I 12 migliori software SaaS di gestione delle spese per tagliare i costi e aumentare l'efficienza

Immaginate di tenere traccia di tutti gli abbonamenti software, dei rinnovi e dell'utilizzo delle licenze in tutta la vostra azienda: vi sembra eccessivo? Gli strumenti di gestione della spesa SaaS possono cambiare le cose.

Poiché le aziende si affidano a un numero sempre maggiore di applicazioni SaaS, la gestione dei costi di abbonamento, dell'utilizzo e delle scadenze di rinnovo è diventata una sfida seria. 

Senza un sistema solido, i costi possono aumentare vertiginosamente e i rischi di conformità possono insorgere inaspettatamente. 

In questo articolo analizzeremo come gli strumenti di gestione delle spese SaaS semplifichino la tracciabilità e la trasparenza delle spese software. Questi strumenti automatizzano i rinnovi, semplificano le licenze e aiutano i team finanziari, IT e di approvvigionamento a tenere sotto controllo anche i portafogli SaaS più complessi.

Passeremo in rassegna i principali strumenti, evidenzieremo i vantaggi principali, discuteremo alcune sfide e illustreremo gli elementi da considerare per scegliere quello più adatto alla vostra azienda. 

Se il vostro obiettivo è tagliare i costi, aumentare la conformità o semplicemente tenere traccia di ogni app in uso, uno strumento di gestione della spesa SaaS potrebbe essere esattamente ciò che vi serve.

Che cos'è il software di gestione delle spese SaaS?

Immaginate di cercare di tenere traccia di ogni abbonamento, rinnovo e modello di utilizzo del software in tutta la vostra organizzazione. 

Sembra opprimente, vero? 

Uno strumento di gestione delle spese SaaS risolve tutto questo per voi. 

Sono progettati per svolgere il lavoro pesante, dal monitoraggio alla gestione e alla razionalizzazione di tutte le spese SaaS. 

Consideratelo come un centro di controllo per tutto ciò che riguarda il SaaS: i costi del software, il coinvolgimento degli utenti e i rinnovi dei contratti sono tutti sotto lo stesso tetto. 

Trasformano il caos in chiarezza e semplificano il monitoraggio e l'ottimizzazione della spesa. 

Integrando uno strumento di gestione delle spese SaaS, è possibile:

• Eliminare gli sprechi. Riduzione delle licenze inutilizzate.
• Automatizzare i rinnovi. Gli addebiti inaspettati diventano un ricordo del passato.
• Garantire la conformità. Semplificare la gestione dei contratti e dell'accesso degli utenti.

Le funzioni chiave includono:

• Tracciabilità delle spese. Tenete sotto controllo i costi di ogni abbonamento e cercate di individuare le licenze sottoutilizzate.
• Gestione delle licenze. Semplificate i rinnovi e le cancellazioni con facilità.
• Analisi dell'utilizzo. Individuare gli schemi per ridurre la ridondanza e ottenere il massimo da ogni strumento.
• Controlli di conformità e sicurezza. Rafforzare l'integrità dei dati con controlli di accesso chiari, riducendo i rischi.

Vantaggi e sfide degli strumenti di gestione delle spese SaaS

Investire in uno strumento di gestione della spesa SaaS può portare grandi vantaggi, ma non è esente da alcuni ostacoli.

Ecco una rapida panoramica dei pro e dei contro per aiutarvi a decidere se è la scelta giusta.

Vantaggi della piattaforma di gestione delle spese SaaS

Con un buon strumento di gestione della spesa SaaS, è possibile ottimizzare la gestione del software da parte dell'organizzazione. Alcuni dei vantaggi includono:

• Visibilità in tempo reale. Visualizzate in tempo reale tutti gli abbonamenti attivi. Sapete esattamente cosa viene utilizzato e dove vanno a finire i costi.
• Controllo e ottimizzazione dei costi. Risparmiate individuando gli strumenti sottoutilizzati o le licenze ridondanti. È il budgeting, reso più intelligente.
• Identificare gli abbonamenti non utilizzati. Questi strumenti segnalano automaticamente i software inattivi o ridondanti, liberando il budget per ciò che conta davvero.
• Rinnovi e acquisti semplificati. Eliminate la seccatura dei rinnovi. Automatizzate le approvazioni in modo che nulla passi inosservato.
• Tracciamento accurato delle spese. Conservate tutte le spese SaaS in un unico posto. Niente più spese a sorpresa nel vostro bilancio.
• Conformità e sicurezza. State al passo con le normative. Tracciate le licenze e i controlli di accesso per mantenere la sicurezza e la conformità con facilità.

Sfide della piattaforma di gestione delle spese SaaS

Naturalmente, nessuno strumento è perfetto. Ecco alcune delle sfide che potreste affrontare:

• Complessità di implementazione. Impostare il tutto può essere complicato, soprattutto se la vostra organizzazione dispone già di molti strumenti.
• Costi elevati.  L'investimento iniziale può essere notevole, soprattutto per le funzioni avanzate.
• Curva di apprendimento. C'è un periodo di adattamento. Potrebbe essere necessaria una formazione per ottenere il massimo valore.
• Aggiornamenti e verifiche costanti. Controlli regolari e aggiornamenti dei dati sono essenziali per mantenere tutto preciso e pertinente.

Considerazioni chiave per la scelta di una soluzione SaaS di gestione delle spese

La scelta del giusto strumento di gestione delle spese SaaS è una decisione importante. Volete uno strumento che vi dia la chiarezza e il controllo necessari per ottimizzare i costi e tenere sotto controllo ogni abbonamento.

Ecco cosa cercare.

Considerazioni primarie

• Visibilità, controllo ed efficienza dei costi. Trovate uno strumento che offra una visibilità completa di tutte le applicazioni SaaS in uso nella vostra organizzazione. Sarete in grado di monitorare i costi, individuare le licenze sottoutilizzate e tagliare le ridondanze. 

• Rischio e conformità. Mantenete la vostra organizzazione sicura e conforme. Uno strumento solido segnala le applicazioni non autorizzate, assicura che le licenze siano sempre aggiornate e supporta i requisiti normativi del vostro settore.

Caratteristiche principali da ricercare

• Scoperta automatizzata. Non lasciate che nessuna app passi inosservata. Scegliete uno strumento che rilevi automaticamente tutte le app SaaS utilizzate dal vostro team.

• Tracciamento dell'uso e analisi. Gli approfondimenti sono fondamentali. Con le giuste analisi, potrete vedere esattamente come ogni app viene utilizzata dai vari team, eliminando la ridondanza e ottenendo il massimo da ogni abbonamento.

• Gestione dei contratti e dei rinnovi. Bloccate i rinnovi a sorpresa! Cercate strumenti con una forte gestione dei contratti che tengano traccia delle date di rinnovo, vi aiutino a negoziare le condizioni ed evitino i rinnovi automatici indesiderati.

Facilità d'uso e supporto

• Interfaccia facile da usare. Un cruscotto pulito e intuitivo rende la navigazione molto più semplice. Scegliete uno strumento che dia priorità alla facilità d'uso e che sia rapido da implementare.

• Assistenza e formazione ai clienti. Non trascurate il supporto. Cercate uno strumento con un servizio clienti reattivo e risorse di formazione accessibili.

12 migliori software SaaS per la gestione delle spese

1. Spendbase

Spendbase è una potente piattaforma di gestione SaaS all-in-one supportata da Google. È stata costruita per darvi il controllo sulla spesa software, fornendo informazioni in tempo reale ai team finanziari e IT per prendere decisioni più intelligenti.

Caratteristiche uniche:

• Flussi di lavoro di approvvigionamento automatizzati per semplificare le approvazioni degli acquisti
• Rilevamento dello Shadow IT per migliorare la sicurezza e il controllo dello stack di applicazioni
• Calcolatore dei risparmi per vedere immediatamente quanto si può risparmiare su SaaS e cloud

Ideale per: Se fate parte di un'organizzazione di medie dimensioni e desiderate una soluzione completa per la gestione delle risorse umane. ottimizzare le spese SaaSSpendbase è la scelta migliore. È particolarmente utile per i team che desiderano l'automazione e le trattative con i fornitori supportate da esperti per mantenere i costi bassi e le operazioni snelle.

2. Pagamenti a rete

Mesh Payments è un potente strumento SaaS per la gestione delle spese. È stato progettato per semplificare i pagamenti B2B e fornire un monitoraggio dettagliato delle spese. Se siete alla ricerca di flessibilità nella gestione delle spese, questo strumento fa al caso vostro.

Caratteristiche uniche:

• Pagamenti automatizzati
• Carte virtuali
• Analisi della spesa in tempo reale

Ideale per: Mesh Payments è la soluzione migliore se siete un'azienda con elevati volumi di transazioni B2B. Se avete bisogno di uno strumento flessibile e completo per tracciare e ottimizzare le spese, questa è un'ottima scelta.

3. Cledara

Cledara è una piattaforma di gestione SaaS costruita per i team finanziari. Offre visibilità sull'intero stack di software, aiutandovi a ridurre le spese in eccesso e a snellire le noiose attività amministrative.

Caratteristiche uniche:

• Visibilità dello stack SaaS
• Approfondimenti basati sui dati
• Amministrazione automatizzata

Ideale per: Cledara è l'ideale se fate parte di un team finanziario o di un'azienda di piccole e medie dimensioni alla ricerca di un modo semplice per centralizzare e ottimizzare le spese SaaS.

4. Torii

Torii è uno strumento di gestione SaaS costruito per darvi visibilità e controllo in tempo reale su ogni applicazione. Traccia, analizza e ottimizza l'uso del software con facilità.

Caratteristiche uniche:

• Tracciamento SaaS in tempo reale
• Forti strumenti analitici
• Integrazioni estese con i sistemi SSO, finanziari e HR

Ideale per: Perfetto se siete un'organizzazione alla ricerca di approfondimenti basati sui dati e di una supervisione completa del vostro ecosistema SaaS.

5. Vertice

Vertice è una potente piattaforma di ottimizzazione delle spese costruita per i responsabili finanziari e tecnologici. È stata progettata per aiutarvi a prendere il controllo dei costi SaaS e cloud con previsioni avanzate e automazione.

Caratteristiche uniche:

• Visibilità granulare delle spese
• Ottimizzatore di istanze riservate che può ridurre i costi di calcolo fino a 60%
• Flussi di lavoro personalizzabili e strumenti di negoziazione per semplificare la gestione dei costi

Ideale per: Pensato per le aziende di qualsiasi dimensione che desiderano un approccio unificato e automatizzato alla gestione delle spese SaaS e cloud.

6. Spendflo

Spendflo è una piattaforma SaaS di ottimizzazione delle spese costruita per semplificare gli acquisti e la gestione. Perfetta per le aziende in forte crescita, è progettata per aiutarvi a gestire le spese SaaS con facilità.

Caratteristiche uniche:

• Raccomandazioni guidate dall'intelligenza artificiale
• Ottimizzazione del flusso di lavoro per le approvazioni
• Gestione centralizzata dei contratti

Ideale per: Spendflo è la soluzione ideale per chi fa parte di un'azienda in rapida crescita che vuole ridurre i costi SaaS e aumentare l'efficienza con l'AI e l'automazione avanzate.

7. Tropico

Tropic è una piattaforma di gestione SaaS progettata per semplificare gli acquisti e i rinnovi. Se desiderate acquisti SaaS più fluidi ed efficienti, questo strumento fa per voi.

Caratteristiche uniche:

• Flussi di lavoro per l'approvvigionamento passo dopo passo
• Gestione automatizzata dei rinnovi
• Integrazione con i sistemi finanziari e HR

Ideale per: Tropic è la soluzione migliore per le aziende che desiderano semplificare gli acquisti SaaS e mantenere efficienti i processi di rinnovo, con particolare attenzione alla gestione degli acquisti.

8. Zluri

Zluri è una piattaforma di gestione SaaS costruita per darvi il controllo completo del vostro ecosistema SaaS. È stata progettata per rendere la scoperta, l'ottimizzazione e la conformità un gioco da ragazzi per i team IT.

Caratteristiche uniche:

• Scoperta automatizzata di SaaS
• Gestione delle licenze e controllo dei costi
• Gestione della conformità e della sicurezza

Ideale per: Se siete interessati a ottenere visibilità, ottimizzare i costi e garantire la conformità del vostro stack SaaS, Zluri fa al caso vostro.

9. Zylo

Zylo è un potente strumento di gestione SaaS che offre approfondimenti sull'utilizzo del software aziendale. Si tratta di visibilità e analisi per la gestione degli investimenti software.

Caratteristiche uniche:

• Analisi approfondite dell'utilizzo
• Strumenti di scoperta SaaS completi
• Ottimizzazione delle licenze per ridurre gli sprechi

Ideale per: Zylo è perfetto se siete una grande azienda che ha bisogno di una forte supervisione su uno stack software complesso, aiutandovi a gestire i costi e a incrementare il ROI.

10. Spendhound

Spendhound è una piattaforma gratuita di gestione dei rinnovi costruita per aiutarvi a tenere sotto controllo i rinnovi dei fornitori. È semplice, efficace e consente di risparmiare tempo e denaro.

Caratteristiche uniche:

• Gestione del rinnovo del software gratuito
• Monitoraggio dei fornitori con avvisi di rinnovo
• Interfaccia facile da navigare

Ideale per: Spendhound è la soluzione migliore per le piccole e medie imprese che cercano una soluzione a costo zero per gestire i rinnovi senza ulteriori complessità.

11. Vendr

Vendr è una piattaforma di acquisto SaaS che ridefinisce l'acquisto di software. Il software include un mix di intuizioni basate sui dati e di negoziazione da parte di esperti, aiutandovi a risparmiare di più sulla spesa SaaS.

Caratteristiche uniche:

• Approfondimenti intelligenti sul risparmio
• Supporto alla rinegoziazione
• Interfaccia intuitiva e facile da usare

Ideale per: Vendr è l'ideale se fate parte di un'azienda in rapida crescita che ha bisogno di un modo efficiente ed economico per gestire gli acquisti SaaS.

12. Volopay

Volopay è una piattaforma di gestione finanziaria all-in-one che combina carte aziendali, tracciamento automatico delle spese e facili integrazioni contabili.

Caratteristiche uniche:

• Carte aziendali per spese semplificate
• Tracciabilità e rendicontazione automatizzata delle spese
• Integrazioni contabili dirette

Ideale per: Volopay è perfetto per le piccole e medie imprese che desiderano un approccio semplificato alla gestione delle spese e dei pagamenti dei fornitori.