Approvvigionamento
Utilizzate l'automazione dei processi procure-to-pay per scalare le vostre operazioni
L'approvvigionamento può essere una sofferenza. Errori, caselle di posta elettronica gonfie e processi manuali che richiedono molto tempo. Ma c'è un modo più semplice: Accelerare la crescita con l'automazione.
I piccoli errori sono una parte accettata del lavoro quotidiano. Tutti sono umani, giusto? Ma quando la vostra azienda cresce, uno o due errori per dipendente possono accumularsi e causare notevoli colli di bottiglia nel processo di approvvigionamento, con conseguenti ritardi nei progetti e clienti delusi.
Avere voi Avete notato più problemi che ricompense con il vostro approvvigionamento di recente? Ecco alcuni dei principali indicatori che indicano che è giunto il momento di abbandonare il manuale:
- Un elevato volume di spese Shadow IT e Maverick
- Ritardi e strozzature nell'approvazione
- Inefficienze e imprecisioni della PA
- Fatture duplicate o pagate in eccesso
- Bilanci gonfiati
- Procedure retroattive
I dipendenti guidano lo sviluppo della vostra azienda e non hanno tempo per lunghe procedure di acquisizione SaaS. Tuttavia, i periodi di crescita sono quelli in cui sono più necessari processi fluidi e azioni rapide.
La tecnologia Procure-to-Pay è il biglietto per uscire da questo paradosso temporale. Se esploriamo il processo procure-to-pay, ci rendiamo conto di quante aree la tecnologia può avvantaggiare.
Che cos'è il processo procure-to-pay?
I software di approvvigionamento del passato gestivano l'archiviazione delle informazioni sui fornitori e sugli acquisti, ma si fermavano all'elaborazione efficiente. In che modo il procure-to-pay è diverso?
Piuttosto che un focus singolo, il processo p2p copre l'intero ciclo di attività coinvolte nell'acquisizione di SaaS. Dall'identificazione del bisogno agli ordini di acquisto, dalla corrispondenza delle fatture alla gestione dei contratti, l'automazione svolge un ruolo significativo in un sistema procure-to-pay senza problemi.
Le soluzioni software P2p sono uno strumento di scelta per le aziende di successo e in espansione che riconoscono che il loro tempo e il loro impegno sono spesi meglio per l'innovazione che per i fogli di calcolo.
Oltre alla semplificazione operativa, gli strumenti p2p consentono di risparmiare budget in aree soggette a sprechi. In effetti, le organizzazioni vedono fino a 60% miglioramento della visibilità e della gestione delle spese quando si utilizza una piattaforma P2P.
Questo perché l'automazione degli acquisti è in grado di gestire sia le azioni tattiche quotidiane che la pianificazione strategica. Non si limita a gestire un solo elemento del procurement, ma ottimizza le pratiche a breve e a lungo termine per mantenere intatta la vostra salute finanziaria.
Ma con così tanti piccoli passaggi nel ciclo procure-to-pay, come si fa a sapere quali sono quelli che il software p2p dovrebbe automatizzare?
Sette processi da automatizzare nel ciclo procure-to-pay
Il migliore Strumenti di approvvigionamento per le PMI utilizzare l'automazione procure-to-pay e dare priorità alle seguenti aree per ottenere la massima efficienza in termini di costi, produttività e crescita aziendale.
1. Richiesta di acquisto (PR)
Qual è il titolo dell'e-mail di riferimento per le richieste di acquisto? E chi devo copiare?
Queste domande sono solo un breve assaggio degli intoppi pratici che si verificano fin dall'inizio del ciclo di approvvigionamento. Facendo riferimento alle politiche manuali, la preparazione e l'invio di e-mail con le informazioni e i link necessari è complicata e richiede molto tempo.
L'automazione delle RP snellisce questo processo e consente ai dipendenti di presentare le loro richieste in modo digitale.
Il software Procure-to-pay consente di generare e inviare rapidamente le richieste di acquisto con modelli standardizzati per mantenere le procedure coerenti in tutta l'azienda.
Le PR vengono automaticamente sottoposte a controlli incrociati con le politiche e le normative interne, con conseguente riduzione dei rimbalzi.
Le ore risparmiate per scrivere, controllare e rifare le richieste di acquisto possono essere reinvestite in progetti redditizi per l'azienda. Anche i vostri dipendenti vi ringrazieranno per aver eliminato le loro frustrazioni.
2. Approvazione dell'acquisto
Le approvazioni possono sembrare dei salti mortali al rallentatore. Il tempo per "rincorrere" le richieste di acquisto è molto meglio speso per mantenere e far crescere l'azienda.
L'automazione vi restituisce quel tempo. Le approvazioni vengono prontamente inoltrate a chi di dovere, spesso tramite un'utile integrazione con il vostro software di comunicazione, come Slack. In questo modo le cose sono visibili e realizzabili per tutti.
I flussi di lavoro di approvazione lineari gestiscono le PR standard, ma l'automazione ha un potenziale maggiore. Gli strumenti procure-to-pay più apprezzati sono caratterizzati da flussi di lavoro di approvazione dinamici e condizionati che possono essere personalizzati in base alle esigenze dell'azienda, riflettendo gli obiettivi finanziari e di budget.
Ad esempio, un flusso di lavoro dinamico reindirizza automaticamente una richiesta di approvazione a un manager più anziano se il prezzo supera dei limiti predefiniti. Un flusso di lavoro di approvazione condizionale può essere rinviato automaticamente se alcuni parametri sono assenti. Tutte le RP che non soddisfano gli obiettivi aziendali vengono rapidamente restituite prima di sostenere qualsiasi costo.
3. Selezione del fornitore
È facile rimanere impantanati nella scelta del fornitore. Dovete ricercare le caratteristiche di un software specifico, analizzare i piani tariffari, verificare la reputazione di un'azienda, leggere le recensioni... Potrebbe andare avanti per settimane. Ora moltiplicate il tutto per almeno tre, perché il vostro processo di selezione prevede il confronto di almeno un paio di fornitori. Impossibile!
Il software P2P. Fin dall'inizio, lavora con voi. Il software ospita il database dei fornitori per consentire un facile abbinamento con la soluzione richiesta. Il vostro fornitore ideale potrebbe essere già presente nel vostro sistema e la vostra piattaforma di approvvigionamento lo rende visibile.
Se volete scavare più a fondo e confrontare i dettagli più piccoli tra i fornitori migliori, gli strumenti P2P possono fornire metriche granulari sui KPI per aiutarvi a prendere decisioni. L'analisi di metriche come la spesa per fornitore, il tasso di conformità e l'accuratezza delle fatture vi rende sicuri della vostra scelta.
Le metriche in tempo reale vi danno anche la leva necessaria per assicurarvi i prezzi migliori nelle trattative con i fornitori, senza la lunga fatica della compilazione dei fogli di calcolo.
Volete risparmiare ancora più tempo e costi? Gli strumenti procure-to-pay di maggiore qualità offrono partner strategici per il sourcing, che si avvalgono di business intelligence per ottenere sconti fino a 60% sulle vostre fatture cloud.
4. Creazione dell'ordine di acquisto (PO)
È ora di fare sul serio. Un ordine di acquisto deve essere accurato. Nessuno vuole che venga sollevata una segnalazione di audit a causa di un ordine di acquisto approssimativo e mancante di informazioni chiave. Come si possono evitare le incongruenze?
L'automazione garantisce un approccio organizzato e meticoloso. I PO possono essere generati in base alle richieste approvate nel vostro software procure-to-pay e includono informazioni aggiornate estratte direttamente dall'inventario dei fornitori.
Gli ordini di acquisto coerenti in tutta l'azienda rendono tutti gli acquisti pertinenti e ricchi di valore. Il software procure-to-pay si integra anche con il software di contabilità per mantenere l'efficienza dei costi. È un'altra caratteristica fondamentale che rende gli sprechi più visibili ed evita future e costose sorprese.
È possibile impostare flussi di lavoro automatizzati per accelerare l'invio degli ordini di acquisto in base a condizioni interne quali i dati dei fornitori e le approvazioni. Quando i PO vengono inviati, il software ne tiene traccia in modo che non dobbiate farlo voi. L'attività, la data, l'ora e i dettagli vengono registrati in un audit trail per facilitarne l'accesso e la visibilità.
L'automazione degli avvisi notifica al personale competente l'accettazione del PO da parte dei fornitori e il processo continua senza bisogno di interventi manuali.
5. Approvazione della fattura
Le fatture SaaS sono spesso una forza della natura. Le fatture possono essere lunghe pagine e contenere piccoli dettagli che devono essere incrociati. Ancora una volta, gli addetti all'approvazione perdono tempo ed energie in un processo che potrebbe essere digitalizzato.
L'automazione svolge un ruolo cruciale nell'elaborazione delle fatture e nel liberare il personale per concentrarsi su obiettivi aziendali più strategici. I sistemi Procure-to-Pay automatizzano l'estrazione dei dati, la corrispondenza delle fatture e l'identificazione delle discrepanze.
Poiché tutte le informazioni sono centralizzate e il software è collegato al vostro strumento di contabilità, il rischio di pagamenti eccessivi e di fatture duplicate è eliminato. I fornitori P2P più efficienti utilizzano una corrispondenza a tre vie delle fatture, che mette a confronto:
- La descrizione, la quantità, il costo e i termini dell'ordine di acquisto dell'azienda.
- La descrizione e la quantità di merci indicate sulla ricevuta
- La descrizione, la quantità, il costo e i termini della fattura del fornitore.
I flussi di lavoro semplificati automatizzano il processo di approvazione delle fatture dopo il processo di abbinamento. Gli stakeholder ricevono avvisi immediati e possono approvare rapidamente fatture accurate. Niente più ritardi!
6. Pagamento dei fornitori
Il processo di approvvigionamento è stato così regolare fino a questo punto, quindi sarebbe un peccato se un pagamento ritardato o impreciso lo rovinasse.
Il software Procure-to-Pay si integra con il vostro sistema ERP o contabile, consentendovi di tenere traccia degli acquisti rispetto al budget e di mantenere registrazioni finanziarie accurate per una consapevolezza dei costi a lungo termine.
Dopo l'acquisto iniziale, è possibile impostare piani di pagamento automatici e utilizzare carte digitali per rendere i pagamenti più efficienti e accurati. I pagamenti puntuali mantengono le previsioni accurate e i fornitori soddisfatti.
Gli strumenti P2p facilitano anche il rinnovo automatico degli abbonamenti. Tuttavia, è bene agire rapidamente sui promemoria di rinnovo presenti sul dashboard. Non si vuole perdere l'opportunità di rinegoziare i prezzi del SaaS o di concludere accordi.
7. Gestione del contratto
Ora che il contratto è pronto, potreste essere tentati di lasciarlo inalterato. La gestione dei contratti, l'archiviazione dei dettagli e le revisioni periodiche possono sembrare un compito gravoso, soprattutto quando si hanno centinaia di applicazioni da gestire all'interno dell'azienda. Tuttavia, un contratto trascurato può nascondere una grave perdita di costi nel tempo.
L'automazione del Procure-to-Pay può togliervi il lavoro manuale. È possibile impostare promemoria di revisione periodica per ogni software presente nel sistema, in modo da tenere sotto controllo il ritorno sull'investimento ed evitare inutili sprechi di costi.
Quando è il momento della revisione, come fate a sapere che il vostro SaaS sta funzionando bene? Anche in questo caso, la vostra piattaforma P2P ha le idee chiare. Metriche importanti come la riduzione dei costi e la disponibilità o il rating dei fornitori assicurano che il vostro SaaS funzioni costantemente a vantaggio della vostra azienda.
L'automazione di queste sette fasi del ciclo di approvvigionamento consente di risparmiare sui costi, migliorare le relazioni con i fornitori, aumentare la conformità e accelerare i tempi di elaborazione. Scopriamo quali KPI specifici ne trarranno vantaggio.
Dove vedrete i vantaggi del procure-to-pay nella vostra azienda?
Ormai non è un segreto che visibilità degli acquisti è fondamentale per gestire gli acquisti SaaS. Se si può vedere, si può controllare, e questo è ancora più facile con l'automazione.
L'automazione P2P fornisce una visione rigorosa e tempestiva dei punti in cui è possibile ottimizzare il valore. Quali KPI potete aspettarvi di migliorare come risultato del vostro percorso automatizzato procure-to-pay?
Spesa in gestione
Ora che le lunghe tempistiche di approvazione sono state bandite, i dipendenti non sentono più l'impulso di risolvere i problemi per capriccio. L'IT ombra e le spese eccessive diminuiscono e i dati sulla spesa in gestione mostrano un trend positivo di SaaS approvato nel vostro stack.
La vostra completa trasparenza software di approvvigionamento vi permette di tenere sotto controllo gli acquisti e le richieste.
Costo medio per fattura
Una maggiore precisione grazie all'abbinamento automatico delle fatture e all'integrazione con il software di finanziamento si traduce in una riduzione dei costi medi. Grazie alla tecnologia è possibile evitare facilmente pagamenti eccessivi o duplicazioni.
I risparmi ottenuti possono essere aggiunti ai bilanci che ne hanno più bisogno all'interno della vostra organizzazione o destinati allo sviluppo innovativo.
Variazione del prezzo di acquisto
Se non siete recidivi nei ritardi di pagamento, i fornitori vi vedono come un partner. Relazioni sane aprono la strada all'accesso a offerte e sconti e facilitano la negoziazione dei prezzi.
La variazione del prezzo d'acquisto sarà maggiore man mano che vi assicurerete più risparmi SaaS. Il migliore strumenti procure-to-pay risparmiare alle aziende più di $100.000 grazie a una visione intelligente dei prezzi e agli sconti sui volumi.
Accuratezza degli ordini e delle fatture
L'automazione P2P utilizza controlli e audit trail che riducono il rischio di frodi sulle fatture e garantiscono transazioni sicure e accurate.
In questo modo non solo si risparmiano ore da dedicare al raggiungimento degli obiettivi aziendali, ma si evitano anche multe e costi di correzione degli errori.
Tasso di conformità
La vostra azienda può raggiungere un 92% o più alto tasso di conformità agli ordini grazie all'automazione degli acquisti, contribuendo a un migliore controllo delle spese e all'efficienza dei costi complessivi.
Il software P2P consente di passare da una lotta manuale contro i problemi che si presentano a un'automatizzazione dei potenziali problemi prima che abbiano il tempo di germogliare.
Il monitoraggio in tempo reale e le tracce di audit consentono di tenere sotto controllo le spese, di migliorare la conformità e di rendere più solide le previsioni finanziarie.
Punti di forza
Passando dai processi manuali all'automazione del procure-to-pay (P2P), le aziende possono risolvere i principali colli di bottiglia e liberare tempo e risorse preziose. Si tratta di rendere l'approvvigionamento più intelligente, più veloce e più efficiente. Ecco come l'automazione può trasformare il vostro processo di approvvigionamento e perché è arrivato il momento di fare il salto.
- L'automatizzazione delle richieste di acquisto elimina il lavoro manuale non necessario e mantiene i processi coerenti in tutta l'azienda.
- I flussi di lavoro dinamici per l'approvazione degli acquisti accelerano il processo decisionale e garantiscono il rispetto degli obiettivi finanziari.
- La selezione dei fornitori diventa un gioco da ragazzi grazie alle analisi automatizzate che forniscono i dati necessari per prendere decisioni più intelligenti.
- Gli ordini di acquisto vengono generati e tracciati automaticamente, garantendo sempre transazioni accurate e convenienti.
- La corrispondenza delle fatture è semplificata, riducendo gli errori, i pagamenti in eccesso e il tempo speso per incrociare le fatture.
- I pagamenti dei fornitori diventano automatizzati, garantendo la puntualità dei pagamenti e riducendo il rischio di penali di mora o di tensioni relazionali.
- L'automazione della gestione dei contratti mantiene i vostri accordi in linea, con promemoria tempestivi per rivedere i termini e ottimizzare i costi.
Il risultato finale? L'automazione del P2P non è solo un risparmio di tempo, ma anche una sicurezza per il futuro del vostro processo di approvvigionamento per una crescita a lungo termine. Se la abbracciate, potrete sbloccare nuovi livelli di efficienza, accuratezza e controllo dei costi.
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