Approvvigionamento vs. acquisto:
Conoscere la differenza può cambiare tutto

Qual è la differenza tra approvvigionamento e acquisto? È più di quanto si pensi e conoscerla potrebbe far risparmiare alla vostra azienda tempo, denaro e grattacapi.

L'approvvigionamento e gli acquisti possono sembrare simili a prima vista, ma non lo sono.

L'approvvigionamento è strategico, mentre gli acquisti sono tattici. 

Ma sono entrambi essenziali.

Quando capirete come funzionano, troverete nuovi modi per risparmiare tempo, ridurre i costi e rendere più fluidi i vostri processi.

Questo articolo ve lo spiega. Imparerete:

• Cosa significano veramente gli acquisti e gli approvvigionamenti.
• Guide passo-passo per ogni processo.
• Come sono diversi e perché è importante.
• Come collaborano nel ciclo procure-to-pay.

Cominciamo!

Che cos'è l'approvvigionamento?

L'approvvigionamento è un processo che garantisce alla vostra azienda di ottenere i beni o i servizi giusti al miglior valore possibile. Ciò avviene costruendo al contempo relazioni durature con i fornitori. 

Una buona strategia di approvvigionamento garantisce che la vostra azienda ottenga i beni e i servizi giusti.

Approvvigionamento e acquisti sono la stessa cosa? Non proprio. A differenza degli acquisti, che si concentrano sulle transazioni, gli approvvigionamenti comportano fasi volte ad allineare le spese con gli obiettivi più ampi.

• Si comincia con l'identificare le esigenze della vostra azienda.
• Ciò include la ricerca e la verifica dei potenziali fornitori.
• La negoziazione dei contratti è una parte fondamentale del processo.
• Infine, l'approvvigionamento assicura che tutto venga consegnato in tempo e che sia conforme agli standard concordati.

Non si tratta solo di risparmiare denaro. Si tratta di creare valore a lungo termine, ridurre i rischi e migliorare la qualità di ciò su cui si basa l'azienda.

Esempio:

Immaginate di essere un direttore IT impegnato negli acquisti SaaS alla ricerca della piattaforma SaaS perfetta per la vostra azienda. 

Non vi limitate a scegliere l'opzione più economica, ma valutate le esigenze della vostra azienda, fate ricerche sui fornitori, negoziate le condizioni e assicurate un accordo che funzioni subito e che possa crescere con la vostra attività. 

Questo è l'approvvigionamento in azione.

È strategico, relazionale e cruciale per mantenere la vostra attività in carreggiata.

Fasi del processo di approvvigionamento

Il processo di approvvigionamento non si limita a scegliere la prima opzione che sembra buona. Si tratta di un processo dettagliato e strategico progettato per assicurarsi di ottenere il miglior valore riducendo i rischi. 

Ecco come si svolge il tutto, assicurando che ogni fase sia ottimizzata per l'efficienza e l'efficacia. visibilità degli acquisti:

Fase 1: identificazione dei bisogni

Ogni buon percorso di approvvigionamento inizia da qui. Di cosa ha davvero bisogno la vostra azienda? Questa fase consiste nell'allineare gli obiettivi dell'azienda con la soluzione giusta.

Esempio: Vi rendete conto che il vostro team ha difficoltà a tenere traccia dei progetti e ha bisogno di uno strumento SaaS di collaborazione per ottimizzare i flussi di lavoro.

Suggerimento: Coinvolgete tutti. Non indovinate di cosa ha bisogno la vostra azienda: chiedetelo! Un rapido sondaggio o una sessione di brainstorming con il team può far emergere intuizioni che potrebbero sfuggirvi da soli. 

Fase 2: Ricerca di mercato e approvvigionamento dei fornitori

È il momento di andare sul mercato. È questo il momento di ricercare i fornitori per trovare la soluzione migliore.

Pensate a qualità, costi, affidabilità e velocità di consegna. Fare i compiti a casa ora previene i grattacapi in seguito.

Esempio: Trovate tre fornitori SaaS e confrontate i loro prezzi, le recensioni dei clienti e le funzionalità aggiuntive.

Suggerimento: Fate i compiti a casa. Utilizzate piattaforme online come G2 per esplorare le recensioni dei fornitori. È più veloce che partire da zero e avrete una visione chiara di quali fornitori soddisfano le vostre esigenze specifiche. 

Fase 3: Richiesta di proposte (RFP) o di preventivi (RFQ)

Ora si fa formale. Un RFP o RFQ vi aiuta a capire cosa offrono i fornitori.

Questa fase garantisce chiarezza e offre opzioni su misura per le vostre esigenze.

Esempio: Inviate una richiesta di offerta chiedendo ai fornitori di dimostrare come il loro software sia in grado di gestire oltre 200 utenti e di fornire integrazioni personalizzate.

Suggerimento: Fate domande difficili. La vostra RFP non è solo una formalità, è la vostra occasione per mettere alla prova i fornitori. Includete domande che approfondiscano la loro capacità di gestire le vostre sfide uniche, come scalare rapidamente o soddisfare le esigenze di conformità.

Fase 4: Valutazione e selezione dei fornitori

Non tutti i fornitori sono uguali. È qui che si analizzano le proposte per trovare il miglior mix di costo, valore e affidabilità.

Esempio: Dopo aver esaminato le proposte, si sceglie un fornitore con prezzi scalabili e un'eccellente assistenza clienti.

Suggerimento: Attribuire un punteggio. Quando vi trovate di fronte a più opzioni, create un foglio di valutazione. Valutate i fornitori in base ai costi, alla qualità, all'assistenza clienti e a qualsiasi altro aspetto importante per la vostra azienda.

Fase 5: negoziazione e finalizzazione del contratto

È il momento di concludere l'accordo. Dovrete negoziare i prezzi, i termini di assistenza e i tempi di consegna.

Un contratto solido assicura il valore e garantisce che entrambe le parti abbiano chiare le aspettative.

Esempio: Assicuratevi uno sconto se vi impegnate a stipulare un contratto di due anni e assicuratevi che includa la formazione per il vostro team.

Suggerimento: Venite preparati. Sapere cosa è negoziabile e cosa no. Fate ricerche sui termini contrattuali standard del vostro settore e affrontate le trattative con tre priorità non negoziabili. 

Fase 6: inserimento dell'ordine e implementazione

È qui che le ruote iniziano a girare. Una volta firmato il contratto, si effettua l'ordine e si inizia a distribuire la soluzione.

Esempio: Il fornitore di SaaS configura il vostro team, configura il sistema e offre sessioni di onboarding.

Suggerimento: Stabilite il tono in anticipo. Non appena si effettua l'ordine, programmate una riunione di avvio. Non deve essere necessariamente formale, ma deve stabilire le aspettative, chiarire i ruoli e allineare le tempistiche.

Fase 7: Monitoraggio e gestione delle relazioni con i fornitori

Il processo non si ferma una volta consegnato il prodotto. È necessario monitorare le prestazioni, risolvere i problemi e mantenere un buon rapporto.

Esempio: Controllate regolarmente le prestazioni del sistema e partecipate a riunioni di revisione trimestrali con il vostro fornitore.

Suggerimento: Non tacere. I check-in regolari con il fornitore, trimestrali o mensili, mantengono il rapporto sano. Utilizzate queste sessioni per rivedere le metriche di performance e per trovare modi per migliorare. 

Che cos'è l'acquisto?

L'acquisto è il luogo in cui avviene l'azione. È il processo di acquisizione di beni o servizi di cui l'azienda ha bisogno in questo momento. Gli acquisti e gli approvvigionamenti sono processi strettamente correlati ma distinti.

A differenza dell'approvvigionamento, che si concentra sulla strategia e sulle relazioni, gli acquisti si concentrano sull'esecuzione. Si tratta di efficienza: ottenere gli articoli giusti, al momento giusto e al prezzo giusto.

• È transazionale. L'ufficio acquisti si occupa degli acquisti quotidiani. Si pensi all'emissione di ordini di acquisto, all'approvazione delle richieste e alla garanzia di pagamenti puntuali.
• È mirato. L'obiettivo è semplice: soddisfare un bisogno in modo rapido ed economico.

Esempio:

Immaginate che il vostro team di marketing abbia bisogno di licenze SaaS supplementari per l'inserimento dei nuovi assunti. Il processo inizia con un modulo di richiesta. Una volta approvato internamente, viene inviato un ordine di acquisto al fornitore SaaS. Poco dopo, il vostro team è pronto e funzionante, dotato degli strumenti di cui ha bisogno per avere successo. È un'operazione d'acquisto, efficiente e precisa.

H2: Fasi del processo di acquisto

L'acquisto non consiste solo nell'inoltrare un ordine, ma nel garantire che ogni fase sia fluida, efficiente e priva di errori. 

Ecco come avviene:

Fase 1: Ricezione della richiesta di acquisto

Qualcuno del vostro team identifica una necessità e presenta una richiesta per l'approvazione. È il primo punto di controllo del processo di acquisto.

Esempio: Il team IT richiede 10 nuove licenze SaaS per l'onboarding dei dipendenti, spiegando perché sono necessarie e come verranno utilizzate.

Suggerimento: Farlo bene fin dall'inizio. Assicuratevi che i moduli di richiesta siano dettagliati e chiari e che indichino cosa serve, perché serve e quando serve. 

Fase 2: Approvazione della richiesta

Non tutte le richieste ottengono immediatamente il via libera. La richiesta deve essere rivista e approvata dalle persone giuste per garantire che rientri nei budget e nelle politiche.

Esempio: Il team finanziario verifica la richiesta rispetto al budget del reparto e conferma che la spesa è in linea con gli obiettivi dell'azienda.

Suggerimento: Non lasciate che le approvazioni si trascinino. Utilizzate flussi di lavoro automatizzati per inviare le richieste direttamente alla persona giusta ed evitare ritardi. 

Fase 3: Richiesta e valutazione dei preventivi

È il momento di fare acquisti. Se sono necessari dei preventivi, questa fase vi garantisce di ottenere la migliore offerta senza compromettere la qualità.

Esempio: Per le licenze SaaS, il team di acquisto conferma i prezzi con il fornitore ed esplora gli sconti per un contratto pluriennale.

Suggerimento: Lanciate un'ampia rete. Richiedete sempre almeno tre preventivi e prendetevi del tempo per confrontarli. Il prezzo è importante, ma lo sono anche i termini di consegna, le garanzie e gli extra nascosti. 

Fase 4: emissione dell'ordine di acquisto (PO)

Questo è il via libera ufficiale. La richiesta si trasforma in un ordine di acquisto, che funge da contratto tra il cliente e il fornitore.

Esempio: Il PO viene inviato al fornitore SaaS, specificando il numero di licenze, il prezzo e i tempi di consegna previsti.

Suggerimento: La precisione è tutto. Prima di inviare il PO, ricontrollate ogni dettaglio, come la quantità, il prezzo e i tempi di consegna. 

Fase 5: Ricezione di beni o servizi

Ora si tratta di assicurarsi di ottenere ciò per cui si è pagato. I beni sono controllati, i servizi sono 

e le eventuali discrepanze vengono segnalate.

Esempio: Il fornitore SaaS attiva le licenze e il vostro team IT le testa per assicurarsi che soddisfino le aspettative.

Suggerimento: Non date mai per scontato che sia tutto a posto. Utilizzate una lista di controllo per verificare che gli articoli siano conformi all'ordine o che i servizi soddisfino le aspettative. Se c'è qualcosa che non va, fatelo presente immediatamente. 

Fase 6: elaborazione della fattura e pagamento

Infine, il fornitore invia una fattura, che viene confrontata con il PO, e una conferma di consegna prima di effettuare il pagamento.

Esempio: Il team finanziario esamina la fattura del fornitore SaaS, si assicura che corrisponda ai termini concordati ed esegue il pagamento nei tempi previsti.

Suggerimento: Controllare, controllare e controllare ancora. Fate coincidere la fattura con l'ordine di acquisto e la ricevuta. È un'operazione rapida ma essenziale per evitare errori o pagamenti in eccesso. 

Approvvigionamento vs. acquisto: Differenze chiave

Approvvigionamento e acquisto possono sembrare la stessa cosa, ma non lo sono. 

L'approvvigionamento è una questione di strategia, di pensare a lungo termine, di costruire relazioni e di allineare la spesa agli obiettivi dell'azienda. 

Gli acquisti, invece, si concentrano sull'esecuzione. È l'aspetto tattico delle cose, che si assicura che gli ordini vengano effettuati, che le merci vengano consegnate e che i pagamenti vengano effettuati.

Comprendere le principali differenze tra acquisti e approvvigionamento può aiutare la vostra azienda a ottimizzare entrambi i processi.

Confronto tra approvvigionamento e acquisto

Considerate l'approvvigionamento e gli acquisti come parti dello stesso processo. Insieme, costituiscono il ciclo procure-to-pay, che unisce strategia ed esecuzione in un unico flusso continuo. Ecco come funziona:

Fasi dell'approvvigionamento

• Identificare le esigenze: Iniziate a capire esattamente cosa richiede la vostra attività.
• Fornitori di origine: Ricercate e valutate i potenziali fornitori. Assicuratevi che soddisfino i vostri standard di qualità e di costo.
• Negoziare e finalizzare i contratti: Bloccate gli accordi che forniscono valore e riducono al minimo i rischi.

Fasi di acquisto

• Emettere ordini di acquisto: È qui che inizia l'azione. Trasformare le richieste in ordini ufficiali con tutti i dettagli al loro posto.
• Ricevere beni o servizi: Controllate tutto quando arriva. È conforme agli standard concordati? In caso contrario, segnalatelo immediatamente.
• Elaborare fatture e pagamenti: Fate coincidere la fattura con l'ordine di acquisto e la ricevuta di consegna, quindi autorizzate il pagamento. Nessuna sorpresa, nessun ritardo.

Il ruolo della tecnologia negli appalti e negli acquisti

La tecnologia sta ridisegnando l'approvvigionamento e gli acquisti, aiutandovi a lavorare in modo più veloce, più intelligente e più efficace.

Ecco come software di approvvigionamento può trasformare il vostro processo:

• Automatizzate le cose noiose. I moduli di richiesta, le approvazioni e l'abbinamento delle fatture sono attività ripetitive che richiedono molto tempo se eseguite manualmente. Le piattaforme di e-procurement le gestiscono tutte automaticamente, facendovi risparmiare tempo e riducendo i costosi errori.

• Trasformare i dati in decisioni. I moderni strumenti di approvvigionamento non si limitano a raccogliere dati, ma forniscono approfondimenti in tempo reale. Tracciano le spese, misurano le prestazioni dei fornitori e individuano le opportunità di riduzione dei costi. Prenderete più rapidamente decisioni più intelligenti.

• Mettete tutti d'accordo. I sistemi basati sul cloud semplificano il lavoro di squadra. Grazie a cruscotti condivisi, i team di approvvigionamento, finanza e operazioni possono collaborare senza problemi, evitando ritardi e confusione.

• Semplificare il caos SaaS. La gestione delle licenze software può essere un incubo. Specializzati Strumenti di approvvigionamento per le PMI Gli appalti tengono traccia dei consumi, segnalano gli abbonamenti inutilizzati e impediscono di pagare troppo. È una svolta epocale.

• Lavorate in modo più intelligente, non più duro. La tecnologia non si limita a velocizzare le cose, ma vi dà il controllo. Grazie a flussi di lavoro semplificati e a una migliore supervisione, passerete meno tempo a combattere gli incendi e più tempo a concentrarvi su ciò che conta davvero.