Gestion des fournisseurs

Gestion des relations avec les fournisseurs :
Remises, confiance... et blagues de potache

12 novembre 2024

Votre pile SaaS est un arc-en-ciel d'applications sur votre tableau de bord. Mais vos relations avec les fournisseurs sont-elles saines et brillantes, ou avez-vous manqué l'or au bout de l'arc-en-ciel ? 

Il est facile de penser que les logiciels sont statiques derrière le logo d'une entreprise. Or, chaque outil SaaS utilisé par votre entreprise est maintenu par une équipe de personnes réelles. Il y a des humains derrière le SaaS. Et les humains s'épanouissent dans des relations nourries. 

Lorsque les relations avec les fournisseurs sont cultivées, les bénéfices pour votre entreprise sont fiables et à long terme. Les options de personnalisation, l'adaptation des fonctionnalités, les négociations et les économies dépendent toutes du développement d'une relation entre votre organisation et vos fournisseurs. 

Si vous êtes confronté à des augmentations de coûts importantes au moment du renouvellement, à des délais de service client trop longs et à un manque de flexibilité en ce qui concerne les fonctionnalités supplémentaires, il se peut que vous ayez opté pour un contrat de fournisseur standard et transactionnel. 

Mais la simplicité ne permet-elle pas de gagner du temps ? Non, pas à long terme. Si vous êtes habitué à cette approche, il peut être difficile de voir les possibilités de croissance de l'entreprise et d'optimisation des coûts que vous sacrifiez. 

Pour y voir plus clair, examinons ce qu'est la gestion des relations avec les fournisseurs de SaaS. 

Qu'est-ce que la gestion des relations avec les fournisseurs ?

La gestion des relations avec les fournisseurs (VRM) est un élément essentiel de votre stratégie commerciale. Les entreprises dépendent d'une centaine d'applications SaaS pour gérer les délais, atteindre les objectifs et développer des idées.

Certains définissent la gestion des relations avec les fournisseurs comme la "supervision des processus avec les fournisseurs tiers". Mais, seulement superviser Un processus ne suffit pas à maximiser le rendement de la gestion des fournisseurs. 

Selon Gartner, la gestion des relations avec les fournisseurs est un élément essentiel de la stratégie de l'entreprise. "discipline qui permet aux organisations de contrôler les coûts, conduire l'excellence des serviceset atténuer les risques d'obtenir une valeur accrue de la part de leurs fournisseurs tout au long du cycle de vie de l'accord". Bien que ces trois aspects fassent partie intégrante de la gestion des relations avec les clients, exceller dans ce domaine demande encore plus d'efforts. 

La gestion des relations avec les fournisseurs consiste à établir et à entretenir en permanence des partenariats mutuellement bénéfiques qui renforcent, soutiennent et protègent la réussite de votre entreprise. 

Le succès n'est pas une exagération. L'optimisation de votre stratégie de relations avec les fournisseurs vous apportera de nombreux avantages. 

Pourquoi est-il important d'entretenir des relations saines avec les fournisseurs ?

Vous vous efforcez d'assurer une croissance fiable et positive de votre entreprise d'une année sur l'autre. N'oubliez pas que vos fournisseurs sont également de la partie. Des partenariats solides sont synonymes de progrès rentables. Mais il y a bien plus à gagner qu'une simple réduction des coûts.

Confiance

Imaginez un vendeur qui répond efficacement à vos demandes d'assistance et qui utilise vos commentaires pour améliorer son service. Imaginez maintenant une entreprise qui effectue ses paiements dans les délais et qui communique de manière proactive. Il s'agit là d'une relation fiable et précieuse. 

L'instauration d'une relation de confiance entre les deux parties ouvre des possibilités de croissance, d'avantages exclusifs, de conditions de renouvellement de contrat avantageuses et de prix favorables. Une relation de confiance avec un fournisseur est le cadeau qui ne cesse de s'offrir à votre entreprise. 

Économies de coûts

Si vous avez établi une relation de confiance avec votre fournisseur, les négociations se dérouleront plus facilement et les offres et remises seront plus accessibles. Optimiser votre approche pour qu'elle englobe l'ensemble des visibilité des marchés publics est un moyen rapide de réduire les déchets et de diminuer le coût total de possession. 

Gestion des risques 

Pour maintenir des normes de sécurité élevées, il est essentiel d'avoir une connaissance claire de la conformité de votre fournisseur tout au long de sa vie au sein de votre entreprise. Si vous avez établi une communication honnête, vous pouvez résoudre les problèmes rapidement et en collaboration. 

Une performance efficace

La rationalisation des relations avec les fournisseurs se traduit par une plus grande efficacité des flux de travail. Par exemple, si l'intégration est effectuée de manière efficace avec une bonne communication entre vous et votre fournisseur, l'adoption du logiciel par l'entreprise sera élevée et les bénéfices de productivité seront importants. 

Qualité, flexibilité et adaptabilité

En maintenant un contact régulier, les fournisseurs sont motivés pour fournir un service de haute qualité. Vous n'aurez pas à craindre de vous heurter à un "mur" lorsque vous devrez adapter les fonctionnalités de l'application, et ils seront plus enclins à s'adapter à vos besoins. 

Une meilleure réputation

Les avis positifs des fournisseurs renforcent votre réputation au sein du secteur et multiplient les possibilités de collaboration. Votre équipe de marketing vous sera reconnaissante d'entretenir des relations saines avec vos fournisseurs, car elles vous permettront de coordonner votre matériel promotionnel, ce qui renforcera vos relations publiques.

L'innovation

Il est plus facile de garder une longueur d'avance sur la concurrence en étant informé des nouvelles technologies et fonctionnalités. Les fournisseurs donnent la priorité à leurs partenaires les plus fiables en leur proposant des essais de nouvelles fonctionnalités, et une gestion saine des relations est la clé de l'obtention de ces primes. 

Il y a beaucoup à gagner, mais qu'en est-il des aspects pratiques ? Comment optimiser la gestion des relations avec les fournisseurs ?

Meilleures pratiques pour une gestion réussie des fournisseurs

Le maintien de relations positives avec les fournisseurs ne dépend pas d'une seule action, comme l'envoi d'une bouteille à l'occasion de l'anniversaire de votre fournisseur (même si cela peut être utile). En investissant dans les six domaines suivants, vous améliorerez votre gestion des fournisseurs et vous obtiendrez des gains commerciaux holistiques. 

1. Choisir le bon fournisseur

Un bon partenariat commence par une bonne adéquation entre le vendeur et le consommateur. Votre gestion des fournisseurs est vouée à l'échec dès le départ si votre fournisseur ne s'aligne pas sur les objectifs de votre entreprise. 

Prenons l'exemple d'une entreprise de décoration de luxe. Ses designers ont besoin d'une application qui propose des modèles personnalisables pour créer de belles présentations de leurs produits. Ils demandent à chaque fournisseur présélectionné quelles sont les options de personnalisation qu'il propose, et le retour d'information leur permet de faire un choix éclairé qui répond le mieux à leurs besoins. Les employés sont satisfaits, la productivité s'améliore et les ventes aux clients augmentent. 

D'autres éléments à prendre en compte sont la réputation du fournisseur, le protocole de conformité et de sécurité et les évaluations du service clientèle.

N'hésitez pas à demander à vos fournisseurs actuels de vous recommander, car ils comprennent déjà vos besoins en matière de compatibilité. Il se peut même qu'ils vous révèlent leurs propres solutions à vos problèmes, ce qui vous permettra de vous en tenir à un fournisseur connu et de développer encore davantage votre relation à long terme. 

2. Définir des accords de niveau de service clairs

Comment vous sentiriez-vous si votre supérieur hiérarchique soulevait un différend concernant vos performances dans un domaine qui ne fait pas partie de votre description de poste ? 

Comment vous sentiriez-vous si un domaine de votre travail n'était pas assez performant, alors que vous savez que si vous aviez disposé d'un outil spécifique, il aurait été couronné de succès ? 

Il s'agit dans les deux cas de scénarios frustrants.  

Des relations saines avec les fournisseurs permettent d'éviter cette confusion grâce à des clauses claires et formelles acceptées par les deux parties. Ces accords de niveau de service sont discutés et signés avec le contrat. Ainsi, toutes les personnes concernées connaissent leurs responsabilités et leurs attentes. 

Les accords de niveau de service peuvent porter sur l'étendue des services, les paiements, les procédures de sortie et les normes de performance. Les conditions doivent être spécifiques et sans ambiguïté. Par exemple, une garantie de réponse rapide du service clientèle est moins rassurante qu'une promesse de réponse dans les 12 à 24 heures.

Des accords de niveau de service clairement définis vous donneront de l'influence non seulement en cas de litiges potentiels avec les fournisseurs, mais aussi lorsque vous analyserez les performances de votre application et envisagerez son avenir au sein de votre entreprise. 

3. Utiliser un outil de passation de marchés

Si vous n'aviez que quelques fournisseurs à gérer, des processus manuels pourraient certainement fonctionner. Cependant, une grande quantité de SaaS dans votre entreprise nécessite un coup de main pour la gestion des fournisseurs. 

  • Centralisation. Une plateforme basée sur le cloud est un moyen organisé et efficace de centraliser votre liste de fournisseurs. Elle fait honte à vos feuilles de calcul grâce à sa facilité d'accès, à sa visibilité complète et à sa rapidité de récupération des informations. Le top outils de passation de marchés pour les PME offrent un point de contact unique pour les achats, un œil vigilant sur les risques et des processus rationalisés pour accroître encore la productivité.
  • L'automatisation. Si vous vous demandez où vous pourrez trouver plus de temps pour entretenir vos relations avec vos fournisseurs, l'automatisation est la réponse. Imaginez que votre procédure d'intégration des fournisseurs passe de deux semaines à seulement trois jours. Les outils d'approvisionnement utilisent la saisie automatisée des données, la gestion de la documentation et les flux de travail pour les approbations, l'intégration et les renouvellements. 
  • Suivi des mesures. Lors de votre prochaine négociation de renouvellement, si l'on vous posait la question suivante : "Avez-vous besoin de plus de sièges ?" ou "La fonction glisser-déposer vous convient-elle ?", connaîtriez-vous la réponse ? Connaîtriez-vous la réponse ? La connaissance de ces petits détails fait la différence entre une bonne et une excellente gestion des fournisseurs. Les outils de gestion des fournisseurs fournissent régulièrement des rapports détaillés sur l'utilisation de votre SaaS. 

4. Communiquer régulièrement 

Lorsque vous pensez à un logiciel, le premier mot qui vous vient à l'esprit n'est probablement pas "empathie". Pourtant, un bon partenariat repose sur une réflexion approfondie de la part des deux parties. Les fournisseurs sont concernés par votre activité, et vous l'êtes par la leur. Il est dans votre intérêt à tous deux de maintenir une communication ouverte et honnête tout au long du cycle de vie du logiciel. 

Prévoyez des points de contact réguliers avec votre fournisseur afin d'examiner les indicateurs clés de performance. Par exemple, chaque trimestre, vous pourriez discuter du retour sur investissement, de l'utilisation et des fonctionnalités spécifiques, ainsi que des adaptations éventuelles de votre abonnement. Il se peut même que ces contrôles fréquents ouvrent la voie à des possibilités de réduction et à des essais de fonctionnalités. 

Si vous êtes un communicateur fiable, les vendeurs seront plus enclins à résoudre rapidement tout litige éventuel. Votre relation saine signifie que les litiges restent professionnels et sans heurts.

5. Négocier avec assurance et équité

Si un client s'adresse à vous pour vous demander une remise 70%, un service clientèle disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et un produit gratuit chaque semaine, la chose la plus polie que vous puissiez faire est de dire "non".

Une relation fructueuse avec un fournisseur ne se limite pas à l'obtention du meilleur prix. Elle se concentre sur la valeur et les partenariats à long terme. 

Par exemple, vous pouvez obtenir une remise importante mais recevoir une version dégradée d'une fonctionnalité logicielle rentable, ce qui signifie que vous devez expliquer à votre équipe pourquoi son travail prendra deux fois plus de temps et que le résultat sera deux fois moins important.

Veillez à ce que votre entreprise obtienne la meilleure valeur en utilisant votre analyse SaaS et visez un scénario gagnant-gagnant. Un fournisseur qui se sent respecté est un fournisseur qui investira plus de temps dans votre entreprise. 

6. Créer des liens par l'humour

Un peu d'humour peut s'avérer très utile dans les relations entre vendeurs. Lorsque vous avez établi un bon rapport, les blagues et les plaisanteries peuvent transformer les interactions de routine en quelque chose de beaucoup plus agréable. Partager un rire avec votre fournisseur, que ce soit à propos d'une fonction bizarre de son application ou d'une demande "urgente" qui s'est avérée étonnamment simple, permet de briser la glace et d'instaurer la camaraderie.

Ces moments partagés créent un sentiment de familiarité et de confiance. Lorsque les vendeurs se sentent à l'aise avec vous, ils sont plus enclins à faire des efforts supplémentaires, à offrir des perspectives franches et à donner la priorité à vos demandes. L'humour ne fait pas que détendre l'atmosphère ; il renforce vos relations professionnelles, transformant vos vendeurs de simples contacts en véritables alliés.

Comme tout aspect d'une entreprise solide, la gestion des relations avec les fournisseurs exige des efforts constants. Si vous voulez exceller, vous devrez prendre note de certains pièges courants à éviter. 

Erreurs courantes dans la gestion des relations avec les fournisseurs

Les entreprises qui peinent à gérer leurs relations avec les fournisseurs sont généralement coupables d'au moins une des erreurs suivantes.

  • L'évitement des coûts. Penser au présent sans avoir une vue d'ensemble peut conduire à mettre trop l'accent sur les coûts. Ouvrez plutôt votre esprit aux avantages et à la valeur à long terme que les fournisseurs peuvent apporter. 
  • Accords précipités. Les coûts cachés, les services de qualité médiocre et les risques élevés de violation des données sont quelques-uns des dangers des contrats bâclés. Prenez le temps de réfléchir à chaque clause - est-elle spécifique, alignée sur vos objectifs et mesurable ? 
  • Mauvaise communication. Si vous n'êtes pas accessible ou ouvert, cela peut se refléter chez votre fournisseur et il sera plus difficile de le contacter en cas de besoin. Maintenez des contrôles réguliers et stratégiques pour que les relations restent positives et constructives.  
  • Évaluation inadéquate des risques. Il y aura toujours quelques petits risques acceptables dans les entreprises. L'essentiel est de savoir qu'ils existent et de les contrôler régulièrement. 
  • Négligence. Même les meilleurs fournisseurs doivent être gérés. Vos fournisseurs d'importance stratégique doivent faire l'objet d'un suivi régulier en priorité, car les problèmes qu'ils rencontrent peuvent entraîner des pertes considérables.

Vous pouvez gagner du temps et réduire la probabilité de ces erreurs grâce à une système de gestion des fournisseurs qui automatise les flux de travail et centralise les données de vos fournisseurs. 

Vous pouvez maintenant commencer à imaginer à quoi cela ressemble dans la pratique au sein de votre organisation. Alors, à quoi ressemble la VRM lorsqu'elle est excellente ?

Modéliser la gestion des relations avec les fournisseurs

La gestion optimale des relations avec les fournisseurs est un partenariat gagnant-gagnant entre vous et votre fournisseur. Il s'agit d'un équilibre sain entre ce qui est donné et ce qui est pris. Des fonctionnalités SaaS rentables et des mesures de réduction des coûts pour vous ; des objectifs et des ventes réalisés pour les fournisseurs. 

Votre système automatisé logiciel de passation de marchés fait une grande partie du travail à votre place - en centralisant les fournisseurs sur un tableau de bord unique, en rationalisant les flux de travail clés grâce à l'automatisation et en fournissant des informations détaillées sur les performances des fournisseurs et des SaaS. Les meilleurs outils d'approvisionnement peuvent même fournir des négociateurs experts pour vous aider dans la négociation stratégique des prix. 

Du début à la fin de la durée de vie de votre logiciel dans votre entreprise, vous bénéficiez d'un alignement des objectifs et des défis, avec une communication ouverte et honnête à la clé. 

Parce que vous êtes fiable et communicatif, les vendeurs vous offrent des perspectives et des possibilités de collaboration et de croissance qui vous permettront de dynamiser votre entreprise. 

La cerise sur le gâteau ? L'accès à des remises importantes comme 60% pour vos factures sur le cloud et 80% pour vos applications préférées. 

Grâce à une gestion efficace des relations avec les fournisseurs, l'amélioration des prévisions, des économies et de la budgétisation permettra à votre entreprise de se développer à l'avenir. 

A retenir

En fin de compte, la gestion de la relation avec les fournisseurs (VRM) n'est pas seulement un avantage, c'est une stratégie essentielle pour la croissance à long terme. Chaque outil SaaS sur lequel votre entreprise s'appuie doit faire partie d'un partenariat symbiotique qui génère de la valeur et de l'innovation.

  1. De solides relations avec les fournisseurs favorisent l'adaptabilité et l'accès exclusif à de nouvelles fonctionnalités. Vous souhaitez bénéficier d'un accès anticipé à une nouvelle fonctionnalité ? C'est grâce à votre relation que cela se produit.
  2. La confiance mutuelle permet de réaliser des économies. Les fournisseurs de confiance proposent de meilleurs prix, des solutions plus rapides et des remises proactives, ce qui permet de réduire les coûts totaux de possession au fil du temps.
  3. La gestion des risques s'améliore lorsque les deux parties sont transparentes et investies. Vos fournisseurs sont vos alliés en matière de conformité, de sécurité et de résolution des problèmes.
  4. Des accords de niveau de service clairs et des contrôles fréquents permettent de mener des opérations sans heurts et sans surprises. Rien ne nuit à l'efficacité comme des attentes mal définies ; des contrôles fréquents permettent à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde.
  5. Un outil d'approvisionnement centralisé est l'épine dorsale d'un VRM efficace. Il simplifie le suivi des fournisseurs, automatise les processus et fournit des informations exploitables.
  6. Négocier avec assurance mais de manière équitable permet de créer de la valeur à long terme. Une approche équitable lors des négociations ne permet pas seulement d'obtenir de meilleures offres, mais aussi de garantir l'engagement du vendeur en faveur de votre réussite.
  7. La communication est la passerelle vers de nouvelles opportunités de croissance. Une communication régulière encourage les vendeurs à vous proposer des offres exclusives et des innovations.

En fin de compte, la clé de relations fructueuses avec les fournisseurs est un mélange de stratégie et d'empathie. En privilégiant la valeur à long terme plutôt que les gains à court terme, vous transformerez les fournisseurs de simples prestataires de services en partenaires actifs de la croissance de votre entreprise.

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