Heb je genoeg van vertragingen? Transformeer de workflow van uw goedkeuringsproces met automatisering

Zit je vast op goedkeuringen? Een inefficiënte workflow van goedkeuringsprocessen is niet alleen frustrerend, maar kost je ook tijd en geld. Wat als je kostbare vertragingen zou kunnen voorkomen?

Als je goedkeuringsproces aanvoelt als een knelpunt, ben je niet de enige. 

Handmatige workflows zijn gevoelig voor fouten, miscommunicatie en gemiste deadlines. Maar er is een manier om je goedkeuringen sneller te laten verlopen.

Het automatiseren van je goedkeuringsworkflows voor aankopen en uitgaven zorgt voor snellere beslissingen, minder fouten en real-time tracering bij elke stap. 

In dit artikel onderzoeken we hoe automatisering je goedkeuringsproces drastisch kan verbeteren, zodat het efficiënt, transparant en probleemloos verloopt.

We zullen de veelvoorkomende valkuilen van handmatige goedkeuringen onderzoeken, de belangrijkste onderdelen van geautomatiseerde workflows en hoe een efficiënt inkoopproces kan uw bedrijf tijd en geld besparen.

Wat is een goedkeuringsproces voor aankopen of een workflow voor de goedkeuring van uitgaven?

Een goedkeuringsworkflow voor aankopen of uitgaven is een reeks taken die moeten worden voltooid voordat een bedrijf een uitgave goedkeurt.

Deze workflows zorgen ervoor dat alle uitgaven het interne beleid en budget volgen.

Ze helpen bedrijven om alles te beheren, van inkooporders tot kapitaaluitgaven.

Waarom is het belangrijk? 

Een goedkeuringsworkflow voor aankopen of uitgaven organiseert het proces en zorgt ervoor dat beslissingen systematisch worden genomen. Het voorkomt ook malafide uitgaven of niet-goedgekeurde aankopen die later voor chaos kunnen zorgen.

Een goedkeuringsworkflow bestaat uit verschillende belangrijke elementen. Je moet het zien als een goed geoliede machine. Elk onderdeel (of persoon) speelt een cruciale rol om uitgaven op een gecontroleerde manier goedgekeurd te krijgen.

Waarom goedkeuringsworkflows belangrijk voor je zijn

Goedkeuringsworkflows zijn van vitaal belang om uitgaven te controleren en naleving van het bedrijfsbeleid te garanderen. 

De voordelen zijn onder andere:

• Onnodige aankopen voorkomen.
• Ervoor zorgen dat de uitgaven van de workflow binnen het budget blijven.
• Minder frauderisico's omdat alles wordt bijgehouden en geverifieerd.
• Ervoor zorgen dat beslissingen niet worden uitgesteld of gebaseerd zijn op giswerk.

Als workflows goed gestructureerd zijn, voorkom je kostbare fouten en miscommunicatie. 

Workflows voor automatisering van goedkeuringsprocessen

Hier wordt het spannend: automatisering.

Steeds meer bedrijven maken gebruik van geautomatiseerde workflows om handmatige inefficiënties te elimineren. Handmatige versus geautomatiseerde workflow voor goedkeuringsprocessen om te zien waarom dit gebeurt.

Je kunt afscheid nemen van eindeloze heen-en-weer e-mails.

Automatisering helpt bij het routeren van aanvragen naar de juiste mensen, stuurt herinneringen en zorgt ervoor dat de workflow blijft vorderen.

Het is sneller, slimmer en werkt gewoon beter.

Wat zijn de meest voorkomende uitdagingen bij goedkeuringsprocessen?

De uitdagingen bij inkoop zijn ingewikkeld en gelaagd. En meestal beginnen ze meteen met een nieuwe aankoopaanvraag.

Tijdvertragingen in het goedkeuringsproces van de workflow

Tijdvertragingen zijn een enorm probleem. 

Je hebt het vast zelf meegemaakt: alles is klaar, maar de goedkeuringen slepen aan.

Je zit vast aan eindeloze e-mails, meerdere telefoontjes en het najagen van die ongrijpbare handtekeningen voor goedkeuring.

En als iemand niet beschikbaar is, zit je vast! 

Automatisering versnelt het proces zodat je nooit meer achter goedkeuringen aan hoeft. Het is een overwinning voor je deadlines en je geestelijke gezondheid! 

Miscommunicatie en fouten in het goedkeuringsproces

Miscommunicatie kan een enorme nachtmerrie zijn.

Je stuurt een e-mail. Ze missen het. Nu zit je te wachten.

Met handmatige systemen kunnen cruciale details verloren gaan - verkeerde informatie en onvolledige formulieren.

Een gecentraliseerd systeem houdt iedereen op één lijn, waardoor de kans op fouten afneemt. 

Gebrek aan transparantie in goedkeuringsworkflows

Waar is de goedkeuring? Wie bekijkt het? 

Een gebrek aan transparantie in workflows kan iedereen aan het twijfelen brengen. Verzoeken kunnen verdwijnen en het wordt onmogelijk om te weten in welk stadium het zich bevindt. 

Geautomatiseerde workflows bieden realtime tracering, zodat je precies weet waar je verzoek is en wie er nu moet handelen. 

Inconsistente goedkeuringscriteria in goedkeuringsprocessen

Gelijksoortige verzoeken kunnen soms verschillend worden behandeld. Met inconsistente goedkeuringscriteria kunnen snel gevoelens van frustratie en verwarring ontstaan. 

Sommige managers zijn streng. Anderen, niet zo veel.

Met gestandaardiseerde, geautomatiseerde criteria kun je ervoor zorgen dat iedereen zich aan dezelfde regels houdt. 

Schaalbaarheidsproblemen in goedkeuringsprocessen

Groei is opwindend, maar gaat gepaard met uitdagingen.

Meer werknemers. Meer verzoeken. Meer knelpunten.

Wat werkte voor een bedrijf met 50 werknemers, werkt niet meer als je 500 werknemers hebt. De aanvragen stapelen zich op en alles gaat langzamer.

Het automatiseren van goedkeuringen zorgt ervoor dat je workflow meegroeit met je bedrijf. Nooit meer verdrinken in papierwerk of e-mails. Gewoon soepele, schaalbare processen.

Naleving en controle in goedkeuringsprocessen

Zonder goede tracering worden naleving en controleerbaarheid een grote uitdaging.

Als je niet kunt aantonen wie wat heeft goedgekeurd, kun je tijdens een audit in de problemen komen. En dat is geen leuke situatie.

Met een geautomatiseerd goedkeuringssysteem wordt elke stap vastgelegd. Dit creëert een duidelijk controlespoor. Je bent altijd voorbereid als het op compliance aankomt.

Machtigingen en bevoegdheidsniveaus in goedkeuringsbeheer

Niet iedereen heeft dezelfde autoriteit. Bij handmatige processen is het vaak onduidelijk wie wat moet goedkeuren. 

Er heerst verwarring.

Een junior manager keurt een grote aankoop goed die eigenlijk naar het financiële team had gemoeten. 

Geautomatiseerde workflows wijzen de juiste goedkeuringen toe aan de juiste mensen, zodat niemand zijn bevoegdheden overschrijdt. 

Wat zijn de stappen van het goedkeuringsproces voor uitgaven?

Een gestructureerd goedkeuringsproces voor uitgaven is essentieel om je budget onder controle te houden. 

Het geeft je een duidelijk en herhaalbaar systeem dat ervoor zorgt dat elke uitgave is geautoriseerd en dat het risico op te hoge uitgaven vermindert. 

Dit zijn de 5 stappen van het goedkeuringsproces voor uitgaven.

Stap 1: Aanvraag indienen in het interne goedkeuringsproces

Het begint allemaal met het indienen van een bestedingsverzoek. 

Je moet de reden voor de uitgave opgeven, de totale kosten en informatie over de leverancier. Je moet ook ondersteunende documenten toevoegen, zoals offertes of contracten.

Zorg ervoor dat alle verplichte velden zijn ingevuld. Dat bespaart je later frustrerende vertragingen. 

Stap 2: Goedkeuringsketen in de goedkeuringsstroom

Het verzoek doorloopt vervolgens de goedkeuringsketen. 

Afhankelijk van de grootte of het type van de uitgave, kan het een snelle goedkeuring zijn van één persoon of van verschillende managementlagen (denk aan manager, financiën, CFO).

Zorg ervoor dat je goedkeuringsketen ijzersterk is, iedereen moet zijn rol kennen. Soms heb je input nodig van meerdere afdelingen.

Stap 3: Machtigingsniveaus toewijzen in goedkeuringsbeheer

Niet iedereen heeft dezelfde autoriteit. Dit is waar toestemmingsniveaus om de hoek komen kijken - ze zorgen ervoor dat de juiste mensen de juiste dingen goedkeuren.

Je wijst machtigingsniveaus toe op basis van de rol van de goedkeurder, de omvang van de uitgave en de afdeling. 

Een afdelingshoofd kan kleine aankopen afhandelen. Voor grotere uitgaven is meestal goedkeuring op een hoger niveau nodig.

Stap 4: Tijdschema's instellen in het goedkeuringsproces

Stel strikte deadlines voor elke goedkeuringsfase. Zorg ervoor dat niemand te lang op een aanvraag zit te wachten. Als je een geheugensteuntje nodig hebt, zijn automatische meldingen je vriend.

De sleutel is evenwicht. 

Sommige verzoeken zijn complexer en hebben extra tijd nodig, terwijl andere in een handomdraai kunnen worden goedgekeurd.

Stap 5: Controlelogboeken en registratie in het goedkeuringsproces

Transparantie en verantwoording zijn cruciaal en het bijhouden van een accurate administratie is van het grootste belang, vooral wanneer accountants komen aankloppen!

Elke actie in het goedkeuringsproces moet worden vastgelegd. 

Wie heeft het goedgekeurd? Wanneer? Waren er wijzigingen? 

Je wilt er zeker van zijn dat je administratie grondig en veilig is. 

Zo ben je goed voorbereid op audits, beoordelingen of andere zaken die op je pad kunnen komen.

Hoe maak je een geautomatiseerd goedkeuringsproces en workflow?

Waarom automatiseren? 

Het gaat niet alleen om snelheid. Je streeft naar efficiëntie, minder fouten en volledige naleving.

Voordelen zijn onder andere: 

• Geen handmatige knelpunten meer
• Minder fouten
• Elke stap volgt het bedrijfsbeleid

Hier zijn 7 stappen om een geautomatiseerd goedkeuringsproces voor uitgaven te creëren. 

Stap 1: Huidige workflowregels en goedkeuringsproces beoordelen

Neem een stap terug voordat je aan automatisering begint. Je moet weten wat er nu gebeurt.

Beoordeel uw huidige handmatige workflow. Identificeer alle aankooptypes, afdelingen en drempelbedragen die goedkeuring vereisen. Haal belanghebbenden erbij om knelpunten aan te wijzen.

Waar lopen dingen vast? Kijk naar de gebieden die je het meest vertragen. Daar zal automatisering de grootste impact hebben.

Je krijgt een duidelijk inzicht in waar je proces tekortschiet. Dit wordt de basis om een systeem te bouwen dat voor iedereen werkt.

Stap 2: De belangrijkste stappen van het goedkeuringsproces definiëren

Laten we het nu in kaart brengen. Je moet weten wie wat goedkeurt en wanneer.

Definieer elke fase van het goedkeuringsproces. Vanaf het moment dat een aanvraag wordt ingediend tot de uiteindelijke goedkeuring. 

Gebruik een vragenlijst voor belanghebbenden: "Wie moet er aftekenen?" "Welke aankopen moeten in meerdere stappen worden goedgekeurd?

Zorg ervoor dat je rekening houdt met verschillende behoeften. Sommige aankopen kunnen snel worden goedgekeurd. Andere hebben misschien een extra paar ogen nodig.

Uiteindelijk krijg je een glashelder goedkeuringsproces zonder onduidelijkheden.

Stap 3: Goedkeuringsproces workflowsoftware selecteren

Het juiste gereedschap is cruciaal. Het maakt je leven makkelijker of bezorgt je hoofdpijn.

Zoek naar automatiseringstools die passen bij de behoeften van je bedrijf. 

Het hulpmiddel moet: 

• Aangepaste regels verwerken 
• Workflows met meerdere stappen beheren
• Meldingen en herinneringen versturen

Je moet nagaan of de tool integreert met je huidige systemen. Is het gebruiksvriendelijk? Je wilt niet iets dat te ingewikkeld is.

Uiteindelijk zul je een krachtige tool vinden die perfect in je workflow past. Het automatiseert goedkeuringen zonder extra lagen van complexiteit toe te voegen. 

Stap 4: workflowregels en goedkeuringsprocessen aanpassen

Hier gebeurt de magie. Je stelt aangepaste regels in die passen bij de behoeften van je organisatie.

Je zult regels willen maken op basis van criteria zoals afdelingen, uitgavenbedragen of zelfs geografische locaties. 

Zorg er ook voor dat je toestemmingsniveaus instelt voor verschillende goedkeurders. Wie mag wat goedkeuren? Verschillende afdelingen kunnen meer controle hebben over bepaalde soorten uitgaven, dus zorg ervoor dat je regels dit weerspiegelen.

Stap 5: Meldingen en herinneringen implementeren in de goedkeuringsworkflow

Onderschat meldingen niet. Ze zijn het geheime recept om je proces op de rails te houden.

Je wilt meldingen instellen om goedkeurders te waarschuwen wanneer actie nodig is. Voeg herinneringen toe om mensen aan te sporen als ze dingen ophouden.

Tijdigheid is belangrijk, maar overstelp inboxen niet.

Stap 6: belanghebbenden trainen om effectief om goedkeuring te vragen

Het beste gereedschap werkt niet als niemand weet hoe het werkt. Dit is waar training om de hoek komt kijken.

Bied trainingssessies aan voor managers, medewerkers en goedkeurders. Zorg ervoor dat ze hun rol kennen en weten hoe het systeem werkt.

Pas de training aan op basis van rollen. Sommigen hebben diepgaande kennis nodig, anderen hoeven het alleen maar even snel door te nemen.

Het is de investering waard. Je krijgt een goed opgeleid team dat weet hoe het systeem werkt. Een soepele implementatie betekent soepelere processen.

Stap 7: De geautomatiseerde goedkeuringsworkflow bewaken en optimaliseren

Instellen en vergeten? Niet helemaal. 

Je moet een oogje in het zeil houden om ervoor te zorgen dat alles op rolletjes loopt.

Controleer je workflow op knelpunten of inefficiënties. Als er iets niet klopt, aarzel dan niet om het aan te passen.

Houd statistieken bij zoals goedkeuringstijden, afwijzingen en vertragingen. Gebruik deze gegevens om continu te verbeteren.

Aan het einde van deze stappen heb je een geoptimaliseerd en geautomatiseerd proces dat werkt als een soepele motor en niet als een oude, logge machine. 

Hoe werkt de workflowsoftware voor goedkeuringsprocessen?

De software past niet alleen het beheer van goedkeuringen aan, maar transformeert het volledig. 

Door het elimineren van handmatige inefficiënties, het verminderen van vertragingen en het minimaliseren van menselijke fouten, haalt de software het giswerk uit goedkeuringen. En met real-time tracking en transparantie weet je altijd waar je aan toe bent. 

Maar hoe werkt het in de praktijk? 

Laten we Spendbase gebruiken als een levensecht voorbeeld en kijken hoe de inkoopworkflowsSamen met de Slack-integratie wordt de klus geklaard.

Stapsgewijs overzicht van een geautomatiseerde goedkeuringsworkflow

Verzoek indienen in het interne goedkeuringsproces

Het begint allemaal met het indienen van een inkoopaanvraag waarbij medewerkers een aanpasbaar formulier invullen in Spendbase.

Het formulier is ontworpen om alles vast te leggen. Van het type aanvraag, de leverancier en de prijs, tot de afdeling en de factureringscyclus. 

Routing naar goedkeurders in de goedkeuringsstroom

Zodra het verzoek is ingediend, neemt Spendbase het over. 

Het routeert de aanvraag automatisch naar de juiste goedkeurders op basis van criteria zoals afdeling, uitgavenbedrag of type aanvraag.

Goedkeuringen kunnen opeenvolgend zijn (elke goedkeurder tekent één voor één af) of parallel (waarbij meerdere goedkeurders tegelijkertijd nakijken). 

Maar misschien heb je iets meer op maat nodig? Spendbase ondersteunt ook hybride workflows.

Goedkeuringsacties om inkoopaanvragen goed te keuren

Goedkeurders bekijken het verzoek en keuren het goed of af. Met Spendbase kunnen ze dit rechtstreeks op het platform doen of via Slack.

Real-time meldingen houden iedereen op de hoogte en automatische herinneringen zorgen ervoor dat niets wordt vergeten.

Het goedkeuringsproces en de workflow voor inkoop van Spendbase in actie

Laten we het nu hebben over het inkoopproces van Spendbase en hoe het de hele workflow vereenvoudigt:

• Aangepaste workflow instellen. Spendbase maakt het opzetten van goedkeuringsworkflows die passen bij de behoeften van uw bedrijf eenvoudig. Of het nu gaat om de aankoop van software, diensten of andere uitgaven, met de workflowwizard van Spendbase kunt u goedkeuringsstromen op maat maken.
• Soorten goedkeuringsstromen. Zoals eerder vermeld, Spendbase geeft je opties. Je kunt sequentiële goedkeuringen instellen, waarbij verzoeken door één goedkeurder tegelijk gaan. Of kies voor parallelle goedkeuringen, waarbij meerdere goedkeurders een verzoek tegelijkertijd kunnen beoordelen.
• Volgen en transparantie. Medewerkers kunnen eenvoudig zien waar hun verzoek staat en goedkeurders kunnen zien wat er door het systeem gaat. Deze transparantie zorgt voor verantwoording en vermindert verwarring.

Het inkoopproces van Spendbase stroomlijnt het goedkeuringsproces van begin tot eind, zodat er minder tijd wordt besteed aan het handmatig beheren van aanvragen en alles efficiënt verloopt.

Integratie met Slack voor goedkeuringsworkflow

Wil je het nog gemakkelijker maken? 

Met Slack-integratie ontvangen goedkeurders meldingen rechtstreeks in hun werkruimte.

Ze kunnen aanvragen snel bekijken, goedkeuren of afwijzen. Deze realtime mogelijkheid versnelt beslissingen en houdt alles op schema zonder platform-hopping.

Het resultaat? De productiviteit krijgt een flinke boost.