Superare la dispersione di SaaS:
Sfide e metodi per vincerle

30% della spesa SaaS è sprecata in abbonamenti inutilizzati, strumenti ridondanti, o licenze duplicate. Tanto vale bruciare i propri soldi: è la stessa cosa.

Sei drenando risorse e ingombrando i flussi di lavoro, e la mancanza di visibilità fa sì che voi e il vostro team restiate bloccati.

Cosa si può fare?

In questo articolo scoprirete esattamente cos'è lo sprawl SaaS, il fattori chiave che la guidano, e il le maggiori sfide che pone.

Ma non preoccupatevi: imparerete anche strategie comprovate per superare la dispersione di SaaS e assicurarsi che non sprechi mai più il vostro denaro o le vostre risorse.

Che cos'è lo sprawl SaaS?

Le aziende hanno aumentato il numero di applicazioni SaaS che utilizzano di 4% YoY al 93secondo un rapporto di Okta.

Il problema è il fucile, ma cos'è esattamente?

L'espansione del SaaS è quando un quantità incontrollata di app sono utilizzati all'interno di un'organizzazione. In genere, c'è poca supervisione da parte dell'IT o della direzione e questo comporta una serie di problemi. 

Questo include lo spreco di denaro e di risorse. 

Quasi metà delle licenze SaaS non vengono utilizzate, e 69% dei lavoratori spreca un'ora al giorno per passare da un'app all'altra.

Quali sono le cause dello sprawl SaaS?

La maggior parte delle aziende opera in un contesto perfetto per la prosperità dello sprawl.

• Le nuove applicazioni SaaS sono facilmente accessibili. Non è mai stato così facile trovare un'applicazione per il proprio problema. Non solo l'offerta è in crescita, ma l'acquisto è facile. Bastano pochi clic, una rapida scansione del volto e in pochi minuti i lavoratori possono essere operativi con l'ultima applicazione SaaS. Ciò si traduce in un'ondata di software mal gestiti. 
• Nessuna politica chiara. Senza politiche chiare, si crea rapidamente il caos. Non ci sono limiti o linee guida da seguire per il personale, che quindi farà ciò che ritiene più opportuno. Il personale non ha intenzione di creare una dispersione, ma non è consapevole del problema e non ha ricevuto linee guida esplicite. Il risultato? Un'accozzaglia di applicazioni sparse per l'azienda. 
• L'approvvigionamento delle app è decentralizzato. L'approvvigionamento decentralizzato offre libertà, ma è una delle principali cause di dispersione. Questo comporta una supervisione. La supervisione comporta inefficienze, spese incontrollate e rischi per la sicurezza.

Quali sono le sfide dello sprawl SaaS? 

È fondamentale trattare e prevenire lo sprawl SaaS a causa della sua gravi implicazioni. 

Spesa eccessiva per il SaaS

Quando si utilizzano così tante app, le spese possono andare fuori controllo. 

Senza politiche chiare e con un processo di approvvigionamento decentralizzato, il personale può scegliere cosa acquistare, quando vuole, senza pensare e senza bisogno di approvazione. 

Questo porta a inefficienze. 

È probabile che sia disponibile una licenza SaaS in grado di svolgere l'attività che il lavoratore sta cercando, senza dover acquistare uno strumento aggiuntivo. 

È uno spreco di denaro. Come acquistare la spesa quando il frigorifero è già pieno. 

Quando le sacche di denaro vengono spese in modo caotico, come può la vostra organizzazione gestire le proprie finanze? 

Come può la vostra organizzazione ridurre i costi quando è necessario tagliare le spese? 

E' essenziale avere una visione d'insieme di ogni software utilizzato.

IT ombra 

Secondo gli studi di Gartner, il 30-40% della spesa IT nelle grandi organizzazioni è shadow IT. 

Shadow IT è quando l'acquisto di software SaaS non è approvato dal reparto IT.. È una conseguenza dell'espansione del SaaS. 

Questo mette a rischio le aziende.

Quando il reparto IT di un'azienda non è a conoscenza delle app utilizzate, non è possibile monitorarle. Questo espone l'azienda al rischio di essere sfruttata dagli hacker e ad altri problemi di sicurezza. 

Rischi per la sicurezza e la conformità

Lo Shadow IT, come spiegato in precedenza, può comportare dei rischi. 

I vostri dati possono essere conservati in applicazioni non sicure e condivise con persone non verificate. 

Gli attacchi basati sul cloud sono molto diffusi. 

Fino a 51% delle grandi imprese ha subito un attacco ransomware con l'obiettivo di rubare i dati e 52% ci è riuscito.

SharePoint Online ha sperimentato un attacco attraverso una compromissione Microsoft Global account di amministrazione SaaS. Gli hacker hanno avuto accesso a dati riservati e hanno chiesto un pagamento per evitare di divulgare le informazioni.

E non si tratta solo di sicurezza, anche la conformità è un problema. 

Se un'organizzazione detiene dati sensibili come PHI (informazioni sanitarie protette) o PII (informazioni di identificazione personale), deve rispettare protocolli rigorosi. Aderire a queste regole diventa difficile quando lo shadow IT è molto diffuso, perché non è possibile verificare quali app siano conformi. 

Come prevenire e gestire lo sprawl SaaS

È fondamentale che lo sprawl SaaS venga riconosciuto, invertito e prevenuto. I rischi sono troppo grandi per essere ignorati. 

Ma come? 

Creare una politica di governance SaaS e delineare le best practice.

A La politica di governance definirà linee guida chiare per i lavoratori. Dovrebbe esistere come documento unico a cui tutti i lavoratori possono accedere.

Rivedere la politica ogni anno e modificarla di conseguenza in base ai feedback e all'esperienza.
Dovrebbe affrontare argomenti quali.

• Utilizzo di SaaS. Una panoramica sulle modalità di utilizzo degli strumenti SaaS. 
• Requisiti per l'acquisto. Le fasi e il processo di approvazione per l'acquisto di strumenti SaaS.

• Sicurezza e conformità. La procedura da seguire e il processo di verifica per garantire che le app rispettino le norme di sicurezza e siano conformi. 

• Controllo degli accessi e autorizzazioni degli utenti. Illustrare chi ha accesso al software, il suo livello di accesso e le modalità per richiedere un'ulteriore iscrizione. 

• Protocolli di integrazione. Come le app devono integrarsi con i sistemi e gli strumenti attuali. 

• Rinnovo e disimpegno. I passaggi che illustrano come rinnovare un'iscrizione o interromperla. 

Per crearne uno, è necessario seguire questo processo in quattro fasi. 

• Iniziare. Per iniziare, è necessario raccogliere tutte le informazioni necessarie dai responsabili di diversi dipartimenti, come quello legale e quello degli utenti tecnici ad ampio raggio. Verificate quali sono i contratti SaaS in essere e chiedete agli utenti cosa gradiscono o non gradiscono dei servizi attuali. Eliminate le applicazioni non più utilizzate e sospendete le licenze. 
• Delineare la struttura e le migliori pratiche. Includere gli argomenti trattati sopra. A seconda della vostra attività e del vostro settore, potreste includere altri contenuti. L'importante è che sia pertinente e utile per la vostra azienda. Non preoccupatevi se all'inizio non è perfetto. Questo è il documento di partenza che dovrete rivedere e aggiornare regolarmente. 
• Scrivete. Assicuratevi che il linguaggio sia chiaro e semplice, evitando il gergo. Si vuole che il personale di tutta l'organizzazione legga e capisca.
• Trova l'approvazione. Assicuratevi di ottenere l'approvazione dei dirigenti e di apportare le modifiche necessarie. 

Formare il personale su come richiedere un nuovo software

La mancanza di conoscenza è ciò che perpetua il ciclo di dispersione del SaaS. 

Una volta creata la politica di governance SaaS, è facile inviare un'e-mail con l'allegato, ma è meglio organizzare una sessione di formazione. 

Introdurre correttamente la nuova politicaLasciare che il personale faccia domande e, in particolare, insegnare loro come richiedere un nuovo software. 

Procedere come segue:

• Procedura di richiesta chiara. Assicuratevi di delineare un processo di richiesta chiaro. Fornite una procedura passo-passo che sia facile da seguire. 
• Flusso di lavoro di approvazione. Fate sapere al personale chi approverà la richiesta e quali sono i criteri per l'accettazione di una richiesta.
• Rischi dell'IT ombra. Educate il personale sui rischi della diffusione del SaaS e dello shadow IT. Fornite esempi e casi di studio per illustrare efficacemente i vostri punti.
• Responsabilità. Stabilire come devono essere fatte le richieste e attraverso quali canali per evitare la potenziale duplicazione degli strumenti e attenersi alla procedura.
• Fornire una formazione di aggiornamento. Aggiornare regolarmente il personale sull'importanza di prevenire lo sprawl SaaS, assicurandosi che anche il nuovo personale ne sia consapevole.

Migliorare la visibilità e condividere le applicazioni SaaS utilizzate in tutta l'azienda.

Quando l'intera organizzazione è a conoscenza degli strumenti disponibili, è possibile aumenta la produttività, evita la duplicazione delle richieste e abbatte i silos.

Seguite questo processo per ottimizzare la condivisione delle vostre applicazioni SaaS.

• Visibilità centralizzata. Creare un repository condiviso per tutto il software. È possibile crearlo in diversi modi. Potreste avere un foglio di calcolo sull'unità condivisa o un elenco su Notion. Tuttavia, è meglio avere uno strumento di gestione SaaS come Spendbasee tutti i software in esso elencati.
• Collaborazione tra dipartimenti. Assicuratevi di ottenere tutti gli strumenti SaaS utilizzati nell'organizzazione da ogni reparto. Chiedete loro di condividere l'uso che ne fanno e i vantaggi che ne derivano. In questo modo, quando vengono condivisi con l'azienda, gli altri dipendenti possono identificare quali strumenti potrebbero essere utili per loro. 

• Ricerca prima delle richieste. Assicurarsi che il personale cerchi nel repository degli strumenti prima di richiedere un nuovo software. In questo modo si ridurrà il numero di richieste ricevute e si promuoveranno le buone pratiche.

• Annuncio di un nuovo software. Informare il personale quando un nuovo strumento è stato accettato. In questo modo il personale viene aggiornato sulle ultime applicazioni disponibili e si impegna nel processo.

Verifica e ottimizzazione regolare dello stack SaaS

Le verifiche sono fondamentali per evitare la dispersione del SaaS. Aiutano a ottimizzare l'uso attuale del software e garantiscono che la sicurezza e la conformità siano tenute sotto controllo. Permette di valutare e rivedere il software in uso e se è ancora necessario.

Un audit può anche evitare strumenti duplicati e applicazioni ridondanti che sovraccaricano lo stack SaaS.

Ecco una guida rapida per condurre un audit:

Utilizzare uno strumento di gestione SaaS 

È possibile salvare 39% sul software quando si utilizza il giusto Strumento di gestione SaaS. 

Potrete ottenere enormi risparmi sui costi grazie all'identificazione delle applicazioni ridondanti e alla negoziazione dei contratti. 

Eviterete di pagare troppo per strumenti poco utilizzati e otterrete la visibilità e il controllo dell'intero stack SaaS. 

Potete anche risparmiare sugli strumenti che volete continuare a utilizzare. 86% di persone che utilizzano Spendbase riescono a negoziare con successo accordi migliori con i fornitori SaaS.

I vostri audit possono essere un compito opprimente e incombente, come se steste guardando la cima di una montagna quando siete seduti in basso.

Spendbase è come se si attaccasse un jetpack alla schiena. Potrete impostare richieste di app e flussi di lavoro di approvazione che i dipendenti utilizzeranno con piacere. Inoltre, avrete un elenco trasparente e aggiornato di tutte le app della vostra azienda in un unico posto.

Immaginate una vita in cui la dispersione del SaaS sembra una storia di un'altra vita. L'IT ombra è stato eliminato, le spese sono sotto controllo e la trasparenza è sempre disponibile. 

È il momento di tenere sotto controllo lo sprawl.