La visibilità degli acquisti è una chiave per il controllo del budget

Tenere sotto controllo le spese aziendali è difficile. La visibilità degli acquisti cambia le cose. Senza di essa, i costi scivolano via. Con essa, si ottiene il controllo e si risparmia denaro. 

Quando è possibile vedere ogni fase del processo di approvvigionamento, è possibile individuare gli sprechi prima che si verifichino, rafforzare i processi e rispettare sempre il budget. 

Cos'è la visibilità degli acquisti?

La visibilità degli acquisti si riferisce alla completa trasparenza delle operazioni interne, delle spese e dei processi di acquisto all'interno dell'organizzazione. Consente ai team di tenere traccia di acquisti, fornitori e costi in ogni fase del ciclo di approvvigionamento. 

Grazie alle informazioni in tempo reale, i responsabili delle decisioni possono identificare la destinazione del denaro, individuare le inefficienze e ottimizzare le strategie di approvvigionamento per evitare spese inutili. 

Di conseguenza, le attività di approvvigionamento si allineano agli obiettivi aziendali e consentono ai responsabili delle decisioni di accedere a dati in tempo reale. Inoltre, aiuta a controllare la spesa in modo più efficace e a mantenere migliori relazioni con i fornitori.

Come la visibilità degli acquisti porta alla visibilità della spesa

In molte organizzazioni, i Direttori di Categoria e i Direttori Acquisti iniziano il loro processo di approvvigionamento con l'analisi della spesa aziendale passata. Cercano di capire chi sono i loro fornitori, quanto l'azienda spende per ciascuno di essi e in quale Paese, regione e località sono state emesse le fatture. 

Purtroppo, questo processo non è così semplice come sembra quando l'azienda inizia a scalare le proprie attività e vuole raccogliere tutti i dati di spesa in un unico luogo.  

I complessi processi di approvvigionamento creati a livello aziendale spesso falliscono quando vengono applicati a più entità. Il motivo è semplice: ogni entità opera in modo diverso e un approccio unico porta a una visibilità e a una conformità incoerenti. 

Pertanto, un approccio più pratico è quello di iniziare con la visibilità degli acquisti al livello più fondamentale: i dati iniziali delle fatture. La tracciabilità delle fatture fornisce informazioni immediate su come avviene la spesa all'interno dell'azienda.

Ogni fattura diventa un dato prezioso e consente ai team di approvvigionamento di identificare le lacune del processo e di adeguare di conseguenza le politiche di spesa. Con l'aumento della visibilità delle fatture, i team di approvvigionamento possono concentrarsi sul consolidamento dei fornitori, sulla definizione di obiettivi di risparmio e sulla graduale semplificazione dei processi in tutta l'organizzazione. 

Questa strategia aiuta le aziende a raggiungere obiettivi di approvvigionamento realistici e a evitare le insidie di sistemi costosi e su larga scala che non si allineano con le operazioni quotidiane. In questo modo, la visibilità degli acquisti porta alla visibilità delle spese fin dal primo giorno. 

Vantaggi della visibilità del processo di approvvigionamento

Quando le aziende hanno una visione chiara delle loro attività di approvvigionamento, possono snellire i processi, ottimizzare la spesa e garantire la conformità. Ecco i principali vantaggi della visibilità degli acquisti:

• Una chiara visibilità sulle spese porta a correzioni proattive dei budget, allineando le finanze dell'azienda agli obiettivi strategici.
• I team di approvvigionamento instaurano relazioni più solide e gestiscono i fornitori in modo più efficace. Questa visibilità consente ai team di monitorare le prestazioni, valutare la conformità e negoziare condizioni migliori per i contratti futuri.
• Tutti gli acquisti in azienda seguono le politiche interne e le normative esterne, rendendo i processi di approvvigionamento trasparenti e conformi.
• La visibilità sui modelli di spesa e sulle relazioni con i fornitori porta a un processo decisionale più intelligente e a un uso più efficiente delle risorse in tutta l'azienda.

Le sfide per ottenere la visibilità degli acquisti

Raggiungere la piena visibilità del procurement non è un compito da poco. Molte organizzazioni faticano a snellire i processi di approvvigionamento a causa di una combinazione di inefficienze operative e resistenza al cambiamento. Di seguito sono riportate alcune delle sfide più significative che le aziende devono affrontare:

1. Mancanza di processi standardizzati per il processo Intake-to-Procure

Senza un processo di approvvigionamento chiaro e standardizzato, le aziende faticano a mantenere la visibilità su tutte le attività di acquisto. 

Questo può portare a ordini di acquisto mancanti o ritardati, relazioni con i fornitori frammentate e dati di spesa dispersi. Quando ogni reparto segue metodi di approvvigionamento diversi, la centralizzazione di questi dati diventa una sfida significativa.

Questa incoerenza ha un impatto diretto sull'efficienza con cui le aziende possono gestire le spese e le relazioni con i fornitori, creando punti ciechi nella visibilità degli acquisti.

2. Scarsa comprensione del funzionamento dei fornitori

Molte aziende faticano a ottenere informazioni in tempo reale sulle prestazioni, la salute finanziaria o le pratiche ambientali dei loro fornitori.

Secondo lo studio di KPMGMolte aziende non hanno visibilità sulle prestazioni dei loro fornitori primari, compresi aspetti come la stabilità finanziaria e la capacità produttiva.

Questa mancanza di trasparenza crea rischi nella catena di fornitura, con conseguenti inefficienze, ritardi nelle consegne e mancanze di conformità.

3. I dipendenti non seguono i processi esistenti e resistono ai cambiamenti

Anche quando esistono dei processi, i dipendenti spesso li eludono perché sono troppo complessi o richiedono molto tempo. Ad esempio, i dipendenti possono saltare le fasi di approvazione formale o utilizzare fornitori non preferiti, complicando ulteriormente le operazioni di approvvigionamento. 

Ci sono molte altre ragioni per cui i dipendenti non sono pronti ad adottare nuovi sistemi:

• I dipendenti possono temere che i nuovi sistemi di approvvigionamento rendano il loro ruolo meno necessario e temono di essere trasferiti.
• Senza prove concrete che dimostrino che i nuovi strumenti offriranno chiari vantaggi, i dipendenti potrebbero esitare a utilizzarli. Può dominare la mentalità del "se non è rotto, non aggiustarlo".
• I dipendenti spesso si abituano a sistemi legacy o a fornitori specifici.
• Alcuni dipendenti possono temere che i nuovi processi di approvvigionamento mettano in luce inefficienze, non conformità o pratiche non etiche all'interno dell'organizzazione.

Come ottenere visibilità negli acquisti 

La visibilità degli acquisti non avviene automaticamente. Per superare queste sfide, le aziende devono intraprendere azioni specifiche per dare visibilità a ogni fase del processo di approvvigionamento.

Di seguito sono riportate alcune strategie che possono essere d'aiuto:

• Standardizzazione del processo di approvvigionamento. Creare un processo strutturato di accettazione-approvvigionamento che ogni reparto segua. Di conseguenza, le richieste di approvvigionamento seguiranno un percorso coerente, aiutando le aziende a catturare e tracciare ogni transazione in modo più efficace. 
• Automazione dei flussi di lavoro di approvazione. Introdurre sistemi automatizzati che riducano l'intervento manuale, accelerando il processo di approvvigionamento e diminuendo il rischio di errori umani. Controllare che ogni fase del ciclo di approvvigionamento sia completata in tempo reale, fornendo ai responsabili degli acquisti un accesso immediato ai dati. 
• Adozione da parte dei dipendenti. Integrare gli strumenti di approvvigionamento nelle piattaforme già utilizzate dai dipendenti. Ad esempio, Spendbase software di gestione degli acquisti si integra con Slack per portare il procurement nello spazio di lavoro quotidiano. I dipendenti possono fare richieste, tenere traccia delle approvazioni e ricevere aggiornamenti, tutto all'interno di Slack. 

Come ottenere visibilità in ogni fase del ciclo di approvvigionamento 

Come gli strumenti di approvvigionamento migliorano la visibilità

Per ottenere visibilità sugli acquisti, le aziende devono ottenere un controllo strategico sulle spese ed evitare sorprese finanziarie. Gli strumenti di approvvigionamento offrono una soluzione completa per snellire i processi, centralizzare i dati e garantire una gestione efficace dei cicli di approvvigionamento. 

Caratteristiche principali degli strumenti di approvvigionamento per ottenere visibilità

• Gestione centralizzata dei dati. Un aspetto fondamentale della visibilità è la presenza di tutti i dati relativi agli acquisti in un unico luogo. Gli strumenti di approvvigionamento centralizzano i dati degli ordini di acquisto, i dettagli dei fornitori, le fatture e i pagamenti. Ciò fornisce ai responsabili delle decisioni approfondimenti in tempo reale, aiutandoli a prendere decisioni informate e basate sui dati.
• Flussi di approvazione automatizzati. L'automazione riduce gli interventi manuali, che possono introdurre errori e ritardi. Con i flussi di lavoro automatizzati, le richieste di approvvigionamento, le approvazioni e i processi di inserimento dei fornitori si svolgono in modo efficiente. Di conseguenza, i dati sono costantemente aggiornati e prontamente disponibili per l'analisi.
• Tracciamento e analisi della spesa in tempo reale. Gli strumenti di approvvigionamento consentono di monitorare in tempo reale le spese, le approvazioni e le interazioni con i fornitori. Inoltre, le funzioni di analisi della spesa aiutano i team di approvvigionamento a identificare le inefficienze, come le spese duplicate, le opportunità di negoziazione mancate o i costi eccessivi in determinate categorie.
• Capacità di integrazione. La maggior parte degli strumenti di approvvigionamento si integra con lo stack tecnologico dell'azienda. La perfetta integrazione con gli strumenti di gestione dei progetti, i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e le piattaforme di comunicazione consente agli utenti di accedere alle funzioni di approvvigionamento senza dover passare da un sistema all'altro.
• Gestione flessibile del flusso di lavoro. I flussi di lavoro flessibili consentono ai responsabili degli acquisti di adattare i processi di approvazione a diversi team, reparti o scenari e di coprire tutti gli aspetti del processo di approvvigionamento.

Spendbase per la visibilità degli acquisti nelle PMI

Le funzionalità di Spendbase per il procurement affrontano le sfide principali delle medie imprese e aiutano a controllare le spese, a migliorare l'efficienza e a garantire la visibilità del processo di procurement:

• Flussi di lavoro flessibili creare una chiara gerarchia per le approvazioni delle richieste di acquisto. Ogni richiesta arriva alla persona giusta al momento giusto, evitando così di violare le gerarchie di approvazione.
• Ogni richiesta viene monitorata dall'inizio alla fine. Questa trasparenza aiuta i team di approvvigionamento e i responsabili finanziari a rimanere allineati con gli obiettivi di bilancio.
• Gli utenti possono fare e approvare le richieste direttamente da Slackfacilitando l'adozione a livello aziendale e migliorando la visibilità complessiva.
• Spendbase consente l'accesso agli sconti dei fornitori e vi aiuta a ottenere un risparmio significativo. 
• La piattaforma aiuta a tenere traccia della spesa e affrontare in modo proattivo l'instabilità del budget e ottimizzare le strategie di approvvigionamento.