'argent sont dépensées de manière chaotique, comment votre organisation peut-elle gérer ses finances ? 

Comment votre organisation peut-elle réduire les coûts lorsque les dépenses doivent être réduites ? 

C'est il est essentiel d'avoir une vue d'ensemble de chaque logiciel utilisé.

L'informatique fantôme 

Selon les études de Gartner, 30-40% des dépenses informatiques dans les grandes entreprises sont des dépenses fantômes. 

On parle d'informatique fantôme lorsque l'achat d'un logiciel SaaS n'est pas approuvé par le service informatique.. Il s'agit d'une conséquence de la prolifération des SaaS. 

Cette situation met les entreprises en danger.

Lorsque le service informatique d'une entreprise n'est pas au courant des applications utilisées, celles-ci ne peuvent pas être contrôlées. Cela expose l'entreprise et présente un risque d'exploitation par des pirates informatiques et d'autres problèmes de sécurité. 

Risques liés à la sécurité et à la conformité

L'informatique fantôme, comme nous l'avons expliqué plus haut, peut entraîner des risques. 

Vos données peuvent être conservées des applications peu sûres et partagées avec des personnes non vérifiées. 

Les attaques basées sur l'informatique en nuage sont courantes. 

Jusqu'à 51% des grandes entreprises ont subi une attaque de ransomware visant à voler des données, dont 52% ont réussi.

SharePoint Online a fait l'objet d'une attaque par le biais d'un compromis Microsoft Global compte administrateur SaaS. Les pirates ont accédé à des données confidentielles et ont exigé un paiement pour éviter la divulgation des informations.

Et il n'y a pas que la sécurité, la conformité est également un problème. 

Si une organisation détient des données sensibles telles que des PHI (informations de santé protégées) ou des PII (informations personnelles identifiables), elle doit se conformer à des protocoles stricts. Le respect de ces règles devient difficile lorsque l'informatique parallèle (shadow IT) est omniprésente, car il est impossible de vérifier quelles applications sont conformes. 

Comment prévenir et gérer la prolifération des SaaS ?

Il est primordial de reconnaître, d'inverser et de prévenir la prolifération des SaaS. Les risques sont trop importants pour être ignorés. 

Mais comment ? 

Créer une politique de gouvernance du SaaS et définir les meilleures pratiques

A La politique de gouvernance établira des lignes directrices claires pour les travailleurs. Il doit s'agir d'un document unique auquel tous les travailleurs peuvent accéder.

Réexaminer la politique chaque année et l'adapter en conséquence sur la base du retour d'information et de l'expérience acquise.
Il devrait aborder des sujets tels que

  • Utilisation de SaaS. Un aperçu de l'utilisation des outils SaaS. 
  • Exigences en matière d'achat. Les étapes et le processus d'approbation pour l'achat d'outils SaaS.
  • Sécurité et conformité. La procédure à suivre et le processus de vérification pour s'assurer que les applications respectent les règles de sécurité et sont conformes. 
  • Contrôle d'accès et autorisations des utilisateurs. Préciser qui a accès au logiciel, quel est son niveau d'accès et comment demander une adhésion supplémentaire. 
  • Protocoles d'intégration. La manière dont les applications doivent s'intégrer aux systèmes et outils actuels. 
  • Renouvellement et désinsertion. Les étapes à suivre pour renouveler une adhésion ou l'interrompre. 

Pour en créer un, vous devez suivre la procédure suivante en quatre étapes. 

  • Commencez. Pour commencer, vous devez recueillir toutes les informations nécessaires auprès des responsables de différents services, tels que le service juridique et les utilisateurs de technologies de pointe. Vérifiez les contrats SaaS en vigueur et demandez aux utilisateurs ce qu'ils aiment ou n'aiment pas dans les services actuels. Éliminez les applications qui ne sont plus utilisées et suspendez les licences. 
  • Définir votre structure et vos meilleures pratiques. Incluez les thèmes abordés ci-dessus. Il se peut que vous souhaitiez ajouter du contenu supplémentaire en fonction de votre entreprise et de votre secteur d'activité. L'essentiel est qu'il soit pertinent et utile pour votre entreprise. Ne vous inquiétez pas si le document n'est pas parfait au départ. Il s'agit d'un document de départ que vous devez vous efforcer de revoir et de mettre à jour régulièrement. 
  • Rédigez-le. Veillez à ce que le langage soit clair et simple, et évitez le jargon. Vous souhaitez que le personnel de l'ensemble de l'organisation puisse lire et comprendre.
  • Trouver l'approbation. Veillez à obtenir l'approbation des responsables de la gestion et procédez aux ajustements nécessaires. 

Former le personnel à la demande de nouveaux logiciels

Le manque de connaissances est ce qui perpétue le cycle de la prolifération des SaaS. 

Une fois que vous avez créé votre politique de gouvernance SaaS, il est facile d'envoyer un courriel avec la politique en pièce jointe, mais il est préférable d'organiser une session de formation. 

Introduire correctement la nouvelle politiqueLe personnel doit pouvoir poser des questions et, en particulier, apprendre à demander de nouveaux logiciels. 

Procédez comme suit :

  • Une procédure de demande claire. Veillez à définir une procédure de demande claire. Fournissez une procédure étape par étape facile à suivre. 
  • Flux de travail d'approbation. Indiquez au personnel qui approuvera la demande et quels sont les critères d'acceptation d'une demande.
  • Risques liés à l'informatique parallèle (shadow IT). Sensibilisez le personnel aux risques liés à l'expansion du SaaS et à l'informatique parallèle. Fournissez des exemples et des études de cas pour illustrer efficacement vos propos.
  • Responsabilité. Établir comment les demandes doivent être faites et par quels canaux afin d'éviter la duplication potentielle des outils et de s'en tenir à la procédure.
  • Fournir une formation de remise à niveau. Informer régulièrement le personnel de l'importance de la prévention de la prolifération des logiciels libres, en veillant à ce que les nouveaux membres du personnel soient également sensibilisés.

Améliorer la visibilité et partager les applications SaaS utilisées dans l'entreprise

Lorsque l'ensemble de l'organisation est au courant des outils disponibles, elle améliore la productivité, évite les demandes redondantes et supprime les cloisonnements.

Suivez ce processus pour optimiser le partage de vos applications SaaS.

  • Visibilité centralisée. Créer un référentiel partagé pour tous les logiciels. Il y a plusieurs façons de le faire. Vous pouvez avoir une feuille de calcul sur votre disque partagé ou une liste sur Notion. Cependant, il est préférable d'utiliser un outil de gestion SaaS, tel que Base de données Spendbaseet tous les logiciels qui y sont répertoriés.
  • Collaboration interdépartementale. Veillez à obtenir tous les outils SaaS utilisés dans l'organisation par chaque service. Demandez-leur de vous expliquer l'usage qu'ils en font et les avantages qu'ils en retirent. Ainsi, lors de la diffusion au sein de l'entreprise, les autres membres du personnel pourront identifier les outils qui pourraient leur être utiles. 
  • Rechercher avant de demander. Veiller à ce que le personnel consulte le référentiel d'outils avant de demander un nouveau logiciel. Cela permettra de réduire le nombre de demandes reçues et de promouvoir les bonnes pratiques.
  • Annoncer un nouveau logiciel. Informez le personnel lorsqu'un nouvel outil a été accepté. Cela leur permet de se tenir au courant des dernières applications disponibles et de rester impliqués dans le processus.

Auditer et optimiser régulièrement votre pile SaaS

Les audits sont essentiels pour éviter la prolifération des SaaS. Ils permettent d'optimiser l'utilisation actuelle des logiciels et de s'assurer que la sécurité et la conformité sont maintenues. Il vous permet d'évaluer et d'examiner les logiciels utilisés et de déterminer s'ils sont toujours nécessaires.

Un audit permet également d'éviter les outils en double et les applications redondantes qui surchargent votre pile SaaS.

Voici un guide rapide pour la réalisation d'un audit :

Étape Explication
1. Suivi de l'utilisation des licences Comparez les licences que vous payez et celles qui sont utilisées. Cela vous permettra d'identifier les logiciels redondants que vous pouvez supprimer. 
2. Contrôler la conformité des fournisseurs Examinez tous les contrats de vos outils SaaS et vérifiez qu'ils respectent les normes de sécurité et de conformité.
3. Examiner les renouvellements et les contrats Identifiez la date de renouvellement de chaque outil SaaS et suivez-la. Lorsque les renouvellements approchent, déterminez si vous souhaitez continuer à utiliser cet outil et si vous pouvez négocier un meilleur prix avec l'entreprise. Gestion des fournisseurs SaaS. Si ce n'est pas le cas, annuler. 
4. Évaluer l'efficacité de l'application Les applications sont-elles encore efficaces ? Il se peut que leur objectif initial ait été atteint et qu'elles ne soient plus nécessaires. Dans ce cas, annulez-les. 
5. Évaluer l'intégration des applications Veillez à ce que les applications s'intègrent bien aux flux de travail et aux systèmes actuels. Cela permet d'éviter les inefficacités et de maintenir un fonctionnement productif. 
6. Effectuer des tests de vulnérabilité Lancez des analyses de sécurité sur toutes les applications afin d'identifier les risques potentiels. Vous pourrez ainsi repérer un problème et éviter qu'il ne s'aggrave par la suite. 

Utiliser un outil de gestion SaaS 

Vous pouvez enregistrer 39% sur les logiciels en utilisant le bon Outil de gestion SaaS. 

L'identification des applications redondantes et la négociation des contrats vous permettront de réaliser d'importantes économies. 

Vous éviterez de payer trop cher pour des outils sous-utilisés et obtiendrez 100% une visibilité et un contrôle de l'ensemble de votre pile SaaS. 

Vous pouvez également économiser de l'argent sur les outils que vous souhaitez continuer à utiliser. 86% de personnes qui utilisent Spendbase réussissent à négocier de meilleures offres avec les fournisseurs de SaaS.

Vos audits peuvent être une tâche écrasante et imminente, comme si vous regardiez le sommet d'une montagne alors que vous êtes assis en bas.

Spendbase, c'est comme attacher un jetpack à votre dos. Vous mettrez en place des demandes d'applications et des flux de travail d'approbation que les employés apprécieront. Et vous obtiendrez une liste transparente et actualisée de toutes les applications de votre entreprise en un seul endroit.

Imaginez une vie où la prolifération des SaaS ressemble à une histoire d'une autre vie. L'informatique fantôme est éliminée, les dépenses sont contrôlées et la transparence est toujours disponible. 

Il est temps de maîtriser l'étalement urbain.

A retenir

La prolifération des SaaS, souvent négligée, peut épuiser les ressources de votre entreprise et l'exposer à des risques importants. Il est essentiel de s'attaquer à ce problème pour optimiser votre pile de logiciels et protéger votre organisation.

  1. Les logiciels inutilisés coûtent aux entreprises jusqu'à 30% de leurs dépenses SaaSsouvent sans qu'ils ne se rendent compte de l'ampleur du gaspillage.
  2. Approvisionnement décentralisé et absence de politiques claires sont les principaux moteurs de la prolifération des SaaS, ce qui entraîne des inefficacités et des dépenses incontrôlées dans les différents départements.
  3. L'informatique fantôme présente de graves risques pour la sécurité30-40% des budgets informatiques des grandes entreprises sont consommés par des achats de logiciels non approuvés.
  4. Des audits réguliers permettent d'identifier les applications redondantes ou sous-utilisées.permettant aux entreprises de rationaliser leurs outils et de négocier de meilleures offres avec les fournisseurs.
  5. La mise en place d'un outil de gestion SaaS peut permettre aux entreprises d'économiser jusqu'à 39% sur les dépenses en logiciels en améliorant la visibilité et le contrôle de leur pile SaaS.

En prenant le contrôle de la prolifération des SaaS, les entreprises peuvent protéger leur budget, améliorer la sécurité et fonctionner plus efficacement.

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