Caso di studio Preply

Preply è un mercato online per l'apprendimento delle lingue che mette in contatto 30.000 tutor con oltre 1 milione di studenti di 175 Paesi. L'azienda è cresciuta rapidamente da una startup a un'impresa internazionale con uffici e dipendenti a Barcellona, Kiev, Londra e negli Stati Uniti.

Nel 2024, Timothée LEON-DUFOUR è entrato a far parte di Preply come Global IT Manager. Il suo obiettivo era migliorare l'efficienza delle operazioni SaaS e ottimizzare rapidamente i costi del software.

"L'azienda si è ingrandita, quindi è arrivato il momento di assicurarci di ottenere un valore migliore per ogni dollaro speso. E proprio in tempo, mi è stato consigliato di dare un'occhiata a Spendbase.," disse Timothée.

Preply ha condotto un'analisi gratuita della spesa SaaS con Spendbase per identificare le opportunità di risparmio per il software più costoso.

"I potenziali risparmi sui nostri due contratti più importanti erano promettenti, così abbiamo dato il via libera ai nostri negoziatori", ha detto Timothée.

Gli esperti di negoziazione di Spendbase hanno spiegato al team di Preply come l'azienda potesse diversificare il volume delle licenze in diversi livelli di abbonamento e licenza per ottenere risparmi sostanziali.

"Gli esperti di Spendbase ci hanno aiutato a risparmiare $128,5k su contratti costosi, segnando un forte inizio di un rapporto a lungo termine", ha dichiarato Timothée.

Successivamente, Preply ha utilizzato lo strumento di gestione SaaS Spendbase per garantire che le licenze acquistate fossero assegnate ai dipendenti e utilizzate in modo efficace.

"Collegandoci ai nostri IDP e utilizzando le integrazioni dirette di OOTB con diverse app, Spendbase ci ha mostrato la frequenza di utilizzo di ciascuna app. Se un dipendente possiede una licenza ma non ha effettuato l'accesso per un certo periodo, possiamo vederlo", ha detto Timothée.

Grazie a dati precisi sull'utilizzo delle app, Timothée ha potuto ridistribuire in modo efficiente le licenze software all'interno del team. Questa visibilità sull'utilizzo delle app aiuta a identificare le licenze inutilizzate e costose senza dover interpellare i dipendenti..

L'ottimizzazione va oltre le singole licenze. Per ogni app monitorata da Spendbase, il team IT poteva vedere l'utilizzo complessivo delle licenze a pagamento rispetto a quelle gratuite. Inoltre, poteva vedere i livelli di abbonamento che i dipendenti utilizzavano per ogni strumento, per analizzare le tendenze nell'adozione delle app.

"Ora sappiamo quando mettere in discussione i rinnovi automatici degli abbonamenti esistenti. La bassa frequenza di utilizzo ci ha dato un motivo per rivalutare le app e sospenderle se risultavano ridondanti. Il parametro di riferimento per le app ridondanti è importante, ma anche difficile da mantenere, dato che oggi molte app hanno funzioni che si sovrappongono", ha detto Timothée.

L'analisi dei dati di utilizzo delle app ha permesso a Preply di ottimizzare il suo portafoglio SaaS, assicurando che gli abbonamenti non necessari vengano prontamente rimossi e mantenendo il portafoglio di app e i volumi delle licenze sempre rilevanti.