Acquisti SaaS efficienti:
Strategie chiave per i team finanziari e IT

La vostra spesa SaaS sta crescendo più velocemente del previsto? Potrebbe essere il momento giusto per ripensare il vostro processo di approvvigionamento. 

Senza una strategia strutturata, la gestione degli acquisti di software può diventare caotica, con conseguenti sforamenti di budget, abbonamenti duplicati e problemi di conformità.

L'approvvigionamento di SaaS è molto più che un semplice acquisto di software. Si tratta di fare scelte strategiche in linea con gli obiettivi aziendali. Senza un processo chiaro, si rischia di spendere troppo per strumenti che non aggiungono valore o di non gestire i contratti in modo efficiente.

Scopriamo cosa rende il procurement SaaS essenziale per il vostro budget e il vostro ROI e come potete ottimizzarlo per ottenere risultati migliori.

Che cos'è l'approvvigionamento SaaS?

L'approvvigionamento SaaS si riferisce al processo di acquisizione e gestione di software cloud in abbonamento (Software-as-a-Service) per un'azienda. 

A differenza degli acquisti di software della vecchia scuola, in cui si acquista una licenza unica, il SaaS prevede contratti e abbonamenti continui. I compiti principali dell'approvvigionamento SaaS comprendono la selezione del software giusto, la gestione dei contratti e il monitoraggio dei rinnovi.

Molte definizioni evidenziano l'approvvigionamento SaaS come uno strumento che consente di risparmiare sui costi e di migliorare la produttività. Tuttavia, per introdurre una definizione più completa, dobbiamo concentrarci sul suo valore strategico. 

L'approvvigionamento SaaS centralizza l'acquisizione del software, previene le ridondanze e garantisce la conformità tra i vari reparti. Ciò contrasta con i modelli decentralizzati in cui i diversi team acquistano il software in modo indipendente, con conseguenti abbonamenti duplicati e rischi per la sicurezza.

Prendiamo l'esempio di un'azienda con oltre 100 dipendenti. In un'azienda di questo tipo, senza un processo di approvvigionamento strutturato, i diversi reparti acquistano spesso gli stessi strumenti. Questo comporta uno spreco di fondi per abbonamenti multipli e un aumento dei rischi di cybersecurity a causa dell'accesso non gestito al software.

L'implementazione di un processo di approvvigionamento SaaS riduce questi problemi. Una volta implementato, le aziende ottengono un controllo completo sull'utilizzo del software, semplificano la gestione dei contratti e prendono decisioni informate su quali strumenti sono veramente vantaggiosi per l'azienda.

In che modo l'approvvigionamento SaaS è diverso

Il procurement SaaS presenta sfide e vantaggi unici rispetto ai modelli di procurement tradizionali. A differenza dei settori in cui l'approvvigionamento ruota attorno a beni fisici o ad acquisti di software una tantum, il SaaS opera su un modello di abbonamento, che richiede relazioni continue con i fornitori. 

Le piccole imprese, in particolare, devono navigare con attenzione tra queste differenze.

Negli acquisti tradizionali, le aziende spesso si occupano di acquisti in blocco o di contratti fissi che durano anni. Con il SaaS, si gestiscono più contratti a breve termine, spesso con date di rinnovo diverse.

Inoltre, i fornitori SaaS offrono modelli di prezzo flessibili. Richiede una gestione più attiva dei contratti. Le piccole imprese devono valutare regolarmente se stanno ancora ottenendo valore dai loro abbonamenti o se è giunto il momento di aumentare o diminuire i prezzi.

L'integrazione con i sistemi esistenti è un altro fattore cruciale. Molte piccole imprese si affidano a sistemi di contabilità o ERP e le soluzioni di approvvigionamento SaaS devono inserirsi in questa architettura.

Se gli strumenti di approvvigionamento SaaS non si integrano bene, creano ulteriore lavoro per i team finanziari e IT, rendendo più complesso il monitoraggio dei costi e dell'utilizzo.

Con l'utilizzo di più strumenti SaaS, le aziende devono centralizzare la gestione dei dati per evitare i silos informativi. Se non lo fanno, le inefficienze e le difficoltà nel prendere decisioni strategiche basate su dati accurati sono inevitabili.

In breve, l'approvvigionamento SaaS richiede una supervisione continua, flessibilità e una gestione efficiente dei fornitori. Affrontando sfide di approvvigionamentoLe piccole imprese possono evitare costi inutili e garantire l'allineamento degli strumenti software alla loro crescita.

Errori comuni di approvvigionamento SaaS

L'approvvigionamento di SaaS è un processo dinamico e molte aziende commettono errori ricorrenti che portano a costi inutili e inefficienze. Ecco alcuni dei problemi più comuni:

• Mancanza di visibilità. Le aziende spesso pagano in eccesso per abbonamenti inutilizzati o sottoutilizzati se non controllano l'uso del software. È essenziale seguire il processo di approvvigionamento dall'inizio alla fine e verificare che ogni acquisto sia in linea con le reali esigenze aziendali. Per saperne di più su come superare questa sfida, consultate la nostra guida su visibilità degli acquisti.
• Espansione incontrollata del software. Quando le aziende crescono, accumulano più strumenti SaaS, molti dei quali hanno scopi simili. Questo porta a duplicare gli abbonamenti e ad aumentare i costi. Controlli regolari possono aiutare fermare la proliferazione di SaaS.
• Mancata gestione dei rinnovi. I rinnovi automatici possono essere costosi se le aziende dimenticano di valutare se hanno ancora bisogno del software. Le aziende devono gestire attivamente i loro contratti e impostare avvisi per i prossimi rinnovi di rivalutare le proprie esigenze software prima di impegnarsi in un altro ciclo di abbonamento.
• Cattiva gestione dei contratti. Molte aziende non prestano attenzione all'importanza di negoziazione del contratto e gestione. La mancata concessione di sconti sui volumi o la mancata rinegoziazione dei termini contrattuali possono portare a pagare più del necessario per i servizi.

Vantaggi dell'approvvigionamento SaaS fatto bene

Un efficace approvvigionamento di SaaS comporta numerosi vantaggi che hanno un impatto significativo sui profitti dell'azienda. 

Un vantaggio fondamentale è il controllo dei costi. In media, 30% di spesa per il software SaaS è inutilizzato o sprecato in un'azienda. Ma non è detto che sia così.

Il software di gestione della spesa SaaS è uno degli approcci che le aziende seguono per controllare i costi del loro portafoglio SaaS e massimizzare il valore delle applicazioni SaaS attraverso tattiche efficaci di ottimizzazione dei costi. Una gestione corretta aiuta le aziende a evitare tali sprechi e garantisce che ogni strumento serva allo scopo.

Un altro grande vantaggio è imigliore visibilità. Quando le aziende organizzano gli acquisti SaaS, centralizzano la gestione ed evitano i silos del software. 

Strumenti di approvvigionamento SaaS aiutano le organizzazioni ad analizzare quanto utilizzano i loro abbonamenti rispetto a quanto pagano. Possono individuare i casi in cui stanno pagando per cose di cui non hanno realmente bisogno, in modo da poter utilizzare meglio le loro risorse.

Anche la gestione dei fornitori diventa più semplice. Con un processo di approvvigionamento chiaro, le aziende possono negoziare condizioni migliori con i fornitori. Ad esempio, sconti per contratti a lungo termine o adeguamento dei livelli di abbonamento in base all'utilizzo effettivo.

La sicurezza dei dati migliora quando i team di approvvigionamento tengono traccia e gestiscono tutto il software. Ciò garantisce che gli strumenti soddisfino gli standard di conformità, come il GDPR, essenziale per la protezione delle informazioni sensibili. Tenere traccia dell'utilizzo del software aiuta anche a evitare i rischi di sicurezza associati alle applicazioni non gestite.

Infine, un approvvigionamento SaaS efficace favorisce l'innovazione. Quando gli strumenti sono ben integrati e selezionati in modo strategico, le aziende possono provare nuovi software senza preoccuparsi di problemi di budget o di sicurezza. Questa flessibilità favorisce la crescita e aiuta i team ad adottare strumenti che portano al successo a lungo termine.

Come impostare un processo di approvvigionamento SaaS intelligente

Un processo di approvvigionamento SaaS comprende tutto ciò che riguarda l'acquisto di un nuovo prodotto SaaS. Per gestire il software in modo efficiente, è fondamentale impostare correttamente questo processo. 

Affidarsi ai fogli di calcolo per tenere traccia degli acquisti, dei rinnovi e dell'utilizzo del software non è più pratico con la crescita dell'azienda. Questo è particolarmente vero per le piccole imprese che si stanno espandendo rapidamente.

Per ottenere piena visibilità e controllo sul vostro stack SaaS, avete bisogno di strumenti di approvvigionamento specializzati che automatizzino le fasi chiave di questo processo.

Questi strumenti automatizzano la gestione delle richieste, le approvazioni e i rinnovi e centralizzano tutti i dati relativi agli acquisti, offrendo una visione chiara delle spese.

Che cos'è il software di approvvigionamento SaaS?

Il software di approvvigionamento SaaS è pensato per automatizzare e semplificare l'acquisizione e la gestione degli abbonamenti software basati su cloud. Dovreste prendere in considerazione soluzioni come intake-to-procure (I2P) e procure-to-pay (P2P)che coprono diverse fasi dell'approvvigionamento. 

Mentre le soluzioni I2P si concentrano sulla semplificazione dei flussi di approvazione delle richieste di approvvigionamento, le soluzioni P2P coprono la fase di acquisto.

Per avere un'idea più precisa di cosa fanno questi strumenti e di quanto costano, date un'occhiata all'elenco dei migliori strumenti di questo tipo Strumenti di approvvigionamento per le PMI.

Investire nel giusto strumento di approvvigionamento può offrire un notevole risparmio di tempo e di costi, in particolare per le piccole e medie imprese (PMI) che desiderano scalare in modo efficiente.