Evitare i costi e risparmiare: Cosa è meglio per la salute finanziaria?

Come affronterebbe la vostra azienda una tempesta finanziaria? Tagliando i costi ora o evitando le spese future? È necessario considerare prima questi fatti. 

Tutte le aziende si trovano ad affrontare momenti in cui devono stringere la cinghia e le parti interessate devono trovare un equilibrio tra risparmi immediati e resilienza a lungo termine. 

Questo si chiama evitare i costi e risparmiare sui costi. 

Entrambi possono aiutare a mantenere le finanze in carreggiata, ma seguono percorsi diversi per raggiungere la stabilità. 

In questo articolo esploreremo queste due strategie. 

Analizzeremo cosa sono, esamineremo alcuni esempi, vedremo come si differenziano e valuteremo i pro e i contro di ciascuno. 

Alla fine avrete una forte comprensione di entrambi e una strada più chiara da seguire. 

Troviamo l'approccio giusto per la vostra azienda. 

Costi duri vs. costi morbidi

Nell'ambito degli acquisti, vi imbatterete in costi sia duri che morbidi. 

Entrambi svolgono un ruolo fondamentale nella comprensione delle spese.

Ma cosa sono esattamente? 

Costi elevati

I costi fissi sono spese dirette e tangibili. 

In genere sono:

• Beni o risorse fisiche 
• Facile da quantificare
• Si vede chiaramente nei rendiconti finanziari

Sono costi che si possono individuare direttamente. Ad esempio, il prezzo d'acquisto di attrezzature, materie prime, scorte o beni sono tutti costi fissi. 

Anche i costi duri si allineano bene con le strategie di risparmio. 

Poiché sono misurabili, potete ridurli direttamente negoziando tariffe migliori per i fornitori, acquistando all'ingrosso o ottimizzando i processi. 

Costi soft

I soft cost, invece, sono spese indirette e immateriali. 

Di solito:

• Non appaiono così chiaramente nei bilanci
• Sono spesso legati a servizi o ad aspetti non fisici dell'acquisto.

I tipici soft cost comprendono le spese legali, la manutenzione continua, la formazione dei dipendenti o la consulenza. Sono fondamentali, ma possono essere molto più difficili da tracciare.

Spesso vengono gestiti evitando i costi. 

Investendo nella manutenzione preventiva, stipulando contratti di assistenza a lungo termine o formando i dipendenti, si evitano costi futuri più elevati.

Che cos'è la riduzione dei costi?

L'evitamento dei costi è una strategia proattiva che vi aiuta a prevenire costi aggiuntivi più avanti nel tempo.

Riducete al minimo i potenziali aumenti, anticipando i tempi. 

L'elemento fondamentale è l'adozione di misure preventive, come investire nella manutenzione, negoziare tariffe fisse per i fornitori o creare una forza lavoro qualificata. In questo modo si evitano spese maggiori in seguito. 

Poiché l'evitamento dei costi affronta i costi futuri, non sempre appare nei bilanci. Tuttavia, svolge un ruolo importante nel mantenere le finanze stabili e prevedibili nel lungo periodo. Un aspetto essenziale della riduzione dei costi è il mantenimento visibilità degli acquistiche consente di monitorare e gestire le spese potenziali prima che diventino costi effettivi.

Esempi di riduzione dei costi

• Manutenzione preventiva. Una manutenzione regolare delle apparecchiature consente di evitare guasti o sostituzioni costose. Saltare la manutenzione ora può significare pagare cifre molto più alte in futuro.

• Blocco dei prezzi dei fornitori. Bloccate i prezzi odierni con i fornitori per evitare aumenti imprevisti. I prezzi fissi offrono stabilità e prevedibilità dei costi.

• Formazione dei dipendenti. Investite nella formazione ora per evitare errori costosi in seguito. Un team ben addestrato ha meno probabilità di commettere errori che portano a costose rilavorazioni.

• Aggiornamento della tecnologia. Le nuove tecnologie possono aiutarvi a prevenire le inefficienze, evitando costose revisioni o colli di bottiglia in futuro. Implementare software di approvvigionamento può snellire i processi di acquisto, ridurre gli errori manuali e contribuire a evitare costi inutili in futuro.

Che cos'è il risparmio sui costi?

Il risparmio sui costi, invece, consiste nel ridurre le spese correnti in questo momento.

Riducete le spese all'interno del vostro budget esistente, ottenendo benefici finanziari misurabili.

Vedrete che si rifletterà direttamente sui vostri bilanci, aumentando il flusso di cassa e rafforzando i margini di profitto.

Esempi di risparmio sui costi

• Negoziare i contratti con i fornitori. Lavorate con i fornitori per ottenere sconti e tariffe più basse. In genere è possibile negoziare i contratti per ridurre i costi.

• Acquisto in blocco. L'acquisto in blocco è un modo sicuro per ridurre il costo per unità. È particolarmente utile per un prodotto di uso frequente. 

• Ottimizzazione del processo. La razionalizzazione dei flussi di lavoro aiuta a eliminare l'uso di risorse inutili. 

Affinando i vostri processi, risparmierete tempo e materiali. Per le piccole e medie imprese, l'utilizzo di prodotti specializzati Strumenti di approvvigionamento per le PMI può migliorare significativamente l'efficienza e portare a sostanziali risparmi sui costi.

Qual è la differenza tra risparmio e riduzione dei costi?

Il risparmio e la riduzione dei costi sono due facce della stessa medaglia quando si parla di strategia finanziaria. 

Entrambi mirano a ridurre le spese, ma percorrono strade molto diverse per arrivarci. 

Sapere quando utilizzarli può aiutarvi a fare scelte più strategiche e oculate in ambito finanziario e di approvvigionamento.

Le differenze fondamentali spiegate

Approccio (proattivo o reattivo)

Evitare i costi significa essere proattivi. Si guarda al futuro, si pianifica e si adottano subito misure per evitare costi che potrebbero tornare a colpire in seguito. 

Pensate a questo come a una "protezione per il futuro" del vostro budget.

E che dire dei risparmi sui costi? Questo è reattivo. 

Si tratta di agire qui, ora, per ridurre ciò che si sta già spendendo. Tagliate i costi in tempo reale, migliorando immediatamente i vostri profitti.

Impatto finanziario e reporting

I risparmi sui costi hanno un impatto immediato. Lo vedrete direttamente nei vostri bilanci, aumentando il flusso di cassa e i margini di profitto. È tangibile, visibile e facile da monitorare.

La riduzione dei costi, tuttavia, è un po' diversa. Non compare direttamente nei bilanci. 

Non vedrete una voce per le "spese che abbiamo evitato". Ma il suo potere sta nel mantenere le cose stabili a lungo termine, mettendovi al riparo da costi che potrebbero altrimenti compromettere i vostri bilanci futuri.

Tipi di costi affrontati (diretti o indiretti)

I risparmi sui costi riguardano i costi diretti e concreti che si possono misurare. La riduzione delle spese per i materiali e la negoziazione di offerte migliori sono risparmi concreti e immediati.

La prevenzione dei costi affronta i costi indiretti o "morbidi", come la manutenzione o la gestione del rischio. Queste azioni possono sembrare meno immediate, ma prevengono costi maggiori in futuro. Vediamo una breve tabella di confronto:

Considerazioni strategiche: Quando utilizzare ciascuno di essi

Quando utilizzare i risparmi sui costi

Il risparmio sui costi è la soluzione ideale per ottenere rapidi vantaggi finanziari. 

Se avete bisogno di un alleggerimento del flusso di cassa o volete dare una spinta ai margini di profitto, è qui che dovete concentrarvi. 

Rinegoziare le tariffe dei fornitori, ridurre gli sprechi e snellire i processi: queste mosse hanno un impatto immediato.

Quando utilizzare la riduzione dei costi

La riduzione dei costi è il vostro gioco lungo. Utilizzatela quando volete prepararvi a rischi futuri o proteggervi da costi imprevedibili. 

Bloccate le tariffe dei fornitori, investite nella manutenzione preventiva e predisponete delle protezioni. In questo modo si crea resilienza e si mantengono le cose in ordine per il futuro.

Utilizzare entrambi per una strategia equilibrata

Quando si utilizzano insieme risparmi e riduzione dei costi, si crea un approccio solido ed equilibrato. 

I risparmi sui costi vi danno una spinta immediata, mentre la riduzione dei costi rafforza le vostre basi finanziarie nel tempo. 

Insieme, vi aiutano a essere snelli ora e sicuri per il futuro, impostandovi per il successo a lungo termine.

Quali sono i vantaggi della riduzione dei costi?

Pro 1: Aumenta il profitto 

La prevenzione dei costi si basa su misure preventive. Agendo ora si eliminano le spese future. 

Invece di essere reattivi, sarete proattivi. In questo modo, non dovrete più cercare denaro per rimediare a qualcosa che è andato storto. 

Spendete meno ora di quanto spendereste se lo lasciaste. 

Esempio: Supponiamo che siate un'azienda di software e che vi accorgiate che una parte della vostra infrastruttura di server sta per raggiungere la piena capacità. Invece di aspettare un'interruzione, agite subito e investite per aggiornare l'infrastruttura. In questo modo migliorate oggi, per evitare problemi in futuro, e risparmiate sui costi futuri. 

Pro 2: semplifica le operazioni

La prevenzione dei costi aiuta a liberare risorse future, evitando spese che si presenterebbero più avanti nel tempo. Vi permette di concentrarvi su attività di maggiore priorità e vi evita di essere costretti a risolvere i problemi in modo reattivo.

Questo snellisce le operazioni eliminando i processi, gli strumenti o le attività non necessarie. In questo modo si riduce la complessità, consentendo a voi e al vostro team di concentrarvi sulle attività da svolgere. 

Esempio: Immaginate che nella vostra azienda vi accorgiate che il vostro team utilizza alcuni strumenti obsoleti. Vengono utilizzati a malapena e intaccano il vostro budget. Invece di accontentarvi, avete deciso di sostituirli con un'unica piattaforma che svolge lo stesso lavoro di tutte le altre. Di conseguenza, il vostro team può concentrarsi su un'unica piattaforma anziché destreggiarsi. Questo migliora l'efficienza e la concentrazione. 

Pro 3: Riduzione del rischio 

È meglio spegnere un piccolo incendio ora che un enorme incendio in seguito. Questo è essenzialmente il concetto di mitigazione del rischio. Individuare subito i potenziali problemi e risolverli per evitare problemi più grandi e inaspettati in seguito. In questo modo si evitano anche future interruzioni dell'attività e costose riparazioni. 

Esempio: Supponiamo che nella vostra azienda iniziate a notare che i computer portatili che avete fornito al vostro personale cominciano a essere un po' vecchi. Avete sentito qualche mugugno per la lentezza delle prestazioni. Invece di aspettare che si rompano, investite subito in nuove apparecchiature. In questo modo migliorate la produttività e prevenite future interruzioni che avrebbero potuto bloccare del tutto il lavoro. 

Quali sono gli svantaggi della riduzione dei costi? 

Contro 1: Difficile da misurare

L'evitamento dei costi consente di risparmiare denaro in futuro, ma è difficile da tracciare. Il denaro risparmiato non compare nei bilanci come i "risparmi soft". 

Quindi, anche se i risparmi sono reali, può essere difficile dimostrare l'esatto impatto che stanno avendo. È quasi come avere una vincita invisibile: è reale e preziosa, ma difficile da vedere. 

Esempio: Supponiamo di essere un'azienda che investe regolarmente negli aggiornamenti del software. Questo aiuta a prevenire eventuali guasti futuri, ma i risparmi immediati non sono evidenti. È chiaro che si tratta di un investimento intelligente, ma provare a dimostrare il beneficio finanziario può essere difficile. 

Contro 2: aumento dei costi a breve termine

Per evitare i costi, a volte può essere necessario un costo iniziale più elevato. È tipico che le misure preventive abbiano un impatto sui bilanci a breve termine. 

Può essere un compromesso, ma spendendo ora si evitano costi maggiori in seguito. È la scelta proattiva per un risparmio a lungo termine. 

Esempio: Immaginate di essere un'azienda tecnologica e di decidere di aggiornare preventivamente il vostro software di sicurezza. Questa decisione si aggiunge al budget del trimestre in corso e comporta un aumento dei costi a breve termine.

Contro 3: impatto ritardato

La riduzione dei costi si concentra sui benefici a lungo termine. Questo è un bene per il "voi" del futuro, ma per il "voi" del presente, a volte, può risultare frustrante. 

Quando si ha a che fare con gli stakeholder, la loro gestione può rivelarsi complicata. Vogliono risultati rapidi, ma bisogna spiegare che questo è meglio per il lungo termine. 

Ciò può contrastare direttamente con il risparmio diretto, dove la prova è immediata.   

Esempio: Siete un'azienda tecnologica che ha deciso di investire in strumenti di test automatizzati per lo sviluppo del software. Il costo iniziale è elevato, ma sapete che vi aiuterà a prevenire costosi bug in seguito. Quando si cerca di ottenere l'approvazione, le parti interessate si chiedono se questo costo valga davvero la pena. 

Quali sono i vantaggi della riduzione dei costi? 

Pro 1: impatto finanziario immediato

Con il risparmio sui costi, si ottiene una rapida spinta finanziaria che migliora direttamente i profitti. Poiché con il risparmio sui costi si tagliano immediatamente le spese, il flusso di cassa aumenta subito. 

In questo modo il vostro denaro si libera per essere indirizzato verso altri progetti vantaggiosi, come la crescita o le necessità più urgenti. In sostanza, rafforza la vostra stabilità finanziaria fin dal primo giorno. 

Esempio: Supponiamo che siate una startup tecnologica con costi elevati per il cloud. Per ridurre questi costi, parlate con il fornitore e negoziate tariffe più basse. In questo modo si liberano immediatamente risorse extra che possono essere utilizzate in altre aree dell'azienda. 

Pro 2: Competitività del mercato

I risparmi sui costi riducono le spese operative tagliando i costi delle operazioni regolari, come le licenze software. Poiché i costi operativi sono ora più bassi all'interno dell'azienda, quest'ultima è in grado di ridurre il prodotto o il servizio, mantenendo la stessa qualità. 

Questo può a sua volta attirare nuovi clienti, fidelizzare quelli attuali e aumentare la quota di mercato. 

Esempio: Immaginate di lavorare in un'azienda tecnologica che cambia le licenze software con una più conveniente. I risparmi ottenuti possono essere trasferiti ai clienti evitando aumenti di prezzo. In questo modo potrete offrire lo stesso servizio di valore e soddisfare i clienti senza sacrificare la qualità di ciò che fornite. 

Pro 3: Opportunità di investimento

I risparmi sui costi possono liberare denaro extra che può essere utilizzato per reinvestire nell'azienda. Reinvestendo, si mette di più per ottenere di più. Ad esempio, si possono utilizzare i fondi extra per iniziative di crescita, aggiornamenti tecnologici o ulteriore sviluppo del team. 

Ciò contribuisce a rafforzare la posizione dell'azienda e ad alimentare l'innovazione. 

Esempio: Siete un'azienda di software che decide di combinare gli strumenti utilizzati dal vostro team per ridurre i costi di licenza. Il denaro risparmiato viene utilizzato per assumere uno sviluppatore. Questo sviluppatore contribuisce ad ampliare le funzionalità del prodotto e vi permette di entrare in nuovi mercati. Questo reinvestimento favorisce la vostra crescita e mantiene le vostre offerte competitive. 

Quali sono i contro della riduzione dei costi? 

Contro 1: impatto potenziale sulla qualità

Con la riduzione dei costi, uno dei maggiori inconvenienti che si corre è quello di tagliare in modo troppo aggressivo. In questo modo si mette a rischio la qualità di ciò che si offre. 

E se la qualità diventa evidente, questo può portare a clienti insoddisfatti e danneggiare le vendite e la vostra reputazione. 

Esempio: Siete un'azienda di software che ha deciso di ridurre l'assistenza clienti. Questo si traduce in risposte più lente e in una cattiva comunicazione. I clienti che hanno bisogno del vostro aiuto si sentiranno frustrati e se ne andranno e non utilizzeranno più il vostro servizio. Potrebbero anche lasciare recensioni negative. 

Contro 2: impatto negativo sul morale dei dipendenti

Nell'ambito della vostra strategia di risparmio, potreste decidere di ridurre il personale. Certo, questo può far risparmiare denaro, ma avete considerato l'impatto sul morale del personale? 

I licenziamenti creano un'atmosfera negativa. Anche le risorse si riducono e i dipendenti iniziano a sentirsi sottovalutati. 

La motivazione raggiunge i minimi storici, con una diminuzione della produttività e un elevato turnover del personale. 

Esempio: Un'azienda SaaS taglia il suo budget e di conseguenza decide di ridurre il personale del suo reparto marketing. Ora ci sono solo un manager e un membro del personale. Questi iniziano a sentirsi sovraccarichi di lavoro e sottovalutati, cercando di fare il lavoro di un intero team. Alla fine, i dipendenti si licenziano e voi dovete sostituirli. 

Contro 3: diminuzione dell'innovazione

Se si va troppo sul pesante con la riduzione dei costi, si può agire come un blocco all'innovazione e soffocare la creatività. 

L'esaurimento delle risorse lascia meno spazio alle nuove idee. La capacità del vostro team di innovare e rimanere competitivo si riduce e iniziate a notare che state rimanendo indietro rispetto ai vostri concorrenti. 

Esempio:  La vostra azienda di software decide di ridurre le attività di ricerca e sviluppo per risparmiare sui costi. Di conseguenza, il vostro team non è più in grado di sperimentare nuove funzionalità, come gli strumenti basati sull'intelligenza artificiale. Alla fine, i vostri prodotti appaiono datati e richiedono più tempo per essere costruiti, rimanendo indietro rispetto ai vostri concorrenti.