La strategia di riduzione dei costi di approvvigionamento
che libera il vostro budget

Bilanci in crisi. Costi in aumento. Le aziende migliori hanno il controllo. Qual è il loro segreto? È possibile scommettere che si tratta di un'efficace strategia di riduzione dei costi di approvvigionamento.  

'Ma ci assicuriamo sempre di scegliere il prezzo migliore quando acquistiamo un nuovo SaaS,' si potrebbe pensare. 

È un ottimo punto di partenza. Ma se non prendete in considerazione i potenziali risparmi soft attraverso la riduzione dei costi, vi perderete importanti opportunità. Opportunità come la liberazione del budget dalle applicazioni inutilizzate, ad esempio.

Le organizzazioni che non hanno un piano di riduzione dei costi di approvvigionamento rischiano non solo di spendere troppo, ma anche di rimanere indietro rispetto alla concorrenza. Mentre gli altri fanno spazio all'innovazione, la vostra procedura di approvvigionamento obsoleta e lunga limita la vostra crescita. 

Ecco una buona notizia: la riduzione dei costi di approvvigionamento è possibile per le PMI. 

Una solida strategia di tecniche a breve e lungo termine può ottimizzare la gestione dei costi nell'intero processo di approvvigionamento. Quando ci si concentra su una strategia olistica e si abbandona la mentalità del risparmio individuale, si recupera il budget e si sfidano i concorrenti. 

Innanzitutto, cerchiamo di fare chiarezza sulla riduzione dei costi di approvvigionamento e sul motivo per cui è importante per la vostra azienda. 

In che modo il procurement può aiutare a ridurre i costi? 

La riduzione dei costi di approvvigionamento è una questione di equilibrio. L'azienda deve adottare un approccio strategico per ridurre al minimo la spesa, garantendo al contempo strumenti di alta qualità per raggiungere gli obiettivi aziendali. 

Il problema è che esistono una serie di aree di spreco di bilancio meno evidenti. Insieme, queste aree attaccano silenziosamente le finanze. Queste aree di approvvigionamento indiretto comprendono, ad esempio, le spese amministrative e di elaborazione, le multe per i ritardi di pagamento, le spese per le consegne urgenti e gli scarsi risultati delle trattative.

Tuttavia, da un punto di vista più positivo, più aree problematiche significano più strade interessanti all'interno del ciclo di vita dell'approvvigionamento per scoprire il valore nascosto. 

Ed è entusiasmante trovare più budget. La spesa recuperata può essere destinata direttamente all'innovazione e alla crescita, mantenendo la competitività del settore.

Il Gruppo Hackett afferma che la riduzione dei costi è ancora una priorità assoluta per le aziende e sottolinea che sia il risparmio che l'evitamento dei costi hanno la massima priorità. Ma quali sono le aree più importanti per ottenere una riduzione completa dei costi? 

Le migliori pratiche prevedono l'utilizzo di tecniche a breve termine per correggere rapidamente le sviste prima di implementare metodi a lungo termine che garantiscano una riduzione affidabile dei costi nel futuro. 

Ecco i principali risultati a breve termine per la riduzione dei costi di approvvigionamento.

Tecniche di riduzione dei costi di approvvigionamento a breve termine

Se il vostro approccio alla riduzione dei costi di approvvigionamento è freddo o tiepido, questo è il punto di partenza. Iniziate con alcune semplici tecniche a breve termine, che vi consentiranno di ottenere risultati immediati e di gettare le basi per approfondire in seguito.

Eliminare l'IT ombra 

Sapete cosa si nasconde nel vostro stack SaaS, prosciugando silenziosamente il vostro budget? Con una media di 41% di dipendenti che acquisiscono tecnologie non approvate, potreste avere più applicazioni non approvate di quanto pensiate. 

Oltre al costo iniziale dell'abbonamento non approvato, lo Shadow IT minaccia un incubo ripetuto. Quando arrivano le date di rinnovo e i piani sono impostati per il rinnovo automatico, il ciclo di pagamento ricomincia senza negoziare. Il vostro pagamento è probabilmente aumentato e continuerà ad aumentare a ogni rinnovo. 

Non si può distruggere un nemico invisibile. Software di gestione degli acquisti è il vostro alleato numero uno in questa battaglia. Utilizzatelo per condurre un audit completo del vostro SaaS, identificare rapidamente lo Shadow IT e porre fine a contratti costosi. Meglio ancora, impostate le autorizzazioni e i flussi di lavoro di approvazione per assicurarvi che il problema non si ripresenti in futuro. 

Rivedere le condizioni di prezzo del contratto

Immaginate lo scenario: Uno strumento di gestione dei progetti è un compagno fisso della vostra azienda da quasi cinque anni. Il rinnovo automatico dell'applicazione è stato un enorme risparmio di tempo. Ma perché i budget per la gestione dei progetti vengono superati ogni trimestre? 

Qualsiasi contratto lasciato in sospeso per lungo tempo avrà prezzi non competitivi e produrrà un basso ROI. È fondamentale contestare tali contratti. Discutete i cambiamenti con il vostro fornitore e rinegoziate le condizioni di prezzo: forse potete ricevere uno sconto sui volumi o un'offerta per la vostra fedeltà, ad esempio.

Per aiutarvi, il software di approvvigionamento offre una visibilità completa delle scadenze dei contratti SaaS. Prevenire il ripetersi di una situazione simile è facile con avvisi di rinnovo tempestivi. Il migliore Strumenti di approvvigionamento per le PMI forniscono anche informazioni sui prezzi per aiutarvi a scegliere il SaaS più conveniente per la vostra azienda. 

Risorse di dimensioni adeguate

Proprio come le condizioni di prezzo, anche le caratteristiche di SaaS devono essere esaminate attentamente. 

Forse tutta l'azienda ha accesso a Microsoft 365 E5 quando solo il 70% dell'azienda ha bisogno di queste specifiche. O forse il livello di abbonamento che avete scelto inizialmente per Hootsuite ora ha diverse funzionalità ridondanti. Ma le pagate comunque. 

L'analisi dei dati di utilizzo attraverso il vostro strumento di approvvigionamento evidenzia quali applicazioni sono sovraccariche di funzioni inutilizzate. Utilizzate le vostre metriche come leva nelle discussioni con i fornitori. I costi che si liberano possono essere investiti in funzioni più rilevanti che promuovono lo sviluppo dell'azienda. 

Eliminare i fornitori non competitivi

Dopo aver esaminato i prezzi dei contratti e il dimensionamento delle risorse, avrete una buona idea di quali fornitori sono economicamente vantaggiosi per la vostra azienda e quali invece prosciugano il vostro budget. I principali segnali di allarme per i fornitori sono:

• Durante la trattativa non è stata accettata alcuna offerta o sconto.
• Aumento dei prezzi a ogni rinnovo.
• Poca flessibilità per adattare le dimensioni dell'abbonamento alle proprie esigenze.
• Nessuna comprensione della vostra visione dell'innovazione.
• Scarsa assistenza e perdita di tempo per i dipendenti amministrativi.

Se un fornitore non è in grado di fornire un servizio di valore, è il momento di cercare un'altra soluzione SaaS. 

Il software di approvvigionamento conserva un inventario dei fornitori precedenti e dello storico degli acquisti, che renderà più rapida la ricerca in futuro.

Ridurre la spesa per le emergenze 

Immaginate questo: manca una settimana al vostro grande lancio. Vi scorre in testa la giornata e all'improvviso vi crolla lo stomaco. Il piano prevedeva di catturare le risposte organiche al nuovo prodotto con brevi video e audio, ma il software non è ancora stato approvato. 

Si affrettano a fare l'acquisto. Crisi scongiurata, o forse no?

La verità è che non avete avuto il tempo di visionare gli accordi sui livelli di servizio o di negoziare termini efficienti e di alto valore, quindi i costi sono stati molto più alti del previsto. 

È possibile ridurre i costi di emergenza gonfiati con una corretta pianificazione degli acquisti. Il software di gestione vi aiuta a controllare le tempistiche di acquisto e gli avvisi di approvazione sul vostro cruscotto vi mantengono in carreggiata. Strumenti come SpendbasePer esempio, con l'integrazione di Slack i flussi di lavoro diventano ancora più fluidi, in modo che i dipendenti possano completare facilmente i loro compiti ed evitare ritardi.

Le soluzioni rapide sono ottime. Ma gli obiettivi a breve termine non bastano a massimizzare la riduzione dei costi. Come per qualsiasi strategia aziendale, le tecniche a lungo termine sono la chiave per ottenere benefici finanziari costanti e affidabili. 

Tecniche di riduzione dei costi di approvvigionamento a lungo termine

Una strategia di riduzione dei costi di successo si basa su un processo di approvvigionamento ben gestito. Un processo in cui molte tecniche a lungo termine lavorano costantemente per mantenere i costi sotto controllo. Ma come si ottiene questa affidabilità? 

Software di approvvigionamento vi offre questa tranquillità. Mentre il software ottimizza le best practice, voi siete in grado di rispondere a un mercato in costante evoluzione e di adattare le vostre esigenze alla crescita della vostra azienda. Il tutto guadagnando risparmio fino a 60% sulle bollette del cloud. 

Ecco le cinque principali attività di riduzione dei costi a lungo termine che il software di approvvigionamento rende facili.

Centralizzare le informazioni

Va bene eliminare l'IT ombra, ma potrebbe tornare con qualche spesa azzardata. 

Alcuni dipendenti danno priorità alle loro preferenze rispetto al valore dell'azienda, e i processi manuali fanno sì che questi acquisti sfuggano alla rete. Il risultato? La duplicazione e gli sprechi del SaaS si infiltrano nuovamente nelle finanze aziendali. 

Per ottenere il controllo e fermare il ciclo, le informazioni SaaS devono essere centralizzate su un'unica piattaforma che permetta di accedere alle informazioni a portata di mano. I sistemi software forniscono informazioni istantanee visibilità degli acquisti degli ordini di acquisto, dei dettagli dei fornitori, delle fatture e dei pagamenti. 

Potrete individuare tempestivamente qualsiasi spesa potenzialmente non autorizzata prima che sia troppo tardi e gli aggiornamenti in tempo reale sulla piattaforma centralizzata vi aiutano a reagire rapidamente a qualsiasi modifica dei pagamenti o a errori nelle fatture. 

Non è necessario aprire più fogli di calcolo, confrontare le voci e farsi venire il mal di testa. La vostra piattaforma software visualizza chiaramente le spese rispetto all'utilizzo delle vostre applicazioni, in modo da poter vedere dove è possibile risparmiare.

Utilizzare le intuizioni dei dati

Una riduzione affidabile dei costi non è possibile senza l'analisi dei dati. Esistono molti KPI di approvvigionamento che possono essere utilizzati per ottenere un quadro del valore del SaaS. Ad esempio, i modelli di utilizzo totale mostrano se è possibile risparmiare sulle licenze. Oppure, si può indagare su quali funzioni all'interno delle app sono ridondanti per ridimensionare i pacchetti di abbonamento. Il software di approvvigionamento vi offre la visione granulare necessaria per prendere decisioni informate e redditizie. 

Un KPI fondamentale per la riduzione dei costi è il costo totale di proprietà. È importante perché considera tutti i costi del ciclo di vita di un software, compresi quelli indiretti come i costi di supporto, la gestione dei rischi e il disaster recovery. Utilizzate questo parametro per evitare di rimanere bloccati in un ciclo di risparmio iniziale con costi elevati e imprevisti più avanti. 

L'accesso facile e affidabile a dati rigorosi renderà più specifiche le previsioni di bilancio. Si otterranno meno spese eccessive e investimenti più mirati nelle aree di crescita. 

Oltre alle ricompense interne, i dati possono essere sfruttati per le trattative esterne con i fornitori. È possibile utilizzare funzioni del software di approvvigionamento quali benchmarking dei prezzi per quantificare le vostre proposte ai fornitori. Quando avrete ben chiari i dettagli e i termini accettabili, non vi verrà in mente di sprecare il vostro budget in funzionalità o storage non necessari.

Utilizzare l'automazione

Ecco un'immagine scomoda. Un dipendente frustrato che ha inviato una richiesta di approvazione per una soluzione SaaS settimane fa. Non è ancora stata approvata e sa che ci sono ancora molti ostacoli da superare prima di ottenere un ordine di acquisto. Dovranno dire agli stakeholder che il progetto arriverà in ritardo (mettendo a rischio la reputazione dell'azienda) o fare un acquisto irregolare.

L'approvvigionamento deve essere agevole, non frustrante. Il software può automatizzare le lunghe attività manuali e rendere più rapidi i processi di approvazione con flussi di lavoro semplificati. Se quel dipendente avesse beneficiato di approvatori dinamici e notifiche in tempo reale, sarebbe stato in regola senza stress o spese eccessive. 

L'automazione non è l'unica cosa che può aiutarvi. Oltre alle notifiche di approvazione, il vostro dashboard segnalerà l'avvicinarsi dei rinnovi, in modo da non perdere mai l'opportunità di negoziare i prezzi migliori per il vostro SaaS.

Il top Strumenti di gestione degli acquisti per le PMI offrono flussi di lavoro personalizzati che impostano le approvazioni in base alle vostre condizioni, il che significa massima efficienza dei costi per le vostre esigenze personalizzate. 

Gestire i fornitori in modo strategico

Ogni ciclo di approvvigionamento inizia con un'esigenza e la ricerca di una soluzione. I fornitori forniscono tali soluzioni, ma non tutti i fornitori sono progettati allo stesso modo. 

Vi siete presi il tempo necessario per eliminare i fornitori non competitivi. Ora, mantenete questo impegno a lungo termine instaurando solo nuove partnership vantaggiose per entrambe le parti. 

La ricerca è fondamentale per determinare se un fornitore è adatto alla vostra azienda, e dovete considerare i prezzi, i rischi, l'assistenza clienti e la reputazione per evitare costi futuri indesiderati. 

Il software di approvvigionamento può richiamare i dettagli sui fornitori di fiducia per rendere più rapida la ricerca e offrire più opzioni per fare la scelta perfetta. 

Tuttavia, la riduzione dei costi a lungo termine in questo settore va oltre il semplice approvvigionamento dei fornitori. La chiave per ottenere vantaggi a lungo termine è coltivare un rapporto sano e continuativo. Il software di approvvigionamento può supportare il rapporto con i fornitori con informazioni quali:

• Dove gli acquisti possono essere consolidati con un minor numero di fornitori.
• Opportunità di crescita aziendale che possono essere condivise con i fornitori, incoraggiando tariffe competitive.
• Opzioni di servizio in bundle.
• Dove i contratti a lungo termine possono essere utilizzati per ottenere prezzi favorevoli.
• Valutazione del servizio del fornitore e del ROI.

Esternalizzare le trattative

È giusto che la vostra azienda non possa nemmeno mettere gli occhi su alcune offerte o sconti sfuggenti dei fornitori? Le soluzioni di approvvigionamento, come SpendbaseNon credo. I migliori strumenti di gestione degli acquisti dicono: "Lascia fare a noi".

Queste piattaforme hanno un'economia di scala e di volume che vi consente di ottenere risparmi significativi sul SaaS e, grazie all'accesso a oltre 200 fornitori di fiducia, non dovrete accontentarvi della seconda scelta. 

Inoltre, beneficiano di approfondimenti sul settore e di informazioni aggiornate sui prezzi, il che significa che potete accedere a sconti fino a 80% sulle vostre applicazioni preferite. 

È una tecnica ad alto ROI per una riduzione affidabile dei costi di approvvigionamento. Affidate le trattative con i fornitori agli esperti e godete di una maggiore produttività e di più budget per lo sviluppo del business.