Guida chiara in 5 minuti alla scelta di un software di gestione delle spese aziendali

Aziende rifiuti quasi 10% dei loro budget a causa di scarse prestazioni dei progetti e di una gestione inefficiente delle spese. Lo strumento giusto potrebbe farvi risparmiare migliaia di euro. 

Piccole inefficienze possono accumularsi in enormi perdite finanziarie per le organizzazioni che si destreggiano tra spese di viaggio, contratti con i fornitori e approvazioni di fatture. 

Ma con le innumerevoli opzioni di software disponibili, la ricerca dell'abbinamento perfetto può risultare travolgente. 

Come fare la scelta giusta? 

Noi di Spendbase, specializzati nell'aiutare le aziende a ottimizzare il loro portafoglio SaaS. Questo articolo vi aiuterà a capire le diverse categorie di software per la gestione delle spese aziendali (BSM) e vi guiderà nella scelta di quello giusto. 

Analizzando le caratteristiche principali, i vantaggi e le applicazioni reali, vi guideremo attraverso la confusione e vi aiuteremo a trovare lo strumento giusto. 

Il mercato dei software di gestione delle spese aziendali è confuso

Trovare il software BSM giusto può sembrare impossibile. 

C'è una sovrabbondanza di opzioni. Dalle piattaforme all-in-one alle soluzioni di nicchia. Ogni strumento pretende di farvi risparmiare tempo, ottimizzare le spese e semplificarvi la vita. 

Molte aziende di software per la gestione delle spese aziendali sono specializzate in determinate aree, per cui è essenziale identificare quelle che meglio si adattano alle vostre sfide specifiche.

Ma con tutto questo rumore, come si fa a trovare quello giusto? 

È come cercare di trovare un piccolo ago in un pagliaio troppo grande. 

E siti come G2 e Capterra - sì, sono utili per le recensioni, ma si impegnano a fornire tutte le opzioni. 

E qui sta il paradosso. Quando si ha a disposizione ogni scelta, diventa ancora più difficile scegliere.

Per navigare nel caos non bastano le congetture. Per trovare la soluzione giusta, è necessario avere una chiara comprensione di ciò che esiste e di come si adatta alle vostre esigenze.

7 Categorie di software BSM spiegate con la pizza 

Sì, avete letto bene... pizza. 

Può insegnare molto.

La gestione della pizza è sorprendentemente simile alla gestione delle spese aziendali. Una mossa sbagliata e improvvisamente ci si ritrova con l'ananas dove non deve stare (o con una nota spese fuori controllo).

Per semplificare le cose, la tabella seguente spiega le diverse categorie di software BSM utilizzando la pizza.

Avete una panoramica di base, ma che ne dite di qualcosa di più dettagliato?

Qui di seguito troverete un'analisi più approfondita di ciascuna categoria di software BSM, con la descrizione delle caratteristiche, dei vantaggi e delle applicazioni reali. 

1. Software di gestione delle spese

Questa categoria di software BSM traccia, riporta e controlla le spese dei dipendenti. Automatizza il processo di acquisizione delle ricevute, l'invio delle note spese e la garanzia di conformità alle politiche.

Caratteristiche principali:

• Acquisizione digitale delle ricevute.
• Flussi di lavoro di approvazione.
• Tracciabilità dei rimborsi.

A chi è rivolto: 

• Team HR che gestiscono le spese dei dipendenti. 
• Aziende di piccole e medie dimensioni con rimborsi frequenti.
• Le aziende che desiderano semplificare la tracciabilità delle spese.

Impatto sul business:

• Riduce il carico di lavoro manuale automatizzando l'invio e l'approvazione delle spese.
• Accelera le tempistiche di rimborso, migliorando la soddisfazione dei dipendenti.

Esempio: Una startup in crescita con frequenti viaggi dei dipendenti utilizza questo software per eliminare i fogli di calcolo manuali e ridurre i ritardi nei rimborsi.

Esempi di strumenti: Expensify, SAP Concur, Spendesk, Brex, TripActions.

2. Software di gestione degli acquisti

Questo strumento semplifica la gestione dei fornitori, gli ordini di acquisto e le trattative contrattuali, migliorando al contempo il sourcing strategico. Garantisce flussi di lavoro fluidi e conformi.

Caratteristiche principali:

• Monitoraggio delle prestazioni e gestione dei rapporti con i fornitori.
• Flussi di lavoro automatizzati per la creazione e l'approvazione degli ordini di acquisto.
• Strumenti per la negoziazione e l'archiviazione dei contratti.
• Analisi della spesa per l'ottimizzazione dei costi.

A chi è rivolto:

• CFO e team di approvvigionamento che gestiscono più fornitori.
• Aziende che vogliono migliorare i rapporti con i fornitori e ridurre le inefficienze di approvvigionamento.

Impatto sul business:

• Risparmio di tempo grazie all'automazione di attività manuali come l'elaborazione degli ordini.
• Migliora le relazioni con i fornitori grazie al monitoraggio delle prestazioni basato sui dati.
• Riduce i costi di approvvigionamento grazie a migliori negoziazioni contrattuali e strategie di sourcing.

Esempio: Un retailer di medie dimensioni utilizza un software di approvvigionamento per gestire oltre 100 contratti con i fornitori, assicurando consegne puntuali e negoziando risparmi per 20% grazie a una migliore conoscenza del sourcing.

Esempi di strumenti: Coupa, Ariba (SAP), GEP SMART, Ivalua, Oracle Procurement Cloud.

3. Software di gestione delle fatture

Questo strumento automatizza l'intero ciclo di vita delle fatture, dall'elaborazione e approvazione al monitoraggio dei pagamenti e all'ottimizzazione della contabilità fornitori, garantendo operazioni finanziarie senza intoppi.

Caratteristiche principali:

• Elaborazione e approvazione digitale delle fatture.
• Strumenti di monitoraggio e riconciliazione dei pagamenti dei fornitori.
• Promemoria automatici per le scadenze di pagamento.
• Ottimizzazione della contabilità fornitori con approfondimenti basati sull'intelligenza artificiale.

A chi è rivolto:

• Team finanziari che cercano di ridurre il lavoro manuale e gli errori nell'elaborazione delle fatture.
• Aziende con elevati volumi di fatture che necessitano di una gestione efficiente della contabilità fornitori.

Impatto sul business:

• Riduce i tempi di elaborazione delle fatture, accelerando i pagamenti dei fornitori.
• Migliora le relazioni con i fornitori grazie a pagamenti tempestivi e accurati.
• Riduce gli errori manuali, garantendo la conformità e l'accuratezza dei documenti finanziari.

Esempio: Un'azienda di logistica con 500 fatture mensili utilizza un software di gestione delle fatture per automatizzarne l'elaborazione, risparmiando oltre 10 ore alla settimana ed evitando penali per i ritardi di pagamento.

Esempi di strumenti: Bill.com, AvidXchange, Tipalti, Airwallex, Stampli.

4. Software di gestione delle carte aziendali

Un software che semplifica la gestione delle spese aziendali con carta di credito, grazie al monitoraggio in tempo reale, alla categorizzazione automatica delle spese e al controllo delle spese. Aiuta le aziende a emettere e monitorare le carte aziendali con facilità.

Caratteristiche principali:

• Tracciabilità e rendicontazione delle spese in tempo reale.
• Categorizzazione automatica delle transazioni.
• Limiti di spesa e controlli di conformità alle politiche.
• Emissione e gestione di carte di credito aziendali.

A chi è rivolto:

• CFO e team finanziari che gestiscono le spese dei dipendenti nei vari reparti.
• Aziende che vogliono controllare e monitorare le spese aziendali in tempo reale.

Impatto sul business:

• Riduce le spese non autorizzate o fuori budget grazie a controlli in tempo reale.
• Accelera la riconciliazione delle spese automatizzando la categorizzazione.
• Aumenta la trasparenza offrendo una tracciabilità delle spese dettagliata e aggiornata.

Esempio: Un'azienda SaaS utilizza un software di gestione delle carte aziendali per emettere carte con limiti prestabiliti ai dipendenti, assicurando che le spese rimangano entro il budget ed eliminando le note spese manuali.

Esempi di strumenti: Brex, Ramp, Corporate Spending Optimizer (CSO), Divvy, American Express Corporate Cards.

5. Software per la gestione di viaggi e spese

Integra la prenotazione dei viaggi, il monitoraggio delle spese e la conformità alle politiche per ottimizzare le trasferte aziendali e le spese associate. Assicura che i dipendenti viaggino in modo efficiente, rispettando il budget aziendale.

Caratteristiche principali:

• Prenotazione viaggi e gestione itinerari centralizzati.
• Rendicontazione automatica delle spese di viaggio.
• Controlli di conformità alle politiche durante la prenotazione e la presentazione delle spese.
• Reportistica in tempo reale sulle spese di viaggio.

A chi è rivolto:

• Aziende con frequenti viaggi aziendali, tra cui team di vendita e consulenti.
• I team delle risorse umane e finanziarie vogliono semplificare le approvazioni e il monitoraggio delle spese di viaggio.

Impatto sul business:

• Permette di risparmiare tempo combinando la prenotazione dei viaggi e la gestione delle spese in un unico strumento.
• Previene le violazioni delle politiche segnalando le prenotazioni non conformi.
• Migliora la visibilità dei costi di viaggio e riduce le spese eccessive per i viaggi.

Esempio: Una società di consulenza utilizza un software per la prenotazione di viaggi e spese per i propri dipendenti, garantendo il rispetto delle politiche e automatizzando le richieste di rimborso spese, con un risparmio di ore di lavoro amministrativo.

Esempi di strumenti: TripActions, Concur Travel, Workday Travel and Expense, Chrome River, SAP Integrated Business Planning.

6. Software di automazione della contabilità fornitori

Software di automazione AP automatizza l'elaborazione e il pagamento delle fatture dei fornitori, riducendo l'impegno manuale e gli errori e ottimizzando i flussi di lavoro della contabilità fornitori con intuizioni basate sull'intelligenza artificiale.

Caratteristiche principali:

• Flussi di lavoro automatizzati per l'elaborazione e l'approvazione delle fatture.
• Metodi di pagamento elettronico e riconciliazione.
• Reporting finanziario con analisi predittiva.
• Integrazione con i sistemi contabili esistenti.

A chi è rivolto:

• Team finanziari che gestiscono elevati volumi di fatture e processi manuali di contabilità fornitori.
• Aziende che desiderano migliorare l'efficienza dei pagamenti e mantenere solide relazioni con i fornitori.

Impatto sul business:

• Riduce i tempi di elaborazione delle fatture, garantendo pagamenti tempestivi ai fornitori.
• Riduce al minimo gli errori nella riconciliazione dei pagamenti e nella rendicontazione finanziaria.
• Migliora la soddisfazione dei fornitori grazie a pagamenti più rapidi e affidabili.

Esempio: Un'azienda manifatturiera automatizza il processo di pagamento per 1.000 fatture mensili, riducendo i tempi di elaborazione di 70% ed evitando le spese di mora.

Esempi di strumenti: Beanworks, AvidXchange, Plate IQ, Bill.com, Docusign Insight.

7. Software di analisi strategica delle spese

Questa categoria di strumenti fornisce una visione approfondita delle spese organizzative attraverso analisi avanzate, aiutando le aziende a identificare le opportunità di risparmio e a ottimizzare le strategie finanziarie.

Caratteristiche principali:

• Visibilità completa delle spese e dashboard.
• Analisi predittiva delle tendenze di spesa future.
• Raccomandazioni per l'ottimizzazione dei costi basate sulle intuizioni dei dati.
• Reporting finanziario dettagliato per il processo decisionale.

A chi è rivolto:

• CFO e pianificatori strategici che cercano di allineare le spese agli obiettivi aziendali.
• Aziende che mirano a prendere decisioni finanziarie basate sui dati.

Impatto sul business:

• Scopre opportunità di risparmio nascoste grazie a un'analisi dettagliata delle spese.
• Migliora la pianificazione e la previsione finanziaria con l'analisi predittiva.
• Migliora la trasparenza fornendo visibilità in tempo reale sui modelli di spesa.

Esempio: Una grande azienda utilizza l'analisi strategica delle spese per consolidare i contratti con i fornitori e ridurre i costi di 15% all'anno.

Esempi di strumenti: SpendHQ, Tableau, Power BI, Spend Matters, Rosslyn Analytics.

Come scegliere il software BSM giusto per la vostra azienda

Ora avete capito quali sono i tipi di software BSM disponibili e cosa possono fare. 

Ma come si fa a scegliere quello giusto per la propria attività? 

Non si tratta solo di caratteristiche, ma di considerare le vostre esigenze, le vostre priorità e i vostri obiettivi a lungo termine. 

Ecco alcuni semplici passi da compiere per aiutarvi a fare la scelta migliore.    

1. Valutare le esigenze aziendali

Elencate le vostre sfide più importanti. 

Chiedetevi: Siamo alle prese con le spese di viaggio, l'elaborazione manuale delle fatture o il monitoraggio delle spese dei dipendenti?

Identificando chiaramente i vostri specifici punti dolenti, potrete scegliere un software che vi aiuti nella gestione delle spese aziendali e che affronti direttamente questi problemi.

È necessario definire le dimensioni e la complessità dell'azienda. Ad esempio, se siete una...

• Piccola impresa: Potreste cercare un software di gestione delle spese per le piccole imprese, che garantisca funzioni semplici e di facile utilizzo adatte alle vostre dimensioni, oltre a flessibilità e facilità d'uso.
• Azienda di medie dimensioni: Potreste dare priorità ad analisi dettagliate e controlli avanzati.

Scrivete queste sfide e usatele come punto di riferimento durante il processo.

2. Stabilire le priorità

Successivamente, è necessario identificare le caratteristiche più importanti per la vostra azienda. Alcuni esempi sono:

• Reporting in tempo reale.
• Flussi di lavoro automatizzati.
• Conformità alle politiche.

Classificate queste caratteristiche in ordine di importanza. È bene concentrarsi su ciò che è essenziale piuttosto che su ciò che è opzionale.

Il miglior software di gestione delle spese aziendali non deve solo risolvere i problemi attuali, ma anche supportare la crescita futura e gli obiettivi strategici.

Non dimenticate di definire il vostro budget. Stabilite quanto siete disposti a investire ed evitate gli strumenti con caratteristiche non necessarie.

3. Valutare la compatibilità

Verificate l'integrazione del software con i sistemi esistenti, ad esempio:

• Piattaforme contabili.
• Sistemi HR.
• Strumenti di reporting.

Si vuole testare l'usabilità. 

Chiedetevi: il mio team lo troverà facile da usare? Se la curva di apprendimento è troppo ripida, l'adozione potrebbe essere difficile.

4. Pensare alla scalabilità

Considerate queste domande:

• Questo software crescerà con la mia azienda?
• Dispone di funzioni per le esigenze future, come funzionalità globali o reportistica avanzata?

Se la vostra azienda prevede di scalare, date la priorità a strumenti che si adattano nel tempo piuttosto che a quelli limitati dalle esigenze attuali.

5. Richiedere dimostrazioni o prove

Programmate una demo o un periodo di prova per le opzioni selezionate.

Utilizzate questo tempo per:

• Esplorare il processo di configurazione.
• Testare l'esperienza dell'utente.
• Valutare la reattività dell'assistenza clienti.

Preparate le domande per la dimostrazione, ad esempio:

• "In che modo questo farà risparmiare tempo al mio team?".
• "Quali funzioni di reporting sono incluse?".
• "È in grado di gestire la nostra crescita prevista?".

6. Prendete la vostra decisione

Ora è il momento di rivedere i risultati e di rivedere l'elenco delle priorità.

Scegliete il software che più si avvicina alle vostre esigenze, al vostro budget e ai vostri obiettivi futuri.