I rifiuti SaaS non sono un rischio professionale:
imparare a evitarlo

Inutile. Inefficiente. Non è così che volete che venga descritto il vostro servizio. Ma con la crescita del SaaS 20% di anno in anno, i rifiuti stanno diventando un problema urgente. 

Le medie imprese sprecano ogni anno $1-$2 milioni di euro in uno stack SaaS sovraffollato. 

Gli sprechi si verificano quando la gestione del SaaS è inefficace. La mancanza di gestione apre le porte a spese inutili per le app e a software acquistati che non vengono utilizzati al massimo delle loro potenzialità.

I principali problemi causati dallo spreco di SaaS:

• Spese non necessarie
• Diminuzione della produttività
• IT ombra
• Riduzione del ROI sulla tecnologia
• Meno budget per l'innovazione
• In ritardo rispetto alla concorrenza
• Errata allocazione delle risorse IT
• Rischi di conformità e sicurezza

Forse starete pensando: abbiamo fogli di calcolo per tenere traccia degli abbonamenti e dell'utilizzo delle app. È sufficiente per evitare gli sprechi del SaaS? 

La risposta è un secco no. 

I fogli di calcolo spesso negano le misure di risparmio e sono inefficaci nell'evidenziare le aree di spreco. Inoltre, il monitoraggio manuale delle informazioni richiede tempo e può potenzialmente portare a errori di inserimento. 

Le aziende di successo beneficiano invece di piattaforme di gestione automatizzate per il loro stack SaaS. Esse aiutano a monitorare e analizzare i dati in modo rapido ed efficiente. 

Il SaaS nel 2024 fiorisce come un giardino ben curato in piena estate. Ma il clima economico di oggi richiede un accurato piano paesaggistico. Le industrie devono dare priorità alla conservazione del capitale e alla sostenibilità a lungo termine piuttosto che alla "crescita a tutti i costi". 

Ora che le minacce di sprechi in ambito SaaS sono chiare, è il momento di fare luce su dove potrebbero verificarsi gli sprechi nella vostra azienda. E come le piattaforme di gestione SaaS possono fornire la visibilità necessaria alla vostra azienda per eliminare gli sprechi, risparmiare e crescere.

Una piattaforma di gestione SaaS può aiutare a identificare gli sprechi in quattro aree critiche: piani di abbonamento sottoutilizzati, licenze inutilizzate, applicazioni ridondanti e account fantasma. 

Piani sottoutilizzati

Pensate a un dipendente appassionato e laborioso della vostra organizzazione. Ora immaginate che voglia aumentare la sua produttività. Ottimo! 

Fanno una ricerca e si iscrivono a una prova di tre piattaforme di produttività. Dopo la prova, acquistano un piano aziendale, al costo di $25 al mese per l'applicazione scelta. La loro produttività aumenta, ma a quale costo nascosto?

I piani di abbonamento di alto livello spesso includono caratteristiche interessanti che soddisfano le esigenze dell'acquirente. Tuttavia, le funzionalità aggiuntive che "fanno parte del pacchetto" e aumentano il valore percepito si rivelano spesso eccessive e rimangono inutilizzate.

Le persone tendono a sopravvalutare le proprie esigenze. Senza una chiara visibilità dei budget e del quadro generale, è facile prendere una decisione sbagliata e pagare troppo.

Ora, immaginate che 1 su 6 dei vostri dipendenti prendono la stessa decisione sbagliata. E poi, gli abbonamenti sottoutilizzati vengono rinnovati anno dopo anno, senza ripensarci. 

Quello che sembrava un buon affare si è rapidamente trasformato in un valore scarso a causa degli sprechi di SaaS.

Qual è il modo migliore per ottimizzare i costi degli abbonamenti SaaS?

Lo spreco di abbonamenti può essere difficile da vedere all'interno del ricco stack SaaS di un'azienda. 

A meno che non si disponga di uno strumento che aggiunga visibilità. 

Per monitorare efficacemente gli abbonamenti, una piattaforma di gestione centralizzata deve sostituire i fogli di calcolo che richiedono molto tempo. 

Ottenete una visibilità completa delle vostre sottoscrizioni SaaS e potete impostare flussi di lavoro di approvazione IT per le nuove richieste di sottoscrizione. 

Potete evitare che gli sprechi si insinuino di nuovo effettuando regolari controlli automatici delle vostre sottoscrizioni.

Il ridimensionamento viene dopo. 

Con la massima visibilità, esperti di ottimizzazione dei costi può aiutarvi ad analizzare l'utilizzo attuale delle app e a indicare dove è possibile ridurre gli abbonamenti senza alcuna perdita di produttività. 

Ad esempio, una verifica dell'utilizzo delle app può indicare che le applicazioni sono più adatte a un altro reparto e possono essere riassegnate. Oppure, forse i contratti possono essere consolidati in abbonamenti a livello di organizzazione per ottimizzare i costi di SaaS. 

Nella stesura dei contratti, i responsabili dei fornitori danno priorità alla scalabilità, alla flessibilità e ai prezzi vantaggiosi, per garantire che i costi rimangano gestibili e convenienti durante la crescita. 

Gli sconti aggiungono il tocco finale. 

La maggior parte delle organizzazioni paga troppo per il SaaS, ma con Gestione dei fornitori ITNon è necessario. I servizi di gestione dei fornitori hanno relazioni positive a lungo termine con i fornitori e l'accesso a risparmi elevati sulla spesa SaaS.

L'ottimizzazione dei costi di abbonamento per evitare gli sprechi prevede l'utilizzo di una piattaforma di gestione centralizzata per individuare gli sprechi e dimensionare correttamente le risorse e ottenere sconti fino a 75% di sconto. Il denaro risparmiato va direttamente all'innovazione e alla crescita della vostra azienda. 

Con gli abbonamenti alle app sotto controllo, esploriamo un altro punto cieco soggetto a sprechi. 

Licenze non utilizzate

Secondo le statistiche raccolte dai servizi di gestione SaaS, le aziende utilizzano solo 49% delle loro licenze in provisioning. Oltre la metà viene sprecata, con conseguenti implicazioni finanziarie significative. 

A titolo di esempio, si consideri l'acquisto di 700 licenze per Google Workspace a $13 al mese per licenza. Tuttavia, se la licenza viene utilizzata solo da 500 dipendenti all'anno, si tratta di un enorme spreco di $31,200.

Senza una visibilità completa dei dati relativi al software e alle licenze dell'azienda, si perdono le opportunità di riconoscere la capacità in eccesso e le risorse non vengono adattate alle reali esigenze di ciascun reparto. Cosa ne consegue? Un ciclo di perdite derivanti da previsioni di budget imprecise. 

La soluzione? Ottenere il controllo con una piattaforma di gestione centralizzata. 

Come può una piattaforma di gestione ridurre gli sprechi di licenze? 

Il monitoraggio dell'intero stack SaaS su un'unica piattaforma è una garanzia di ottimizzazione dei costi.

I sistemi di gestione centralizzata efficaci forniscono visibilità sulle licenze. È possibile vedere quante licenze sono assegnate ai dipendenti e quante devono ancora essere assegnate. 

Può anche darsi che le licenze siano assegnate ma non ancora utilizzate. Da quando 33% Se il numero di licenze software presenti nello stack di un'organizzazione è sottoutilizzato a causa di una formazione inadeguata, vale la pena di abbinare un'analisi di audit con il feedback dei dipendenti per capire la causa dello spreco. 

Una volta che si ha un quadro chiaro dell'efficienza e della necessità delle licenze, queste possono essere reindirizzate ai reparti che ne hanno bisogno o eliminate quando è il momento di rinnovarle. 

Proprio come gestori dei fornitori possono aiutare con gli sconti, ma anche con le trattative per i rinnovi.

Queste trattative tengono conto delle vostre esatte esigenze di licenza, ottenendo il miglior valore per massimizzare il vostro ROI. I vendor manager si assicurano che non ci siano sprechi fin dall'inizio. 

Dopo aver riassegnato o eliminato le licenze inutilizzate e aver adattato gli acquisti di licenze alle vostre esigenze, dovete adottare un approccio strategico alla gestione delle app. 

Applicazioni ridondanti

Nessuno mette in dubbio quanto possa essere rivoluzionario uno stack SaaS completamente caricato. 

Deloitte ha recentemente rivelato che 50% delle aziende riferisce che il passaggio alle applicazioni basate sul cloud ha un impatto maggiore sullo sviluppo aziendale. 

Tuttavia, le interessanti opzioni di miglioramento del flusso di lavoro possono portare a sgradite sorprese in termini di costi all'interno di un'azienda. 

Ad esempio, se la vostra azienda ha un contratto aziendale per un'app di collaborazione, ma i nuovi dipendenti non conoscono questo strumento e potrebbero trovare la propria soluzione. In questo caso, ci sono applicazioni duplicate sul sistema: una spesa doppia per lo stesso risultato. 

Il azienda media ha 15 applicazioni di formazione online duplicate, 11 strumenti di gestione del progettoe 10 applicazioni per la collaborazione in team. Che siano state acquistate ignorando le attuali risorse dell'azienda o da dipendenti sconsiderati con forti preferenze, questo Shadow IT sottrae fondi essenziali che potrebbero essere utilizzati per rimanere al passo con gli sviluppi del mercato. 

Come se non bastasse, con i rinnovi automatici degli abbonamenti si possono ricevere a sorpresa costi di rinnovo di app non necessarie (soprattutto se si tratta di acquisti non autorizzati). 

Gli sprechi possono sembrare minimi su base mensile, ma si sommano. Ad esempio, un rinnovo automatico non necessario di Adobe Photoshop per 20 dipendenti equivale a $8.800 di sprechi. 

Per una gestione degli asset efficace dal punto di vista dei costi, uno strumento di automazione è una necessità. 

In che modo le piattaforme automatizzate possono ottimizzare la gestione della spesa?

Le aziende stanno già facendo progressi lenti e costanti in questo campo. L'organizzazione media ha utilizzato 269 app nel 2023, rispetto alle 291 del 2022 e alle 323 del 2021, il che suggerisce una riduzione delle app non necessarie. 

Come per molte delle minacce allo spreco sopra menzionate, la centralizzazione automatizzata fornisce la visibilità necessaria per ottimizzare la spesa per le app e ridurre gli sprechi. 

Piattaforme di gestione come Spendbase consentono di visualizzare tutti gli acquisti di app autorizzati e non autorizzati. Gli esperti di ottimizzazione dei costi possono analizzare il vostro portafoglio di app ed evidenziare dove è possibile ridurre gli abbonamenti o eliminare le app senza sacrificare la produttività o il valore. 

Una razionalizzazione regolare degli strumenti con audit delle piattaforme di gestione può fornire dati sull'utilizzo, l'efficienza e le capacità di integrazione. Grazie a queste informazioni dettagliate, è possibile prendere decisioni finanziariamente consapevoli prima che gli abbonamenti vengano rinnovati.

Inoltre, grazie a un flusso di lavoro strutturato per gli acquisti SaaS, è possibile allineare i dipendenti più entusiasti alle priorità finanziarie. 

I flussi di lavoro possono essere impostati utilizzando un sistema di gestione centralizzato e prevedono l'inoltro delle richieste di acquisto ai responsabili dei reparti, dell'IT e della finanza. 

Un elemento critico di questo flusso di lavoro è l'assegnazione di un proprietario dell'app al momento dell'acquisto. Questa persona si assumerà la responsabilità del corretto utilizzo dell'applicazione, monitorerà le esigenze di licenza e si terrà aggiornata sulle nuove funzionalità per garantire che l'applicazione venga utilizzata al massimo delle sue potenzialità. 

Altri due aspetti da considerare sono i carichi di lavoro elevati e gli ambienti di lavoro frenetici, che spesso fanno sì che la fase di preparazione prima dei rinnovi SaaS venga trascurata: nessuno viene avvisato in tempo per valutare le opportunità di ottimizzazione.

Le piattaforme di gestione centralizzata eliminano i momenti di terrore quando ci si accorge che gli abbonamenti non necessari sono stati rinnovati automaticamente. 

La piattaforma fornisce avvisi tempestivi e conti alla rovescia per i rinnovi. È organizzata, preparata e vi mette nella posizione migliore per capitalizzare i risparmi nelle trattative di rinnovo. 

Senza dubbio, l'eliminazione degli sprechi di costi con una piattaforma di gestione SaaS dovrebbe essere in cima alla vostra agenda. Ma cosa succederebbe se poteste risparmiare ancora più budget e espellere qualche fantasma dalla vostra soffitta?

Conti fantasma

Nel corso degli anni, ogni dipendente avrà probabilmente avuto accesso a più applicazioni. 

I progetti finiscono, le priorità cambiano e le persone lasciano l'azienda. Ma l'accesso al SaaS della vostra azienda potrebbe essere ancora aperto. 

Gli account con accesso a licenze e abbonamenti aziendali non più utilizzati sono definiti "account fantasma". Essi espongono la vostra azienda a uno dei rischi finanziari più significativi.

Allora, perché rappresentano una minaccia così considerevole in termini di costi? 

In primo luogo, ogni conto potrebbe nascondere centinaia di pagamenti di licenze sprecati che sono stati distribuiti in massa all'interno dell'azienda. 

Ma peggio ancora, ogni utente fantasma sulla rete aumenta le probabilità di una violazione della sicurezza di rete. 

1. L'eccesso di privilegi di accesso detenuti dall'account fantasma può ampliare la superficie di attacco per gli attori malintenzionati, consentendo il furto di dati sensibili o incidenti di rete. 
2. I dipendenti che lasciano l'azienda in circostanze controverse potrebbero sfruttare il loro accesso danneggiando i vostri sistemi o rubando dati importanti. 
3. Se i singoli individui hanno accesso a dati sensibili, ciò può anche comportare la non conformità. 

La cancellazione degli utenti da licenze e abbonamenti può comportare un errore umano e gli account fantasma potrebbero rimanere inosservati e accessibili per lunghi periodi. 

Il costo medio globale di una violazione dei dati per un'azienda nel 2024 è di $4,88 milioni. Tuttavia, è possibile evitare gli spiacevoli effetti collaterali degli account fantasma.

Quali sono le migliori pratiche per gestire gli account fantasma?

Ormai non è un segreto che una piattaforma di gestione centralizzata sia la vostra risposta. 

Una piattaforma di gestione come Spendbase consente di vedere l'attività di ogni dipendente. Il sistema evidenzia gli account che non utilizzano alcuna app, indicando che potrebbero non lavorare più per l'azienda. 

È quindi possibile intervenire, ad esempio riassegnando le licenze inutilizzate o cancellandole del tutto. Il conto può quindi essere chiuso, con la certezza che gli sprechi sono stati identificati ed eliminati. 

È buona norma creare un flusso di lavoro strutturato per l'uscita dei dipendenti, che includa il controllo dell'attività del loro account nella vostra piattaforma di gestione SaaS.