Gestion du Saas
Comment gérer et atténuer les risques
de l'informatique fantôme dans votre entreprise
L'informatique fantôme, c'est-à-dire les applications non approuvées qui se cachent dans votre portefeuille d'entreprise, pourrait exposer votre entreprise à des risques cachés. Détectez-le maintenant, avant qu'il ne vous réserve une surprise coûteuse.
Il est facile de négliger l'informatique parallèle, qui comprend les logiciels non autorisés et les services en nuage que les employés adoptent sans l'approbation du service informatique. Mais plus ces outils passent inaperçus, plus ils deviennent dangereux.
De nombreux employés s'inscrivent à ces applications sans en demander la permission, pensant qu'elles augmenteront leur productivité ou répondront mieux à leurs besoins. Bien que cela puisse fonctionner à court terme, cela ouvre la porte à de sérieux risques de sécurité.
Ces outils non approuvés ne font pas l'objet d'un contrôle des vulnérabilités ni d'une vérification des protocoles de sécurité de l'entreprise. Ils deviennent donc des cibles privilégiées pour les violations de données et les cyberattaques.
En fait, un récent Gestion des services d'attaque a révélé qu'environ 70% des organisations ont connu des incidents de sécurité liés à des technologies non autorisées. Dans cet article, nous examinerons des exemples courants d'informatique parallèle, les risques encourus et la manière de les gérer efficacement.
Qu'est-ce que le Shadow IT ?
On parle d'informatique fantôme lorsque les employés utilisent des technologies non approuvées - logiciels, appareils ou services - sans l'accord du service informatique. Il s'agit souvent d'outils SaaS qu'ils adoptent de leur propre chef pour rationaliser leur travail.
Si ces applications peuvent stimuler la productivité à court terme, elles présentent de sérieux inconvénients : lacunes en matière de sécurité, risques de non-conformité et coûts cachés dus à l'absence de supervision informatique.
Même avec de bonnes intentions, les employés qui se tournent vers des outils externes exposent sans le savoir l'entreprise à des violations de données et à des manquements à la conformité en travaillant en dehors des mesures de sécurité approuvées.
Ensuite, nous examinerons des exemples courants d'informatique parallèle qui passent souvent inaperçus sur les lieux de travail d'aujourd'hui.
Types courants d'informatique fantôme
L'informatique fantôme se divise généralement en trois catégories principales : les logiciels non autorisés, les services en nuage non approuvés et les appareils personnels qui se connectent aux réseaux d'entreprise. C'est dans ces domaines que les services informatiques perdent souvent toute visibilité, ce qui accroît le risque de violation des données et de non-respect de la conformité.
Outre ces formes courantes, les plateformes personnelles de stockage et de messagerie dans le nuage sont de plus en plus répandues, car les employés recherchent des moyens rapides et pratiques de collaborer et de partager des fichiers.
Avec l'essor du travail à distance, il est encore plus facile pour le personnel d'utiliser ces outils, ce qui augmente le risque que des données sensibles se retrouvent dans des endroits non sécurisés échappant au contrôle des services informatiques.
Les organisations qui ne disposent pas d'une gouvernance informatique solide sont particulièrement vulnérables, car les employés se tournent vers ces applications non approuvées pour bénéficier d'une plus grande flexibilité dans leurs flux de travail. L'identification et la gestion des menaces liées à l'informatique parallèle constituent la première étape de la réduction des risques.
Les risques de l'informatique fantôme que vous ne pouvez pas ignorer
Avec l'essor des applications basées sur le cloud, les logiciels non approuvés deviennent une préoccupation croissante pour les organisations de toutes tailles. En fait, Gartner a rapporté que le nombre de logiciels non approuvés dans le monde s'élevait à 1,5 milliard de dollars. Les dépenses en matière de SaaS ont dépassé $195 milliards d'euros en 2023, soit une augmentation de 16,7% par rapport à l'année précédente.
Cette dépendance croissante à l'égard des services en nuage met en évidence le besoin urgent de s'attaquer aux risques posés par les applications non autorisées et non gérées. Comme de plus en plus d'employés se tournent vers ces outils pour leurs tâches quotidiennes, les risques de vulnérabilités en matière de sécurité et d'inefficacité financière ne font qu'augmenter.
Nous avons identifié cinq risques majeurs liés à l'informatique parallèle que toutes les organisations devraient connaître. Ces risques peuvent gravement affecter la sécurité des données, la conformité et la gestion du budget.
Risque #1 : Potentiel accru de violations de données
L'un des risques les plus graves de l'informatique parallèle est l'augmentation des risques de violation de données. Lorsque les employés utilisent des applications non approuvées, ils contournent souvent les mesures de sécurité établies par le service informatique.
En 2023, la le coût moyen d'une violation de données s'élève à $9,44 millions d'eurosSelon IBM, de nombreux incidents sont imputables à des logiciels non validés, non autorisés et dépourvus d'une sécurité adéquate.
Ces applications non approuvées peuvent exposer les données sensibles de l'entreprise, comme les informations personnelles identifiables (PII) ou la propriété intellectuelle, à des pirates informatiques. En l'absence de mesures de protection telles que l'authentification unique (SSO) ou l'authentification multifactorielle (MFA), ces outils deviennent des cibles faciles pour les cyberattaques.
Risque #2 : Diminution de la conformité avec les réglementations relatives aux données et à la vie privée
Pour les industries régies par des lois strictes sur la confidentialité des données comme GDPR, HIPAA ou le California Consumer Privacy Act (CCPA), l'utilisation de logiciels non approuvés peut constituer un risque de conformité majeur. Les employés peuvent, sans le savoir, stocker des informations sensibles sur des services cloud non autorisés, violant ainsi les réglementations et exposant l'entreprise à des amendes pouvant atteindre des millions.
Selon Gartner, les violations de conformité liées à des applications SaaS non approuvées deviendront de plus en plus fréquentes, car les entreprises adoptent de plus en plus d'outils basés sur le cloud sans surveillance informatique.
Les réglementations telles que le GDPR exigent une visibilité et un contrôle complets sur la manière dont les données personnelles sont collectées, stockées et traitées. Les applications non autorisées mettent en péril ce contrôle, ce qui complique la tâche des entreprises pour rester en conformité et éviter des sanctions coûteuses
Risque #3 : Coûts non maîtrisés et non contrôlés
IDC estime que 70% de tous les achats SaaS sont réalisés en dehors des budgets informatiques. Cette évolution signifie que de plus en plus de services et d'employés se procurent et dépensent eux-mêmes des logiciels, ce qui favorise l'essor des technologies non autorisées.
Résultat ? Les entreprises paient souvent pour des services redondants ou des abonnements qui passent inaperçus. Dans les entreprises de plus de 50 employés, il est courant que différents services s'abonnent au même logiciel sans le savoir, ce qui entraîne une duplication inutile des coûts.
En l'absence d'un système centralisé de gestion des fournisseurs (B2B SaaS)Le suivi des abonnements, des dates de renouvellement et de l'utilisation réelle devient difficile, ce qui entraîne un gaspillage des ressources et un gonflement des budgets consacrés aux logiciels.
Risque #4 : Augmentation des coûts due à la duplication des dépenses
La duplication des dépenses est un effet secondaire courant de l'utilisation non autorisée de logiciels. Lorsque différents services ou employés achètent les mêmes outils de manière indépendante, l'entreprise perd des remises sur le volume et la possibilité de négocier des contrats au niveau de l'entreprise.
Ce chevauchement se produit souvent avec des outils tels que les plateformes de communication, les logiciels de gestion de projet ou le stockage en nuage - où les employés optent pour leurs solutions préférées plutôt que de s'en tenir à la pile approuvée par l'organisation.
Au-delà de l'inefficacité des dépenses en logiciels, cette situation peut provoquer des frictions entre des équipes utilisant des outils différents, ce qui rend la collaboration plus difficile et moins efficace.
Risque #5 : Renouvellements automatiques non planifiés
De nombreux contrats SaaS comportent des clauses de renouvellement automatique. En l'absence d'une surveillance adéquate, des applications non approuvées peuvent être renouvelées automatiquement, ce qui entraîne des coûts inattendus.
En moyenne, une entreprise doit faire face à plusieurs renouvellements par mois, et lorsque des outils non autorisés sont inclus, les dépenses peuvent rapidement devenir incontrôlables. Si le service informatique n'est pas au courant de ces renouvellements, il est impossible d'évaluer si les outils sont toujours nécessaires ou pertinents pour l'entreprise.
Une fois que les responsables informatiques ont compris les risques liés aux technologies non autorisées, ils peuvent commencer à s'attaquer au problème.
Exemples dangereux d'informatique fantôme
L'informatique fantôme peut prendre de nombreuses formes, qu'il s'agisse de logiciels non approuvés ou d'appareils personnels utilisés pour des tâches professionnelles. Si certains cas peuvent sembler inoffensifs, d'autres peuvent exposer l'organisation à des risques de sécurité majeurs, à des violations de données et à des retombées financières.
Voici des exemples concrets qui illustrent les dangers des technologies non autorisées et la façon dont elles peuvent saper les efforts de sécurité et de conformité d'une organisation.
Les applications informatiques fantômes les plus vulnérables
Parmi les applications non autorisées les plus vulnérables et les plus couramment utilisées, on peut citer
- Applications de productivité : Des outils tels que Slack, Asana et Trello peuvent exposer les communications sensibles à des menaces de sécurité lorsqu'ils sont utilisés sans supervision informatique.
- Stockage dans le nuage : Les services non approuvés tels que Google Drive, Dropbox et OneDrive peuvent contourner les mesures de sécurité, ce qui peut entraîner des fuites de données.
- Outils de communication : Les plateformes telles que WhatsApp et les comptes de messagerie personnels ne respectent souvent pas les protocoles de sécurité de l'entreprise, ce qui crée des lacunes importantes.
- Outils de gestion de projet : Des applications telles que Monday.com et Jira peuvent stocker des données de projet sensibles, qui peuvent être mal sécurisées en dehors de la pile technologique approuvée.
- Appareils personnels : Les ordinateurs portables, les smartphones et les tablettes auxquels on accède sans l'accord de l'entreprise présentent de graves risques s'ils ne sont pas gérés conformément aux politiques de sécurité de l'organisation.
Si ces applications peuvent stimuler la productivité, leur utilisation non maîtrisée présente des risques importants pour le fonctionnement de l'entreprise, comme le montrent les exemples concrets suivants.
Exemples concrets de risques liés à l'informatique fantôme
La violation de données de Truecaller
- Victimes: 47,5 millions d'utilisateurs
- Enjeu: Une vulnérabilité dans l'application permettait aux cybercriminels de modifier les profils des utilisateurs, en insérant des liens malveillants qui exécutaient des scripts de logiciels malveillants sans le consentement de l'utilisateur.
- Résultats: Des informations personnelles identifiables (PII), notamment des noms, des adresses électroniques et des numéros de téléphone, ont été vendues sur le dark web, exposant les utilisateurs à des attaques potentielles de phishing et à des vols d'identité.
Ce cas souligne les dangers des applications non approuvées qui manipulent des informations sensibles sur les clients. En l'absence de contrôle informatique, des applications comme Truecaller peuvent introduire des vulnérabilités qui conduisent à de graves violations de données.
Brèche dans les données d'identification de Docker
- Victimes: 190 000 développeurs
- Enjeu: Une violation de données a permis à des pirates informatiques de voler les informations d'identification des utilisateurs, permettant potentiellement aux cybercriminels de modifier ou de compromettre les applications construites sur la plateforme.
- Résultats: La violation met en danger les données des développeurs et les applications qu'ils ont créées, ce qui pourrait avoir des effets en cascade sur les utilisateurs finaux.
Cette brèche met en évidence le fait que des applications non autorisées peuvent exister même dans des environnements de développement où la sécurité devrait être une priorité absolue. Sans surveillance informatique, les outils de développement tels que Docker peuvent conduire à des vulnérabilités à grande échelle.
La violation historique des données de Yahoo
- Victimes: 3 milliards d'utilisateurs
- Enjeu: Une série de violations de données entre 2012 et 2016 a exposé des données personnelles en raison d'attaques par hameçonnage et de mauvaises pratiques de sécurité.
- Résultats: Yahoo a dû payer $117,5 millions d'euros et a perdu sa position de principal fournisseur de services web, ce qui montre comment les vulnérabilités peuvent contribuer à des dommages financiers et à des atteintes à la réputation à long terme.
Dans ce cas, la faiblesse des protocoles de sécurité a permis aux cybercriminels d'exploiter les vulnérabilités de l'informatique parallèle, ce qui a conduit à l'une des plus grandes violations de données de l'histoire.
Les cinq types d'informatique fantôme les plus dangereux
Au-delà de ces exemples concrets, les logiciels non approuvés présentent des risques dans plusieurs domaines clés :
- Gestion de la vulnérabilité. Les applications non approuvées ne bénéficient souvent pas d'une analyse des vulnérabilités et d'une gestion des correctifs appropriées. Sans surveillance informatique, ces applications peuvent manquer des mises à jour de sécurité essentielles, ce qui en fait des cibles de choix pour les cybercriminels.
- Gestion des identités et des accès (IAM). Les logiciels non autorisés peuvent conduire à des comptes d'utilisateurs non gérés, y compris des comptes orphelins d'anciens employés. Ces comptes erronés créent des possibilités d'accès non autorisé, ce qui accroît le risque de menaces internes et de violations externes.
- Gestion des accès privilégiés (PAM). Les applications non conformes peuvent accorder aux employés un accès privilégié à l'insu du service informatique. Il peut en résulter des autorisations excessives pour des utilisateurs qui n'en ont pas besoin, ce qui augmente la probabilité de failles de sécurité.
- Pertes de données et violations de la conformité. De nombreuses applications non autorisées ne respectent pas les politiques de sécurité de l'entreprise ou les normes réglementaires telles que GDPR et HIPAA. Cela peut conduire à une mauvaise manipulation des données sensibles, entraînant des amendes, des pertes de données et des atteintes à la réputation.
- Risques de renouvellement automatique. De nombreuses applications non autorisées sont dotées de fonctions de renouvellement automatique qui peuvent passer inaperçues et entraîner des coûts inutiles. Sans surveillance informatique, les entreprises peuvent continuer à payer pour des services qui ne sont plus utilisés, drainant ainsi de précieuses ressources financières.
Comment détecter et prévenir l'informatique fantôme (Shadow IT)
La détection et la gestion des technologies non conformes sont essentielles pour garantir la sécurité et la conformité des données de votre entreprise. Les outils non approuvés peuvent facilement s'infiltrer dans les opérations quotidiennes, entraînant des failles de sécurité et des pertes financières. Voici comment identifier et prévenir les logiciels non autorisés dans votre entreprise.
Audits réguliers des logiciels. Commencez par auditer tous les logiciels utilisés dans l'entreprise. Ce processus permet de repérer les applications non autorisées que les employés ont pu télécharger sans l'accord du service informatique. Des examens réguliers permettent de tenir à jour la liste des outils, ce qui permet aux équipes informatiques de suivre toutes les applications utilisées.
Sensibiliser et impliquer les employés. Les employés se tournent souvent vers des applications non autorisées lorsqu'ils estiment que les outils approuvés par l'entreprise ne répondent pas à leurs besoins. Il est essentiel d'informer le personnel sur les risques liés aux logiciels non approuvés. Veillez à ce qu'ils comprennent les conséquences des violations de données et de conformité, et encouragez-les à consulter le service informatique avant d'adopter de nouveaux outils. Une communication claire peut réduire considérablement l'envie de rechercher des solutions non approuvées.
Utiliser des outils de gestion SaaS. Logiciel de gestion SaaS B2B offre une visibilité en temps réel de toutes les applications utilisées par l'entreprise. Des outils comme Spendbase pour Chrome suivent l'utilisation des applications chaque fois que les employés se connectent avec leurs comptes d'entreprise, signalant instantanément les logiciels non autorisés. Les équipes informatiques peuvent ainsi gérer les technologies malveillantes dès qu'elles apparaissent et prévenir les risques avant qu'ils ne s'aggravent.
Base de données Spendbase offre également des informations sur l'adoption des applications, ce qui vous permet de décider de renouveler ou d'annuler des abonnements sur la base de données d'utilisation réelles.
En procédant à des audits réguliers, en encourageant une communication ouverte avec les employés et en exploitant des outils tels que Spendbase for Chrome, vous pouvez détecter et prévenir efficacement l'informatique parallèle, garantissant ainsi la sécurité et la conformité de votre entreprise.
A retenir
La gestion de l'informatique parallèle est essentielle pour protéger votre entreprise contre les risques cachés et les coûts inattendus. En comprenant les défis et en prenant des mesures proactives, vous pouvez atténuer les menaces potentielles posées par les applications et les services non autorisés.
- Plus de 70% des entreprises ont connu des incidents de sécurité liés à l'informatique parallèle.ce qui en fait une menace croissante pour les organisations de toutes tailles.
- Les applications non autorisées et les appareils personnels contournent souvent les mesures de sécurité informatique essentielles.exposant ainsi les données sensibles à des brèches et à des violations de la conformité.
- Les achats de logiciels en double et les renouvellements automatiques d'applications non approuvées peuvent gonfler les budgets informatiques.Le système de gestion de l'information de l'Union européenne (UE) a été mis en place par l'Union européenne.les dépenses nécessaires.
- Les logiciels non surveillés entraînent l'absence de correctifs de sécurité et des comptes orphelins.ce qui peut créer de dangereuses vulnérabilités dans votre réseau.
- La formation et les audits réguliers des logiciels, combinés à des outils de gestion des logiciels libres, sont les éléments suivants la clé du contrôle de l'informatique fantôme et de la prévention des risques futurs.
En adoptant une approche proactive, les organisations peuvent s'assurer que l'informatique parallèle ne compromet pas leur sécurité, leur conformité ou leur santé financière.
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