Le sfide del procurement iniziano con una richiesta: risolvetele prima che diventino una palla di neve

La fretta crea caos ovunque. La fretta di adottare il SaaS crea il caos negli acquisti. Il risultato? Acquisti incontrollati e spreco di risorse.

Il SaaS problemi di approvvigionamento sono intricati e stratificati. Sebbene il percorso complessivo dall'identificazione di un bisogno all'acquisto sia complesso, facciamo luce sulla fase iniziale: intake-to-procure.

Il processo di approvvigionamento inizia con la richiesta di un dipendente. E questo da assunzione a acquisto La fase è spesso la parte più trascurata e caotica dell'intera operazione. 

Se siete alla ricerca di una soluzione, qui è possibile approfondire le sfide più comuni in materia di approvvigionamento e trovare le soluzioni che funzionano.

Acquisto incontrollato di SaaS

Uno dei più grandi Sfide nel settore degli appalti è l'acquisto incontrollato di SaaS, noto anche come "shadow IT". Ciò accade quando i dipendenti saltano il consueto processo di approvvigionamento e acquistano il software per conto proprio, senza ottenere le necessarie approvazioni. 

Secondo Cisco, 80% degli utenti finali utilizzare software non autorizzato dall'IT. Questi acquisti possono sembrare una soluzione rapida per le esigenze aziendali, ma a lungo andare possono avere effetti negativi sull'azienda.

Quando i dipendenti acquistano software al di fuori dei canali ufficiali, le aziende perdono traccia delle applicazioni utilizzate. Questo può portare a un mix di strumenti che non funzionano bene insieme, rendendo i flussi di lavoro più complicati e meno efficienti. 

Inoltre, l'utilizzo di strumenti non approvati può creare rischi per la sicurezza. 

I dipendenti potrebbero scegliere un software che non rispetta le regole di sicurezza dell'azienda, mettendo a rischio le informazioni sensibili. I reparti IT possono avere difficoltà a mantenere tutto sicuro se non sanno quale software viene utilizzato. 

Ad esempio, si potrebbe sottoscrivere un abbonamento a una soluzione software per soddisfare un'esigenza a breve termine, ma se non si ottiene la giusta approvazione, si potrebbe finire per scegliere un fornitore che non soddisfa gli standard di sicurezza dell'azienda, mettendo a rischio i dati sensibili dei clienti.

Spendbase offre un piattaforma di approvvigionamento che aiuta a creare una visibilità centralizzata sull'utilizzo di SaaS, consentendo alle aziende di monitorare gli acquisti, valutare l'allineamento del software alle esigenze aziendali e semplificare la gestione dei fornitori.

Violazione della gerarchia di approvazione

Saltare la gerarchia delle approvazioni è uno dei più comuni Le sfide dell'approvvigionamento. Dovrebbero esistere fasi chiare per la valutazione e l'approvazione degli acquisti di software, per garantire che siano in linea con gli obiettivi e i budget aziendali. Ma quando i dipendenti saltano questi processi, si possono verificare sprechi di denaro, problemi di conformità e un'organizzazione disordinata.

Ad esempio, se i dipendenti effettuano acquisti senza ottenere la giusta approvazione, possono causare uno sforamento del budget. Se diversi reparti acquistano abbonamenti simili senza consultarsi con la finanza, l'azienda potrebbe finire per spendere molto più del necessario. Questo scollamento può creare tensioni tra i reparti e influire sulla salute finanziaria complessiva dell'azienda.

Il fatto di saltare il processo di approvazione può anche portare a un software di scarsa qualità che non soddisfa le esigenze dell'azienda. I diversi dipartimenti possono scegliere i propri strumenti, creando incongruenze nella qualità e nella funzionalità. Questo rende più difficile per i team lavorare insieme e integrare i loro strumenti senza problemi.

Senza un'adeguata supervisione, i dipendenti potrebbero anche scegliere strumenti non adatti alle loro esigenze o privi di funzioni importanti, con conseguente frustrazione e perdita di tempo nel tentativo di far funzionare tali strumenti.

Inoltre, il mancato rispetto dei processi di approvvigionamento può compromettere la gestione dei fornitori. Le aziende potrebbero avere difficoltà a costruire buoni rapporti con i fornitori o a negoziare offerte migliori, perdendo così potenziali risparmi sui costi e sull'assistenza.

Come uno dei I 10 migliori strumenti di approvvigionamento per le PMISpendbase standardizza i flussi di lavoro di approvazione, assicurando che tutti gli acquisti siano controllati dalle parti interessate, riducendo il rischio di spese non autorizzate.

Il processo di approvazione dura troppo a lungo

La lunghezza del processo di approvazione può creare Sfide nel settore degli appalti che influiscono sul morale e sulla produttività dei dipendenti. 

Quando i dipendenti devono aspettare a lungo per l'approvazione di un software, possono sentirsi frustrati. I team potrebbero avere la sensazione che le loro esigenze non vengano considerate prioritarie, con conseguente disimpegno e calo della produttività. 

I lunghi processi di approvazione possono anche causare la perdita di opportunità, in quanto i team potrebbero non essere in grado di agire abbastanza rapidamente per assicurarsi strumenti importanti. 

Ad esempio, un team di marketing può scoprire una nuova soluzione software che potrebbe migliorare le sue campagne, ma se l'approvazione richiede troppo tempo, potrebbe ritardare il lancio della campagna. 

Spendbase aiuta a ridurre i colli di bottiglia e ad accelerare il processo decisionale. Grazie a funzioni che consentono valutazioni e approvazioni rapide, i team possono ottenere gli strumenti di cui hanno bisogno senza inutili ritardi.

Richieste duplicate per lo stesso SaaS

Tenere traccia delle richieste duplicate di SaaS può essere una vera seccatura per i team IT. 

Quando i membri del team inviano le richieste attraverso canali diversi o vari sistemi dipartimentali, è facile che qualcuno chieda per sbaglio lo stesso software. Questo non solo crea confusione, ma fa anche perdere tempo e denaro.

Se non esiste un sistema centrale, spesso i dipendenti non sanno se qualcun altro ha già fatto una richiesta. L'IT finisce quindi per spendere troppo tempo a smistare tra i vari canali per trovare e gestire le richieste. Questo rallenta l'intero processo di approvvigionamento e sottrae tempo a compiti più importanti.

Utilizzando Spendbase, i team IT possono vedere tutte le richieste che arrivano, consentendo loro di gestire meglio le priorità e di rispondere più rapidamente alle esigenze. 

Conservando tutte le richieste in un unico posto, Spendbase aiuta le aziende a evitare spese inutili e a utilizzare meglio il loro budget. Inoltre, contribuisce a migliorare la comunicazione tra i dipendenti e il team IT.

Conversazioni in diverse chat

L'approvvigionamento di SaaS può diventare un po' disordinato quando le conversazioni si svolgono ovunque. I membri del team possono discutere delle esigenze del software in thread di e-mail, messaggi su Slack o persino accanto a un distributore d'acqua, per cui è facile che le informazioni importanti si perdano nella confusione.

Inoltre, se i team non utilizzano la stessa piattaforma, potrebbero perdere aggiornamenti importanti sulle richieste di software. Ad esempio, una persona responsabile di un'approvazione potrebbe non ricevere le notifiche, con conseguenti ritardi.

Per una collaborazione efficace è necessario che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda, ma quando le conversazioni sono frammentate, il lavoro di squadra diventa difficile. Senza un luogo centrale in cui discutere le esigenze del software, è difficile per i reparti allineare i propri obiettivi e lavorare insieme senza problemi.

Per evitare il caos del tira e molla, utilizzate un hub centrale per le comunicazioni e le richieste. 

Anche i check-in regolari tra i team possono essere utili. Organizzare incontri casuali per discutere delle prossime esigenze software assicura che tutti siano sulla stessa pagina e allineati sulle priorità. 

Inoltre, un sistema di notifica che avvisi i team quando arriva una nuova richiesta può tenere tutti informati.

Con Spendbase, c'è un modo chiaro per tutti di presentare le richieste. 

I dipendenti possono compilare rapidamente un modulo che viene registrato e monitorato, rendendo il tutto più semplice per tutti. Potrete risolvere il problema delle richieste doppie, semplificare il processo di approvvigionamento e creare un'esperienza più fluida per tutti.

Sprecare denaro in SaaS non necessari

Senza sapere di quali software già dispongono, le aziende potrebbero acquistare strumenti che fanno le stesse cose o finire per non usarli affatto. Questo può portare ad acquistare diversi abbonamenti per software simili senza rendersi conto di avere già accesso a strumenti simili. 

Allo stesso tempo, i fornitori di software spesso vendono funzioni extra che potrebbero non essere necessarie. Ciò può indurre le aziende a pagare per funzionalità che non utilizzano mai, aumentando i costi.

Quando le aziende crescono rapidamente, possono acquistare software senza verificare ciò di cui hanno effettivamente bisogno. Quando i team cambiano, anche le loro esigenze software possono cambiare, ma se le aziende non rivedono regolarmente i loro strumenti, potrebbero continuare a pagare per software non più necessari.

Spendbase for Procurement semplifica la gestione delle sottoscrizioni software da parte delle aziende. Le aziende possono impostare processi di approvazione con flussi di lavoro lineari o condizionali, assicurandosi che ogni richiesta segua la traiettoria più fluida dalla presentazione al completamento.

Le notifiche automatiche tengono aggiornati in tempo reale sia chi approva che chi richiede. Non si perdono passaggi, le scadenze vengono rispettate e tutti rimangono informati.

Man mano che le aziende crescono, Spendbase le aiuta a rivalutare le loro esigenze software, evitando di pagare per strumenti non più necessari.

Tensione tra colleghi

Il sfide nell'approvvigionamento Il processo può talvolta generare tensioni tra i colleghi, soprattutto quando mancano trasparenza e comunicazione.

Spesso i diversi reparti hanno esigenze software specifiche. Per esempio, il team di marketing potrebbe desiderare un nuovo strumento di analisi per potenziare le proprie campagne, mentre il team di vendita è desideroso di un nuovo CRM. Quando queste esigenze si scontrano, possono nascere tensioni, perché ogni team spinge per ottenere ciò che desidera senza considerare il quadro generale.

La cattiva comunicazione è un altro problema comune. Se un team presume che un altro conosca i propri strumenti software e le proprie esigenze, potrebbe non comunicare in modo efficace. Questo può portare a richieste duplicate o a far sembrare che un reparto stia monopolizzando le risorse, il che può essere piuttosto frustrante.

Anche la ristrettezza dei bilanci può aggiungere benzina al fuoco. Quando le risorse finanziarie sono limitate, i reparti si trovano spesso a competere per i fondi. Se un team ritiene che le sue esigenze vengano trascurate a favore di un altro, può nascere del rancore e rendere più difficile la collaborazione.

E non dimentichiamo la resistenza al cambiamento. Quando arriva un nuovo software, non tutti sono sempre d'accordo. Se alcuni membri del team sono entusiasti di un nuovo strumento mentre altri sono titubanti, si possono creare divisioni e rendere più difficile la collaborazione tra tutti.

Ad esempio, se il team finanziario decide di tagliare i fondi per uno strumento di gestione dei progetti utilizzato da diversi reparti per investire in un nuovo sistema ERP, i team che si affidavano al vecchio strumento potrebbero sentirsi trascurati. Questo può portare a tensioni che danneggiano le relazioni tra i reparti.

Spendbase è uno degli strumenti più efficienti nel campo del software procure-to-pay e alternative. Può aiutare il vostro team con problemi e soluzioni di approvvigionamento. La piattaforma fornisce chiarezza sui processi di approvvigionamento e stabilisce canali di comunicazione.