Posso usare una carta di credito personale per lavoro?

All'inizio, la carta di credito personale era un'ancora di salvezza. Ora gli acquisti sono aumentati e la gestione dei costi è complessa. Dovreste passare a una carta di credito aziendale?

È perfettamente legale utilizzare la carta personale per le spese aziendali. Soprattutto per le start-up e le piccole imprese, questa è un'opzione conveniente.

Con un piccolo team di dipendenti, è più facile gestire le spese e monitorare l'allocazione del budget. Si effettuano una manciata di pagamenti bassi e regolari e alcuni pagamenti una tantum di maggiore entità, tutti visibili nella contabilità.

Tuttavia, questo sistema non è molto scalabile. Ora, quando esaminate le vostre finanze, potreste trovarvi a porvi alcune delle seguenti domande:

• Si tratta di un acquisto commerciale o di una transazione personale?
• Sarà deducibile dalle tasse?
• Perché è stato spesato come costo aziendale?
• Questo pagamento consistente influirà sulla mia valutazione del credito?

Se state iniziando a valutare i pro e i contro delle carte di credito personali o aziendali, non siete i soli. Analizziamo il motivo per cui questo tema è così ampiamente dibattuto nel mondo degli affari. 

Carta di credito personale o aziendale: perché questo dibattito?

Le carte di credito personali e quelle aziendali presentano numerose analogie. Entrambe consentono di prendere in prestito denaro, di pagare il saldo (in parte o per intero), di ripartire i costi degli articoli e di ottenere premi per le spese effettuate. 

Carte personali beneficiano della protezione della Sezione 75 in caso di problemi con i prodotti o i servizi. Sono immediatamente accessibili all'imprenditore che ha bisogno di una transazione senza problemi nel bel mezzo della sua giornata. 

Potreste anche trovare sconcertante l'idea di richiedere un biglietto da visita e aspettare settimane per riceverlo. 

Carte di credito aziendalisono invece più adatte ai grandi investimenti che le aziende in espansione devono fare. Offrono limiti più elevati e personalizzano i premi per le spese aziendali, ad esempio il cashback sul carburante e le miglia aeree. Inoltre, offrono la possibilità di assegnare le carte ai dipendenti, rendendo gli acquisti un lavoro di squadra. 

Sebbene sia vero che spesso comportano tassi di interesse più elevati e soglie di pagamento più alte, è possibile che la vostra azienda sia pronta a soddisfare queste esigenze elevate. 

Se temete che il potenziale di una scala più ampia possa significare un rischio maggiore, considerate che le inefficienze si verificano spesso a causa di piccoli e ripetuti errori o sviste. Le carte personali sono spesso piene di opportunità mancate di ottimizzazione dei costi. 

Gli svantaggi dell'utilizzo di una carta di credito personale per i pagamenti aziendali 

Una carta di credito personale può essere più comoda, ma può indurre all'autocompiacimento. Ecco alcuni rischi associati all'uso di una carta personale per le spese aziendali. 

Errori contabili

La compilazione della dichiarazione dei redditi annuale è un'impresa ardua, ma il processo si complica quando le transazioni personali e quelle aziendali avvengono sulla stessa carta. Separare i pagamenti è un'operazione faticosa e il vostro responsabile della contabilità dovrà dedicare un po' di tempo al processo amministrativo. 

Anche le complesse sovrapposizioni di pagamenti personali e aziendali o le aree "grigie" possono portare a errori di contabilità. Quando tali errori vengono ripetuti o trascurati, aumenta il rischio di controlli finanziari o addirittura di multe da parte del fisco. 

Riduzione dell'efficienza dei costi

Quando i pagamenti vengono effettuati dal vostro conto personale, è difficile controllare quanto viene speso. 

Immaginate di scoprire che alla fine dell'anno avete superato di molto il budget in un determinato reparto. Vi chiederete: "Come è successo?". In realtà, è molto semplice: i dipendenti hanno speso voci che non erano efficaci dal punto di vista dei costi e la spesa è stata dimenticata tra gli altri pagamenti. Ecco che la vostra accurata previsione di bilancio per l'anno prossimo...

E che dire delle tasse? È possibile che vi stiate perdendo spese deducibili dalle tasse se la vostra contabilità è caotica. 

Protezione personale

L'uso della carta di credito personale per lavoro vi rende immediatamente responsabili di eventuali problemi. Purtroppo, i ritardi nei pagamenti e le spese non concordate possono danneggiare il vostro punteggio di credito personale, influenzando la vostra vita al di fuori del lavoro. Nel peggiore dei casi, i vostri beni personali potrebbero essere sequestrati in sede legale e anche i conti della famiglia o i beni di proprietà comune, come la vostra casa, potrebbero essere soggetti a sequestro. 

I biglietti da visita proteggono i vostri beni personali dalle controversie aziendali e vi danno la certezza che i problemi di lavoro non si insinueranno nella vostra vita privata. 

L'unico peso della responsabilità

In qualità di proprietario della carta di credito personale, siete l'unica persona che in ultima analisi può sanzionare le spese e gestire i pagamenti. Questo sembra sempre più impossibile in un'azienda in crescita che gestisce centinaia di dipendenti e molteplici acquisti giornalieri. 

Ma qual è l'alternativa? Condividere i dati personali della carta di credito con pochi dipendenti fidati può sembrare un sollievo al momento, ma potrebbe portare a spese sconsiderate e, nel peggiore dei casi, a frodi. 

Quando tutto dipende da una sola persona, i processi sono inefficienti e l'attività si blocca. Le carte di credito aziendali consentono di suddividere strategicamente il carico di responsabilità tra i dipendenti. 

Se ci sono così tante aree di rischio, ci sono circostanze in cui una carta di credito personale è accettabile da usare?

Quando può una carta di credito personale può essere usata per lavoro?

La parola chiave è: con parsimonia. Non siete più in grado di impostare pagamenti regolari sulla vostra carta di credito personale. Ci sono troppi pagamenti ad alto volume. 

Tuttavia, un uso poco frequente della carta personale per le transazioni commerciali è comprensibile e a volte persino inevitabile. In effetti, 53% delle piccole imprese utilizza sia la carta personale che quella aziendale. Ad esempio, si può pagare una cena con un cliente o le decorazioni dell'ufficio con la carta di credito personale, se non si ha con sé la carta aziendale. 

È buona norma chiedersi per cosa si intende utilizzare la carta. Se il volume delle transazioni è basso o se si tratta di un acquisto unico, una carta personale può andare bene. È opportuno registrare la data e l'importo del pagamento per facilitare la dichiarazione dei redditi. 

Per i pagamenti regolari, una carta di credito aziendale dedicata è più vantaggiosa. Ecco le principali circostanze che richiedono una carta di credito aziendale rispetto a quella personale. 

Quando utilizzare una carta di credito aziendale invece di una carta personale

Le carte di credito aziendali hanno più senso per molti acquisti regolari e consistenti, e sono anche un ottimo modo per ottimizzare la gestione delle spese. 

Nelle quattro aree seguenti, una carta di credito aziendale può fare la differenza tra un risparmio significativo e uno spreco di costi dannoso. 

Credito edilizio 

Se state espandendo la vostra attività di successo, avete bisogno di credito. Uno dei modi migliori per costruire il vostro punteggio di credito è utilizzare una carta di credito aziendale. 

Con il tempo, un buon rating di credito consentirà alla vostra azienda di accedere a tassi di interesse e condizioni migliori sui prestiti che potreste dover richiedere in futuro. L'uso di una carta personale, tuttavia, non consentirà necessariamente di ottenere prestiti più elevati per gli investimenti aziendali. 

C'è anche una netta separazione tra il conto aziendale e quello personale; ad esempio, è possibile avere un rapporto di utilizzo del credito più elevato su una carta aziendale, senza che ciò influisca sul punteggio del credito personale. 

Gestione SaaS 

I processi di rimborso delle spese sono un grattacapo. Richiedono tempo, sono soggetti a errori e possono esporre l'azienda a frodi sulle spese. 

L'uso della carta di credito personale apre anche la porta a spese eccessive e all'IT ombra, alcune delle principali cause di spreco dei costi. Carte di credito per piccole imprese consentire ai dipendenti di spendere in modo sicuro ed efficiente i budget accuratamente assegnati. 

Immaginate un acquisto SaaS senza problemi, in cui le approvazioni automatiche sono state ricevute e un dipendente può utilizzare il budget assegnato per effettuare un acquisto facilmente sul biglietto da visita. Pensate a quanto tempo si risparmierebbe riducendo il collo di bottiglia dei pagamenti. 

Diversi rinnovi di contratti SaaS nella stessa settimana? Nessun problema con limiti di spesa più elevati sulla vostra carta di credito aziendale. Anche le relazioni con i vostri fornitori trarranno vantaggio dalla puntualità dei pagamenti degli abbonamenti. 

Reporting dettagliato e tracciamento delle spese

Si potrebbe pensare che l'accesso alla carta aziendale da parte di più dipendenti comporti una dispersione delle spese. Tuttavia, la tracciabilità delle spese è semplificata con le carte di credito aziendali. È tutto visibile in un unico posto. 

Inoltre, oltre a rilasciare un estratto conto mensile dettagliato, molti emittenti di carte mettono a disposizione delle PMI strumenti online con funzioni di reporting e di monitoraggio delle spese. 

Queste piattaforme consentono alle aziende di visualizzare le transazioni, i pagamenti dovuti e gli eventuali interessi o commissioni. Le versioni migliori di questi strumenti rilasciano regolarmente rapporti sull'attività della carta e analisi dei tipi di spesa che possono essere integrati in altri software di contabilità utilizzati dall'azienda per una gestione globale dei costi. 

Premi specifici per l'azienda

La carta personale potrebbe offrire voi alcuni premi allettanti, ma le carte di credito aziendali premiano la propria attività. 

Questi premi sono più mirati alle spese aziendali e incoraggiano la crescita della società. Ad esempio, si può accedere a cashback su acquisti idonei o a programmi di ricompensa per acquisti comuni come carburante, forniture per ufficio e viaggi. 

Alcune delle carte di credito business più quotate consentono di adattare i premi alle esigenze della vostra azienda, selezionando le categorie di bonus che preferite. Inoltre, questi premi non sono tassabili e sono considerati sconti sugli articoli acquistati con la carta di credito aziendale. 

Quali sono le considerazioni legali?

Tutte le imprese, comprese le società di capitali e le SRL, possono richiedere carte di credito aziendali. Quali sono le principali considerazioni legali da fare al momento della scelta?

Protezione legale

Il CARD Act del 2009 è una potente legge a tutela dei consumatori che assicura ai titolari di carta che l'emittente non può aumentare il TAEG senza motivo o senza un giusto preavviso. Questa legge non si applica alla maggior parte delle carte di credito aziendali; tuttavia, molte di esse offrono ora protezioni per i consumatori simili a quelle dei concorrenti. Fate le vostre ricerche per assicurarvi che la vostra protezione all'acquisto sia la migliore possibile.

A nessuno piace pensare allo scenario peggiore, ma se la vostra azienda a responsabilità limitata viene liquidata, le vostre finanze personali saranno più protette se le spese aziendali vengono effettuate principalmente tramite la carta di credito aziendale. 

Responsabilità personale

Le carte commerciali offrono una maggiore protezione dei vostri beni personali, ma molti emittenti richiedono una garanzia personale prima dell'approvazione della carta di credito. 

La garanzia personale è un impegno giuridicamente vincolante con il quale accettate di assumervi la responsabilità di pagare la carta di credito se l'azienda non è in grado di farlo. In questo modo si protegge il fornitore della carta da qualsiasi rischio di mancato rimborso. Se la vostra azienda è in ritardo con i pagamenti, diventerete personalmente responsabili del debito e questo può influire sul vostro punteggio di credito.

Le carte aziendali, concesse a società con un patrimonio e una storia creditizia significativi, di solito non richiedono una garanzia personale. 

Imposta

Mescolare le spese personali con quelle aziendali è un incubo quando si avvicina la stagione della dichiarazione dei redditi. Una carta di credito aziendale consente di tenere separati e organizzati gli acquisti, facilitando a lungo termine la tenuta della contabilità. 

Gli acquisti dei dipendenti possono essere identificati facilmente, riducendo gli errori di supervisione sui vostri moduli fiscali. Ciò significa che eviterete costose multe e produrrete una dichiarazione dei redditi accurata. L'IRS impone multe severe in caso di mancata rendicontazione precisa e la possibilità di essere sottoposti ad audit aumenta per le aziende con pratiche di registrazione inadeguate. 

L'uso di una carta aziendale dedicata rende chiaro dove si possono sfruttare le detrazioni fiscali. Questo migliora le metriche di riduzione dei costi e libera più budget. Vale anche la pena di notare che gli interessi pagati su una carta di credito aziendale sono deducibili dalle tasse se utilizzati esclusivamente per effettuare acquisti aziendali, aiutando la vostra azienda a recuperare i costi per la crescita.