Beste inkoopsoftware voor kleine bedrijven en leveranciers
- Gerangschikt en beoordeeld

Kleine bedrijven kopen maandelijks een half dozijn nieuwe apps. Maar zijn uw SaaS-uitgaven grilliger dan georganiseerd? Kijk dan eens goed naar je inkoop.

Inkoop kan aanvoelen als een marathon. Zo'n langdurig proces kan je in de verleiding brengen om aankopen of goedkeuringen in een opwelling te doen of ze zelfs helemaal uit te stellen.

Het is onvermijdelijk dat u, naarmate uw bedrijf groeit, meer software gaat gebruiken. Inkoop gaat niet weg, maar sommige oplossingen stroomlijnen het proces en maken het goedkeuren van nieuwe software of contractbeheer meer een sprint dan een marathon.

Hoe ziet een effectief inkoopproces eruit?

Als je bedrijf nog steeds gebruik maakt van verouderde, informele procedures voor inkoop en het goedkeuren van nieuwe toepassingen, kun je het gevoel hebben dat je er niet meer helemaal bij bent. Laten we opnieuw beginnen door de stappen die bij inkoop komen kijken uit te splitsen.

Sommige bedrijven hebben een Procurement Manager of Purchasing Manager. Maar zelfs met cruciaal personeel dat is toegewezen aan inkoop, kunnen er handmatige fouten en kostenproblemen optreden.

Wanneer is het tijd om je inkoopsoftware te automatiseren?

Software voor inkoopbeheer is ontworpen om het inkoopproces te stroomlijnen, van het verzamelen van aanvragen van medewerkers tot het vernieuwen van apps die hun waarde hebben bewezen. Een gecentraliseerd platform met geautomatiseerde workflows maakt samenwerking eenvoudiger en bespaart uw bedrijf geld.

Dus, hoe weet je wanneer het tijd is om geautomatiseerde inkoop te gebruiken?

Stel je een medewerker voor die een verzoek voor een ontwerp-app naar je Procurement Manager stuurt. De manager keurt het verzoek snel goed - ze zien geen ontwerpsoftware op hun systeem en de medewerker begint volgende week aan zijn project.

De manager zag echter het fijne er niet van. Een ander ontwerppakket was al goedgekeurd en er was een contract getekend, alleen moest er nog voor betaald worden. Deze onoplettendheid leidde tot de aanschaf van twee oplossingen, wat neerkomt op budgetoverschrijding en SaaS-afval.

Maar je kunt het probleem voor zijn. 59% van de inkoopmanagers vindt dat het gebruik van up-to-date technologie een verschil maakt voor de bedrijfsprestaties. Inkoopmanagement is vandaag de dag nog belangrijker voor kleine bedrijven.

Beste praktijken voor inkoopbeheer voor kleine bedrijven

Het is een concurrerende markt en het kan voelen alsof kleine bedrijven vanuit elke hoek worden benadeeld, vooral als het gaat om inkoop.

Kmo's hebben vaak niet de koopkracht bij leveranciers die grotere bedrijven wel hebben, omdat ze te kleinschalig zijn of te weinig personeel hebben.

Met hun krappe budgetten kunnen kleine bedrijven het zich niet veroorloven om besparingen op inkoopkosten mis te lopen of langdurige onderhandelingsgesprekken te voeren alleen maar om kleine kortingen te krijgen.

Alle hoop is niet verloren, want met de juiste inkooptool kan uw bedrijf belemmeringen voor kostenoptimalisatie wegnemen en uw winstmarges beschermen.

Enkele van de belangrijkste ingrediënten waar je op moet letten bij het kiezen van een hulpmiddel voor inkoopbeheer zijn:

• Centralisatie voor volledige zichtbaarheid
• Integraties met je gewone software
• Hulp bij leveranciersbeheer
• Gebruiksgemak
• Budgettering en kostenbesparing

Met dit in gedachten is het tijd om de beste inkoopoplossingen voor uw bedrijf te verkennen.

10 beste inkooptools

Moet u uw inkoopproces stroomlijnen, maar weet u niet zeker welke tool voor u geschikt is? 

Hier zijn de beste tools op dit moment, gerangschikt op prijs, gebruiksvriendelijkheid en beoordelingen. 

Natuurlijk heeft elk product zowel nuttige functies als beperkingen. Hier volgt een inzicht in de beste inkooptools om je te helpen beslissen welke je moet kiezen. 

1. Spendbase - De beste allround oplossing voor het MKB

Spendbase is de MKB-inkooptool dat geautomatiseerde inkoopprocessen en meldingen biedt om goedkeuringen te versnellen en controle te krijgen over elke inkoopaanvraag. 

Het platform helpt bedrijven die geen volwaardige inkoopafdeling hebben door de werkdruk op IT- en financieel specialisten te verminderen die gedoe hebben met softwareaankopen op basis van facturen en transparantie. Spendbase is een algemeen tool voor uitgavenbeheer voor alle SaaS-goederen en -diensten.

De beste functies van Spendbase

• Lineaire en voorwaardelijke goedkeuringsworkflows helpen ervoor te zorgen dat elke aanvraag het soepelst verloopt van indiening tot voltooiing.
• Automatische meldingen goedkeurders en aanvragers in realtime op de hoogte houden, zodat de uiteindelijke beslissing binnen de deadline wordt genomen
• Integratie met Slack stelt medewerkers in staat om verzoeken in te dienen, te volgen en goed te keuren zonder ooit hun belangrijkste communicatietool te verlaten.
• Kostenbesparingen met kortingen op software en cloudservices: u kunt 39% besparen op uw software dankzij de hulp van Spendbase bij onderhandelingen met leveranciers.
• Geavanceerd leveranciers- en factuurbeheer Functies zorgen voor naadloze inkoop, terwijl krachtige analyses inzichten bieden om uitgaven te optimaliseren.
• Naadloze ERP-integratie stroomlijnt processen en verbetert de efficiëntie in de hele inkoopcyclus.

Prijzen

Spendbase is super kostenefficiënt.prijzen bekijken.

Beoordelingen en recensies

G2 - 4,7 (100+ beoordelingen)

Capterra - 5.0

Klanten zeggen:

• Eenvoudige navigatie
• Intuïtieve software
• Vereenvoudigt goedkeuringsstromen
• Kostenbesparend hulpmiddel van onschatbare waarde
• 100% besluitvormingsvertrouwen

2. Spendflo - Het beste voor meerdere functies

Spendflo's inkoopsoftware stroomlijnt het intake-to-procure proces voor samenwerking en versnelde inkoopactiviteiten. 

Ze bieden meerdere functies, waaronder geautomatiseerde goedkeuringen en leveranciersbeheer.

De beste functies van Spendflo

• Zichtbaarheid via een gecentraliseerd beheerplatform
• Duidelijke goedkeuringsworkflows en aankoopautomatisering
• Slack-integratie
• Herinneringen voor verlenging

Spendflo beperkingen

• Het aantal functies kan overweldigend en onpraktisch zijn voor KMO's
• Rapporten zijn soms repetitief, onduidelijk of kunnen niet worden aangepast
• Geen gratis proefversie van de service
• Dure

Prijzen

Een startersniveau (voor bedrijven met $250K-$400K jaarlijkse SaaS-uitgaven) is $18.000 per jaar.

Beoordelingen en recensies

G2 - 4,6 (100+ beoordelingen)

Capterra - 4.7

Klanten zeggen:

• Kostbare uren bespaard om de beste prijs te krijgen voor aangeschaft gereedschap
• Het dashboard kan duidelijker
• De doorlooptijd om een aanbesteding af te sluiten is lang
• Communicatie van onderhandelingsvertegenwoordigers is niet altijd nuttig

3. Procurify - het beste voor het versnellen van goedkeuringen

Procurify is een procure-to-pay software met een inkoop- en AP-automatiseringsplatform.

Ze richten zich op het ondersteunen van operationele efficiëntie zodat er meer tijd overblijft voor zakelijke initiatieven.

De beste functies van Procurify

• Diensten voor leveranciersbeheer
• Beheer van de toeleveringsketen
• Real-time updates van kosteninformatie
• Opties voor integratie op maat

De beperkingen van Procurify

• Categorisering en zoekfilters zijn niet altijd betrouwbaar
• Bestellingen kunnen niet altijd worden bewerkt
• Rapporten bieden niet altijd een dieper inzicht in inkooptrends en uitgaven

Prijzen

Er is geen duidelijke prijs, maar een gratis demo wordt aanbevolen.

Beoordelingen en recensies

G2 - 4,6 (200+ beoordelingen)

Capterra - 4.5

Klanten zeggen:

• Stroomlijnt de inkoop in één platform en zorgt voor betere communicatie
• Je kunt eerdere inkooporders niet altijd zien wanneer je een nieuwe order aanmaakt
• Rapportagefuncties zijn niet altijd robuust
• Desktop- vs. app-toegankelijkheid vereist ontwikkeling

4. Airbase - Beste voor klantenservice

Airbase is een procure-to-pay tool die controle, zichtbaarheid en compliance biedt voor alle niet-payroll uitgaven.

De beste functies van Airbase

• Positieve beoordelingen van de klantenservice
• Slack-integratie
• Een gestroomlijnd, gecentraliseerd platform voor zichtbaarheid van uitgaven

Beperkingen van de luchtmachtbasis

• Workflows (vooral PO's en contractbetalingen) verlopen niet altijd soepel
• Het goedkeuringsproces kan lang duren
• Geen gratis proefabonnement
• Prijsklassen betekenen beperkte toegang tot bepaalde functies

Prijzen

Geen duidelijke prijs.

Beoordelingen en recensies

G2 - 4.7 (1000+ beoordelingen)

Capterra - 4.8

Klanten zeggen:

• Stroomlijnen bespaart tijd en de tool is gebruiksvriendelijk
• De service is niet zo intuïtief als verwacht
• Er zijn te veel goedkeuringen nodig in de workflow
• Categorieën kunnen verward raken

5. Pivot - Beste voor inkoopbeleid

Pivot biedt een end-to-end kostenbeheersysteem. Ze richten zich op een hoge initiële adoptie van inkoopbeleid & partnerschap.

De beste functies van Pivot

• AI realtime inzicht in uitgaven
• Controle van leveranciersrecords
• Vroeg inzicht in uitgaven

De beperkingen van Pivot

• Geen virtuele kaart
• Weinig beoordelingen en waarderingen
• Geen gratis proefabonnement

Prijzen

Er is geen prijs opgegeven.

Beoordelingen en recensies

G2 - 4.9 (16 beoordelingen)

Capterra - Niet beoordeeld

Klanten zeggen:

• Een intuïtieve inkoopservice
• Enkele ontbrekende functies
• Enkele dashboard- en bugproblemen
• Software heeft meer ontwikkeling nodig

6. Pluto - Het beste voor goedkeuring met meerdere lagen

Pluto is een procure-to-pay geautomatiseerde AP-oplossing die bedrijven helpt met betere indirecte inkoop, terwijl software en tools als SaaS worden aangeschaft. Het biedt een rigoureuze aanpak met meerlaagse goedkeuring. 

De beste eigenschappen van Pluto

• Aanpasbaar en gelaagd goedkeuringsbeleid
• Gesynchroniseerde verkoperslijst
• Geïntegreerde boekhoudsoftware

Pluto's beperkingen

• Het goedkeuringsproces kan traag verlopen door de gelaagde aanpak
• De uitgaven van de Business Purchasing Card worden niet altijd duidelijk weergegeven in het systeem
• Goedkeuringen van kaarttransacties zijn niet altijd toegankelijk op de mobiele app van een inkoopteam
• Geen gratis proefabonnement

Prijzen

Gratis voor 5 gebruikers per maand.

Beoordelingen en recensies

G2 - 4,6 (400+ beoordelingen)

Capterra - Niet beoordeeld

Klanten zeggen:

• Snelle maandafsluiting met integratie, inclusief directe inkoopactiviteiten & procure-to-pay processen
• Kaartfacturering is niet altijd duidelijk en er worden soms extra kosten in rekening gebracht
• Goedkeuringen kunnen worden verbeterd zodat ze tijdens de hele aanbestedingsprocedure gemakkelijk toegankelijk zijn.
• Er zijn meer opties voor categorisatie en subcategorisatie nodig

7. Vendr - Het beste voor aanpasbare intakes

Vendr is een inkoopplatform dat inzicht biedt in bedrijfsuitgaven. Ze zijn gespecialiseerd in aanpasbare innames en voorwaardelijke logica om aan te sluiten bij uw bedrijf.

De beste functies van Vendr

• Waarschuwingen voor automatische verlenging
• Aanpassing
• Kostenbesparende aanbevelingen

Vendr's beperkingen

• Sommige functies zijn niet beschikbaar zonder premium betaalde add-ons, zoals premium intelligentie voor rapportage en integraties
• Geen gratis proefabonnement
• Prijzig

Prijzen

Het startersniveau is $36.000 per jaar.

Beoordelingen en recensies

G2 - 4,6 (100+ beoordelingen)

Capterra - 3

Klanten zeggen:

• Realtime waarschuwingen, inzichten en workflows missen soms nauwkeurigheid
• Onderhandelingen met leveranciers worden niet altijd volledig afgehandeld, dus extra betrokkenheid was nodig

8. Vertice - het beste voor benchmarking van leveranciers

Vertice biedt zichtbaarheid via een gecentraliseerd platform dat inkoop automatiseert. Ze hebben ook een team van inkopers die contracten op maat maken.

De beste functies van Vertice

• Onderhandelingen op maat met leveranciers
• Integraties met verschillende apps
• SaaS-inzichten en -audits

De beperkingen van Vertice

• Geen betaalkaartoptie
• Geen gratis proefabonnement
• Dure

Prijzen

$30.000 per jaar.

Beoordelingen en recensies

G2 - 4.5 (75 beoordelingen)

Capterra - Niet beoordeeld

Klanten zeggen:

• Er zijn te veel functies - veel worden niet gebruikt
• Het kost veel tijd om de software volledig te gebruiken en alles up-to-date te houden.

9. Omnea - Het beste voor intelligente AI-inname

Omnea gebruikt intelligente AI-inname om handmatige inkooptaken te automatiseren en processen tijdsefficiënt te maken.

De beste functies van Omnea

• Zichtbaarheid en centralisatie van uitgaven en leveranciers
• Geautomatiseerde verlengingen
• Eenvoudige onboarding van leveranciers

De beperkingen van Omnea

• Gebrek aan realtime updates
• Geen experts bij de hand voor onderhandelingen
• Geen gratis proefabonnement
• Weinig beoordelingen en waarderingen

Prijzen

Niet meegeleverd. Omnea raadt een demo aan.

Beoordelingen en recensies

G2 - Niet beoordeeld

Capterra - Niet beoordeeld

10. Zip - het beste voor samenwerking

Zip is een intake-to-pay inkoopoplossing. Het vergemakkelijkt het indienen van aanvragen en de samenwerking bij elk type inkoop.

De beste functies van Zip

• Transparant bijhouden van budget en besparingen
• AI voor SaaS-inzichten en besluitvorming
• Integratieopties

Zip's beperkingen

• Er moeten verschillende add-ons worden aangeschaft, zoals sourcing, wereldwijde betalingen, leverancierskaarten en een integratieplatform.
• Intake rapportage is niet altijd diepgaand
• Geen gratis proefabonnement

Prijzen

Niet voorzien.

Beoordelingen en recensies

G2 - 4.7 (52 beoordelingen)

Capterra - 4.8

Klanten zeggen:

• Navigatie kan moeilijk zijn van het ene verzoek naar het andere
• Laadtijden en integratieproblemen komen soms voor
• Inzichtsmogelijkheden kunnen worden verbeterd