Quelles sont les caractéristiques à rechercher dans un logiciel de gestion des dépenses numériques ?

Avant de choisir un outil pour votre entreprise, sachez quels sont les éléments essentiels. Selon la 2024 Rapport Gartnerenviron 68% des entreprises regrettent d'avoir acheté un logiciel, souvent en raison de la complexité inutile de l'outil. C'est pourquoi il est si important de se procurer un outil qui ne vous fera pas regretter d'avoir dépensé de l'argent et qui apportera de la valeur à l'entreprise.

Nous parlerons ici des caractéristiques générales que l'on peut trouver dans les produits les plus populaires. logiciel de gestion des dépensesNous vous expliquons comment choisir un outil qui vous durera longtemps, et nous vous donnons une liste supplémentaire de caractéristiques que vous pouvez envisager de rechercher.

Qu'est-ce que logiciel de gestion des dépenses?

Logiciel de gestion des dépenses est un outil qui aide les entreprises à suivre, contrôler et optimiser toutes leurs dépenses non salariales. Lorsque vous intégrer un outil de gestion des dépenses dans vos processus, vous pouvez gérer les dépenses dans différents services, ce qui inclut souvent l'achat de fournitures de bureau, le suivi des frais de déplacement et le traitement des paiements des fournisseurs.

De nombreux systèmes modernes de gestion des dépenses comportent les éléments suivants :

• Suivi des dépenses et établissement de rapports ;
• Autorisation d'achat flux de travail;
• Gestion des fournisseurs ;
• Gestion des contrats ;
• Suivi du budget ;
• Traitement des paiements ;
• Facture la capture et le stockage ;
• Analyses et rapports financiers.

Quels sont les avantages de l'utilisation de logiciel de gestion des dépenses?

Si vous vous demandez encore si vous avez besoin d'une plateforme de gestion des dépensesVous devez donc vous interroger sur les avantages qu'ils peuvent apporter à votre entreprise. Voici quelques-uns des avantages que vous pouvez attendre de ces outils.

Économies de coûts

Il existe de nombreuses façons de logiciel de gestion des dépenses peut vous faire économiser de l'argent. Il comprend

• Pas d'achats et d'abonnements en double ;
• De meilleurs contrats avec les fournisseurs sur la base des données relatives aux dépenses ;
• Moins de dépenses fantaisistes (achats en dehors des canaux approuvés) ;
• Moins de dépenses pour les violations de la politique avant qu'elles ne se produisent ;
• Mieux identifier et éliminer les modèles de dépenses inutiles.

Améliorée flux de travail

Manuel les processus de gestion des dépenses de drainer du temps productif de la part de votre équipe financière. Logiciel de gestion des dépenses réduit la paperasserie et rationalise les flux de travail. Voici quelques exemples de ces changements :

• Réception automatisée la saisie et la catégorisation ;
• Approbation numérique flux de travail qui réduisent les échanges de courriels ;
• Intégration avec les systèmes comptables pour éviter la duplication des données ;
• En temps réel la soumission des dépenses plutôt que la mise en lot mensuelle ;
• Accès mobile pour les déplacements gestion des dépenses.

Mieux conformité

Le non-respect des politiques internes et des réglementations externes peut s'avérer coûteux et risqué. Logiciel de gestion des dépenses aide par :

• Mise en œuvre automatique de limites de dépenses et d'exigences d'approbation ;
• Créer des pistes d'audit pour chaque transaction ;
• Signaler en temps réel les dépenses inhabituelles ou non conformes à la politique de l'entreprise ;
• Stocker la documentation en toute sécurité à des fins fiscales et d'audit ;
• Normaliser la catégorisation des dépenses pour obtenir des rapports précis.

Une meilleure prise de décision

L'avantage le plus précieux est sans doute la visibilité et l'intelligence que procure une bonne gestion des dépenses :

• Dépenses globales tableaux de bord montrent des tendances entre les départements ;
• Les données recueillies révèlent des possibilités de consolidation ou de négociation ;
• Prévisions budgétaires basées sur les tendances des dépenses réelles ;
• Analyse par catégorie pour identifier les valeurs aberrantes et les possibilités d'optimisation ;
• Des capacités d'étalonnage pour comparer les performances avec les normes de l'industrie.

Caractéristiques essentielles des dépenses outils de gestion

Lorsque vous êtes sur le point de trouver votre bonheur logiciel de gestion des dépensesPour cela, consultez ces neuf caractéristiques essentielles, car elles permettent de distinguer les solutions réellement efficaces de celles qui vous laisseront des remords d'acheteur. Quelles sont ces caractéristiques et pourquoi sont-elles importantes ? Explorons-les.

1. En temps réel dépenser visibilité

En 2024, 36% des professionnels de la finance se disent "extrêmement" ou "très" préoccupés par les dépenses de leur entreprise. Sans en temps réel visibilitévous êtes littéralement aveugle en ce qui concerne vos dépenses.

Ce qu'il faut rechercher :

• Centralisé tableau de bord montrant toutes les catégories de dépenses ;
• Suivi des transactions à la minute près ;
• Vues personnalisables par département, projet ou fournisseur ;
• Contrôle des transactions au niveau de la carte ;
• Suivi en temps réel du budget par rapport à la réalité.

Des outils comme Base de données Spendbase et Brex afficher les transactions au moment où elles se produisent, et non quelques jours plus tard lorsque la comptabilité les réconcilie.

2. Rapports de dépenses automatisés

Manuel la déclaration des dépenses est la principale source d'inefficacité dans les départements financiers. Une étude réalisée en 2024 a révélé que 56% des entreprises perdent jusqu'à 10 heures par semaine en tâches manuelles.

Ce qu'il faut rechercher :

• Automatique facture capture à partir d'un courriel ou d'un téléphone portable ;
• La technologie OCR qui extrait les données de recettes;
• Catégorisation automatique des dépenses ;
• Stockage numérique conforme aux exigences fiscales ;
• Traitement en masse des dépenses récurrentes.

SmartScan d'Expensify lectures technologiques recettes et crée automatiquement des notes de frais avec une précision remarquable.

3. Capacités d'intégration

Chaque outil crée son propre environnement avec des données isolées. La capacité de partager des données entre différents outils n'a jamais été aussi importante qu'aujourd'hui. Ce qui est intéressant, c'est qu'au cours des cinq prochaines années, 50% des entreprises prévoient de consolider leurs multiples applications SaaS pour une meilleure gestion.

Ce qu'il faut rechercher :

• Intégrations natives avec votre logiciel de comptabilité (QuickBooks, Xero, NetSuite) ;
• ERP compatibilité avec le système ;
• Accès à l'API pour les connexions personnalisées ;
• Intégration des systèmes de ressources humaines et de paie ;
• Connexions bancaires et cartes de crédit.

Base de données Spendbase offre une intégration avec les plateformes de comptabilité les plus courantes telles que QuickBooks, Xero et NetSuite. Vous pouvez synchroniser les transactions, les catégories et les données des fournisseurs sans processus manuels d'exportation/importation.

4. Accessibilité mobile

Le monde des affaires est omniprésent et l'accès mobile n'est plus facultatif. C'est la raison pour laquelle il faut toujours rechercher des applications qui ont soit une application mobile ou disposer d'une plateforme web adaptée à la mobilité.

Ce qu'il faut rechercher :

• Complet conviviale applications mobiles (et pas seulement les sites web mobiles) ;
• Fonctionnalité hors ligne pour reçu capturer ;
• Notifications push pour approbations;
• Gestion des cartes mobiles ;
• Suivi des dépenses en fonction de la localisation.

SAP Concur application mobile permet aux utilisateurs de photographier recettesLes utilisateurs ont la possibilité d'effectuer des recherches, de soumettre des dépenses et d'approuver des demandes où qu'ils se trouvent.

5. Politique conformité et les contrôles

Près de la moitié (49%) des décideurs de haut niveau considèrent que les achats effectués en dehors des processus approuvés constituent une préoccupation importante. La situation est particulièrement grave si l'entreprise travaille avec des données utilisateur très sensibles.

Ce qu'il faut rechercher :

• Politiques de dépenses personnalisables ;
• Signalement automatique des violations de la politique ;
• Limites de dépenses par catégorie ;
• Permissions par utilisateur ou par rôle ;
• Numérique reçu l'application de la loi.

Base aérienne vous permet d'établir des contrôles par département, par personne, par catégorie de dépenses et même par heure de la journée.

6. Flux de travail d'approbation

Bon flux de travail contribuent à réduire les goulets d'étranglement tout en maintenant un contrôle adéquat. Les entreprises qui prennent des mesures judicieuses en matière d'achat de logiciels sont les moins susceptibles d'éprouver des regrets d'acheteur, et il en va de même pour les dépenses. approbations.

Ce qu'il faut rechercher :

• Multi-niveaux approbation hiérarchies ;
• Options de délégation pour les cas où les approbateurs ne sont pas disponibles ;
• Conditionnel approbation l'acheminement en fonction du montant ou de la catégorie ;
• En vrac approbation des capacités ;
• Mobile approbation notifications.

Divvy permet de configurer approbation qui peuvent acheminer les dépenses différemment en fonction du montant, du service ou du type de dépense. Base de données Spendbase vous aide à progresser approbation des étapes basées sur la quantité d'argent dépensée. Par exemple, les petits achats peuvent être traités normalement, tandis que les plus importants sont automatiquement envoyés à des gestionnaires de niveau supérieur pour qu'ils les traitent. approbation.

7. Analyses et rapports avancés

L'analyse avancée est importante. Les organisations les plus performantes atteignent une 5.8% la réduction des coûts de l'ensemble des dépenses grâce aux données actualisées qu'ils reçoivent des dépenses outils de gestion.

Ce qu'il faut rechercher :

• Modèles de rapports personnalisables ;
• Analyse des tendances en matière de dépenses ;
• Analyse comparative des départements et des catégories ;
• Possibilités d'exportation (CSV, PDF, Excel).

La base de données de Spendbase La suite analytique comprend des outils de création de rapports personnalisés et de visualisation des tendances en matière de dépenses. En outre, vous pouvez désormais télécharger des transactions en masse au format CSV. L'équipe de Coupa La suite de rapports comprend l'IA qui simplifie l'identification des économies de coûts.

8. Gestion des fournisseurs

Les données consolidées sur les fournisseurs permettent de négocier de meilleures conditions et d'éviter les doublons. C'est particulièrement important pour les petites entreprises, car elles peuvent économiser environ 1,5 milliard d'euros. 30% sur les coûts opérationnels grâce à des logiciels appropriés l'automatisation.

Ce qu'il faut rechercher :

• Base de données centralisée des fournisseurs ;
• Stockage des contrats et alertes de renouvellement ;
• Suivi des performances des fournisseurs ;
• Signalement des fournisseurs préférés ;
• Gestion des documents fiscaux (W-9, 1099).

Procurify conserve les profils des fournisseurs avec l'historique de leurs performances, ce qui signifie que vous pouvez facilement trouver vos meilleurs fournisseurs grâce à ces données enregistrées.

9. Sécurité et conformité

Les données financières font partie de vos informations les plus sensibles. Les investissements dans les logiciels de cybersécurité devraient augmenter de $23 milliards de dollars US d'ici 2026, ce qui signifie également une meilleure sécurité en termes de gestion des dépenses.

Ce qu'il faut rechercher :

• SOC 1 et SOC 2 conformité;
• GDPR conformité (pour les opérations mondiales) ;
• Contrôles d'accès basés sur les rôles ;
• Authentification à deux facteurs ;
• Chiffrement au repos et en transit ;
• Audits de sécurité réguliers.

Des plateformes comme Expensify utilisent une sécurité de niveau bancaire avec un cryptage AES-256, des protocoles d'authentification OAuth 2.0 et une infrastructure AWS avec des centres de données redondants.

Comment sélectionner les bonnes dépenses outil de gestion pour votre entreprise ?

Après avoir compris les caractéristiques essentielles, le prochain défi consiste à trouver le produit idéal. solution de gestion des dépenses pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise en matière de dépenses. Depuis 60% des acheteurs de logiciels regrettent leurs achats dans les 18 mois, il est essentiel d'adopter une approche réfléchie de la sélection. Voici comment faire un choix que vous ne regretterez pas.

Évaluer vos besoins

Commencez par une évaluation complète de vos processus de dépenses actuels et des points problématiques. Vous pouvez ainsi identifier vos catégories de dépenses, dresser la liste des outils actuellement utilisés pour la gestion des dépenses. gestion des dépenseset calculez le montant de vos dépenses mensuelles.

Vous devez également mesurer les défis existants : le temps passé sur les processus manuels, le taux d'erreur dans les rapports et les difficultés liées à l'établissement des rapports.

! Conseil pratique. Créez une liste de contrôle des fonctionnalités classées par ordre de priorité sur la base de votre évaluation. Faites la distinction entre les fonctions "indispensables" et les fonctions "utiles" pour éviter de payer pour une complexité inutile.

Évolutivité

Votre solution de gestion des dépenses doit évoluer avec votre entreprise. Vous devez tenir compte de l'augmentation du nombre d'utilisateurs au cours des deux ou trois prochaines années, de la création éventuelle de nouveaux départements ou unités commerciales et de l'augmentation éventuelle du volume des transactions.

Certaines structures tarifaires peuvent être imprévisibles :

• La tarification par utilisateur peut devenir onéreuse au fur et à mesure de la croissance de l'entreprise ;
• Les frais par transaction peuvent être imprévisibles ;
• Les modèles de tarification échelonnée offrent souvent la meilleure valeur ;
• Attention aux coûts cachés (mise en œuvre, formation, assistance).

! Conseil pratique. Demandez aux fournisseurs des exemples de clients similaires à la taille que vous prévoyez d'atteindre dans 2 ou 3 ans. Comment leur plateforme a-t-elle évolué pour ces clients ? Quels sont les défis auxquels ils ont été confrontés ?

Expérience de l'utilisateur

Même l'outil le plus riche en fonctionnalités échouera si votre équipe ne l'utilise pas. Vérifiez si l'outil le bon logiciel de gestion des dépenses comporte les éléments suivants :

• Interface intuitive nécessitant une formation minimale ;
• Application mobile qualité (vérifiez les évaluations de l'App Store/Google Play) ;
• Effacer les messages d'erreur et la documentation d'aide ;
• Caractéristiques d'accessibilité.

! Conseil pratique : au cours de votre période d'essai, faites participer de véritables utilisateurs finaux issus de différents services. Leurs commentaires vous aideront à trouver des problèmes de convivialité qui pourraient échapper aux responsables financiers.

Soutien aux fournisseurs

La relation avec votre fournisseur est aussi importante que le logiciel lui-même. Vérifiez si le logiciel dispose d'un responsable de la mise en œuvre, d'une assistance à la migration des données et de capacités de personnalisation.

! Conseil pratique. Demandez des références à des clients qui utilisent la plateforme depuis au moins un an. Leur expérience en matière d'assistance et de valeur ajoutée sera plus révélatrice que les témoignages de nouveaux clients.

Fonctionnalités bonus qui valent la peine d'être payées (en fonction de vos besoins)

Les caractéristiques essentielles font partie intégrante de tout bon produit. solution de gestion des dépensesMais qu'en est-il des fonctionnalités premium disponibles ? Que peuvent-elles faire et en avez-vous réellement besoin ? Envisagez ces fonctions avancées si elles répondent à vos besoins particuliers.

• Gestion des cartes virtuelles. Créez des cartes numériques instantanées avec des limites de dépenses personnalisées et des restrictions imposées par les commerçants. Cette fonction réduit le risque de fraude et donne aux employés une certaine flexibilité en matière d'achat.
• Intelligent reçu correspondant. Certains outils proposent une technologie alimentée par l'IA qui associe automatiquement les éléments suivants recettes avec les transactions. Il s'agit d'une option idéale pour les entreprises qui doivent traiter des centaines d'opérations. recettes mensuel.
• Capacités de paiement international. Ce système est parfait pour les entreprises qui ne travaillent pas uniquement au niveau local. Dans ce cas, il convient d'opter pour un système unifié capable de gérer plusieurs devises, taux de change et exigences de paiement spécifiques à chaque pays.

Comment les fonctionnalités de gestion des dépenses permettent de relever les défis les plus courants

Les entreprises, quelle que soit leur taille, sont confrontées à des problèmes financiers similaires, mais les systèmes modernes d'information et de communication (TIC) ne sont pas suffisants. solutions logicielles de gestion des dépenses offrent des fonctionnalités ciblées pour répondre à ces défis. Voici comment des fonctionnalités spécifiques permettent de résoudre vos problèmes les plus urgents :

• Une vision floue de la dépenses des entreprises. Pour résoudre ce problème, il faut créer des tableaux de bord qui fournissent des informations instantanées visibilité dans toutes les catégories de dépenses. Cela vous permettra de repérer les tendances et de remédier immédiatement aux dépenses excessives.
• Perte de temps pour le suivi manuel. Utilisation automatisé avec la technologie OCR qui permet d'extraire et de catégoriser automatiquement les informations. Elle permet de réduire la durée de la clôture mensuelle de quelques jours à quelques heures.
• Des systèmes financiers déconnectés. Utiliser les intégrations avec la comptabilité, ERPet les systèmes bancaires afin d'éliminer les doubles saisies et de maintenir une source unique de vérité financière.
• Abonnements à des logiciels non gérés. Essayez le suivi des abonnements qui indique tous les paiements récurrents. Vous pouvez également essayer les cartes virtuelles avec des contrôles du commerçant qui empêchent les dépenses excessives et identifient les services redondants.
• Conformité et de rendre compte des difficultés rencontrées. Mettre en œuvre automatisé l'application des politiques avec des modèles de rapports personnalisables.
• Prévision inexacte des dépenses. Les outils prédictifs vous permettent d'utiliser des modèles historiques pour projeter les dépenses futures, tout en en temps réel le suivi du budget permet d'éviter les dépassements imprévus.
• Un contrôle insuffisant des dépenses des employés. Des autorisations personnalisées pour les cartes permettent de fixer des limites de dépenses précises par employé ou par service. Pré-approbation flux de travail empêcher les achats non autorisés.

Base de données Spendbase se distingue de ces outils car il combine toutes ces solutions dans une plateforme unique et intuitive, facile à mettre en œuvre et rapide à adopter. Plutôt que de travailler avec plusieurs outils ou de vous débattre avec des systèmes obsolètes, vous pouvez obtenir une solution qui couvre tous ces points problématiques.

Les entreprises qui passent à Spendbase déclarent généralement économiser plus de 15 heures par semaine sur les processus manuels et obtiennent également de meilleurs résultats. visibilité dans leurs dépenses. Il donne enfin aux responsables financiers le contrôle et les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions stratégiques qui ont un impact sur l'ensemble de l'entreprise.

À emporter

En résumé, dépenser outils de gestion apportent de réels changements dans les entreprises qui les mettent en œuvre. Toutefois, il est également important de savoir comment sélectionner l'outil idéal qui apportera de la valeur et ne fera pas perdre d'argent et de temps. Voici un petit récapitulatif de ce dont nous avons parlé ci-dessus.

1. Les caractéristiques essentielles sont les suivantes en temps réel visibilité, automatisé rapports, intégrations, accès mobile, conformité des contrôles, flux d'approbationLa gestion de l'information, l'analyse, la gestion des fournisseurs et la sécurité.
2. Les principaux avantages sont la réduction des coûts, l'amélioration de la flux de travail à travers l'automatisation, une meilleure politique conformitéet des informations fondées sur des données.
3. Choisissez en fonction de vos besoins spécifiques. Il s'agit notamment d'évaluer les points douloureux, de prendre en compte l'évolutivité, de donner la priorité à l'expérience utilisateur et d'évaluer la qualité de l'assistance afin d'éviter de rejoindre le groupe des "plus grands". 68% des entreprises qui regrettent d'avoir acheté des logiciels.
4. Des fonctionnalités haut de gamme telles que les cartes virtuelles, les reçu et les possibilités de paiement international peuvent être envisagées pour répondre à des besoins spécifiques.
5. Bonne dépense outils de gestion s'attaquer directement à des problèmes courants tels que le manque de clarté des dépenses visibilitéLes systèmes de gestion de l'information et de la communication, les inefficacités manuelles, les systèmes déconnectés, la gestion des abonnements et le contrôle des dépenses.

Numérique logiciel de gestion des dépenses est extrêmement important si vous souhaitez être plus productif et moins stressé. flux de travail. Grâce à ces outils, vous pouvez réduire les processus manuels fastidieux, obtenir des informations complètes sur la santé et la sécurité. visibilité sur les habitudes de dépenses de votre entreprise et prendre des décisions financières intelligentes sur la base de données précises, en temps réel plutôt que des rapports périmés.