Win tijd en budget terug met B2B SaaS-abonnementenbeheer

Software verdient een moment van dankbaarheid. Het maakt je werk makkelijker en efficiënter. Maar brengt je groeiende technologiestapel meer problemen dan oplossingen?

Bedrijfsgroei moet zeker gevierd worden. Als je groeit, neemt het SaaS-gebruik op de werkplek meestal toe. Er ontstaan nieuwe bedrijfsbehoeften en er worden meer tools toegevoegd. Ontwikkelingen gaan vooruit en er worden meer tools aangeschaft om de concurrentie bij te houden. 

Maar, elk nieuw hulpmiddel is een nieuw betalingsproces om te beheren.

En je spreadsheetrecords bieden niet genoeg overzicht meer om up-to-date te blijven.

Nu bedrijven de effecten voelen van een vertraging in mondiale BBP-groeiVandaag is het beste moment om de inefficiënties in uw handmatige beheersysteem aan te pakken.

Je hoeft geen waardevolle SaaS-tools van je bedrijf af te snijden. Het is tijd om het beheer van je SaaS-abonnementen slimmer aan te pakken.

Wat is SaaS-abonnementenbeheer?

Simpel gezegd is SaaS-beheer het bijhouden van je app-abonnementen.

Er zijn echter veel verschillende elementen om bij te houden binnen de levenscyclus van elke app. Deze omvatten:

• Inkoop
• App-gebruik en ROI
• Vernieuwing 
• Onderhoud 

Als je bedenkt dat het gemiddelde bedrijf 200-300 apps gebruikt, is het ondoenlijk om elk element van elk abonnement te volgen. 

Maar als je foutgevoelige, langdurige handmatige processen blijft gebruiken, kan dat betekenen dat je bedrijf meer dan $1 miljoen per jaar verspilt. 

Het beheer van SaaS-abonnementen moet een prioriteit zijn.

Dankzij moderne ontwikkelingen en digitale automatisering zijn effectieve SaaS-beheertools meer dan alleen een virtuele archiefkast. Ze bieden uitgebreide oplossingen om je bedrijfskosten te optimaliseren op basis van waardevolle inzichten in de waarde van software.

Hoe werkt SaaS-abonnementenbeheer? 

Van de aanschaf tot de verlenging van een abonnement, een succesvol SaaS-beheerproces maximaliseert besparingen en efficiëntie in elke fase.

Laten we voor de context de communicatiesoftware Slack als voorbeeld nemen. 

1. Koop

Uw bedrijf koopt een abonnement op Slack. Je moet belangrijke informatie vastleggen, zoals de prijs en de verlengingsdata. Met een geautomatiseerde beheertool wordt deze informatie onderdeel van een gecentraliseerde database die snel kan worden opgeroepen wanneer dat nodig is. 

2. Eigendom

Nu moet je een medewerker aanwijzen, meestal een teammanager, om ervoor te zorgen dat de onboarding van Slack effectief is. Deze aangewezen eigenaar zal het gebruik controleren en feedback en rapporten verzamelen over de prestaties van Slack. 

3. Gebruiksmonitoring en rapportage

Na verloop van tijd krijg je feedback over je prestaties. Communiceert Slack sneller en gemakkelijker? Is de productiviteit toegenomen? Worden projecten efficiënter en kosteneffectiever afgerond?

Deze onderzoekslijnen kosten tijd om te onderzoeken. Een SaaS-abonnementstool kan je uren besparen met geautomatiseerde rapporten die inzicht geven in gebruik, trends, patronen en ROI. 

4. Vernieuwingsbeheer

Aan elk abonnement komt een einde, maar voordat het zover is, ontvang je een herinnering van Slack dat de deadline om te verlengen nadert.

Maar het is geen triest moment. Het is een enorme kans om je abonnementsbehoeften bij te stellen en de best mogelijke aanbiedingen te krijgen. 

Gewapend met uw softwarerapporten kunt u de onderhandelingen over verlenging met vertrouwen tegemoet treden. U kunt uw abonnement precies afstemmen op uw behoeften, of u kunt het opzeggen als het niet aan uw doelstellingen voldoet. 

Het is echter makkelijk om deadlines te vergeten en herinneringse-mails te missen. De De beste manier om SaaS-verlengingen te beheren is met een SaaS tool voor abonnementenbeheer. Een gecentraliseerd dashboard stuurt verlengingswaarschuwingen ruim voor deadlines en geeft je volledige zichtbaarheid van het vernieuwingsproces. 

De vier bovenstaande stappen helpen je op weg om je abonnementenbeheer te optimaliseren. Er zijn echter nog wat subtielere details die je moet onderzoeken om de procedures nog soepeler te laten verlopen. 

Hoe SaaS-abonnementen vs licenties beheren

De aankoop van software is geëvolueerd van het bezit van een enkele licentie naar de meer populaire abonnementsaankopen. Gemak is de drijvende kracht achter deze verschuiving, evenals de mogelijkheid om aan te passen wat u betaalt en ontvangt. Maar wat is het verschil tussen deze modellen en hoe worden ze beheerd?

Een softwarelicentie beheren

Vóór cloud computing werden softwarelicenties verkocht op diskettes of cd-roms om te installeren op een individueel apparaat. Nu worden ze geïnstalleerd op een server die een hele organisatie kan gebruiken. 

A softwarelicentie is een overeenkomst die een organisatie het recht geeft om de software te gebruiken. Softwarelicenties worden meestal verkocht via eeuwigdurende licenties, wat betekent dat je een eenmalig, vooraf betaald bedrag betaalt om voor onbepaalde tijd een kopie van de software te bezitten. 

Klopt - zodra je die betaling hebt gedaan, hoef je je geen zorgen meer te maken over extra kosten. 

Er zijn echter extra elementen die intern beheerd moeten worden. IT is sterk betrokken bij de beveiliging, het onderhoud en de ondersteuning van de software. 

Als je bedrijf groeit en je behoeften veranderen, kan het zijn dat je softwarelicentie de vraag niet kan bijhouden. Op de lange termijn is dit misschien niet de beste methode om je bedrijf bloeiend te houden. 

Software-abonnementen beheren 

Softwareabonnementen bieden toegang als een dienst voor een bepaalde periode, meestal maandelijks of jaarlijks, op basis van een terugkerende betaling. 

Dergelijke diensten bieden meer flexibiliteit om plannen aan te passen aan de bedrijfsbehoeften, met de optie om abonnementen naar wens toe te voegen of te verminderen. 

Een andere handige eigenschap van het abonnementsmodel is dat je tijdens je abonnementsperiode toegang hebt tot updates, ondersteuning en nieuwe functies.

Abonnementen werken samen met een steeds veranderende concurrerende markt. Betalingsschema's vereisen echter meer kostenbeheer. Ook zijn er meer verlengings- en onderhandelingspunten om te beheren.

Hoe flexibel ze ook zijn, SaaS-abonnementen brengen een aantal belangrijke beheeruitdagingen met zich mee. Laten we eens kijken naar de impact van deze problemen. 

Uitdagingen voor SaaS-beheer

In een snelle markt is er geen tijd om in spreadsheets te zoeken. Hier zijn enkele van de risico's van handmatig SaaS-beheer. 

Gebrek aan zichtbaarheid

Naarmate je organisatie meer applicaties gaat gebruiken, wordt het lastig om een overzicht te krijgen van de abonnementen, vooral als het gaat om meerdere spreadsheets met lange gegevens. 

Dit kan leiden tot tijdverlies en maakt het moeilijk om gebruik, kosten en ROI bij te houden. Een uitgebreid online video maker kan helpen bij het maken van gedetailleerde tutorials en walkthroughs, zodat het team de verschillende SaaS-tools beter begrijpt en efficiënter kan gebruiken

Gebrek aan strategie

Als je de sterke en zwakke punten van je software niet kunt zien, kun je er ook niet naar handelen. Niets doen leidt tot slechte financiële beslissingen, zoals het vernieuwen van ongebruikte software of slecht presterende apps.

Zonder een gedetailleerde analyse van de prestaties van apps kunnen dezelfde beoordelingsfouten jaar na jaar opnieuw optreden. 

SaaS wildgroei

Wanneer meerdere afdelingen en medewerkers onafhankelijk van elkaar abonnementen aanschaffen, is er een risico op duplicatie en verspilling, evenals de dreiging van beveiligingsincidenten. 

Maverick-medewerkers die abonnementen kopen op basis van voorkeuren in plaats van bedrijfsbrede doelen budgetten. Erger nog, dergelijke abonnementen kunnen enige tijd onopgemerkt blijven. Naar SaaS-woekering stoppenVolledige zichtbaarheid moet worden verkregen met een uitgebreid beheersysteem.  

Kosten verwarring

Verschillende prijsklassen, verschillende functies en beslissingen over hoeveel licenties je moet aanschaffen kunnen overweldigend zijn. Op dit moment kan het verleidelijk zijn om gewoon voor de best passende te gaan en de klus te klaren. Op de lange termijn zal deze aanpak echter meer tijd en geld kosten, wat een aanzienlijke invloed heeft op je financiële budget. 

Toezicht op vernieuwing 

Je hebt het druk en er kunnen kansen door de mazen van het net glippen als de deadlines voor verlenging verstrijken zonder dat er opnieuw over onderhandeld wordt. Plotseling betaal je meer voor een pakket terwijl je maar de helft van de functies gebruikt. 

Beheer van leveranciers 

Meerdere softwareabonnementen betekent dat je met meerdere leveranciers te maken hebt. Dat zijn veel gesprekken, vooral als het gaat om service level agreements, ondersteuning en het op elkaar afstemmen van contractvoorwaarden. Deals en kortingen kunnen verloren gaan door een gebrek aan tijd en personeel om te investeren in relaties met leveranciers. 

Integratie en overname

De beste SaaS-praktijk omvat naadloze integratie tussen tools om optimaal dagelijks te kunnen werken. Maar hoe meer apps je hebt, hoe lastiger dit wordt en hoe slechter de samenwerking. 

Als werknemers het gevoel hebben dat tools niet efficiënt voor hen werken, leidt dit tot een lage adoptie- en gebruiksratio. De tool en de kosten worden verspild. 

Wil je deze uitdagingen vermijden en snel overgaan op een beheerde, strategische benadering van SaaS-abonnementen? Laten we dan eens kijken naar de voordelen van geautomatiseerde beheerplatforms. 

Geautomatiseerde diensten voor abonnementenbeheer

Automatisering stroomlijnt de abonnementenbeheerprocessen in uw hele organisatie. 

Als je helemaal nieuw bent met een platform voor abonnementenbeheer, dan zijn er veel oogverblindende beloningen om naar uit te kijken.

Kostenbeheersing

Wijs het budget nauwkeurig toe op basis van duidelijke feedback over je abonnementskosten op je gecentraliseerde dashboard. Hier zie je in één oogopslag geplande en werkelijke uitgaven.

Het opzetten van een virtuele kaart die gekoppeld is aan afdelingsbudgetten maakt uitgaven nog gecontroleerder. Je betalingsprocessen verlopen soepeler en minder riskant. 

Strategische analyse 

Ontdek de prestaties van elk abonnement met diepgaande geautomatiseerde controles. Uw rapporten bieden waardevolle inzichten in waar afval zich bevindt en waar u moet investeren om uw bedrijf te ontwikkelen. 

Verbeterde efficiëntie

Verminder administratieve taken en tijdrovende zoekopdrachten met een gecentraliseerd, visueel platform. Processen worden gestroomlijnd om onnodig handmatig werk te elimineren. Medewerkers zullen het waarderen dat ze 'gewoon aan de slag kunnen' met hun werk en de productiviteit van het hele bedrijf zal verbeteren. 

Soepele integratie

Als apps goed samenwerken, worden fouten geminimaliseerd en de productiviteit gemaximaliseerd. SaaS-tools voor abonnementenbeheer kunnen integreren met je ERP-, CRM- en boekhoudsystemen om alle afdelingen betrokken en op de hoogte te houden. 

Geautomatiseerde verlengingen

Voorkom deadlineoverschrijdingen met tijdige kennisgevingen. Dit geeft je de ruimte en flexibiliteit om verlengingen die niet langer aan een behoefte voldoen te annuleren of opnieuw te onderhandelen over de voorwaarden om hun potentieel te maximaliseren. Uw subscription management service automatiseert het verlengingsproces, waardoor de continuïteit van uw high-ROI software wordt gewaarborgd. 

Schaalbaarheid

Via het beheerplatform kun je eenvoudig je softwarebehoeften aanpassen. U betaalt nooit meer voor meer opslag of functies dan u nodig hebt. Naarmate uw behoeften veranderen, kunt u uw abonnement aanpassen en kosteneffectieve beslissingen nemen voor uw bedrijf. 

Snelle onboarding en offboarding

Automatiseer je onboarding en offboarding workflows. Niemand wil betrokken zijn bij een maandenlang welkomstproces met een nieuwe app of een app die niet meer welkom is in het systeem. Je geautomatiseerde workflow kan medewerkers in belangrijke fasen herinneringen geven en instructies om fouten in elk proces te minimaliseren.

Een top SaaS-platform voor abonnementenbeheerzoals Spendbase, geeft je controle met een 360-graden, real-time overzicht van je SaaS-stack. Gebruik hun gebruiks- en uitgavenanalyse om het rendement op je software-uitgaven te maximaliseren en mis nooit een vernieuwing met automatische herinneringen. Een gemiddelde besparing van 39% met Spendbase betekent meer budget om te groeien en te innoveren. Met slimmer SaaS-beheer van Spendbase kunt u koploper worden in uw branche. 

Je denkt misschien - dit niveau van holistische ondersteuning klinkt duur. Dat hoeft niet. 

Hoeveel kost software voor abonnementenbeheer?

Het doel van abonnementenbeheer is het optimaliseren van je softwarekosten. Maar als het eigenlijke beheersysteem zelf buitensporig duur is... dan is het een zinloze investering.

U hebt kostenoptimalisatie nodig door kosteneffectief abonnementenbeheer. 

Er zijn verschillende tools beschikbaar, allemaal met hun eigen prijs. 

Sommige basispakketten beginnen bijvoorbeeld bij slechts $45 per maand, maar de kleine lettertjes onthullen dat de prijs per werknemer is. 

Andere pakketten zijn rond de $60 per maand voor tien gebruikers, wat redelijker klinkt. Helaas bieden deze services weinig maatwerk voor dit prijspunt. 

Pakketten in het middensegment variëren tussen $200-$300 per maand en de duurste platforms voor abonnementenbeheer zijn rond $35.000 per jaar. Dat zijn veel kosten om te proberen ... kosten te besparen. 

Dan zijn er nog de verborgen prijzen die meer argwaan wekken. Verschillende SaaS-beheertools suggereren dat je 'een demo moet boeken' of een offerte moet aanvragen. Een gebrek aan transparantie is zeker niet de beste start voor een gezonde relatie. 

Gelukkig kun je de balans vinden met De kosteneffectieve SaaS-abonnementenbeheertool van Spendbase die slimmer werkt, niet harder, voor volledige optimalisatie van uw software.