15 metriche di performance degli acquisti
per far muovere la vostra attività

Per anni vi siete affidati alla stessa procedura di approvvigionamento, accumulando molti dati. Ma sapete quali sono i processi che prosperano e quali quelli che si rivelano inaffidabili?

Se non avete aggiornato il modo in cui la vostra azienda gestisce gli approvvigionamenti da un po' di tempo, la vostra attività potrebbe essere in fase di stallo: nessun declino notevole, ma nemmeno una crescita. 

O, peggio ancora, la vostra politica di approvvigionamento manuale potrebbe far lievitare i costi e chiudere gli occhi di fronte a opportunità orientate al valore.

Come si può ottimizzare l'approvvigionamento per far ripartire l'attività?

La chiave è nelle metriche. Una visione chiara e granulare dei dati di approvvigionamento vi aiuta a prendere le decisioni migliori per migliorare e innovare l'azienda. 

Prima di addentrarci nei dettagli, vediamo di capire meglio cosa si può usare e come si può valutare la performance della propria procedura di approvvigionamento. 

Come misurare l'efficienza del processo di approvvigionamento

Si è tentati di considerare alcuni risparmi e sconti come un risultato di successo del procurement. Ovviamente il risparmio di budget è una priorità fondamentale per le aziende, ma non è l'unica misura di un approvvigionamento efficiente. 

I KPI (key performance indicators) del procurement sono dati e indicatori di feedback specifici per l'azienda. I KPI impediscono di annegare nei dati e di perdere opportunità vitali di valore. 

I KPI tengono traccia di elementi specifici del procurement, fornendo un utile feedback su costi, qualità, tempi e rischi. Questo rivela dove la vostra strategia di approvvigionamento sta eccellendo e dove deve essere sviluppata. 

I KPI devono riflettere gli obiettivi aziendali e guidare l'azienda verso la crescita e l'innovazione. Tuttavia, la mole di dati che si possono raccogliere è molto vasta. Quali sono gli indicatori più importanti?

Alcune aziende raccolgono il più possibile. Questo può portare alla paralisi dell'analisi e alla mancanza di tempo per prendere decisioni e agire. 

Alcuni si concentrano solo sui costi, perdendo il potenziale in altre aree.

Valore olistico per la vostra azienda attraverso un approvvigionamento efficiente si ottiene analizzando una serie di KPI. Tecnologie come Codici QR può aiutare a semplificare il monitoraggio dell'inventario e dei fornitori, fornendo dati in tempo reale che migliorano l'efficienza operativa insieme al monitoraggio dei costi, al feedback del personale e alle valutazioni operative. È anche possibile generare un codice QR gratuito per rintracciare facilmente prodotti e fornitori, rendendo il processo più rapido e fluido.

Analizziamo i vantaggi che la vostra azienda trarrà da un approccio incentrato sui dati.

Perché le metriche KPI sono importanti?

Immaginate la scena. La vostra azienda si è appena procurata un nuovo software e sta avviando i dipendenti. Il processo è stato lungo e diversi progetti sono stati ritardati di conseguenza. Vi state chiedendo: "Perché ci è voluto così tanto?

Potreste andare avanti, felici di aver finalmente effettuato l'onboarding, e incrociare le dita perché la prossima volta sia più veloce. 

Oppure, si può utilizzare Metriche KPI per identificare il problema ed evitare che si ripeta. Una rapida occhiata alle medie dei tempi di ciclo degli ordini nell'ultimo trimestre, ad esempio, potrebbe fornire una risposta.

Come in qualsiasi altra area aziendale, il monitoraggio dei KPI nella procedura di approvvigionamento comporta alcuni vantaggi, tra cui:

• Opportunità di risparmio sui costi
• Gestione del rischio 
• Miglioramenti dell'efficienza
• Aumento della produttività
• Soddisfazione del cliente

Ma per trarre profitto in tutte queste aree, è necessario un completo visibilità degli acquisti. Dati e feedback in tempo reale sono la chiave per valutare accuratamente le vostre prestazioni rispetto agli obiettivi e ai benchmark del settore. Il risultato? Un processo decisionale intelligente. 

Ad esempio, l'analisi potrebbe rivelare trattative lente che non producono sconti elevati. Forse alcuni processi interni stanno causando inefficienze nel ciclo di approvvigionamento, oppure le relazioni con i fornitori sono scarse, con conseguenti minori opportunità di innovazione. Qualunque sia il problema, non lo troverete senza KPI.

I KPI trasformano i dati grezzi in miglioramenti attuabili. Ma non esiste un elenco universalmente condiviso. Ogni azienda opera in un settore diverso e ha i propri obiettivi da raggiungere. 

Qui abbiamo raccolto i KPI più importanti per il moderno procurement SaaS che portano a un aumento del valore olistico per la vostra azienda. 

15 KPI di approvvigionamento da monitorare oggi

Le analisi granulari dei KPI operativi, del personale, dei risparmi sui costi e dei fornitori evidenzieranno dove la vostra azienda sta crescendo e dove sta diminuendo. 

KPI per il risparmio dei costi

Se superate regolarmente il vostro budget per gli acquisti, i seguenti KPI vi mostreranno dove i costi non sono gestiti. Identificate e pianificate i miglioramenti per riprendere il controllo del vostro budget. 

Spesa in gestione (SUM)

La percentuale di acquisti che avviene con l'approvazione del team di approvvigionamento e secondo il protocollo corretto. 

Misura: Calcolare una percentuale utilizzando la spesa totale (compresi gli acquisti non approvati) e la spesa totale approvata.

Una percentuale elevata rappresenta una solida strategia di ottimizzazione dei costi. Il SaaS che state acquistando corrisponde ai vostri obiettivi aziendali e le relazioni con i fornitori sono probabilmente solide.

Meno di 85% richiede ulteriori indagini. Il I migliori strumenti di approvvigionamento per le PMI possono effettuare audit regolari per identificare ed eliminare le spese eccessive e lo Shadow IT.

Variazione del prezzo di acquisto (PPV)

La differenza tra quanto un'azienda si aspetta di pagare per un'applicazione e il prezzo effettivo. 

Misura: Sottrarre il prezzo effettivo dal valore stimato. 

Un PPV costantemente basso suggerisce che il team di approvvigionamento o i negoziatori non riescono a ottenere sconti significativi. Forse non hanno abbastanza influenza per ridimensionare i servizi richiesti, con conseguente spreco di costi. 

I risultati positivi del PPV vanno festeggiati. Sono indice di una negoziazione efficace e di accordi vantaggiosi. E se non avete un negoziatore esperto all'interno dell'azienda, coinvolgere esperti esterni vale la pena di farlo.

Evitare i costi 

Le misure strategiche utilizzate per mantenere i livelli di spesa.

Misura:  Stimare il costo potenziale sostenuto in assenza di una gestione strategica e sottrarre il prezzo di una soluzione (ad esempio, l'investimento in un'azienda di servizi). software di gestione degli acquisti).

I costi potenziali includono multe per violazione dei dati, minacce di rischio, interruzioni e riparazioni del software e spreco di spazio o funzionalità. 

È probabile che ci sia un divario considerevole se state implementando le migliori pratiche per la gestione degli acquisti, compresa la cura delle relazioni con i fornitori. 

Ritorno sull'investimento (ROI) nel settore degli approvvigionamenti

La redditività complessiva e i risparmi sui costi del vostro processo di approvvigionamento. 

Misura: Calcolate il rapporto tra i risparmi annuali e i costi annuali di approvvigionamento interno. 

Questo valore evidenzia se il vostro processo vi fa risparmiare sui costi, se vi pareggia o se prosciuga il vostro budget. Si tratta di una visione più generale del funzionamento del procurement, ma è necessario considerare anche i risparmi sui costi soft, come la riduzione dei costi, per capire meglio dove si trovano i problemi. 

KPI dei fornitori

I fornitori sono soggetti esterni, quindi è bene tenere d'occhio le seguenti metriche per ottenere il massimo valore possibile per la vostra azienda. 

Tempi di consegna del fornitore

Quanto tempo impiega un fornitore a fornire un ordine dopo averlo ricevuto. 

Misura: Trovare la differenza tra la data di accettazione del PO e la data di imbarco. 

Se aspettate di lanciare un nuovo software vitale per più di due mesi, il vostro fornitore non è proattivo. Questo schema si ripete nel vostro inventario di fornitori? Allora è il momento di cercare e trovare nuovi fornitori. 

Tasso di difettosità delle forniture

Il numero di funzionalità inferiori agli standard all'interno delle app.

Misura: Dividere il numero totale di funzioni difettose per il numero totale di funzioni presenti nell'abbonamento. 

Quando il tasso di difetti è elevato, la gestione del rischio è inefficace. I fornitori non sono stati controllati a sufficienza prima di effettuare gli acquisti. Riflettete sulle seguenti domande: Le recensioni dei clienti sono utilizzate come parte del nostro processo di approvvigionamento? Facciamo abbastanza ricerche sulla reputazione dei fornitori?

Tasso di conformità

Il livello di soddisfazione dei fornitori rispetto ai requisiti e agli SLA (Service Level Agreement).

Misura: Calcolare la differenza tra accordi soddisfatti e non soddisfatti. 

Questo KPI rivela il livello di allineamento dei fornitori SaaS ai termini contrattuali, come prezzi, tempi di risposta, funzionalità e aggiornamenti. Se questo valore è basso, i dipendenti potrebbero avere l'impressione che il software non sia all'altezza delle loro esigenze, con conseguenti spese eccessive. L'identificazione precoce elimina il rischioso Shadow IT nello stack SaaS. 

Disponibilità del fornitore

Quanto i fornitori sono in grado di soddisfare le esigenze della vostra azienda.

Misura: Trovare il rapporto tra il numero di volte in cui i fornitori sono stati rapidamente disponibili e il numero totale di richieste effettuate. 

Le esigenze della vostra azienda cambieranno con la crescita e rispondere rapidamente agli sviluppi economici e del settore è importante. Un rapporto basso indica fornitori affidabili che meritano di essere ripetuti. 

Accuratezza degli ordini e delle fatture

Se i fornitori forniscono i servizi giusti al momento giusto. 

Misura: Calcolare la percentuale di ordini di acquisto evasi rispetto al numero totale di ordini di acquisto. 

Nella valutazione dell'evasione degli ordini è necessario includere caratteristiche, prezzi, quantità e date di consegna. È buona norma valutare questo KPI su un periodo di tempo.

Una percentuale bassa potrebbe significare uno spreco di costi e un aumento delle spese operative aggiuntive.  

Valutazione della qualità del fornitore

Le prestazioni e l'affidabilità del servizio e delle relazioni con i fornitori.

Misura: Accumulate i feedback da ciascuna delle aree chiave di cui sopra, aggiungete i feedback sul servizio clienti da parte dei dipendenti e valutate i fornitori con un voto su 10. 

Questa valutazione complessiva fornisce una visione d'insieme quando si confrontano i fornitori e rende più facile capire quali rapporti devono essere coltivati o eliminati. 

KPI operativi

70% delle aziende dichiara che l'aumento dell'efficienza è la motivazione principale per l'implementazione di soluzioni software di procurement. Le operazioni efficienti ottengono il massimo valore dallo stack SaaS. 

Tempo di ciclo dell'OP

Il tempo necessario per evadere un ordine di acquisto. 

Misura: Calcolare il tempo totale dedicato all'ordine dalla sua creazione al completamento del pagamento. 

Questo valore scopre i vostri fornitori affidabili e rivela i cicli di approvazione lunghi. In genere, se il tempo di ciclo è superiore a una settimana, è necessario migliorarlo. Le approvazioni si bloccano da qualche parte?

Tasso di acquisti di emergenza

Con quale frequenza la vostra azienda ha bisogno di fare un acquisto urgente. 

Misura: Trovare il rapporto tra gli acquisti di emergenza e il numero totale di acquisti in un periodo fisso. 

Un'alta percentuale di acquisti di emergenza è un segnale di allarme. I piani e i processi di approvvigionamento non funzionano in modo efficace se i reparti hanno bisogno di accelerare molti ordini di software. Gli acquisti frettolosi si traducono in sconti mancati, riduzione delle opportunità di right-sizing e costi elevati. 

Numero di fornitori approvati

L'inventario dei fornitori è il primo punto di riferimento quando si esamina una nuova esigenza di software. 

Se avete un basso numero di fornitori di lunga data che sono lenti a muoversi con gli sviluppi moderni, la stagnazione del business è inevitabile. D'altro canto, un numero eccessivo di fornitori riduce la possibilità di ottenere sconti sui servizi a pacchetto e rende più complicata la gestione dei rapporti. Per ottimizzare i costi, è necessario trovare il giusto equilibrio. 

KPI del personale

Numero di contratti gestiti per dipendente

Il software di approvvigionamento consente di assegnare la responsabilità degli acquisti a dipendenti specifici. Sebbene questo sia un vantaggio per la responsabilità e la gestione, è importante non sovraccaricare i dipendenti con troppi contratti. I dipendenti devono essere produttivi e stimolati, non esauriti. 

Numero di ore di formazione per dipendente

L'equilibrio è fondamentale anche nella formazione. Un software che richiede lunghi periodi di formazione o sequenze di onboarding può interrompere attività importanti e far saltare le scadenze. Questa metrica mostra anche se la formazione viene investita nei reparti corretti o se è negativamente orientata verso un'area non necessaria. 

Se siete impegnati nella sostenibilità e nella responsabilità sociale d'impresa, potete prendere in considerazione anche metriche come l'impatto ambientale dei vostri fornitori. Inoltre, le metriche relative alla diversità, ad esempio le imprese di proprietà di minoranze, possono essere utili per ampliare i vostri orizzonti e abbracciare prospettive diverse per l'innovazione aziendale. 

Ora che avete preso nota dei vostri KPI chiave per l'approvvigionamento, vi resta la grande domanda "Come?". Come potete analizzare così tante metriche e risparmiare tempo ed energia?