Come rendere fluido il processo di approvvigionamento del software?

Esigenze aziendali? Ci sono oltre 30.000 applicazioni SaaS... È ora di fare acquisti! Ma con un approvvigionamento inefficace, un'altra app potrebbe essere più una sorpresa che un'ottimizzazione dei costi. 

L'acquisto di software è cambiato enormemente negli ultimi decenni. Prima, l'IT o un responsabile degli acquisti acquistava una licenza perpetua per uno strumento e la gestiva per l'intera azienda. 

Oggi la maggior parte dei software viene venduta in abbonamento. Questo apre le porte all'acquisto rapido di nuovi ed entusiasmanti strumenti, ma può rendere l'approvvigionamento ingestibile. 

Con l'aumento dell'utilizzo del SaaS, Hackett Group riporta una 10.6% aumento delle esigenze di approvvigionamento per le aziende a livello globale. Il rapporto evidenzia anche le preoccupazioni per la mancanza di esperti di procurement, che porta a inefficienze e sprechi di denaro. 

Ma il vostro processo di approvvigionamento può essere perfezionato con passi più intelligenti e riflessioni chiare, aprendo la strada a un'operazione regolare end-to-end. 

Che cos'è un processo di approvvigionamento del software?

È facile rimanere impantanati nella terminologia, ma essenzialmente un processo di approvvigionamento di software è un metodo passo-passo per procurarsi gli strumenti di cui la vostra azienda ha bisogno. 

Come per qualsiasi altro flusso di lavoro all'interno dell'organizzazione, avere un processo standardizzato rende le cose più fluide, più visibili e meno soggette a rischi.

Il procurement, però, va oltre il semplice acquisto. Quali sono le differenze tra acquisti e approvvigionamento? 

Acquisto

L'acquisto comprende le fasi di acquisto del software, come la valutazione delle richieste, la creazione degli ordini di acquisto, la ricezione dei prodotti e il loro pagamento. È un'azione a breve termine nell'ambito del processo di approvvigionamento. 

Approvvigionamento 

L'approvvigionamento è un processo strategico a lungo termine, che va dall'identificazione delle esigenze di software al mantenimento di ottimi rapporti con i fornitori. Se lo si mette in atto correttamente, la vostra azienda potrà beneficiare di risparmi sui costi e di miglioramenti dell'efficienza del flusso di lavoro che creeranno più spazio per la crescita e l'innovazione. 

Comprendere i principi fondamentali del procurement è il passo successivo per raggiungere l'ottimizzazione a livello aziendale. 

Principi di approvvigionamento

Tre elementi chiave sono alla base delle migliori pratiche di approvvigionamento: persone, processi e documenti.

Persone

Sono finiti i tempi in cui il personale IT gestiva da solo gli acquisti di software. Un approvvigionamento efficace richiede oggi una collaborazione tra i vari reparti e un pensiero strategico che nasce da una fonte di verità centralizzata. 

I principali collaboratori possono essere:

• Responsabili di reparto
• HR
• Responsabili degli acquisti
• IT
• Finanza
• Legale

Maggiore è il costo del software, maggiore è il numero di persone coinvolte nell'approvvigionamento. Con questo numero di occhi puntati sull'acquisto di software, i rischi si riducono e il processo decisionale è finanziariamente vantaggioso.  

Tuttavia, è anche necessario tenere conto degli orari di più parti. Ad esempio, se un approvatore è in vacanza per due settimane, il processo potrebbe dover essere avviato prima per garantire la sua approvazione tempestiva. 

Le persone non sono responsabili solo delle decisioni di approvazione. Anche altre attività, come la valutazione dei fornitori, le trattative con i fornitori e la gestione dei contratti, sono parte integrante di un approvvigionamento di successo. Queste attività saranno analizzate in dettaglio più avanti. 

Processo

Un'attività ben consolidata processo di approvvigionamento facilita l'adozione a livello aziendale e lascia poco spazio agli errori. La coerenza, la trasparenza e l'efficienza possono portare a significativi risparmi sui costi. 

Documenti

I documenti cartacei appartengono al passato, ma la documentazione e le registrazioni sono ancora alla base di ogni fase del processo. I registri degli ordini di acquisto, le fatture e le tracce di controllo devono essere accurati per supportare la conformità legale, la gestione finanziaria e l'organizzazione efficiente.

Come funzionano in pratica queste tre aree? Per aiutare a visualizzare la realtà del procurement, un diagramma di flusso è uno strumento prezioso. 

Flusso del processo di approvvigionamento

I grafici dei flussi di processo forniscono un quadro chiaro e semplice di ogni nuovo percorso di approvvigionamento.  

Una rappresentazione grafica delle fasi che i dipendenti devono seguire nel processo di approvvigionamento rende più agevole la conformità e riduce il rischio di discrepanze. Tutti sanno quali compiti devono essere completati e quando.

Tali grafici includono:

• Ingressi: Può trattarsi di input di richieste o di inserimenti di dati. Di solito si verificano all'inizio del processo.
• Punti di decisione: Per lo più risposte affermative o negative; questi punti assicurano che tutto sia preso in considerazione prima di passare alla fase successiva. Assicurano la conformità alla politica aziendale e alle normative esterne. 
• Azioni: Queste attività di spettacolo Il personale designato deve svolgere attività prima che il processo possa continuare, come la ricerca o le approvazioni.
• Uscite: Il risultato delle azioni, come gli ordini di acquisto approvati o i pagamenti effettuati. 

Ogni organizzazione avrà lievi variazioni nel proprio processo, ma secondo le best practice per il procurement il flusso del processo dovrebbe essere delineato e comunicato al team.

Fasi del processo di approvvigionamento

Il processo di approvvigionamento, dalla richiesta all'acquisto, consiste in molte fasi, la maggior parte delle quali può essere automatizzata. Dall'accettazione all'acquisto, da acquisto a pagamentoIl software intake-to-pay fornisce alle aziende il supporto necessario nelle diverse fasi di approvvigionamento per risparmiare tempo e ottimizzare le opportunità di risparmio. 

Ecco una panoramica delle principali fasi del processo di approvvigionamento. 

1. Identificare le esigenze

Un controllo regolare dell'utilizzo e delle prestazioni delle app può rivelare opportunità di sviluppo in aree diverse dell'azienda. 

Ad esempio, se l'attuale software di gestione dei progetti non consente un accesso significativo alle risorse di un determinato reparto, quest'ultimo potrebbe non utilizzarlo. Questo si traduce in flussi di lavoro meno efficienti e in uno spreco di costi. 

Riconoscere l'esigenza di un software è la prima fase di approvvigionamento e può essere ottenuta facilmente con una piattaforma di gestione che aiuta ad analizzare l'utilizzo e a raccogliere le richieste dei dipendenti. 

Prima di passare alla fase successiva, è importante assicurarsi che l'esigenza sia in linea con gli obiettivi aziendali più ampi e non si limiti a soddisfare un "desiderio" o una preferenza. 

2. Creare una richiesta di acquisto

Per avviare il processo formale, è necessario presentare una richiesta per il software. La richiesta deve includere informazioni quali il reparto che richiede lo strumento, il prezzo previsto, la data di scadenza per l'approvazione o altro. 

Le informazioni da presentare sono di solito predefinite dallo specialista degli acquisti in un foglio bianco o in un modulo per standardizzare le richieste. Le informazioni possono variare a seconda dell'azienda, ma devono fornire dettagli sufficienti per consentire a chi le approva di decidere in merito alla richiesta.

3. Ricerca e selezione di un fornitore

La scelta del fornitore giusto per soddisfare le esigenze dell'azienda è un passo fondamentale. Se fatta bene, può portare a relazioni di approvvigionamento a lungo termine, con trattative sane e affidabili opportunità di risparmio futuro. 

I potenziali fornitori vengono ricercati e valutati dal team di approvvigionamento, che esamina aree quali:

• Reputazione e recensioni
• Costo
• Velocità del servizio
• Servizio clienti
• Qualità del prodotto
• Allineamento di valori, ad esempio la sostenibilità
• Sicurezza 
• Conformità

Potete anche richiedere un VPAT (Voluntary Product Accessibility Template) ai vostri potenziali fornitori. Questo modello illustra la conformità del prodotto agli standard di accessibilità e vi aiuta a pianificare eventuali misure di accesso altrettanto efficaci da implementare. 

In questa fase è buona norma raccogliere almeno tre preventivi da fornitori idonei. Considerando non solo i prezzi, ma anche tutte le aree chiave di valutazione, decidete quale fornitore fornirà il miglior valore per l'azienda. 

4. Esaminare la richiesta

Questo serve come punto di controllo. La richiesta è accurata, conforme e c'è disponibilità di budget? 

In caso affermativo, la richiesta di acquisto viene approvata e diventa un PO (ordine di acquisto). Le richieste respinte vengono rispedite al richiedente con una motivazione. 

5. Negoziare il contratto

Forse avete scelto il fornitore più conveniente, ma in questa fase c'è ancora la possibilità di risparmiare sui costi. 

La negoziazione dei termini di archiviazione, di licenza e di abbonamento garantisce che il software sia adatto alla vostra azienda e non comporti inutili sprechi di SaaS. 

I negoziatori esperti di venditori possono aiutarvi a risolvere questo problema. vincere gli sconti dei fornitori di 45-50%. 

6. Gestire l'ordine

Una volta concordati il prezzo e i dettagli e firmato il contratto, viene emesso un PO (ordine di acquisto) al fornitore. Si decideranno anche le tempistiche di consegna del software e i dettagli di onboarding, per evitare sorprese nascoste. 

7. Elaborare la fattura e pagare

Successivamente, il fornitore presenterà una fattura. Questa fornisce i dettagli del servizio, una ripartizione dei costi e una scadenza per il pagamento. È l'ultima occasione per verificare che tutto funzioni e che i prezzi siano accurati. Il dipartimento finanziario deve pagare entro la scadenza.

8. Tenuta dei registri 

Risparmiate una quantità significativa di tempo tenendo un registro completo delle attività di approvvigionamento. In questo modo, per ogni nuovo acquisto non è necessario partire da zero e i modelli possono essere adattati per velocizzare il processo. 

L'utilizzo di una piattaforma centralizzata per la massima visibilità è fondamentale per il successo degli acquisti. Top piattaforme di approvvigionamento offrono un'unica fonte di verità e azioni automatizzate, risparmiando ore preziose e snellendo un processo altrimenti lungo. procedura. 

Ciclo del processo di approvvigionamento

Le aziende di successo riconoscono che l'approvvigionamento non è lineare, ma ciclico. 

Ogni applicazione SaaS acquistata entra a far parte dello stack software dell'azienda e deve essere rivista, rinnovata e talvolta sospesa. Tutto questo è incentrato sulle esigenze dell'azienda, che si evolvono proprio come dovrebbe fare un ecosistema in crescita.

La chiave Il punto è che l'approvvigionamento non si esaurisce con un pagamento. Richiede il mantenimento costante dei rapporti con i fornitori per garantire l'assistenza e l'accesso alle migliori offerte. Richiede inoltre un audit SaaS regolare e rigoroso per rivelare eventuali aggiornamenti delle esigenze aziendali con la crescita dell'azienda. 

Vedere la natura infinita del procurement in tutto il suo splendore può sembrare opprimente. Certo, se vi affidate ancora ad azioni manuali per diverse fasi del vostro processo, la situazione potrebbe sembrare ingestibile. 

Tuttavia, le sfide legate agli acquisti possono essere eliminate con la I migliori strumenti di ottimizzazione degli acquisti. 

Flusso di lavoro automatizzato per l'approvvigionamento

Con opportunità di risparmio in quasi tutte le fasi, è facile capire perché 83% dei CPO (Chief Product Officer) sta pensando di digitalizzare il proprio processo di approvvigionamento. 

Le pratiche manuali pongono sfide critiche come:

• Flussi di lavoro di approvazione complessi
• Selezione affrettata dei fornitori
• Mancanza di gestione dei fornitori
• Opportunità di risparmio perse
• Registrazione imprecisa
• Rischi di conformità
• Spesa da brivido
• Ridotta adattabilità: cambiamenti di mercato
• Problemi di integrazione e di adozione a livello aziendale 

Per evitare queste minacce, vale la pena di investire in un prodotto di alta qualità. piattaforma di approvvigionamento.

Spendbase, ad esempio, è specializzata nel processo "intake-to-procure" e supporta le aziende che non hanno un reparto acquisti abbastanza grande per le loro crescenti esigenze. 

I suoi flussi di lavoro automatizzati e le notifiche accelerano le approvazioni e offrono visibilità su ogni richiesta di acquisto. 

Inoltre, con una piattaforma centralizzata, l'audit delle applicazioni è rapido e approfondito, per una transizione fluida attraverso il ciclo di vita dell'approvvigionamento. 

Sentitevi in controllo grazie a caratteristiche importanti come: 

• Flussi di lavoro di approvazione lineare e condizionale. Ogni richiesta segue la traiettoria più fluida dall'invio al completamento.
• Notifiche automatiche. Gli aggiornamenti in tempo reale per gli approvatori e i richiedenti aiutano a mantenere il processo nei tempi previsti e a garantire che le decisioni finali siano prese entro la data di scadenza. 
• Integrazione con Slack. I dipendenti inviano, tengono traccia e approvano le richieste senza mai lasciare il loro strumento di comunicazione principale. Un vincitore per l'adozione a livello aziendale. 
• Risparmio sui costi con sconti: Sconti su software e servizi cloud che di solito non si vedono. Potete risparmiare 39% sul vostro software grazie all'assistenza di Spendbase nelle trattative con i fornitori. 

Punti di forza

Facciamo in modo che l'acquisto di software sia un punto di forza, non un grattacapo. Ecco cosa abbiamo trattato:

1. L'approvvigionamento non è solo acquisto-È un processo strategico che consente di risparmiare denaro e di rafforzare le relazioni con i fornitori.
2. Allineare gli acquisti agli obiettivi aziendali per evitare sprechi e ottimizzare le prestazioni dei vari reparti.
3. La ricerca sui fornitori è fondamentale-I rapporti a lungo termine con i fornitori giusti consentono di ottenere offerte migliori e operazioni più fluide.
4. L'automazione può farvi risparmiare-I processi manuali richiedono molto tempo, sono soggetti a errori e non consentono di risparmiare sui costi.
5. Il successo degli acquisti è ciclico-La gestione dei contratti, la verifica del software e il mantenimento dei rapporti con i fornitori sono un impegno costante.
6. Centralizzazione e digitalizzazione per l'efficienza-Una piattaforma unica crea una "fonte di verità" e garantisce conformità, trasparenza e controllo.

L'approvvigionamento, se ottimizzato, si trasforma da un processo oneroso a una funzione vitale che fa progredire l'azienda. Investite tempo e risorse ora e raccogliete i frutti per gli anni a venire.