Gestione delle relazioni con i fornitori:
Sconti, fiducia... e barzellette interne

Il vostro stack SaaS è un arcobaleno di applicazioni sul vostro cruscotto. Ma le vostre relazioni con i fornitori sono in perfetta salute o vi siete persi l'oro alla fine dell'arcobaleno? 

È facile pensare che il software sia statico dietro un logo aziendale. Ma ogni strumento SaaS utilizzato dalla vostra azienda è gestito da un team di persone reali. Ci sono persone dietro il SaaS. E gli esseri umani prosperano grazie a relazioni consolidate. 

Quando si coltivano le relazioni con i fornitori, i vantaggi per l'azienda sono affidabili e a lungo termine. Le opzioni di personalizzazione, il dimensionamento delle funzionalità, le trattative e i risparmi sui costi dipendono dallo sviluppo di un rapporto con i fornitori. 

Se avete a che fare con aumenti significativi dei costi al momento del rinnovo, lunghe tempistiche per l'assistenza clienti e una mancanza di flessibilità nelle funzionalità aggiuntive, potreste esservi accontentati di un contratto di fornitura standard e transazionale. 

Ma la semplicità non fa risparmiare tempo? Non nel lungo periodo, no. Se siete abituati a questo approccio, potrebbe essere difficile vedere le opportunità di crescita aziendale e di ottimizzazione dei costi che state sacrificando. 

Per avere un'idea più chiara, analizziamo cos'è la gestione delle relazioni con i fornitori SaaS. 

Che cos'è la gestione delle relazioni con i fornitori?

La gestione delle relazioni con i fornitori (Vendor Relationship Management, VRM) è una parte fondamentale della vostra strategia aziendale. Le aziende dipendono da un centinaio di applicazioni SaaS per gestire le tempistiche, raggiungere gli obiettivi e sviluppare le idee.

Alcuni definiscono la gestione delle relazioni con i fornitori come "la supervisione dei processi con i fornitori terzi". Tuttavia, solo supervisione un processo non è sufficiente per massimizzare il rendimento della gestione dei fornitori. 

Gartner afferma che la gestione delle relazioni con i fornitori è una "disciplina che consente alle organizzazioni di controllo dei costi, guidare eccellenza del servizio, e ridurre i rischi per ottenere un valore maggiore dai loro fornitori durante l'intero ciclo di vita dell'accordo". Sebbene questi siano tre aspetti integrali del VRM, per eccellere in questo settore occorre ancora di più. 

La gestione delle relazioni con i fornitori consiste nella creazione e nel continuo mantenimento di partnership reciprocamente vantaggiose, che rafforzano, supportano e proteggono il successo della vostra azienda. 

Il successo non è un'esagerazione. Ottimizzando la vostra strategia di relazione con i fornitori, potrete contare su diversi vantaggi significativi. 

Perché è importante coltivare relazioni sane con i fornitori?

State cercando di ottenere una crescita aziendale affidabile e positiva anno dopo anno. Ricordate che anche i vostri fornitori partecipano al viaggio. Le partnership forti permettono di progredire in modo proficuo. Ma c'è molto di più da guadagnare che una semplice riduzione dei costi.

Fiducia

Immaginate un fornitore che risponde in modo efficiente alle vostre richieste di assistenza e utilizza il vostro feedback per migliorare il servizio. Ora immaginate un'azienda che effettua pagamenti puntuali ed è proattiva nella comunicazione. Questa è una relazione affidabile e di valore. 

La costruzione di un rapporto di fiducia da entrambe le parti apre possibilità di crescita, vantaggi esclusivi, condizioni vantaggiose per il rinnovo del contratto e prezzi favorevoli. Un rapporto di fiducia con i fornitori è il regalo che continua a dare alla vostra azienda. 

Risparmio sui costi

Se avete stabilito un rapporto di fiducia con il vostro fornitore, le trattative saranno più fluide e le offerte e gli sconti saranno più accessibili. Ottimizzare l'approccio per includere un'offerta completa visibilità degli acquisti è un modo rapido per ridurre gli sprechi e ottenere un costo totale di gestione inferiore. 

Gestione del rischio 

Per mantenere elevati gli standard di sicurezza è essenziale avere una conoscenza chiara della conformità dei fornitori per tutta la durata del loro rapporto con l'azienda. Se avete stabilito una comunicazione onesta, potete affrontare qualsiasi problema in modo tempestivo e collaborativo. 

Prestazioni efficienti

Relazioni semplificate con i fornitori significano flussi di lavoro più efficienti. Ad esempio, se l'onboarding viene effettuato in modo efficace, con una buona comunicazione tra voi e il vostro fornitore, l'adozione del software da parte dell'azienda sarà elevata e i profitti della produttività. 

Qualità, flessibilità e adattabilità

Con un contatto regolare, i fornitori sono motivati a fornire un servizio di alta qualità. Non dovrete preoccuparvi di scontrarvi con un "muro" quando dovrete adattare le funzionalità dell'app, e i fornitori saranno più disposti a adattarsi alle vostre esigenze. 

Miglioramento della reputazione

Le recensioni positive dei fornitori aumentano la vostra reputazione all'interno del settore e attirano maggiori opportunità di collaborazione. Il vostro team di marketing vi sarà grato per il rapporto sano con i fornitori, in quanto vi offre l'opportunità di coordinare il materiale promozionale, incrementando le vostre pubbliche relazioni.

L'innovazione

Rimanere al passo con la concorrenza è più facile se si conoscono le nuove tecnologie e funzionalità. I fornitori danno la priorità ai loro partner più fidati con prove di nuove funzionalità, e una sana gestione delle relazioni è la chiave per ottenere questi bonus. 

C'è molto da guadagnare, ma che dire degli aspetti pratici? Come ottimizzare la gestione delle relazioni con i fornitori?

Le migliori pratiche per una gestione di successo dei fornitori

Il mantenimento di relazioni positive con i fornitori non dipende da una sola azione, come l'invio di una bottiglia per il compleanno del fornitore (anche se può essere utile). Investire nelle sei aree seguenti migliorerà la gestione dei fornitori e vi farà guadagnare in termini olistici. 

1. Selezionare il fornitore giusto

Una buona partnership inizia con un ottimo abbinamento venditore-consumatore. La gestione dei fornitori è condannata fin dall'inizio se il fornitore non è in linea con gli obiettivi dell'azienda. 

Prendiamo ad esempio un'azienda di arredamento di lusso. I loro designer hanno bisogno di un'app con modelli personalizzabili per creare splendide esposizioni dei loro prodotti. Chiedono a ogni fornitore selezionato quali opzioni di personalizzazione offre e il feedback permette loro di fare una scelta informata che si adatti al meglio alle loro esigenze. I dipendenti sono soddisfatti, la produttività migliora e le vendite dei clienti aumentano. 

Altri elementi da considerare sono la reputazione del fornitore, il protocollo di conformità e sicurezza e le recensioni del servizio clienti.

Non esitate a chiedere referenze ai vostri fornitori attuali, perché conoscono già le vostre esigenze di compatibilità. Potrebbero anche rivelarvi le loro soluzioni ai vostri problemi, il che significa che potete rimanere con un fornitore conosciuto e sviluppare ulteriormente il vostro rapporto a lungo termine. 

2. Definire chiari SLA

Come vi sentireste se il vostro manager sollevasse una controversia sulle vostre prestazioni in un'area che non fa parte delle vostre mansioni? 

Ora, come vi sentireste se un'area del vostro lavoro non funzionasse a dovere, ma sapete che se aveste avuto uno strumento specifico, avrebbe avuto successo? 

Entrambi sono scenari frustranti.  

Un rapporto sano con i fornitori evita questa confusione grazie a una base di clausole chiare e formali concordate da entrambe le parti. Questi accordi sui livelli di servizio vengono discussi e firmati insieme al contratto. In questo modo, tutti i soggetti coinvolti conoscono le proprie responsabilità e aspettative. 

Gli SLA possono includere l'ambito dei servizi, i pagamenti, le procedure di uscita e gli standard di prestazione. I termini devono essere specifici e non ambigui. Ad esempio, una garanzia di risposta rapida del servizio clienti è meno rassicurante di una promessa di risposta del servizio clienti entro 12-24 ore.

Gli SLA chiaramente definiti vi offrono una leva non solo in caso di potenziali controversie con i fornitori, ma anche quando dovete analizzare le prestazioni della vostra applicazione e considerare il suo futuro nella vostra azienda. 

3. Utilizzare uno strumento di approvvigionamento

Se avete pochi fornitori da gestire, certamente i processi manuali potrebbero funzionare. Tuttavia, una grande quantità di SaaS nella vostra azienda richiede un aiuto nella gestione dei fornitori. 

• Centralizzazione. Una piattaforma basata sul cloud è un modo organizzato ed efficiente per centralizzare l'elenco dei fornitori. Grazie alla facilità di accesso, alla visibilità completa e alla rapidità di recupero delle informazioni, i fogli di calcolo non hanno nulla da invidiare. Il top Strumenti di approvvigionamento per le PMI offrono un unico punto di contatto per l'approvvigionamento, un occhio attento ai rischi e processi semplificati per aumentare ulteriormente la produttività.
• Automazione. Se vi state chiedendo come ottenere più tempo per curare le relazioni con i fornitori, l'automazione è la risposta. Immaginate di ridurre la procedura di onboarding dei fornitori da due settimane a soli tre giorni. Gli strumenti di approvvigionamento utilizzano l'inserimento automatico dei dati, la gestione della documentazione e i flussi di lavoro per le approvazioni, l'onboarding e i rinnovi. 
• Monitoraggio delle metriche. Nella prossima trattativa di rinnovo, se vi venisse posta la domanda: "Avete bisogno di più posti a sedere?" o "La funzione "drop and drag" sta funzionando per voi?". Sapreste rispondere? Conoscere questi piccoli dettagli fa la differenza tra una buona e un'ottima gestione dei fornitori. Gli strumenti di gestione dei fornitori forniscono regolarmente rapporti approfonditi sull'utilizzo del SaaS. 

4. Comunicare regolarmente 

Quando si pensa al software, la prima parola che viene in mente probabilmente non è "empatia". Tuttavia, un'ottima partnership si basa su un'attenta riflessione da parte di entrambe le parti. I fornitori sono influenzati dalla vostra attività e voi siete influenzati dalla loro. È nell'interesse di entrambi mantenere una comunicazione aperta e onesta durante tutto il ciclo di vita del software. 

Pianificate dei punti di contatto regolari con il vostro fornitore per riflettere sui KPI. Ad esempio, ogni trimestre potreste discutere del ROI, dell'utilizzo e delle funzionalità specifiche e di eventuali adattamenti dell'abbonamento. Potreste anche scoprire che questi frequenti check-in aprono la porta a opportunità di sconti e prove di funzionalità. 

Se siete un comunicatore affidabile, i venditori saranno più inclini a risolvere rapidamente le eventuali controversie. Il vostro rapporto sano fa sì che le controversie si svolgano in modo professionale e senza intoppi.

5. Negoziare in modo assertivo e corretto

Se un cliente si rivolgesse a voi chiedendo uno sconto 70%, un servizio di assistenza clienti 24/7 e un prodotto gratuito ogni settimana, la cosa più educata da dire sarebbe "No".

Un rapporto di successo con i fornitori va oltre la semplice garanzia del miglior prezzo. Si concentra sul valore e sulle partnership a lungo termine. 

Ad esempio, potreste ottenere uno sconto significativo, ma ricevere una versione ridotta di una funzione redditizia del software, il che significa che dovrete spiegare al vostro team perché il loro lavoro richiederà il doppio del tempo e il risultato avrà un impatto dimezzato.

Assicuratevi che la vostra azienda ottenga il miglior valore utilizzando l'analisi SaaS e puntate a uno scenario vantaggioso per tutti. Un fornitore che si sente rispettato è un fornitore che investirà più tempo nella vostra azienda. 

6. Creare legami con l'umorismo

Un po' di umorismo è molto utile nelle relazioni con i venditori. Quando si è instaurato un rapporto, le battute interne e le battute leggere possono trasformare le interazioni di routine in qualcosa di molto più piacevole. Condividere una risata con il vostro contatto - che si tratti di una caratteristica bizzarra della sua app o di una richiesta "d'emergenza" che si è rivelata sorprendentemente semplice - rompe il ghiaccio e crea cameratismo.

Questi momenti di condivisione creano un senso di familiarità e fiducia. Quando i fornitori si sentono a proprio agio con voi, sono più propensi a fare il passo più lungo della gamba, a offrirvi intuizioni sincere e a dare priorità alle vostre richieste. L'umorismo non si limita ad alleggerire l'atmosfera, ma rafforza il vostro rapporto professionale, trasformando i fornitori da semplici contatti in veri e propri alleati.

Come ogni aspetto di un'azienda solida, la gestione delle relazioni con i fornitori richiede un impegno costante. Se volete eccellere, dovete prendere nota di alcune insidie comuni da evitare. 

Errori comuni nella gestione delle relazioni con i fornitori

Le aziende che hanno difficoltà nella gestione delle relazioni con i fornitori sono solitamente colpevoli di almeno uno dei seguenti errori.

• Evitare i costi. Pensare al presente senza una visione d'insieme può portare a dare troppa importanza ai costi. Aprite invece la mente ai vantaggi e al valore a lungo termine che i fornitori possono offrire. 

• Accordi affrettati. Costi nascosti, servizi di bassa qualità ed elevati rischi di violazione dei dati sono alcuni dei pericoli di contratti affrettati. Prendetevi il tempo necessario per riflettere su ogni termine: è specifico, allineato ai vostri obiettivi e misurabile? 

• Scarsa comunicazione. Se non siete disponibili o aperti, il vostro fornitore potrebbe rispecchiarsi e sarà più difficile contattarvi quando necessario. Mantenete regolari e strategici check-in per mantenere i rapporti positivi e costruttivi.  

• Valutazione del rischio inadeguata. Nel mondo degli affari ci saranno sempre dei piccoli rischi accettabili. La chiave è sapere che esistono e monitorarli regolarmente. 

• Trascuratezza. Anche i migliori fornitori devono essere gestiti. I vostri fornitori strategicamente importanti dovrebbero avere la massima priorità nel monitoraggio regolare, perché i problemi con questi fornitori potrebbero causare perdite significative.

È possibile guadagnare tempo e ridurre la probabilità di questi errori con una sistema di gestione dei fornitori che automatizza i flussi di lavoro e centralizza i dati dei fornitori. 

Ora potete iniziare a immaginare come si presenta in pratica nella vostra organizzazione. Quindi, che aspetto ha il VRM quando è fatto in modo eccellente?

Modello di gestione delle relazioni con i fornitori

La gestione ottimale delle relazioni con i fornitori è una partnership vincente tra voi e il vostro fornitore. È un sano equilibrio di dare e ricevere. Per voi, funzionalità SaaS e misure di risparmio redditizie; per i fornitori, obiettivi e vendite raggiunti. 

Il vostro sistema automatico software di approvvigionamento fa gran parte del lavoro duro al posto vostro, centralizzando i fornitori in un unico cruscotto, semplificando i flussi di lavoro chiave con l'automazione e fornendo informazioni dettagliate sulle prestazioni dei fornitori e dei SaaS. I migliori strumenti di procurement possono persino fornire negoziatori esperti che vi supportino nella negoziazione strategica dei prezzi. 

Dall'inizio alla fine del ciclo di vita del software nella vostra azienda, beneficiate di un allineamento di obiettivi e sfide con una comunicazione aperta e onesta. 

Poiché siete affidabili e comunicativi, i venditori offrono spunti e opportunità di collaborazione e crescita per incrementare ulteriormente la vostra attività. 

La ciliegina sulla torta? L'accesso a sconti significativi Come ad esempio 60% sulle bollette del cloud e 80% sulle app preferite. 

Con una gestione efficace delle relazioni con i fornitori, il miglioramento delle previsioni, il risparmio dei costi e la definizione del budget consentiranno alla vostra azienda di svilupparsi nel futuro.