Il software P2P e le sue alternative:
automatizzare il ciclo di vita dell'approvvigionamento

La vostra azienda sta lottando con l'approvvigionamento manuale che rallenta gli acquisti e lascia spazio agli errori? Vediamo se gli strumenti P2P possono risolvere il vostro problema.

Quando le aziende scalano, la gestione manuale degli acquisti può comportare ritardi, inefficienze e rischi di conformità. 

I software Procure-to-pay (P2P), intake-to-pay e intake-to-procure (I2P) aiutano a standardizzare e automatizzare diverse parti del processo di approvvigionamento, riducendo le attività manuali e migliorando la visibilità.

Il software P2P automatizza l'intero processo, dalla richiesta di acquisto iniziale ai pagamenti, garantendo che non venga saltato nessun passaggio. 

Il software Intake-to-Procure, invece, si concentra sull'accettazione e l'approvazione delle richieste di acquisto, ma non si occupa dei pagamenti. 

Inoltre, Intake-to-Pay fa un ulteriore passo avanti, offrendo una soluzione completa che automatizza sia il processo di accettazione e approvazione, sia il processo di pagamento, creando un flusso di lavoro di approvvigionamento completamente integrato dalla richiesta al pagamento.

Questo articolo approfondisce le differenze tra queste soluzioni. Evidenzieremo i punti dolenti che ciascuna di esse risolve e spiegheremo come l'automazione può trasformare i flussi di lavoro di approvvigionamento. 

Discuteremo anche di come le aziende possono semplificare il loro processo di approvvigionamento utilizzando strumenti come Spendbase Piattaforma di gestione SaaS.

Processo di approvvigionamento e sue fasi

In qualsiasi organizzazione, il processo di approvvigionamento prevede una serie di fasi strutturate che assicurano che ogni acquisto sia in linea con le esigenze e gli obiettivi finanziari dell'azienda. 

Che si tratti di acquistare un nuovo strumento SaaS o di negoziare il rinnovo di un servizio esistente, questo processo deve essere semplificato e standardizzato. 

Di seguito sono descritte le fasi principali del processo di approvvigionamento, che ogni direttore IT, responsabile degli acquisti o CFO troverà essenziali per una gestione efficace.

Le sfide dell'acquisto di software

L'approvvigionamento di software, soprattutto nelle organizzazioni con un crescente utilizzo di SaaS, presenta diverse sfide che possono danneggiare l'efficienza e la produttività. Quando le aziende mirano a snellire il processo di approvvigionamento, spesso incontrano punti critici che rallentano il processo decisionale.

1. Mancanza di standardizzazione

Senza un processo di approvvigionamento standardizzato, i diversi reparti o dipendenti seguono i propri metodi per acquistare le soluzioni SaaS, con conseguenti incoerenze e inefficienze. 

Questa mancanza di standardizzazione può causare acquisti doppi, contratti con i fornitori non gestiti e problemi di conformità. Un sistema di approvvigionamento centralizzato e automatizzato garantisce un approccio uniforme agli acquisti in tutta l'organizzazione.

2. Processi di approvazione manuali

Uno degli aspetti più dispendiosi in termini di tempo è il processo di approvazione manuale. 

I team devono coordinarsi tramite e-mail e fogli di calcolo, creando una comunicazione eccessiva che ritarda gli acquisti. I processi manuali aumentano inoltre il rischio di errori durante la creazione degli ordini di acquisto o la verifica dei fornitori. 

È qui che il software p2p si rivela essenziale, in quanto automatizza i flussi di lavoro di approvazione, accelerando le decisioni e riducendo gli errori umani.

3. Complessità nella gestione dei fornitori

La gestione di più fornitori può diventare un'impresa ardua, poiché i diversi contratti hanno termini, date di rinnovo e strutture di prezzo differenti. 

Senza un processo di approvvigionamento unificato, diventa difficile tenere traccia di tutti gli accordi con i fornitori, con conseguenti mancati rinnovi o costi non gestiti. 

Una soluzione procure-to-pay semplifica la gestione dei fornitori offrendo visibilità in tempo reale sul contratto di ciascun fornitore, facilitando la gestione dei rinnovi e il monitoraggio delle prestazioni.

4. Mancanza di visibilità

Un'altra sfida significativa è la mancanza di visibilità sugli acquisti e sull'utilizzo del software all'interno dell'organizzazione. Quando l'approvvigionamento è decentralizzato, i team IT e finanziari spesso faticano a tenere traccia delle spese o a garantire che gli acquisti siano conformi alle politiche interne. 

Anche lo Shadow IT può diventare un problema, quando i dipendenti acquistano strumenti SaaS non autorizzati. 

Una volta che le aziende implementano il sistema procure-to-pay e introducono gestione delle sottoscrizioni per gli strumenti SaaSIn questo modo possono migliorare la visibilità e garantire la conformità, ottenendo informazioni su ogni richiesta di acquisto, ordine di acquisto e fattura.

L'integrazione di strumenti di automazione P2P nel vostro flusso di lavoro di approvvigionamento aiuta a risolvere queste sfide, automatizzando i processi più noiosi, migliorando la conformità e aumentando la supervisione in tempo reale sugli acquisti. 

La standardizzazione del flusso di lavoro di approvazione e l'automazione della comunicazione con i fornitori garantiscono che il processo di approvvigionamento rimanga efficiente, trasparente e allineato agli obiettivi dell'azienda.

Il software Procure-to-Pay e il suo ruolo

Il software P2P svolge un ruolo fondamentale nell'automatizzare e snellire l'intero ciclo di approvvigionamento, dalla richiesta iniziale di acquisto al pagamento finale di una fattura. 

Gli strumenti P2P aiutano le aziende a risparmiare tempo, a ridurre gli errori manuali e a controllare meglio le attività finanziarie. 

Ecco un approfondimento su quali parti del processo di approvvigionamento copre il P2P, sui vantaggi che offre e su come si differenzia da soluzioni alternative come Intake-to-Procure e Intake-to-Pay.

Quale parte del processo di approvvigionamento copre il software P2P?

Il software P2P automatizza le attività a valle dell'approvvigionamento, che comprendono diverse fasi.

Quali problemi risolve il software P2P per i team IT?

Il software P2P aiuta i team IT a superare le principali sfide, tra cui:

Processi manuali. I processi di approvvigionamento tradizionali prevedono molti passaggi manuali, come l'invio di approvazioni via e-mail e la creazione di ordini di acquisto. Il software P2P li automatizza, riducendo gli errori e velocizzando i flussi di lavoro.

Mancanza di conformità e visibilità. Senza strumenti automatizzati, gli acquisti non autorizzati possono sfuggire e la conformità alle politiche di approvvigionamento è difficile da far rispettare. I sistemi P2P offrono una visibilità completa e garantiscono la conformità tracciando ogni passaggio.

Pagamenti in ritardo. I ritardi nell'approvazione delle fatture possono danneggiare le relazioni con i fornitori. Il P2P automatizza questo processo, garantendo pagamenti tempestivi e migliorando la soddisfazione dei fornitori.

Gestione delle relazioni con i fornitori. La gestione di più fornitori e contratti può essere un grattacapo senza una tracciabilità centralizzata. I sistemi P2P semplificano la gestione dei fornitori, offrendo ai team IT una visione in tempo reale di tutti i contratti in corso e dei rinnovi.

Esempi di soluzioni software P2P

Coupa (per le aziende). Coupa è una delle più solide piattaforme procure-to-pay (P2P) progettate per le grandi imprese. 

Si distingue per le sue funzioni di automazione complete, che aiutano le aziende a gestire con facilità ogni aspetto, dall'approvvigionamento alla fatturazione. Con una visibilità in tempo reale sulla gestione delle spese, Coupa offre un'unica piattaforma per tracciare e ottimizzare tutte le attività di approvvigionamento.

• Ottimizzazione della spesa: Coupa fornisce informazioni in tempo reale sulle spese dell'intera azienda, aiutando le imprese a ridurre i costi e a migliorare l'efficienza degli acquisti. La sua funzione di analisi delle spese aggrega i dati, offrendo spunti di riflessione per ottimizzare le decisioni di acquisto.
• Gestione dei fornitori: La piattaforma include strumenti di collaborazione con i fornitori, che consentono alle aziende di connettersi con i fornitori, di negoziare le condizioni e di gestire le prestazioni dei fornitori, il che è particolarmente prezioso per le imprese che hanno a che fare con una base di fornitori globale.
• Integrazioni: Coupa si integra perfettamente con i principali sistemi ERP, come SAP e Oracle, garantendo l'allineamento delle attività di approvvigionamento con le più ampie operazioni aziendali. Questa integrazione consente il trasferimento dei dati senza soluzione di continuità, migliorando l'efficienza operativa complessiva.
• Caratteristiche di sostenibilità: La funzione Sustainable Business Spend Management (BSM) di Coupa consente alle aziende di tenere traccia delle loro spese e di misurare l'impatto ambientale e sociale delle loro scelte di approvvigionamento. Si tratta di un elemento di differenziazione significativo per le imprese che danno priorità alle iniziative ESG (Environmental, Social, Governance).

Coupa è particolarmente adatto alle grandi organizzazioni che necessitano di una soluzione in grado di gestire elevati volumi di attività di approvvigionamento, fornendo al contempo approfondimenti avanzati per il processo decisionale strategico.

Perché le aziende scelgono Coupa:

• Strumenti avanzati di gestione delle spese e tracciamento in tempo reale.
• Ampie funzionalità di gestione dei fornitori.
• Forte integrazione con i sistemi ERP per operazioni senza soluzione di continuità.
• Focus sulla sostenibilità e sugli acquisti responsabili.

SAP Ariba (per le imprese). SAP Ariba è un'altra soluzione leader nel settore degli acquisti, progettata per soddisfare le esigenze delle grandi imprese. È ampiamente riconosciuta per la sua capacità di gestire i processi di approvvigionamento end-to-end, con caratteristiche forti nella gestione dei fornitori, nella gestione del ciclo di vita dei contratti e nel sourcing strategico.

• Collaborazione e gestione dei fornitori. Le funzionalità di SAP Ariba per la gestione dei fornitori consentono alle aziende di avviare, valutare e collaborare con i fornitori su scala globale. La piattaforma centralizza i dati dei fornitori, rendendo più semplice per le aziende il monitoraggio delle prestazioni e la gestione delle relazioni.
• Gestione dei contratti. Con SAP Ariba, le aziende possono automatizzare i flussi di lavoro per la gestione dei contratti, assicurando che tutti gli accordi di approvvigionamento siano correttamente negoziati, approvati e archiviati. Il repository dei contratti consente agli utenti di tenere traccia e gestire tutti gli obblighi contrattuali.
• Automazione P2P. SAP Ariba offre un'automazione completa del procure-to-pay, dalla creazione delle richieste al pagamento. Si integra con sistemi ERP come SAP S/4HANA, assicurando che le attività di approvvigionamento siano strettamente allineate con la più ampia gestione finanziaria.
• Conformità e gestione del rischio. Uno dei punti di forza di SAP Ariba è l'enfasi posta sulla conformità e sulla gestione del rischio. La piattaforma aiuta le aziende a garantire il rispetto dei requisiti normativi e a ridurre al minimo i rischi per i fornitori attraverso un monitoraggio e una valutazione continui.

Perché le imprese scelgono SAP Ariba:

• Gestione completa dei contratti e dei fornitori.
• Automazione degli acquisti end-to-end.
• Integrazione con l'ERP per un flusso di dati fluido.
• Forti caratteristiche di gestione del rischio e di conformità.

Spendbase (per le PMI). Spendbase è una soluzione ideale strumento di approvvigionamento per le piccole e medie imprese (PMI) che desiderano automatizzare i flussi di lavoro di accettazione e approvazione degli acquisti. 

La sua interfaccia intuitiva semplifica il processo di approvvigionamento, consentendo alle aziende di gestire in modo efficiente le richieste, le approvazioni e le relazioni con i fornitori senza la complessità tipica dei sistemi aziendali.

• Automazione degli acquisti SaaS. Spendbase automatizza gli acquisti SaaS, dall'accettazione delle richieste ai rinnovi, garantendo alle PMI una gestione più efficiente della spesa software. La piattaforma offre un flusso di lavoro intuitivo che riduce le approvazioni manuali e accelera il processo di approvvigionamento, rendendolo uno strumento potente per i team più piccoli con risorse di approvvigionamento limitate.
• Recensioni sui prezzi SaaS. Con il sistema Spendbase Recensioni sui prezzi SaaSLe aziende possono confrontare le soluzioni software in base ai costi e alle caratteristiche. Questa funzione consente ai responsabili degli acquisti di prendere decisioni informate, aiutandoli a scegliere gli strumenti giusti per soddisfare le loro esigenze aziendali senza spendere troppo. Offrendo informazioni sui prezzi, Spendbase assicura che le aziende possano ottimizzare la loro strategia di acquisto del software.
• Gestione dei rinnovi. Un vantaggio fondamentale di Spendbase per le PMI è la capacità di tenere traccia dei rinnovi dei contratti. La piattaforma invia notifiche sui rinnovi imminenti, consentendo alle aziende di rinegoziare i termini o annullare gli abbonamenti in base ai dati di utilizzo. Questo evita costosi rinnovi automatici e aiuta le aziende a gestire meglio il loro budget SaaS.

Perché le PMI scelgono Spendbase:

• Flussi di lavoro flessibili di approvazione lineare e condizionale.
• Integrazione con Slack per la comodità dei dipendenti.
• Gestione semplice dei rinnovi per evitare spese inutili.
• Una piattaforma intuitiva e facile da usare che non richiede una formazione approfondita.

Precoro (per le PMI). è un'altra soluzione P2P molto diffusa e adatta alle esigenze delle PMI. Semplifica la gestione degli ordini di acquisto, la tracciabilità del budget e la comunicazione con i fornitori, rendendola uno strumento versatile per le aziende che desiderano snellire i processi di approvvigionamento senza implementazioni complesse.

• Gestione degli ordini di acquisto. Precoro automatizza l'intero processo degli ordini di acquisto, dalla creazione e approvazione delle richieste di acquisto alla ricezione delle merci e alla corrispondenza delle fatture. Questo aiuta le PMI a ridurre gli errori e a garantire il corretto svolgimento delle operazioni di approvvigionamento.
• Monitoraggio e reporting del budget. Grazie al monitoraggio integrato del budget, Precoro consente alle aziende di monitorare le spese in tempo reale. Questa funzione aiuta le PMI a rispettare il budget e fornisce visibilità sull'allocazione dei fondi, garantendo il controllo finanziario.
• Comunicazione con i fornitori. Precoro migliora anche la comunicazione con i fornitori, fornendo un hub centrale per la gestione delle relazioni con i fornitori, degli ordini e dei pagamenti. In questo modo le PMI possono mantenere una comunicazione chiara e organizzata con i propri fornitori, riducendo i ritardi e gli errori di comunicazione.

Perché le PMI scelgono Precoro:

• Automazione completa degli ordini di acquisto per ridurre il lavoro manuale.
• Monitoraggio del budget in tempo reale per tenere sotto controllo i costi di approvvigionamento.
• Comunicazione con i fornitori centralizzata per migliorare le relazioni con i fornitori.
• Interfaccia facile da usare che si adatta alle PMI con risorse di approvvigionamento limitate.

Alternative al software Procure-to-Pay: Intake-to-Procure vs. Intake-to-Pay

Software Intake-to-Procure

Dall'assunzione all'acquisto (I2P) si concentra sulle attività a monte dell'approvvigionamento, ossia la registrazione e la gestione delle richieste di approvvigionamento da parte dei dipendenti e l'ottenimento delle approvazioni interne prima della creazione degli ordini di acquisto. 

Fornisce un'interfaccia centralizzata in cui tutte le richieste di acquisto vengono elaborate, convalidate e approvate in collaborazione con i team di approvvigionamento, finanza e IT.

Quali problemi risolve?

• Riduce le spese non gestite grazie all'acquisizione di tutte le richieste di acquisto in un unico sistema.
• Migliora il coinvolgimento dei dipendenti semplificando il processo di richiesta.
  Un altro modo per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti è l'utilizzo di software di ricompensa per i dipendentiche aiuta a riconoscere i risultati ottenuti e a promuovere la motivazione attraverso una gestione dei premi senza soluzione di continuità.

  Garantisce la conformità guidando i dipendenti attraverso le necessarie approvazioni.

Pro:

• Snellisce il processo di approvazione, riducendo i colli di bottiglia.
• Si integra con i sistemi esistenti, come le soluzioni P2P ed ERP.
• Migliora la conformità e la visibilità delle attività di approvvigionamento.

Contro:

• Non gestisce attività a valle come l'elaborazione dei pagamenti o l'abbinamento delle fatture.
• Possibilità limitata di gestire i rapporti con i fornitori.

Software Intake-to-Pay

Da ingresso a pagamento (I2P) combina sia le attività a monte che quelle a valle dell'approvvigionamento. Copre l'intero ciclo, dall'acquisizione delle richieste di approvvigionamento alla creazione degli ordini di acquisto, dalla gestione delle fatture all'elaborazione dei pagamenti.

Quali problemi risolve?

• Automatizza l'intero processo di approvvigionamento, dalla richiesta al pagamento, fornendo un'unica piattaforma per tutte le attività di approvvigionamento.
• Migliora la visibilità dell'intero ciclo di vita dell'approvvigionamento, riducendo il lavoro manuale e garantendo rinnovi e pagamenti tempestivi.
• Supporta la conformità e il monitoraggio delle spese in tempo reale.

Pro:

• Automazione degli acquisti end-to-end.
• Maggiore controllo sull'intero ciclo di approvvigionamento, migliorando l'efficienza operativa.
• Migliore gestione dei fornitori e tracciamento dei rinnovi.

Contro:

• L'implementazione può essere complessa, soprattutto per le grandi organizzazioni con sistemi già esistenti.
• Richiede una formazione più approfondita e una gestione delle modifiche per integrarsi con i flussi di lavoro attuali.