Un'efficace gestione del budget SaaS inizia con l'investimento negli strumenti giusti

Il vostro budget SaaS sta sfuggendo al controllo? Quando la vostra azienda è piccola e cresce rapidamente, la gestione proattiva del budget SaaS diventa un salvavita. 

L'aumento degli abbonamenti alle app, i rinnovi non controllati e le licenze non ottimizzate possono prosciugare rapidamente le risorse. 

Approfondiamo le intuizioni pratiche e le strategie collaudate nella pianificazione del budget SaaS che vi aiuteranno a ottimizzare l'adozione degli strumenti SaaS e a ripensare il vostro budget IT in modo strategico. 

Tracciare l'utilizzo del SaaS e misurare il ROI: perché è importante

Che cos'è il budgeting SaaS?

Il budgeting SaaS è il processo di pianificazione, allocazione e gestione delle risorse finanziarie specifiche per gli abbonamenti SaaS all'interno di un'organizzazione.

Si tratta di prevedere le spese, valutare l'utilizzo delle app e monitorare i cicli di rinnovo per garantire che ogni strumento sia in linea con le esigenze aziendali e i vincoli di budget. Una volta che le aziende iniziano a gestire i budget SaaS in modo proattivo, possono controllare i costi, prevenire gli sprechi e massimizzare il valore dei loro investimenti software.

Gestione del budget SaaS come spesa operativa (OpEx)

Negli ultimi anni, le applicazioni SaaS si sono moltiplicate rapidamente: alcune organizzazioni aggiungono fino a 10 nuovi strumenti ogni mese e le grandi aziende mantengono oltre 600 applicazioni uniche nel loro portafoglio (Spendesk, Custificare, 2024). Si prevede che Il SaaS alimenterà 85% di tutte le applicazioni aziendali entro il 2025 rispetto a 70% nel 2023 (BetterCloud, 2020).

Questa crescita ha spostato il software dalle spese di capitale (CapEx) alle spese operative (OpEx), con gli strumenti SaaS che ora rappresentano circa 77% di budget IT. Una spesa così elevata richiede un attento monitoraggio per evitare sforamenti di budget e garantire che solo gli strumenti più preziosi rimangano in uso.

Per monitorare efficacemente i modelli di utilizzo e il ROI, è necessario sapere quali strumenti sono attivi e valutare come ciascuno di essi contribuisce alla produttività e all'innovazione complessive.

Ad esempio, I dati di Flexera mostrano che quasi 30% della spesa SaaS è spesso destinata a software sottoutilizzato o ridondante, rivelando il potenziale di sostanziali risparmi sui costi.

Queste tendenze richiedono un rigoroso controllo del budget e il monitoraggio delle metriche di utilizzo delle applicazioni in tempo reale. Uno dei modi migliori per automatizzare questo processo è utilizzare la piattaforma di gestione saas per identificare quali strumenti aggiungono veramente valore e quali potrebbero essere rimossi.

Privilegiare gli strumenti mission-critical rispetto a quelli nice-to-have

Quando si parla di budgeting SaaS, è fondamentale distinguere tra strumenti "mission-critical" e strumenti "nice-to-have". 

Gli strumenti mission-critical sono quelli che contribuiscono direttamente alle funzioni aziendali essenziali o forniscono un ROI elevato, come il software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per un team di vendita. D'altro canto, gli strumenti "nice-to-have" offrono vantaggi aggiuntivi ma non sono essenziali per le operazioni quotidiane, come un'applicazione secondaria per la gestione dei progetti utilizzata da un singolo reparto.

Strategie per dare priorità agli strumenti SaaS

• Analisi costi-benefici. Iniziate a valutare il ROI di ogni strumento. Calcolate quanto costa ogni strumento rispetto al valore che apporta all'azienda. Concentratevi sugli strumenti con ritorni misurabili, come l'aumento della produttività o la riduzione dei costi operativi.
• Esigenze specifiche del dipartimento. Collaborate con i responsabili dei reparti per capire quali strumenti sono indispensabili per i loro flussi di lavoro. Ad esempio, mentre il marketing potrebbe dare la priorità al software di analisi, l'ingegneria potrebbe considerare mission-critical gli strumenti di sviluppo.
• Metriche di utilizzo e coinvolgimento. Gli strumenti che vengono utilizzati di frequente in tutti i reparti sono più critici, mentre quelli con un impegno limitato possono rientrare nella categoria "nice-to-have". Il monitoraggio dell'utilizzo delle app consente alle aziende di mantenere solo gli strumenti di maggiore impatto e di eliminare le ridondanze.

Una volta definite le priorità degli strumenti SaaS, le aziende possono allocare meglio i loro budget SaaS, riservando i fondi per le applicazioni essenziali e valutando al contempo se mantenere o sostituire gli strumenti "nice-to-have". Questo approccio disciplinato garantisce che lo stack software rimanga focalizzato, pertinente e conveniente.

Prevedere la crescita degli utenti e le esigenze di licenza

Una gestione efficace del budget SaaS si basa su una previsione accurata della crescita degli utenti e delle esigenze di licenza. Con l'espansione delle aziende, aumenta anche la domanda di strumenti, per cui è fondamentale bilanciare l'utilizzo attuale con i requisiti futuri.

Una valutazione errata del fabbisogno di licenze può comportare una spesa eccessiva per le licenze inutilizzate o la necessità di scalare le licenze quando la domanda aumenta improvvisamente.

Quando si pianifica la crescita degli utenti, è utile valutare le tendenze storiche dell'adozione degli utenti, l'espansione dei reparti e le tempistiche specifiche dei progetti. 

Ad esempio, se l'azienda ha in programma l'inserimento di nuovi team per un progetto specifico, è utile valutare in anticipo i loro requisiti software.

Si comincia con un'analisi storica delle tendenze degli utenti e dei modelli di utilizzo del software. L'esame dei dati sull'utilizzo delle licenze in passato fornisce una base affidabile per la stima delle esigenze future e l'ottimizzazione del budget.

Al passo successivo, allineando gli acquisti di licenze storiche alle esigenze dei progetti, le aziende possono evitare sia la pressione finanziaria degli aggiornamenti delle licenze dell'ultimo minuto, sia il rischio di pagare più licenze di quelle utilizzate. 

Il passo successivo è quello di sottoscrivere contratti di licenza flessibili che possano fornire un cuscinetto per i cambiamenti imprevisti. Molti fornitori SaaS offrono piani adattabili che possono scalare con la crescita degli utenti. Questa flessibilità aiuta a evitare rinnovi inutili e garantisce che le allocazioni di budget riflettano solo le licenze attive e necessarie.

Infine, la stipula di contratti a prova di futuro assicura che le licenze rimangano in linea con la crescita a lungo termine dell'azienda. La negoziazione di contratti con opzioni di modifica o di scalabilità dell'utilizzo aiuta a evitare rinnovi inutili e spese eccessive per le licenze non utilizzate.

Insieme, queste strategie supportano un approccio proattivo e scalabile alla gestione del budget SaaS, bilanciando le esigenze attuali con la crescita futura. 

Personalizzazione dei livelli di accesso e dei flussi di lavoro di approvazione per un efficace controllo del budget SaaS

Una struttura di accesso e approvazione ben organizzata semplifica il budgeting SaaS, verificando che gli utenti essenziali abbiano accesso, il che è particolarmente cruciale per le aziende attente al budget. Gli strumenti SaaS possono diventare rapidamente un onere di bilancio se l'accesso non viene gestito in modo ponderato.

Implementazione dell'accesso graduale in base alle esigenze degli utenti

Il controllo degli accessi a livelli si riferisce all'assegnazione di diversi livelli di accesso agli strumenti SaaS in base ai ruoli e alle responsabilità degli utenti. L'obiettivo di questo metodo è garantire che solo persone specifiche, in base alla loro funzione, abbiano accesso a determinate applicazioni costose o sensibili. 

Ad esempio, un modello RBAC (Role-Based Access Control) possono limitare le autorizzazioni di alto livello a determinati reparti, come quello finanziario o informatico, e assegnare autorizzazioni limitate agli altri. Questo approccio non solo riduce i costi potenziali associati all'over-provisioning, ma aumenta anche la sicurezza e la conformità all'interno dell'ecosistema SaaS.

Stabilire un chiaro flusso di lavoro di approvazione SaaS per il budget e la pianificazione

Un flusso di lavoro di approvazione è la spina dorsale di un processo di gestione SaaS efficiente. Questo flusso di lavoro stabilisce dei punti di controllo prima dell'elaborazione di nuove acquisizioni, aggiornamenti o rinnovi di software, assicurandosi che ogni richiesta sia valutata per l'allineamento al budget e alle utilità.

L'obiettivo è snellire i flussi di lavoro di approvazione, utilizzando la logica condizionale per instradare le richieste in base alle esigenze o all'urgenza dell'organizzazione. 

Consideriamo un esempio di un chiaro flusso di lavoro di approvazione SaaS.

In genere gli strumenti SaaS per i flussi di lavoro di approvazione supportano le approvazioni parallele, il che significa che più parti interessate possono approvare o rivedere le richieste contemporaneamente, accelerando così il processo.

Una volta integrate queste due strutture - accesso a livelli e flussi di approvazione - la vostra organizzazione potrà ottenere un controllo totale sulla spesa SaaS, allineando l'utilizzo degli strumenti SaaS alle reali esigenze operative e riducendo al minimo i costi legati ad applicazioni ridondanti o sottoutilizzate.

Strategie per sfruttare gli sconti sugli strumenti SaaS

Un approccio proattivo alla gestione del budget SaaS comprende strategie per ottenere sconti e negoziare condizioni favorevoli. 

Strategie di sconto efficaci possono ridurre significativamente i costi del SaaS e fornire un valore a lungo termine, soprattutto per le piccole e medie imprese con vincoli di budget. 

Esploriamo alcune strategie popolari utilizzate sul mercato.

Acquisti di massa e impegni a lungo termine

Ad esempio, l'impegno in piani annuali o pluriennali offre spesso sconti rispetto ai prezzi mensili. 

Secondo Rapporto OpenviewpartnersLe aziende possono risparmiare fino a 20-30% chiedendo termini contrattuali più lunghi. Inoltre, i fornitori di solito aumentano lo sconto di 5% per ogni anno aggiuntivo in un contratto pluriennale. Questi contratti riducono i costi e semplificano la pianificazione finanziaria grazie al blocco dei prezzi per diversi anni, che attenua gli aumenti di prezzo a metà contratto.

Negoziazione dei rinnovi e dei tempi di rinnovo

I periodi di rinnovo offrono un'opportunità unica per negoziare condizioni migliori. 

Spendbase piattaforma di gestione saasconsente, ad esempio, di tenere traccia delle date di rinnovo dei contratti, permettendo ai team finanziari di rinegoziare le licenze o di esplorare alternative prima che i contratti si rinnovino automaticamente. 

In fase di pianificazione, le aziende possono negoziare condizioni favorevoli in base ai dati di utilizzo e dimostrare impegno, cosa che i fornitori apprezzano quando offrono sconti. I dati di Spendbase rivelano che i clienti possono risparmiare fino a 39% durante il processo di rinnovo rinegoziando i termini in anticipo.

Sfruttare partnership e alleanze

Alcuni fornitori SaaS offrono programmi per partner o alleanze che prevedono offerte esclusive. Per esempio, le aziende allineate a determinate reti professionali, come la Cloud Native Computing Foundation, possono accedere a sconti per i partner su strumenti SaaS selezionati. Questo passo può rivelare risparmi preziosi che potrebbero non essere facilmente disponibili per il mercato più ampio.

Utilizzo di strumenti e piattaforme di monitoraggio degli sconti

Le piattaforme di gestione SaaS forniscono spesso strumenti per tenere traccia degli sconti disponibili, analizzare le tendenze di spesa e gestire le trattative con i fornitori. Queste piattaforme offrono anche l'accesso ai benchmark di settore, che possono rafforzare gli sforzi di negoziazione.

Gestione delle modifiche dei prezzi e dei rinnovi dei contratti

La navigazione tra le fluttuazioni dei prezzi e le funzioni di rinnovo automatico dei contratti SaaS può essere impegnativa, soprattutto con l'aumento dei costi e l'ingresso di nuovi strumenti sul mercato. I fornitori SaaS modificano spesso i prezzi in base alle condizioni di mercato, agli aggiornamenti delle funzionalità e agli adeguamenti dei servizi.

Il problema è che nell'ecosistema SaaS, gli aumenti di prezzo imprevisti e le clausole di rinnovo automatico possono mettere a dura prova il budget se non vengono gestiti attivamente. La revisione regolare dei contratti esistenti e il monitoraggio continuo delle variazioni di prezzo degli abbonamenti SaaS aiutano a superare la crescita incontrollabile del budget nel tempo. 

In sostanza, una gestione efficace dei contratti presuppone che ogni abbonamento o licenza sia monitorato attivamente dall'inizio alla fine, riducendo al minimo i rinnovi imprevisti e gli sforamenti dei costi.

La gestione dei contratti è un processo complesso e ad alta intensità di risorse, che spesso richiede un team dedicato per gestire ogni fase, dalla stesura dei contratti al monitoraggio delle prestazioni e alla supervisione dei rinnovi. 

Nelle aziende più grandi, questo può significare un intero reparto che si occupa di mantenere la conformità, di tenere traccia delle date chiave e di negoziare condizioni favorevoli. Tuttavia, le piccole e medie imprese spesso non dispongono delle risorse necessarie per una tale supervisione.

È qui che le piattaforme di gestione SaaS diventano preziose. Automatizzando molte fasi della gestione dei contratti, aiutano i team più piccoli ad avere il controllo sui loro investimenti software senza dover spendere di più per il personale dedicato. 

Per esempio, piattaforme come Spendbase aiutano a analizzate la vostra spesa saasI contratti di fornitura di servizi di assistenza tecnica sono in grado di supportare avvisi di rinnovo automatizzati, il monitoraggio dell'utilizzo e la gestione efficace dei contratti senza un pesante intervento manuale. Grazie ai processi di rinnovo automatizzati, le piccole imprese possono anche evitare spese a sorpresa e semplificare le relazioni con i fornitori, il tutto con un'unica interfaccia.

Impostazione di un calendario dei rinnovi per una gestione dei contratti senza soluzione di continuità

Oltre alla gestione dei contratti, le aziende possono tenere sotto controllo le variazioni dei prezzi e decidere in modo proattivo quali abbonamenti mantenere, rinegoziare o cancellare grazie al calendario dei rinnovi automatici. 

Questo calendario centralizza le date dei rinnovi, fornisce avvisi per i contratti in scadenza e consente ai team finanziari di preventivare in anticipo i prossimi rinnovi. Spendbase gestione degli abbonamenti b2b saas rende questo processo ancora più fluido consolidando le date di rinnovo, i costi di abbonamento e le informazioni sull'utilizzo in un'unica vista.

Con Spendbase gestione del rinnovo del softwareI team possono visualizzare tutte le date di rinnovo, i costi degli abbonamenti e i tassi di utilizzo in un'unica posizione. Un indicatore di "ultimo rinnovo" aiuta a cancellare gli abbonamenti non necessari prima del rinnovo automatico.

L'integrazione con piattaforme come QuickBooks consente di inserire i dati relativi alle spese passate direttamente nel calendario dei rinnovi, rendendo semplice la previsione del budget e aiutando le aziende ad allocare le risorse in modo efficace. 

I promemoria automatici assicurano alle aziende avvisi tempestivi sui rinnovi imminenti. Le notifiche per i contratti mensili, trimestrali e in scadenza aiutano a rivedere o rinegoziare i termini, se necessario.

Infine, il widget di rinnovo offre una chiara ripartizione mensile delle spese SaaS future, consentendo ai team finanziari di allocare i fondi in modo efficace e di rimanere organizzati durante l'anno.