Le migliori pratiche di rinnovo SaaS:
abbandonare i fogli di calcolo e risparmiare

Con il mercato SaaS che cresce di anno in anno, le aziende beneficiano di un numero maggiore di strumenti di risparmio di tempo e di budget. È meraviglioso, ma non sempre vantaggioso per tutti. 

Un'azienda media spreca 51% di licenze e $18 milioni di euro all'anno sul software non controllato. Come si verifica questa situazione?

• Ogni nuova applicazione comporta un piano di abbonamento da gestire. Per la maggior parte delle organizzazioni di medie dimensioni, si tratta di almeno 50 date diverse e procedure di rinnovo da tenere sotto controllo. 
• Molte aziende si affidano ancora a fogli di calcolo per raccogliere le informazioni sugli abbonamenti alle app. Queste pratiche sono soggette a errori umani e confusione. Inoltre, non possono impostare promemoria per il rinnovo, con conseguente panico dell'ultimo minuto pochi giorni prima del rinnovo o addirittura scadenze non rispettate. 
• La mancanza di un'adeguata revisione interna di SaaS fa sì che lo spreco di denaro per applicazioni inefficaci passi inosservato. 
• I rinnovi automatici delle applicazioni sono perfettamente mascherati, in quanto sembrano "far risparmiare tempo" ai lunghi processi di rinnovo. In realtà, il rinnovo automatico fa perdere offerte, sconti e risparmi. 

Se tutto ciò vi suona familiare, siete nel posto giusto. 

Un processo di rinnovo SaaS efficace assicura che le vostre prestazioni finanziarie non ne risentano. Molte aziende realizzano risparmi significativi ogni giorno. 

Ad esempio, un'azienda di medie dimensioni con più di 650 dipendenti ha realizzato risparmi sul software di oltre $128.000 utilizzando le migliori pratiche di rinnovo. 

Un'impresa di piccole dimensioni, con più di 50 dipendenti, ha acquisito 45-50% sconti per quattro applicazioni SaaS utilizzando le best practice di rinnovamento. Hanno anche festeggiato il tempo guadagnato nel processo. 

Risparmi e successo aziendale sono ottenibili con le seguenti best practice di rinnovo SaaS. 

Ci sono sei elementi chiave per un rinnovo dell'abbonamento senza problemi. 

1. Una piattaforma di gestione SaaS centralizzata

Trascinate quei fogli di calcolo nel cestino e dite addio a un sistema non sicuro, non utile e confuso. 

Possiamo già sentire il team IT tirare un sospiro di sollievo...

Ma cosa usare al posto dei fogli di calcolo per tenere traccia degli abbonamenti SaaS? 

A Piattaforma di gestione SaaS vi permette di avere visibilità di tutte le vostre applicazioni in un unico luogo. Consolidando i dati del software, è più facile trovare e recuperare tutti i dati dei contratti di cui si ha bisogno al momento del rinnovo o della revisione. 

Funzioni come la panoramica dei rinnovi e delle scadenze degli abbonamenti forniscono una necessaria sintesi del quadro generale. 

In alcune organizzazioni, i team IT possono sentirsi isolati, gestendo più applicazioni con pochi contributi da parte dei dipendenti. Una piattaforma centralizzata elimina il divario tra l'IT e gli altri reparti. Il rinnovo dell'abbonamento diventa una responsabilità congiunta tra gli utenti dell'app, il team IT e il reparto finanziario, anziché un solo reparto che decide se rinnovare o meno l'abbonamento. 

Una piattaforma di gestione centralizzata elimina anche il rischio che i dipendenti si iscrivano alle app senza autorizzazione. Questa fastidiosa pratica, nota come "Shadow IT", può rappresentare circa 11% di incidenti informatici all'interno dell'azienda e di adottare 30-40% delle spese di un'azienda. 

Le applicazioni nascoste prosciugano il budget, ma una piattaforma di gestione SaaS efficace porta tutti gli abbonamenti sotto i riflettori. 

È pulito, efficiente e consente un notevole risparmio di denaro. 

Dopo aver fatto il primo passo verso un sistema di rinnovo SaaS di successo con una piattaforma di gestione SaaS centralizzata, è necessario considerare chi è responsabile della proprietà di ogni app. 

2. Proprietà definita

Avete mai guardato il vostro elenco di app aziendali e avete pensato: "Chi ha fatto questo acquisto? Chi usa davvero questa app? Non siete i soli. 

Per i team IT è laborioso e inefficiente cercare manualmente proprietari e utenti quando è il momento di rivedere l'utilizzo e i rinnovi degli strumenti SaaS. 

In particolare, la mancanza di chiarezza sulla proprietà e sull'utilizzo porta a rapporti ambigui sul ROI delle app. Questa confusione comporta un rischio significativo di sprecare denaro in applicazioni che non raggiungono più i migliori risultati dell'organizzazione. 

Un'efficace Strumento di gestione SaaS può garantire che le licenze siano assegnate ai dipendenti e utilizzate in modo mirato. Con dati precisi sull'utilizzo delle app, è possibile ridistribuire il software tra i vari team per ottimizzare l'efficienza. 

La responsabilità è fondamentale quando si tratta di rinnovare un SaaS. Assegnando un referente per ogni abbonamento, è possibile utilizzare un'analisi accurata dell'utilizzo e delle applicazioni per prendere decisioni sul rinnovo e valutare il valore dello strumento per l'azienda. 

Dopo la configurazione iniziale dello strumento di gestione SaaS e la proprietà delle app, la vostra azienda noterà presto un aumento dell'efficienza. Il passo successivo vi farà sentire ancora più ricchi di tempo. 

3. Un piano di rinnovo di 90 giorni

Un regalo a sorpresa? Ottimo! Una fattura a sorpresa per un'applicazione che è rimasta inutilizzata sul vostro sistema per la maggior parte dell'anno? Molto meno gradita. 

È essenziale creare una politica interna per iniziare il processo di rinnovo dell'abbonamento almeno tre mesi prima della scadenza del contratto. Un chiaro piano di rinnovo SaaS a 90 giorni per prendere decisioni finanziarie informate in ogni fase sarà molto utile.

Un piano di rinnovo di 90 giorni vi darà il tempo sufficiente per condurre un'analisi approfondita dell'utilizzo e del ROI e per condurre, se necessario, questionari di feedback per i dipendenti. Il feedback e l'analisi contribuiranno a determinare se è necessario apportare modifiche all'abbonamento. Potrete rivalutare il numero di licenze e di livelli di abbonamento necessari e persino valutare se l'applicazione stessa è ancora adatta allo scopo. 

Quando il tempo è dalla vostra parte, potete ottenere ancora di più. Vi sentirete in controllo durante le trattative con i fornitori SaaS e avrete più influenza per ottenere un accordo migliore, passare a un piano migliore o esplorare soluzioni alternative. 

La pianificazione assicura che siate ben preparati per il processo di rinnovo del SaaS e che possiate prendere decisioni finanziarie informate. Ogni decisione contribuisce al risparmio aziendale e, in ultima analisi, al successo. 

Un'azienda di successo è spesso un'azienda impegnata. Purtroppo, un carico di lavoro elevato può compromettere i piani migliori. Il prossimo fattore di rinnovamento di SaaS elimina la pressione di avere un'altra cosa da ricordare. 

4. Promemoria del calendario

Non ha senso avere un piano se il piano viene... dimenticato. 

Un piano dimenticato potrebbe portare a un rinnovo automatico. Un'altra fetta del budget aziendale potrebbe essere una vittoria per l'applicazione SaaS, ma è un'enorme opportunità persa per la vostra azienda. I rinnovi automatici sono una delle principali cause di aumento della spesa nelle aziende che utilizzano applicazioni SaaS. 

Ecco perché i promemoria e i calendari sono fondamentali. 

È anche possibile generare codici QR gratuiti per le date e le scadenze importanti. La scansione di questi codici QR sui dispositivi dei dipendenti può rendere più facile per tutti rimanere al corrente dei rinnovi imminenti, assicurando che non si perdano promemoria critici.

Impostate un calendario dei rinnovi per avere sempre sott'occhio le date principali e aggiungete dei promemoria al momento dell'acquisto per assicurarvi di rispettare le tappe fondamentali del vostro rinnovo SaaS. 

Un promemoria tempestivo aiuta il vostro team ad avviare le conversazioni con gli altri team e spinge all'azione. Se i promemoria vengono ignorati, possono essere inoltrati ai dipendenti più anziani per aumentare l'urgenza all'avvicinarsi della scadenza del rinnovo dell'abbonamento. 

Risparmiatevi il lavoro manuale di creazione di un calendario per il rinnovo, utilizzando un programma di Piattaforma di gestione SaaS che visualizza le date di rinnovo, lo stato di utilizzo e i costi dell'abbonamento in un'unica posizione centralizzata. 

Ancora meglio, gli strumenti con una ripartizione visiva mensile dei rinnovi vi aiutano a prepararvi e a fare il budget con facilità. 

A questo punto, avete un'eccellente panoramica visiva del vostro stack SaaS e avete già acquisito un maggiore controllo sulle vostre sottoscrizioni. Ma il passo successivo è un fattore critico per prendere decisioni strategiche per l'ottimizzazione dei costi. 

5. Analisi degli abbonamenti SaaS

Avete la vostra piattaforma centralizzata, la proprietà degli abbonamenti assegnata e un piano di 90 giorni. Cosa fate quando ricevete il primo avviso di rinnovo di un abbonamento? 

Quando un abbonamento SaaS deve essere rinnovato, l'applicazione deve essere sottoposta a un'analisi d'impatto approfondita. L'audit richiede un approccio completo, che tenga conto di tempo, denaro ed efficienza. 

Si potrebbe visitare ogni app ed esplorare i dati di utilizzo individuali, ma esaminare manualmente l'utilizzo delle app richiede molto tempo. 

Una piattaforma di gestione SaaS efficace vi permetterà di vedere quali dipendenti utilizzano ciascuna applicazione e quanto la utilizzano. 

Alcune piattaforme di gestione degli abbonamenti forniscono un Audit SaaS per ottimizzare il vostro ecosistema digitale. Un audit di buona qualità collega il vostro identity provider con la piattaforma di gestione e sblocca un elenco di tutti gli strumenti SaaS a cui i dipendenti accedono attraverso la loro e-mail aziendale. 

Un audit può rivelare: 

• Quali strumenti SaaS sono in uso
• Chi utilizza lo strumento
• La frequenza di utilizzo
• Ultimi dati di accesso 

Il monitoraggio in tempo reale delle licenze consente di conoscere le esigenze effettive dell'organizzazione e di costruire un quadro del valore complessivo dell'applicazione. 

Ad esempio, si pensi a un'organizzazione che utilizza tre strumenti di produttività. Immaginate che una di queste applicazioni venga utilizzata solo da una manciata di dipendenti una volta ogni due mesi. Nel frattempo, 75% dei dipendenti utilizzano gli altri due quotidianamente, e l'ultimo accesso è stato effettuato oggi. È chiaro quale applicazione non sia necessaria e sia diventata un onere finanziario. 

L'analisi approfondita vi consentirà di affrontare l'ultima fase del processo di rinnovo del contratto SaaS: una negoziazione senza problemi.

6. Un'opportunità di ottimizzazione dei costi 

Le trattative non dovrebbero essere accordi rapidi a pochi giorni dalla scadenza del rinnovo, in cui il venditore orienta la discussione verso i propri obiettivi di vendita. 

Le trattative sono un'opportunità per ottimizzare i costi. 

Dopo aver pianificato e analizzato l'utilizzo dell'abbonamento alle app e il ROI, arriverete alla trattativa per il rinnovo con una visione strategica. Ora potrete orientare la conversazione verso ciò che sapete essere più vantaggioso per la vostra organizzazione. 

Una possibilità è quella di chiedere sconti o condizioni speciali. Ad esempio, potreste chiedere un pacchetto personalizzato per la vostra azienda, che sia esplicitamente adattato alle vostre esigenze. Per supportare le vostre decisioni, alcune piattaforme di gestione degli abbonamenti SaaS forniscono approfondimenti sui prezzi che evidenziano i pro e i contro delle applicazioni. Si tratta di fonti preziose per raccogliere informazioni sul software scelto e garantire che non ci siano sorprese finanziarie, come aumenti improvvisi dei costi, più avanti nel tempo. 

È anche utile ricordare ai venditori che siete stati clienti fedeli, duraturi e affidabili e che desiderate continuare a utilizzare i loro servizi. 

In alternativa, potreste dover prendere la difficile decisione di interrompere completamente l'abbonamento SaaS. Ma è davvero una decisione difficile? Ora che avete una conoscenza approfondita del modo in cui gli strumenti SaaS massimizzano il valore per la vostra organizzazione, eliminare le applicazioni che non funzionano bene diventa una scelta facile e saggia. 

In realtà, però, la conversazione di negoziazione potrebbe comportare una certa pressione da parte del venditore per il rinnovo. Dopotutto, hanno un lavoro da svolgere. 

Fortunatamente, è possibile evitare del tutto queste conversazioni di negoziazione del rinnovo. Le piattaforme di gestione dei rinnovi SaaS più quotate utilizzano esperti negoziatori di fornitori che individuano ogni opportunità di risparmio sul software e di ottenere vantaggi finanziari per la vostra organizzazione. I negoziatori esperti capitalizzano su sconti esclusivi e può far ottenere alla vostra azienda risparmi significativi.