Negoziare i contratti SaaS per ottenere le migliori offerte
e termini ogni volta

La maggior parte delle aziende lascia i soldi sul tavolo quando negoziare i contratti SaaS. Ma cosa succederebbe se si potesse ribaltare il copione e assicurarsi il miglior accordo in ogni trattativa?

La verità è che un approccio strategico alla Negoziazione di contratti SaaS può fare molto di più che risparmiare denaro: può migliorare le relazioni con i fornitori, migliorare la qualità del servizio e impostare la vostra azienda per un successo a lungo termine. 

In questa guida, ci occuperemo di Tattiche di negoziazione SaaS è necessario negoziare con sicurezza. Che si tratti di sfruttare i dati economici o di padroneggiare l'arte del baratto, questi consigli vi aiuteranno a concludere un affare non solo buono, ma anche ottimo.

Cosa vi serve per iniziare Negoziazione di contratti SaaS

Noi di Spendbase lo capiamo: avere a che fare con più fornitori e definire i termini del contratto può essere un bel grattacapo. Ma non preoccupatevi, siamo qui per aiutarvi a gestire il processo senza problemi. Quindi, da dove cominciare?

Prima di lanciarsi in Negoziazione di contratti SaaSIl cliente deve valutare a fondo le esigenze e gli obiettivi della sua azienda. Questa fase cruciale garantisce che il contratto SaaS scelto non solo sia adatto alle vostre attività attuali, ma anche che vi consenta di crescere in futuro.

Definire i requisiti funzionali

Prima di scegliere una soluzione SaaS, è necessario definire esattamente le funzionalità e le caratteristiche di cui la vostra azienda ha bisogno. Acquisto SaaS Il processo richiede la comprensione delle esigenze degli utenti, l'integrazione della soluzione con i sistemi esistenti e il supporto dei flussi di lavoro specifici.

• Requisiti dell'utente. Scoprite quanti utenti avranno bisogno di accedere e quali ruoli ricopriranno nell'utilizzo dell'applicazione SaaS.
• Esigenze di integrazione. Controllare il livello di efficienza del Soluzione SaaS si integrerà con la vostra attuale configurazione IT e con altri software critici.
• Flussi di lavoro operativi. Identificare i processi che il SaaS dovrebbe semplificare per aumentare l'efficienza.

Valutare la scalabilità e i requisiti futuri

Guardare avanti. Pensate alla crescita della vostra azienda e alle esigenze di scalabilità che potreste incontrare. Il Contratto SaaS deve essere sufficientemente flessibile da poter gestire espansioni future ed esigenze mutevoli senza dover sostenere costi aggiuntivi o interruzioni.

• Requisiti di scalabilità. Assicurarsi che il Prodotto SaaS può crescere con la vostra azienda, adattandosi a un maggior numero di utenti e a funzionalità più estese, a seconda delle necessità.
• Flessibilità nelle licenze e nell'utilizzo. Negoziate condizioni che vi consentano di modificare le licenze, l'accesso degli utenti e le funzionalità in base all'evoluzione della vostra attività.

Ponendo queste basi, non vi limitate ad allineare la soluzione SaaS con le vostre operazioni attuali, ma impostate anche la vostra azienda in modo che possa adattarsi ai cambiamenti futuri con il minimo attrito.

Le migliori pratiche per negoziare i contratti SaaS

Negoziare un contratto SaaS non significa solo ottenere un buon affare, ma anche assicurarsi condizioni che corrispondano al vostro budget, alle vostre esigenze operative e che riducano al minimo i rischi. Ecco come assicurarsi di essere coperti:

Intelligenza nei modelli di pricing

Capire come Prezzi SaaS in modo da poter trovare l'accordo migliore che si adatti all'utilizzo e al budget della vostra azienda.

• Prezzi per utente o a livelli. Scoprite se il pagamento per utente o la scelta di un modello a livelli è più sensato per il vostro team.
• Sconti per volumi e pacchetti. Non lasciatevi sfuggire gli sconti: chiedete informazioni sulle agevolazioni per l'aggiunta di altri utenti o per i servizi in bundle.

Inchiodate i vostri SLA

Gli accordi sui livelli di servizio (SLA) sono la vostra rete di sicurezza. Assicuratevi che siano chiari e applicabili.

• Impostare le metriche di prestazione. Bloccate metriche specifiche come garanzie di uptime, tempi di risposta e scadenze per la risoluzione dei problemi.
• Applicare le sanzioni. Se il fornitore sbaglia, assicuratevi di essere risarciti. Le penali o i crediti di servizio non devono essere negoziabili.

Affrontare la sicurezza dei dati con decisione

La sicurezza dei dati non è solo una casella di controllo, soprattutto se si tratta di informazioni sensibili. Assicuratevi che il vostro Fornitore SaaS è all'altezza del compito di conformarsi al GDPR o al CCPA.

• Verificate le loro pratiche in materia di dati. Scoprite come gestiscono la crittografia, il controllo degli accessi e i backup.
• Esigete una prova. Ottenere i documenti. Le certificazioni e i rapporti di audit non sono negoziabili quando si tratta di proteggere i vostri dati.

Flessibilità incorporata

Le vostre esigenze cambieranno: assicuratevi che il vostro contratto possa cambiare con esse.

• Negoziare le condizioni contrattuali per la durata e i rinnovi. Tenere d'occhio rinnovo del contratto condizioni. I rinnovi automatici possono essere una trappola, quindi assicuratevi di poter rinegoziare quando necessario.
• Pianificare l'uscita. Sapere come uscirne. Definire termini chiari per porre fine alla contratto di licenza, compresa l'estrazione dei dati e le eventuali spese.

Seguendo queste best practice, potrete bloccare contratti che non si limitano a spuntare le caselle: vi daranno la flessibilità e la sicurezza di cui avete bisogno per crescere. In seguito, esamineremo come misurare il successo del vostro Contratti SaaS per essere sicuri di ottenere ciò per cui si paga.

Legale e di conformità per Negoziazione del contratto SaaS

Navigare nel panorama legale di Contratti SaaS richiede più di un occhio attento, ma anche una certa competenza in materia di diritto dei contratti tecnologici. Rivolgersi a un consulente legale per rivedere e negoziare i termini del contratto è fondamentale per proteggere gli interessi della vostra azienda e garantire la conformità ai requisiti normativi.

Revisione dei termini e delle condizioni contrattuali

Non sorvolate sulle clausole scritte in piccolo. Esaminate attentamente tutti i termini e le condizioni del contratto per chiarire responsabilità, oneri, diritti di proprietà intellettuale e modalità di gestione delle controversie.

• Limitazioni di responsabilità. Stabilite limiti chiari alla responsabilità per i danni derivanti da interruzioni del servizio, violazioni dei dati o altri incidenti. Non lasciate questo aspetto al caso.
• Diritti di proprietà intellettuale. Stabilite chi è il proprietario di cosa, sia che si tratti di dati, contenuti o personalizzazioni sviluppate durante la durata del contratto.

Affrontare le questioni giurisdizionali e di conformità

Contratti SaaS possono avere implicazioni giurisdizionali significative, soprattutto negli accordi internazionali. Assicuratevi di essere conformi a tutte le leggi e i regolamenti applicabili in materia di privacy dei dati, diritti dei consumatori e transazioni elettroniche.

• Trasferimenti internazionali di dati. Confermare che il fornitore SaaS è conforme alle normative internazionali sul trasferimento dei dati e dispone dei meccanismi necessari per un'elaborazione dei dati transfrontaliera conforme alla legge.
• Leggi a tutela dei consumatori. Essere consapevoli delle leggi sulla protezione dei consumatori che possono essere applicate al vostro Accordi SaaSin particolare nelle regioni in cui la vostra organizzazione opera o conserva i dati.

Coprendo queste basi legali e di conformità, salvaguarderete la vostra azienda da potenziali insidie e garantirete che la vostra Contratti SaaS non sono solo efficaci, ma anche legalmente validi.

Gestione dell'implementazione e del post-negoziato

Garantire un'offerta favorevole Contratto SaaS è solo l'inizio. Per raccogliere davvero i benefici dell'investimento in SaaS, è necessario che l'implementazione e la continuità siano efficaci. gestione del contratto sono essenziali. Ecco come assicurarsi di ottenere il massimo dal prodotto SaaS e mantenere un rapporto solido con il fornitore.

Iniziare con un piano solido. Delineare le tempistiche di implementazione, i programmi di formazione degli utenti, le strategie di migrazione dei dati e le fasi di integrazione con i sistemi esistenti. L'obiettivo? Ridurre al minimo le interruzioni e garantire una transizione senza intoppi.

Non andate da soli. Coinvolgete nel processo di pianificazione i principali stakeholder del settore IT, legale, finanziario e operativo. Questo assicura che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e che l'implementazione sia in linea con gli obiettivi dell'organizzazione.

Gestire il cambiamento. È difficile, soprattutto quando si tratta di una nuova tecnologia. Utilizzate le strategie di gestione del cambiamento per facilitare la transizione, incoraggiare l'adozione da parte degli utenti e affrontare di petto qualsiasi resistenza o sfida.

Gestire le relazioni con i fornitori

Il rapporto con il fornitore SaaS non si esaurisce con la firma del contratto. Stabilite canali di comunicazione chiari e meccanismi di collaborazione per monitorare le prestazioni, affrontare rapidamente i problemi e ottimizzare continuamente l'uso della soluzione SaaS.

• Revisioni periodiche delle prestazioni. Tenete sotto controllo il livello di prestazione del fornitore effettuando regolari revisioni delle prestazioni rispetto agli SLA e agli indicatori chiave di prestazione (KPI) concordati.
• Feedback e miglioramento continuo. Non siate timidi nel fornire un feedback costruttivo. È una strada a doppio senso: le vostre intuizioni possono contribuire al miglioramento continuo e all'innovazione del servizio che ricevete.

Concentrandovi su queste aree, non solo garantirete un'implementazione di successo, ma costruirete anche una partnership a lungo termine che massimizzerà il valore del vostro investimento SaaS.

Consigli per la negoziazione dei contratti SaaS per ottenere il miglior accordo

Negoziare i contratti SaaS è un'arte e una scienza: non si tratta solo di contrattare sul prezzo. Per ottenere l'accordo migliore, è necessario un mix di strategia, leva e creatività.

Utilizzare un baratto

Non limitatevi ad accettare la prima offerta: usate ciò che avete per ottenere ciò che volete. Se avete qualcosa di valore da offrire al vostro Fornitore SaaScome l'accesso al vostro pubblico di riferimento, sfruttatelo per ottenere uno sconto. Preparate la vostra proposta in anticipo. Ad esempio, potreste offrirvi di promuovere il loro servizio al vostro pubblico in cambio di una riduzione del prezzo o addirittura dell'accesso gratuito. Prendete in considerazione referral, iniziative di co-marketing o altri valori aggiunti che potrebbero addolcire l'accordo da entrambe le parti.

Negoziare i tetti di aumento dei prezzi

Un piccolo aumento di prezzo potrebbe non sembrare un grosso problema ora, ma tra qualche anno sarete contenti di aver posto un limite. Negoziate limiti agli aumenti di prezzo per gli anni futuri. Per addolcire la pillola al fornitore, offrite di fissare un accordo di due o tre anni invece di rinnovare annualmente. Fornitori SaaS preferiscono impegni più lunghi perché garantiscono entrate stabili e riducono i costi: non devono pagare un rappresentante per ogni rinnovo annuale.

Creare una strategia

Ogni richiesta deve avere un motivo. Create un racconto che giustifichi il motivo per cui volete spendere meno. Forse state pagando più licenze di quante ve ne servano, o forse state spendendo per una suite di funzioni che non usate mai. Potreste anche dire che state prendendo in considerazione i concorrenti che offrono servizi simili a un costo inferiore. La chiave è sostenere le vostre richieste con una solida motivazione.

Armatevi di dati economici

La conoscenza è potere, soprattutto quando si parla di prezzi. Capire come l'inflazione dei prezzi SaaS si confronta con l'inflazione generale del mercato può darvi un vantaggio nelle trattative. Non esitate a chiedere ai fornitori di giustificare i loro aumenti di prezzo. Utilizzate i dati economici che avete raccolto per fare delle controfferte informate.

Dimensionare correttamente le licenze SaaS

Esaminate attentamente i vostri abbonamenti attuali. Avete davvero bisogno di tutti i contratti di licenza per cui state pagando? Avete il giusto livello di servizio? Valutate se la vostra azienda sta utilizzando appieno gli strumenti o se c'è spazio per un downgrade, una riduzione delle licenze o addirittura la cancellazione di alcuni abbonamenti.

Raccogliere offerte genuine

Sfruttate la concorrenza a vostro vantaggio. Prima di iniziare le trattative, dedicate del tempo a raccogliere preventivi da altri fornitori. Oppure utilizzate un Strumento di gestione B2B SaaS che fornisce dati sui benchmark dei prezzi. Che si tratti di hosting aziendale, CRM o altre soluzioni, sapere cosa c'è in giro rafforza la vostra posizione negoziale. Potreste non avere intenzione di cambiare, ma la minaccia credibile di farlo può portare a un accordo migliore. Inoltre, potreste scoprire un'alternativa ancora più adatta alle vostre esigenze.

Utilizzare piccoli trucchi per ottenere il migliore possibile accordo

• Iniziate con una carta a saldo zero quando vi iscrivete per la prima volta, in modo che se non rispettate la data di rinnovo non vi venga addebitato nulla.
• Utilizzare Spendbase SaaS Approfondimenti sui prezzi per vedere cosa dicono gli esperti e gli utenti sull'approccio ai prezzi dei diversi fornitori.
• Non fate l'upgrade immediato: chiedete un periodo di prova per testare le nuove funzionalità senza costi aggiuntivi.
• Se tra i vostri dipendenti ci sono degli studenti, chiedete delle licenze per studenti: spesso sono scontate.
• Analizzate il numero di licenze effettivamente necessarie. Molte aziende pagano per funzioni che non usano mai o non disattivano gli abbonamenti quando i dipendenti se ne vanno.

Applicando questi consigli di negoziazione, non solo vi assicurerete condizioni migliori, ma costruirete anche relazioni più forti e collaborative con i vostri fornitori SaaS. Ricordate che un ottimo affare non riguarda solo il prezzo, ma anche il valore che ottenete in cambio.