Ottimizzazione della spesa SaaS
e risparmiare sul software

Immaginate di investire migliaia di dollari in applicazioni che il vostro team usa a malapena. È assurdo? È una realtà per innumerevoli aziende alle prese con la gestione delle app SaaS. 

La verità è che, mentre Applicazioni SaaS hanno migliorato il nostro lavoro, ma hanno anche aperto una caterva di spese inutili. E se poteste trasformare i costi del software SaaS da un salasso per il vostro budget in una macchina ben oliata di efficienza e valore? 

Questa guida non si limita a ridurre i costi. Si tratta di mettere la vostra organizzazione in condizione di prendere decisioni più intelligenti e strategiche. Da ottimizzare la spesa SaaSNon si tratta solo di risparmiare denaro, ma di spianare la strada a una maggiore agilità, innovazione e crescita. Entriamo nel vivo.

Vantaggi dell'ottimizzazione della spesa SaaS

Il SaaS è diventato un pietra miliare del successo aziendale modernoma la sua adozione su larga scala comporta nuove sfide, in particolare per quanto riguarda la gestione finanziaria.

Maggiore visibilità dei costi

Con decine, o addirittura centinaia, di Abbonamenti SaaSPuò essere difficile tenere traccia delle spese e valutare se sono veramente giustificate.

Eliminare l'IT ombra

Purtroppo, in un'azienda media, i reparti IT gestiscono a malapena un terzo delle applicazioni e della spesa software complessiva. I dipendenti si iscrivono regolarmente alle piattaforme SaaS senza che l'IT ne sia a conoscenza o lo approvi, con conseguenti investimenti ridondanti in software Saas o spese non autorizzate.

Identificazione delle licenze inutilizzate o sottoutilizzate

In media, la ricerca SaaS mostra che le aziende utilizzano solo circa la metà delle loro licenze SaaS, lasciando il resto inutilizzato: un'area chiara in cui lo spreco di spesa richiede un processo di ottimizzazione che non lasci indietro l'adozione di SaaS irrilevanti. 

Mitigare gli aumenti dei prezzi

Secondo il Sondaggio SaaStrIl 73% delle aziende SaaS prevedeva di aumentare i prezzi nel 2024, è fondamentale monitorare da vicino questi cambiamenti. Se inosservati, questi aumenti di prezzo possono gonfiare silenziosamente il vostro budget.

Ottimizzazione della spesa SaaS significa affrontare di petto queste sfide, implementare strategie che garantiscano l'efficienza dei costi e allineare le spese agli obiettivi aziendali.

Conduzione di un audit per ottimizzare la spesa SaaS

Il primo passo in ottimizzare la spesa SaaS è ottenere una visibilità completa sull'utilizzo e sui costi SaaS attuali. A tal fine è necessario condurre un audit approfondito di tutte le applicazioni SaaS dell'azienda. Ecco come fare:

Creare un sistema di registrazione Saas

Iniziate con la creazione di un sistema SaaS di registrazione di tutti i vostri abbonamenti. L'inventario deve comprendere sia gli strumenti a livello aziendale sia quelli specifici per i reparti o i team. I dettagli chiave da acquisire includono:

• Nome dell'applicazione
• Venditore
• Numero di licenze
• Costo mensile/annuale
• Date di rinnovo
• Utenti/squadre assegnati
• Condizioni contrattuali

È possibile utilizzare fogli di calcolo per tenere traccia di queste informazioni, ma è molto più efficiente se si utilizza Strumenti di gestione SaaScome Spendbase. Assicuratevi di aggiornare regolarmente l'inventario per riflettere eventuali cambiamenti nell'utilizzo o nelle spese saas.

Identificare le applicazioni ridondanti e inutilizzate

Una volta che il vostro Inventario SaaS è in atto, analizzatelo per identificare le applicazioni saas ridondanti o non necessarie. Gli strumenti ridondanti sono quelli che offrono funzionalità simili o sovrapposte, mentre le applicazioni sottoutilizzate sono quelle con licenze non pienamente utilizzate.

Considerate questi passaggi:

• Squadre di indagine: Chiedete ai team di utilizzare ogni applicazione per determinare se lo strumento è essenziale o se esiste un'alternativa migliore.
• Esaminare i dati di utilizzo: Molti Piattaforme SaaS forniscono analisi di utilizzo. Utilizzate queste informazioni per identificare le applicazioni che vengono utilizzate raramente o mai.
• Consolidare gli strumenti: Ove possibile, consolidare più strumenti in un'unica applicazione che offra funzioni simili.

Valutare il valore dell'applicazione

Non tutti gli strumenti SaaS sono uguali. Valutate il valore di ogni applicazione in base al suo impatto sulla vostra azienda. Considerate quanto segue:

• Impatto sul business: Quanto è critica l'applicazione per le vostre operazioni quotidiane? Contribuisce direttamente alla generazione di ricavi o alla riduzione dei costi?
• Soddisfazione degli utenti: I dipendenti sono soddisfatti dello strumento o lo trovano macchinoso e inefficiente?
• Alternative: Esistono alternative più economiche che offrono funzionalità simili?

Sulla base di questa valutazione, stabilite le priorità delle applicazioni da mantenere, declassare o eliminare.

Strategie per l'ottimizzazione della spesa Saas

Una volta che avete una chiara comprensione del vostro Inventario SaaS e i suoi costi, il passo logico successivo è negoziare condizioni migliori con il vostro Fornitori SaaS. Ecco come farlo in modo efficace:

Ottimizzate il vostro SaaS attraverso il potere d'acquisto

Se la vostra azienda è un cliente di lunga data o possedete più licenze con un fornitore, sfruttate questo aspetto a vostro vantaggio. I fornitori apprezzano la fedeltà e i volumi: spesso sono disposti a offrire sconti per fidelizzare i clienti di valore. Non abbiate paura di chiedere un accordo migliore.

Bloccare i risparmi con contratti pluriennali

Se si è sicuri che un particolare Strumento SaaS sarà essenziale nel lungo periodo, prendete in considerazione la possibilità di negoziare un contratto pluriennale. I fornitori di solito offrono sconti per impegni più lunghi, consentendovi di ottenere tariffe più basse e di risparmiare nel tempo. La negoziazione di contratti SaaS vi permette anche di spendere in modo efficace, soprattutto per le soluzioni Saas esistenti che utilizzate da tempo.

Accorpate i prodotti per ottenere sconti maggiori

Se un fornitore offre più prodotti che la vostra azienda utilizza, valutate la possibilità di raggrupparli in un unico contratto. Spesso il bundling comporta costi complessivi inferiori rispetto all'acquisto di ciascun prodotto separatamente. Inoltre, semplifica la gestione del fornitore. Le strategie di acquisto Saas consentono di ottenere un software SaaS completo come Hubspot per uno sconto.

Temporizzare le trattative con saggezza

Il tempismo è fondamentale. Cercate di negoziare i contratti alla fine del trimestre o dell'anno fiscale del fornitore. I fornitori sono spesso più motivati a offrire sconti in questi periodi, poiché lavorano per raggiungere i loro obiettivi di vendita.

Scrutare condizioni contrattuali

Prima di rinnovare o firmare nuovi contratti, rivedete i termini con un pettine fine. Fate attenzione agli aumenti automatici dei prezzi o alle clausole che potrebbero non essere utili ai vostri interessi. Negoziate per ottenere flessibilità: assicuratevi di poter modificare il numero di licenze in base alle vostre esigenze.

Implementazione Gestione SaaS piattaforma

Gestione della spesa SaaS manualmente non è solo dispendiosa in termini di tempo, ma anche soggetta a errori, soprattutto nelle grandi organizzazioni. Software di gestione delle spese SaaS possono automatizzare gran parte di questo processo, rendendolo più semplice e accurato. Ecco come questi strumenti possono aiutare.

Gestione centralizzata

Piattaforme di gestione della spesa SaaS offrono una dashboard centralizzata in cui è possibile vedere tutti gli abbonamenti SaaS, i costi e i dati di utilizzo in un unico luogo. Questa visibilità rende più facile individuare rapidamente le aree in cui è possibile ottimizzare la spesa.

Automatizzato gestione delle licenze

Questi strumenti tracciano automaticamente l'utilizzo delle licenze e inviano avvisi quando queste sono sottoutilizzate o stanno per essere rinnovate. In questo modo è possibile adottare misure proattive per eliminare i costi inutili prima che si accumulino.

Imputazione dei costi e rendicontazione

Molti Strumenti di gestione della spesa SaaS includono funzioni per l'allocazione dei costi e la rendicontazione, consentendo di attribuire le spese SaaS a specifici reparti o progetti. Questa funzionalità è fondamentale per la pianificazione del budget e per garantire la responsabilità delle spese SaaS.

Gestione dei contratti

Queste piattaforme memorizzano e gestire i contratti SaaSche vi avvisano dei rinnovi imminenti e vi ricordano di rivedere i termini prima che scattino i rinnovi automatici. Questo vi aiuta a evitare aumenti imprevisti dei costi e vi assicura di essere sempre in regola con i vostri contratti.

Ridimensionamento delle licenze SaaS

L'over-provisioning delle licenze SaaS è un problema comune che può portare rapidamente a costi inutili. Il rightsizing delle licenze SaaS significa allineare il numero di licenze all'utilizzo effettivo. Ecco come fare:

Analizzare spesa e utilizzo modelli

Un'azienda media spreca $18 milioni di euro all'anno sulle licenze non utilizzate, una cifra che è cresciuta di 7% anno su anno. Utilizzate i dati degli strumenti di audit e di gestione SaaS per analizzare l'utilizzo delle licenze. Identificate le licenze inattive o sottoutilizzate e valutate se ridurle o riassegnarle.

Implementare le licenze basate sull'utente

Alcuni Fornitori SaaS offrono modelli di licenza basati sull'utente, che consentono di pagare solo per gli utenti attivi. Se questa opzione è disponibile, prendete in considerazione il passaggio per ridurre i costi associati alle licenze inattive. Monitorare l'utilizzo di Saas in qualsiasi momento. 

Eseguire revisioni periodiche delle licenze

Stabilite un calendario regolare per la revisione delle licenze SaaS, con cadenza trimestrale o semestrale. Gestione della spesa dei fornitori SaaS garantisce che l'allocazione delle licenze rimanga allineata alle esigenze dell'organizzazione e che si tenga conto di eventuali cambiamenti nel personale o nei flussi di lavoro.

Incoraggiare una governance SaaS responsabile

Educare i dipendenti sui costi

Assicuratevi che i dipendenti comprendano i costi associati agli strumenti SaaS e l'impatto che le spese non necessarie hanno sul bilancio aziendale. Quando i dipendenti sono consapevoli delle implicazioni finanziarie, è più probabile che utilizzino gli strumenti SaaS in modo responsabile.

Gestione della spesa SaaS e il processo di approvazione

Creare un chiaro processo di approvvigionamento per i nuovi acquisti SaaS che coinvolga l'IT, la finanza e i responsabili dei reparti interessati. In questo modo si garantisce che i nuovi strumenti siano necessari e convenienti prima di essere aggiunti al vostro stack tecnologico.

Monitoraggio dell'IT ombra

Lo Shadow IT - quando i dipendenti si abbonano a strumenti SaaS senza che l'IT lo sappia o lo approvi - può portare a spese ridondanti e a rischi per la sicurezza, soprattutto quando le applicazioni vengono acquistate al di fuori dei protocolli di approvvigionamento standard. Utilizzate gli strumenti dell'indice di gestione Saas per rilevare le applicazioni non autorizzate. abbonamenti software e farli entrare nel processo di approvazione formale.

Promuovere il consolidamento degli strumenti

Incoraggiare i team a consolidarsi Strumenti SaaS ogni volta che è possibile. Ad esempio, se più team utilizzano strumenti diversi per scopi simili, valutate se un unico strumento può soddisfare le esigenze di tutti i team. Questo approccio riduce la ridondanza e contribuisce a ridurre i costi.

Pianificazione delle future esigenze SaaS

Con la crescita e l'evoluzione della vostra organizzazione, cresceranno anche i vostri requisiti SaaS. Pianificare in anticipo è fondamentale per mantenere una spesa ottimizzata. Ecco come fare per essere all'avanguardia:

Previsione dell'utilizzo di SaaS

Collaborate con i responsabili dei reparti per prevedere le future esigenze SaaS in base ai progetti imminenti, alla crescita prevista e ai cambiamenti nei flussi di lavoro. Questo approccio proattivo vi aiuta a pianificare il budget SaaS in modo più accurato e a evitare spese impreviste.

Rimanere informati sulle tendenze del mercato

Tenete d'occhio le tendenze del mercato SaaS, compresi i nuovi prodotti, le variazioni di prezzo e il consolidamento dei fornitori. La comprensione di queste tendenze consente di prendere decisioni informate su quali strumenti investire e quando negoziare nuovi contratti.

Inserite la flessibilità nei vostri contratti

Negoziare i contratti che consentono una certa flessibilità al variare delle esigenze, sia in aumento che in diminuzione. In questo modo non sarete costretti a pagare più licenze di quelle che vi servono, né a cercare di aggiungere licenze a costi più elevati nei periodi di picco.

Misura Ottimizzazione SaaS successo

Per assicurarsi che gli sforzi di ottimizzazione della spesa SaaS stiano dando i loro frutti, è fondamentale misurare il successo. Ecco le metriche chiave da monitorare.

Risparmio sui costi

Calcolate il risparmio totale ottenuto grazie ai vostri sforzi di ottimizzazione, sia che si tratti di ridurre gli strumenti ridondanti, di ridimensionare le licenze o di negoziare condizioni contrattuali migliori. Questa cifra è il vostro indicatore di successo.

Utilizzo della licenza

Monitorate la percentuale di licenze attive rispetto alle licenze totali. Tassi di utilizzo più elevati significano che le licenze vengono utilizzate in modo efficiente, assicurandovi di ottenere il massimo valore dai vostri investimenti.

ROI sugli investimenti SaaS

Valutare il ROI di ogni Strumento SaaS confrontando il suo costo con i benefici che offre, come l'aumento della produttività, crescita dei ricavio risparmi sui costi. Questo vi aiuta a determinare quali strumenti valgono davvero l'investimento.

Soddisfazione dei dipendenti

Valutare la soddisfazione dei dipendenti per gli strumenti SaaS in uso. Alti livelli di soddisfazione indicano che gli strumenti soddisfano le loro esigenze e contribuiscono alla loro produttività, fattori chiave per giustificare un investimento continuo.

Ottimizzare la spesa SaaS con le best practice

L'ottimizzazione della spesa SaaS non è un'operazione una tantum, ma un processo continuo che richiede un monitoraggio, un'analisi e una regolazione continui. Implementando le strategie descritte in questa guida, potrete massimizzare il valore dei vostri investimenti SaaS e ridurre al minimo le spese inutili:

Verifica periodica degli abbonamenti SaaS

Eseguite controlli regolari per identificare i servizi sottoutilizzati o ridondanti. Ciò consente di prendere decisioni informate sul consolidamento o sull'eliminazione del software non necessario, riducendo direttamente i costi complessivi.

Stabilire politiche chiare per l'acquisto e la gestione di SaaS

Creare e applicare politiche che garantiscano che tutte le acquisizioni di software siano giustificate e in linea con le esigenze dell'azienda. In questo modo si evitano sprechi e si mantiene il portafoglio SaaS allineato alle esigenze aziendali. obiettivi aziendali.

Negoziare efficacemente con i fornitori SaaS

Discutete con i vostri fornitori SaaS di livelli di prezzo, sconti sui volumi e impegni a lungo termine. Una negoziazione efficace può portare a risparmi significativi.

Investite in strumenti di gestione SaaS

Considerate di investire in Piattaforme di gestione SaaS o strumenti di ottimizzazione dei costi per ottenere una maggiore visibilità sulla spesa software. Questi strumenti possono aiutarvi a tenere traccia dell'utilizzo, a gestire le licenze e a identificare le aree di risparmio.

Formare il team per massimizzare il valore di SaaS

Assicuratevi che il vostro team sia ben addestrato all'uso di Applicazioni SaaS e ne comprende appieno le caratteristiche. La massimizzazione del valore di ogni strumento inizia con utenti consapevoli.

In sostanza, un approccio proattivo Ottimizzazione della spesa SaaS non solo migliora la gestione finanziaria, ma supporta anche il processo decisionale strategico e l'efficienza operativa.