7 passi essenziali per ridurre
i costi SaaS e ottimizzare la spesa

I costi SaaS possono andare rapidamente fuori controllo. Un attimo prima si sottoscrive una manciata di strumenti per aumentare la produttività, un attimo dopo si affoga in applicazioni ridondanti. 

La realtà è che la maggior parte delle aziende perde denaro attraverso le fessure del proprio stack SaaS. Ma non deve essere così. Con l'approccio giusto, è possibile contenere le spese correnti, ottimizzare gli strumenti e trasformare l'ambiente SaaS in una macchina ben oliata.

In questa guida vi forniamo i passi da compiere per ridurre i costi del SaaS. Dalla scoperta degli abbonamenti nascosti all'utilizzo del benchmarking nelle trattative, imparerete come prendere il controllo della vostra spesa SaaS.

Passo 1. Trovare strategie per ridurre i costi SaaS

Sapevate che un'azienda media ha a che fare con 4,3 app orfane e 7,6 app duplicate? Si tratta di un sacco di spese sprecate. Per ridurre questi costi, è necessario controllare il panorama SaaS. Ecco come ottenere una visione completa.

Esaminare le risorse interne

• Dipartimento finanziario. Esaminare i bilanci dei reparti e le note spese per rintracciare i pagamenti SaaS ricorrenti.
• Dipartimento IT. Verificare la presenza di licenze e abbonamenti gestiti a livello centrale in un foglio di calcolo o in un file di Strumento di gestione SaaS.
• Marketing e vendite. Questi reparti utilizzano spesso strumenti specializzati come il marketing e il Automazione SEO e CRM: non trascurateli.

Ispezione delle caselle di posta dei dipendenti

Esaminate gli estratti conto per individuare eventuali addebiti ricorrenti. E non dimenticate di controllare le carte dei singoli dipendenti se stanno spendendo degli abbonamenti: potrebbero nascondersi degli addebiti furtivi.

Transazioni di revisione

Cercate negli estratti conto gli addebiti ricorrenti legati ai servizi cloud. Non dimenticate di controllare le carte dei singoli dipendenti, se l'azienda consente i rimborsi spese: potrebbero nascondersi abbonamenti.

Parlate con il vostro team

Con le aziende che spendono $2.623 per dipendente all'anno su SaaSè essenziale ottenere informazioni dall'interno. Organizzate riunioni o inviate sondaggi per individuare gli strumenti effettivamente utilizzati dal vostro team. 

Tenete d'occhio le prove "gratuite" e i piani freemium: spesso diventano abbonamenti a pagamento prima che ve ne accorgiate. I fornitori amano questi modelli perché gli strumenti freemium convertono 25% più clienti delle prove gratuite.

Andare oltre l'ovvio

Lo Shadow IT, ovvero gli strumenti non autorizzati utilizzati dai dipendenti, rappresenta da 30% a 40% della spesa IT, secondo Gartner. Offrite alternative o create un app store approvato dall'azienda per tenere sotto controllo l'IT ombra.

E fate attenzione alle integrazioni tra strumenti SaaS. Queste possono generare costi inaspettati, quindi assicuratevi di conoscere il costo completo dei servizi collegati.

Fase 2. Privilegiare le applicazioni in base al costo

Non tutte le applicazioni SaaS sono uguali. Alcune incidono sul vostro budget più di altre. Ecco come ridurre la spesa per il software e individuare gli abbonamenti che colpiscono di più il vostro portafoglio.

Raccogliere i dati

Iniziate a raccogliere i costi annuali o mensili di ogni strumento SaaS. Non dimenticate di includere le subdole spese nascoste: addebiti per utente, sovraccarichi di dati e simili. Se possibile, raccogliete anche i dati di utilizzo: utenti attivi, progetti creati, spazio di archiviazione consumato. Più dati ci sono, meglio è.

Calcolare il costo totale annuo (TAC)

Prendete la quota mensile di abbonamento e moltiplicatela per 12. Se avete un canone annuale, siete già a posto. In questo modo si ottiene il costo totale annuale (TAC) per ogni applicazione.

Priorità in base ai costi

Ora, classificate le vostre applicazioni dal TAC più alto a quello più basso. Questo semplice passaggio rivela immediatamente quali sono le applicazioni più dispendiose dal punto di vista economico nella vostra linea.

Analizzare i dati di utilizzo

Per i top spender, aggiungete i dati di utilizzo. Dove si collocano le vostre applicazioni nel quadrante TAC e utilizzo?

Avete trovato un'applicazione ad alto tasso di utilizzo ma con un uso minimo? Questo è un segnale di allarme: potrebbe essere il momento di effettuare un downgrade o di cancellarsi. 

Fase 3. Eliminare gli sprechi di abbonamento

Lo spreco di abbonamenti - quegli strumenti SaaS sottoutilizzati o completamente inutilizzati - può prosciugare silenziosamente il vostro budget. Ecco come tagliare il grasso e ridurre i costi SaaS:

Effettuare una verifica dell'utilizzo

Iniziate ad analizzare i dati analitici forniti da molte piattaforme SaaS. Questi report possono mostrarvi quali applicazioni stanno prendendo polvere con accessi o utilizzi minimi. Ma non fermatevi a questo: parlate con i dipendenti che utilizzano questi strumenti. Chiedete loro quanto spesso usano l'app, che valore ne traggono e se vale davvero la pena tenerla.

Affrontare le prove gratuite e i piani freemium

Le prove gratuite hanno un modo subdolo di trasformarsi in abbonamenti a pagamento di cui nessuno si ricorda. Impostate dei promemoria sul calendario per rivedere e cancellare queste prove prima che si trasformino. I piani freemium, per quanto allettanti, sono spesso soggetti a limitazioni che possono interrompere il vostro flusso di lavoro. 

Valutate se queste limitazioni vi frenano e, in tal caso, passare a un piano a pagamento potrebbe farvi risparmiare nel lungo periodo.

Trasformare i rifiuti in ottimizzazione della spesa

Tagliando gli sprechi degli abbonamenti, non si risparmia solo denaro, ma si liberano risorse che possono essere spese meglio altrove. Con una gestione oculata delle spese aziendali, ecco dove possono andare i fondi recuperati:

• Aggiornare gli strumenti essenziali. Investite in funzionalità aggiuntive o in livelli più elevati per le applicazioni veramente critiche per i vostri flussi di lavoro.
• Esplorare le nuove tecnologie. Utilizzate i risparmi per testare e implementare nuovi strumenti SaaS che potrebbero potenziare le vostre attività.
• Aumentare la produttività dei dipendenti. Rivolgete i fondi a programmi di formazione o a licenze utente aggiuntive per gli strumenti che potenziano il vostro team.

Fase 4. Stabilire le strategie per gli acquisti futuri

Ridurre gli sprechi degli abbonamenti non significa solo ripulire il passato, ma anche controllare la spesa e fare scelte più intelligenti per il futuro. Ecco come impostare il successo dei futuri acquisti SaaS:

Definire le esigenze prima di fare acquisti

Prima ancora di iniziare a valutare gli strumenti, individuate gli obiettivi o le sfide aziendali specifiche che una nuova soluzione SaaS deve affrontare. Coinvolgete i principali stakeholder dei dipartimenti che utilizzeranno effettivamente lo strumento, ottenendo il loro contributo sulle caratteristiche, le funzionalità e le integrazioni di cui hanno bisogno.

E non limitatevi a scegliere la prima opzione che vi si presenta. Prendetevi il tempo necessario per ricercare le alternative che potrebbero offrire funzioni migliori, prezzi più flessibili o una compatibilità perfetta con lo stack tecnologico esistente.

Sfruttare le prove gratuite per una gestione più intelligente delle spese

Le prove gratuite sono l'occasione per provare le gomme prima di impegnarsi. Incoraggiate i potenziali utenti a esplorare le caratteristiche dello strumento e ad assicurarsi che soddisfi le loro esigenze. Approfittate di questo periodo per verificare l'integrazione dello strumento con il software esistente: un flusso di dati fluido tra le applicazioni può aumentare notevolmente l'efficienza.

Durante la prova, prestate molta attenzione ai dati di utilizzo che molte piattaforme forniscono. Questi dati sono preziosi per capire l'adozione da parte degli utenti e determinare se l'abbonamento a pagamento vale il costo.

Stabilire un processo di approvazione centralizzato

Con 65% di tutte le applicazioni SaaS non autorizzate-acquistati e utilizzati senza l'approvazione dell'IT, è necessario un processo standardizzato per tutte le acquisizioni SaaS. In questo modo si garantisce un'adeguata verifica, si migliora la sicurezza e si evitano abbonamenti impulsivi e non necessari.

Stabilite criteri chiari per l'approvazione di nuovi strumenti SaaS. Questi criteri devono includere l'allineamento con gli obiettivi aziendali, i vincoli di budget e la capacità dello strumento di integrarsi con i sistemi esistenti.

Passo 5. Eliminare le sovrapposizioni per ridurre i costi SaaS

Quanti strumenti del vostro portafoglio sono veramente necessari? Analizzate l'elenco principale per individuare dove le funzionalità di uno strumento si sovrappongono a quelle di un altro. Concentratevi sulle funzionalità critiche per i vostri flussi di lavoro e le esigenze degli utenti e segnalate quelle meno essenziali come potenziali aree di consolidamento.

Eseguire un inventario delle caratteristiche

Iniziate compilando un elenco completo di tutte le funzionalità offerte da ogni abbonamento SaaS. Includete tutto, dalle funzionalità principali a quelle meno conosciute o sottoutilizzate. Organizzate queste funzionalità in base ai loro casi d'uso principali, come la gestione dei progetti, la comunicazione o la gestione delle relazioni con i clienti.

Esplorare le opzioni di consolidamento

È comune che diversi reparti utilizzino strumenti simili che hanno lo stesso scopo. Per snellire le operazioni, si può pensare di consolidare questi strumenti in un'unica piattaforma che soddisfi le esigenze di tutti. ClickUp è un ottimo esempio di applicazione che le aziende scelgono spesso per semplificare il loro stack software.

D'altra parte, a volte i dipendenti adottano soluzioni SaaS ricche di funzioni, ma finiscono per utilizzarne solo alcune. Se il vostro team utilizza ClickUp per un solo compito, potrebbe essere eccessivo. In questo caso, il passaggio a uno strumento più specializzato potrebbe essere più adatto.

Considerare la possibilità di ridurre i piani di abbonamento

Molti strumenti SaaS prevedono piani tariffari differenziati che includono diverse funzionalità. Considerate la possibilità di ridurre i piani per gli strumenti con funzionalità sovrapposte, eliminando le caratteristiche ridondanti di cui non avete bisogno. 

Vale la pena notare che la tendenza al pay-per-use è destinata a rimanere, e si prevede che il 74% delle aziende SaaS offrirà prezzi basati sull'utilizzo come parte del proprio modello.

Si possono anche valutare opzioni SaaS alternative che raggruppano le funzioni attualmente offerte da più abbonamenti. Il consolidamento su un'unica piattaforma può snellire i flussi di lavoro e ridurre i costi SaaS.

Fase 6. Sfruttare il benchmarking per le trattative

Per negoziare i costi SaaS non bastano le chiacchiere, ma i dati concreti. Il benchmarking è la vostra arma segreta. Ecco come usarlo:

Raccogliere informazioni sul mercato

Scavate nei rapporti di settore e nelle tendenze dei prezzi SaaS. Queste informazioni vi forniscono la base di partenza necessaria per negoziare con sicurezza.

Parlate con i colleghi del vostro settore. Scoprite quanto pagano strumenti simili: la conoscenza è potere e la comprensione del mercato vi dà un vantaggio.

Non ignorate le piattaforme di recensioni online. Sono ricche di informazioni sui prezzi inviate dagli utenti che possono rivelare ciò che gli altri pagano realmente.

Analizzare i dati di utilizzo

Prima di sedervi al tavolo, conoscete i vostri numeri. Se non state utilizzando uno strumento al massimo delle sue potenzialità, è il momento di chiedere un downgrade o uno sconto.

Mostrate il valore che lo strumento apporta alla vostra azienda, come ad esempio l'aumento della produttività, il miglioramento della soddisfazione dei clienti o il risparmio sui costi. Non si tratta solo di tagliare i costi, ma di dimostrare per cosa si è disposti a pagare.

Infine, pensate al futuro. Negoziate sconti sul volume per più licenze o bloccate una tariffa migliore impegnandovi in un accordo pluriennale. Sfruttare ogni angolo di un'adeguata Gestione dei fornitori SaaS per ottenere la migliore offerta possibile.

Fase 7. Implementare un sistema di registrazione

La gestione di una pila crescente di abbonamenti SaaS può rapidamente andare fuori controllo. Un System of Record (SoR) è la risposta per riprendere il controllo, snellire i processi e ottimizzare la spesa SaaS. Ecco come farlo funzionare:

Definire le proprie esigenze

Iniziate con l'identificare i dati critici che dovete monitorare per ogni strumento SaaS: dettagli dell'abbonamento, licenze utente, date di rinnovo, metriche di utilizzo e costi. Pensate a chi deve accedere a questi dati e a come li utilizzerà. Il vostro SoR deve essere facile da usare e facilmente accessibile a tutti coloro che ne hanno bisogno.

Scegliere la soluzione giusta per ridurre i costi SaaS

Per gli ambienti SaaS complessi, scegliete un software SoR con funzioni avanzate come la raccolta automatica dei dati, solidi strumenti di reporting e funzionalità di integrazione. Assicuratevi che si integri perfettamente con i sistemi contabili o ERP esistenti. L'obiettivo? Evitare i silos di dati e mantenere una visione finanziaria unificata.

Popolazione e manutenzione del SoR

Aggiornate regolarmente il vostro SoR per garantire l'accuratezza e massimizzare i risparmi. Programmate verifiche periodiche per controllare l'utilizzo delle licenze rispetto ai piani di abbonamento: è qui che troverete le opportunità per ottimizzare la spesa.