Stanchi dei ritardi? Trasformate il flusso di lavoro del processo di approvazione con l'automazione

Siete bloccati in attesa di approvazioni? Un flusso di lavoro inefficiente nel processo di approvazione non è solo frustrante, ma vi costa tempo e denaro. E se si potessero ridurre i costosi ritardi?

Se il vostro processo di approvazione sembra un collo di bottiglia, non siete i soli. 

I flussi di lavoro manuali sono soggetti a errori, comunicazioni errate e scadenze non rispettate. Ma c'è un modo per velocizzare le approvazioni.

L'automazione dei flussi di lavoro per l'approvazione degli acquisti e delle spese garantisce decisioni più rapide, meno errori e un monitoraggio in tempo reale in ogni fase. 

In questo articolo analizzeremo come l'automazione possa migliorare radicalmente il vostro processo di approvazione, rendendolo efficiente, trasparente e senza problemi.

Esploreremo le comuni insidie delle approvazioni manuali, i componenti chiave dei flussi di lavoro automatizzati e il modo in cui una processo di approvvigionamento efficiente può aiutare la vostra azienda a risparmiare tempo e denaro.

Che cos'è un processo di approvazione degli acquisti o un flusso di lavoro di approvazione delle spese?

Un flusso di lavoro per l'approvazione degli acquisti o delle spese è una serie di attività che devono essere completate prima che un'azienda approvi una spesa.

Questi flussi di lavoro garantiscono che tutte le spese siano conformi alle politiche e ai budget interni.

Aiutano le aziende a gestire tutto, dagli ordini di acquisto alle spese in conto capitale.

Perché è importante? 

Un flusso di lavoro per l'approvazione degli acquisti o delle spese organizza il processo, assicurando che le decisioni vengano prese in modo sistematico. Inoltre, previene le spese irregolari o gli acquisti non approvati che potrebbero causare il caos in seguito.

Un flusso di lavoro di approvazione è composto da diversi elementi chiave. È bene considerarlo come una macchina ben oliata. Ciascuna parte (o persona) svolge un ruolo cruciale nel far approvare le spese in modo controllato.

Perché i flussi di lavoro di approvazione sono importanti per voi

I flussi di lavoro di approvazione sono fondamentali per controllare le spese e garantire la conformità alle politiche aziendali. 

I vantaggi includono:

• Prevenire gli acquisti inutili.
• Assicurare che la spesa per il flusso di lavoro rimanga all'interno del budget.
• Riduzione dei rischi di frode, poiché tutto è tracciato e verificato.
• Garantire che le decisioni non siano ritardate o basate su congetture.

Quando i flussi di lavoro sono ben strutturati, si evitano errori costosi e comunicazioni errate. 

Flussi di lavoro per l'automazione del processo di approvazione

Qui le cose si fanno interessanti: l'automazione.

Sempre più aziende adottano flussi di lavoro automatizzati per eliminare le inefficienze manuali. Flusso di lavoro manuale vs. processo di approvazione automatizzato per capire perché accade.

Potete dire addio alle interminabili e-mail di andata e ritorno.

L'automazione aiuta a indirizzare le richieste alle persone giuste, a inviare promemoria e a garantire l'avanzamento del flusso di lavoro.

È più veloce, più intelligente e funziona meglio.

Quali sono le sfide comuni dei processi di approvazione?

Il sfide di approvvigionamento sono intricati e stratificati. E di solito iniziano proprio con una nuova richiesta di approvvigionamento.

Ritardi nel processo di approvazione del flusso di lavoro

I ritardi sono un problema enorme. 

Probabilmente l'avete sperimentato anche voi: tutto è pronto per partire, ma le approvazioni si trascinano.

Siete bloccati da e-mail interminabili, da telefonate multiple e dalla ricerca di quelle sfuggenti firme di approvazione.

E quando qualcuno non è disponibile, siete bloccati! 

L'automazione accelera il processo in modo da non dover più rincorrere le approvazioni. È una vittoria per le vostre scadenze e per la vostra sanità mentale! 

Errori di comunicazione nel processo di approvazione

La cattiva comunicazione può essere un grande incubo.

Si invia un'e-mail. Loro la perdono. Ora siete in attesa.

Con i sistemi manuali, i dettagli cruciali possono perdersi nella confusione: informazioni sbagliate e moduli incompleti.

Un sistema centralizzato mantiene tutti sulla stessa pagina, riducendo la probabilità di errori. 

Mancanza di trasparenza nei flussi di approvazione

Dov'è l'approvazione? Chi lo sta revisionando? 

La mancanza di trasparenza nei flussi di lavoro può lasciare tutti a bocca aperta. Le richieste possono sparire e diventa impossibile sapere a che punto sono. 

I flussi di lavoro automatizzati offrono una tracciabilità in tempo reale, in modo da sapere esattamente a che punto è la richiesta e chi deve intervenire. 

Criteri di approvazione incoerenti nei processi di approvazione

Richieste simili possono, a volte, essere trattate in modo diverso. Con criteri di approvazione incoerenti, possono sorgere rapidamente sentimenti di frustrazione e confusione. 

Avrete alcuni manager severi. Altri, non tanto.

Con criteri standardizzati e automatizzati, è possibile garantire che tutti giochino secondo le stesse regole. 

Problemi di scalabilità nei processi di approvazione

La crescita è entusiasmante, ma comporta delle sfide.

Più dipendenti. Più richieste. Più colli di bottiglia.

Ciò che funzionava per un'azienda di 50 persone non ha lo stesso effetto quando si arriva a 500 dipendenti. Le richieste si accumulano e tutto rallenta.

L'automatizzazione delle approvazioni assicura che il flusso di lavoro si adatti alla crescita dell'azienda. Non dovrete più annegare in scartoffie o e-mail. Solo processi fluidi e scalabili.

Conformità e audit nei processi di approvazione

Senza un'adeguata tracciabilità, la conformità e la verificabilità diventano una sfida importante.

Se non riuscite a produrre i registri di chi ha approvato cosa, potreste trovarvi in guai seri durante una revisione contabile. E non è una situazione piacevole.

Con un sistema di approvazione automatizzato, ogni fase viene registrata. In questo modo si crea una chiara traccia di controllo. Sarete sempre preparati quando si tratta di conformità.

Permessi e livelli di autorità nella gestione delle approvazioni

Non tutti hanno la stessa autorità. Nei processi manuali, spesso non è chiaro chi debba approvare cosa. 

La confusione regna.

Un manager junior approva un acquisto importante che avrebbe dovuto essere affidato al team finanziario. 

I flussi di lavoro automatizzati assegnano le giuste approvazioni alle persone giuste, assicurandosi che nessuno oltrepassi la propria autorità. 

Quali sono le fasi del processo di approvazione della spesa?

Un processo strutturato di approvazione delle spese è essenziale per tenere sotto controllo il budget. 

Il sistema offre un sistema chiaro e ripetibile che garantisce l'autorizzazione di ogni spesa e riduce il rischio di spese eccessive. 

Ecco le 5 fasi del processo di approvazione della spesa.

Fase 1: Presentazione della richiesta nel processo di approvazione interno

Tutto inizia con la presentazione di una richiesta di spesa. 

Dovrete fornire il motivo della spesa, il costo totale e le informazioni sul fornitore. Dovrete inoltre includere qualsiasi documento di supporto, come preventivi o contratti.

Assicuratevi che la richiesta sia compilata in tutti i campi obbligatori. Questo vi eviterà frustranti ritardi in seguito. 

Fase 2: Catena di approvazione nel flusso di approvazione

La richiesta passa quindi attraverso la catena di approvazione. 

A seconda dell'entità o del tipo di spesa, potrebbe trattarsi di una rapida approvazione da parte di una sola persona o di diversi livelli di gestione (si pensi a manager, finanza, CFO).

Assicuratevi che la catena di approvazione sia solida e che ogni persona conosca il proprio ruolo. A volte è necessario il contributo di più reparti.

Fase 3: Assegnazione dei livelli di autorizzazione nella gestione delle approvazioni

Non tutti hanno la stessa autorità. È qui che entrano in gioco i livelli di autorizzazione, che assicurano che le persone giuste approvino le cose giuste.

I livelli di autorizzazione vengono assegnati in base al ruolo dell'approvatore, all'entità della spesa e al reparto. 

Un responsabile di reparto può occuparsi di piccoli acquisti. Le spese più consistenti richiedono in genere l'approvazione di un livello superiore.

Fase 4: Definizione dei tempi del processo di approvazione

Stabilite scadenze precise per ogni fase di approvazione. Assicuratevi che nessuno rimanga fermo su una richiesta troppo a lungo. Se avete bisogno di un promemoria, le notifiche automatiche sono il vostro amico.

La chiave è l'equilibrio. 

Alcune richieste sono più complesse e richiedono più tempo, mentre altre possono essere approvate in un attimo.

Fase 5: Registri di audit e conservazione delle registrazioni nel processo di approvazione

La trasparenza e la responsabilità sono fondamentali e il mantenimento di registri accurati è di primaria importanza, soprattutto quando i revisori dei conti vengono a bussare!

Ogni azione del processo di approvazione deve essere registrata. 

Chi l'ha approvato? Quando? Ci sono state modifiche? 

Dovete assicurarvi che il vostro sistema di registrazione sia completo e sicuro. 

Questo vi mette in una buona posizione in caso di audit, revisioni o qualsiasi altra cosa vi capiti a tiro.

Come creare un processo di approvazione e un flusso di lavoro automatizzati?

Perché automatizzare? 

Non si tratta solo di velocità. L'obiettivo è l'efficienza, la riduzione degli errori e la piena conformità.

I vantaggi includono: 

• Niente più colli di bottiglia manuali
• Meno errori
• Ogni fase segue la politica aziendale

Ecco 7 passi per creare un processo automatico di approvazione delle spese. 

Fase 1: valutare le regole del flusso di lavoro e il processo di approvazione attuali

Prima di tuffarsi nell'automazione, fate un passo indietro. È necessario sapere cosa sta accadendo in questo momento.

Valutare l'attuale flusso di lavoro manuale. Identificate tutti i tipi di acquisto, i dipartimenti e le soglie di dollari che richiedono l'approvazione. Coinvolgete le parti interessate per individuare i colli di bottiglia.

Dove si bloccano le cose? Osservate le aree che vi rallentano di più. È lì che l'automazione avrà l'impatto maggiore.

Otterrete una chiara comprensione dei punti deboli del vostro processo. Questo diventa la base per costruire un sistema che funzioni per tutti.

Fase 2: Definire le fasi chiave del processo di approvazione

Ora tracciamo una mappa. È necessario sapere chi approva cosa e quando.

Definire ogni fase del processo di approvazione. Dal momento in cui viene presentata una richiesta alla firma finale. 

Utilizzare un questionario per le parti interessate: "Chi deve firmare?" "Quali acquisti necessitano di approvazioni in più fasi?".

Assicuratevi di tenere conto delle diverse esigenze. Alcuni acquisti possono essere approvati rapidamente. Altri potrebbero richiedere un paio di occhi in più.

Alla fine avrete un processo di approvazione cristallino e privo di ambiguità.

Fase 3: selezionare il software per il flusso di lavoro del processo di approvazione

Lo strumento giusto è fondamentale. Vi semplificherà la vita o vi farà venire il mal di testa.

Cercate gli strumenti di automazione più adatti alle esigenze della vostra azienda. 

Lo strumento dovrebbe: 

• Gestire le regole personalizzate 
• Gestire flussi di lavoro in più fasi
• Inviare notifiche e promemoria

Dovrete valutare se lo strumento si integra con i vostri sistemi attuali. È facile da usare? Non volete qualcosa di troppo complesso.

Alla fine individuerete uno strumento potente che si inserisce perfettamente nel vostro flusso di lavoro. Automatizza le approvazioni senza aggiungere ulteriori livelli di complessità. 

Passo 4: personalizzare le regole del flusso di lavoro e i processi di approvazione

È qui che avviene la magia. Si impostano regole personalizzate per soddisfare le esigenze della propria organizzazione.

È opportuno creare regole basate su criteri quali i reparti, gli importi di spesa o persino le località geografiche. 

Inoltre, assicuratevi di stabilire i livelli di autorizzazione per i diversi approvatori. Chi può approvare cosa? I diversi reparti possono avere un maggiore controllo su alcuni tipi di spesa, quindi assicuratevi che le vostre regole riflettano questo aspetto.

Passo 5: implementare notifiche e promemoria nel flusso di lavoro di approvazione

Non sottovalutate le notifiche. Sono la salsa segreta per mantenere il vostro processo in carreggiata.

Dovrete impostare delle notifiche per avvisare chi approva quando è necessario agire. Aggiungete promemoria per spronare le persone che ritardano le operazioni.

La tempestività è fondamentale, ma non sovraccaricate le caselle di posta.

Fase 6: Formare le parti interessate a chiedere l'approvazione in modo efficace

Lo strumento migliore non funziona se nessuno sa come usarlo. È qui che entra in gioco la formazione.

Offrite sessioni di formazione per manager, dipendenti e addetti all'approvazione. Assicuratevi che conoscano il loro ruolo e il funzionamento del sistema.

Adattate la formazione in base ai ruoli. Alcuni hanno bisogno di approfondimenti, altri solo di una rapida ripassata.

L'investimento vale la pena. Avrete un team ben addestrato che sa come usare il sistema. Un'adozione agevole significa processi più fluidi.

Fase 7: Monitoraggio e ottimizzazione del flusso di lavoro automatico di approvazione

Impostare e dimenticare? Non proprio. 

È necessario tenere d'occhio le cose per assicurarsi che tutto funzioni come un orologio.

Monitorate il vostro flusso di lavoro per individuare eventuali colli di bottiglia o inefficienze. Se qualcosa non va, non esitate a modificarlo.

Tracciate metriche come i tempi di approvazione, i rifiuti e i ritardi. Utilizzate questi dati per migliorare continuamente.

Al termine di questi passaggi, avrete un processo ottimizzato e automatizzato che funziona come un motore fluido e non come un vecchio macchinario impacciato. 

Come funziona il software per il flusso di lavoro del processo di approvazione?

Il software non si limita a modificare la gestione delle approvazioni, ma la trasforma completamente. 

Eliminando le inefficienze manuali, riducendo i ritardi e gli errori umani, il software elimina le congetture sulle approvazioni. Inoltre, grazie al monitoraggio e alla trasparenza in tempo reale, saprete sempre a che punto siete. 

Ma come funziona in pratica? 

Utilizziamo Spendbase come esempio reale e vediamo come il suo flussi di lavoro per l'approvvigionamentoe l'integrazione con Slack, sono in grado di portare a termine il lavoro.

Panoramica passo-passo di un flusso di lavoro di approvazione automatizzato

Presentazione della richiesta nel processo di approvazione interno

Tutto inizia con l'invio di una richiesta di approvvigionamento in cui i dipendenti compilano un modulo personalizzabile in Spendbase.

Il modulo è stato progettato per catturare tutto. Dal tipo di richiesta, al fornitore, al prezzo, al reparto e al ciclo di fatturazione. 

Instradamento agli approvatori nel flusso di approvazione

Una volta inoltrata la richiesta, Spendbase se ne occupa. 

Inoltra automaticamente la richiesta ai giusti approvatori in base a criteri quali il reparto, l'importo della spesa o il tipo di richiesta.

Le approvazioni possono essere sequenziali (ogni approvatore firma uno per uno) o parallele (più approvatori rivedono contemporaneamente). 

Ma forse avete bisogno di qualcosa di più personalizzato? Spendbase supporta anche flussi di lavoro ibridi.

Azioni di approvazione delle richieste di acquisto

Gli approvatori esaminano la richiesta e la approvano o la rifiutano. Con Spendbase, possono farlo direttamente sulla piattaforma o tramite Slack.

Le notifiche in tempo reale tengono tutti informati e i promemoria automatici assicurano che nulla venga dimenticato.

Il processo di approvazione degli acquisti e il flusso di lavoro di Spendbase in azione

Parliamo ora del processo di approvvigionamento di Spendbase e di come semplifica l'intero flusso di lavoro:

• Impostazione del flusso di lavoro personalizzato. Spendbase semplifica la creazione di flussi di lavoro di approvazione adatti alle esigenze della vostra azienda. Che si tratti di un acquisto di software, di un servizio o di altre spese, la procedura guidata di Spendbase consente di personalizzare i flussi di approvazione.
• Tipi di flusso di approvazione. Come già detto, Spendbase offre delle opzioni. È possibile impostare approvazioni sequenziali, in cui le richieste passano attraverso un approvatore alla volta. Oppure si può optare per le approvazioni parallele, che consentono a più approvatori di esaminare una richiesta contemporaneamente.
• Tracciabilità e trasparenza. I dipendenti possono facilmente vedere a che punto è la loro richiesta e chi la approva può vedere cosa si muove nel sistema. Questa trasparenza garantisce la responsabilità e riduce la confusione.

Il processo di approvvigionamento di Spendbase snellisce il processo di approvazione dall'inizio alla fine, riducendo il tempo dedicato alla gestione manuale delle richieste e garantendo che tutto proceda in modo efficiente.

Integrazione con Slack per il flusso di lavoro delle approvazioni

Volete rendere le cose ancora più semplici? 

Grazie all'integrazione con Slack, gli approvatori ricevono le notifiche direttamente nel loro spazio di lavoro.

Possono rivedere, approvare o rifiutare rapidamente le richieste. Questa funzionalità in tempo reale accelera le decisioni e mantiene tutto sotto controllo senza dover passare da una piattaforma all'altra.

Il risultato? La produttività riceve un notevole impulso.