Duidelijke 5-minutengids voor het kiezen van software voor het beheer van bedrijfsuitgaven

Bedrijven afval bijna 10% van hun budgetten door slechte projectprestaties en inefficiënt uitgavenbeheer. De juiste tool kan u duizenden euro's besparen. 

Kleine inefficiënties kunnen zich opstapelen tot enorme financiële verliezen voor organisaties die worstelen met reiskosten, leverancierscontracten en het goedkeuren van facturen. 

Maar met de ontelbare software-opties die beschikbaar zijn, kan het overweldigend zijn om de perfecte match te vinden. 

Hoe maak je de juiste keuze? 

Wij van Spendbasezijn gespecialiseerd in het helpen van bedrijven bij het optimaliseren van hun SaaS-portfolio. En dit artikel zal je helpen de verschillende categorieën van BSM-software (Business Expenditure Management) te begrijpen en je begeleiden bij het kiezen van de juiste software. 

Door de belangrijkste functies, voordelen en toepassingen uit de praktijk uit te leggen, leiden we je door de warboel en helpen we je de juiste tool te vinden. 

De markt voor software voor het beheer van bedrijfsuitgaven is verwarrend

De juiste BSM-software vinden kan onmogelijk lijken. 

Er is een overvloed aan opties. Van alles-in-één platforms tot nicheoplossingen. Elke tool beweert je tijd te besparen, je uitgaven te optimaliseren en je leven gemakkelijker te maken. 

Veel bedrijven die software maken voor het beheer van bedrijfsuitgaven zijn gespecialiseerd in bepaalde gebieden, waardoor het essentieel is om te bepalen welke het beste aansluiten bij uw unieke uitdagingen.

Maar hoe kun je met al dat lawaai de juiste vinden? 

Het is alsof je een kleine naald probeert te vinden in een te grote hooiberg. 

En sites als G2 en Capterra - ja, ze zijn nuttig voor beoordelingen, maar ze doen het vooral om je alle opties te geven. 

En hier ligt de paradox. Als je alle keuzemogelijkheden hebt, wordt het nog moeilijker om te kiezen.

Om door de chaos te navigeren is meer nodig dan giswerk. Om de juiste oplossing te vinden, moet je duidelijk weten wat er allemaal is en hoe het past bij jouw behoeften.

7 BSM-softwarecategorieën uitgelegd aan de hand van pizza 

Ja, dat lees je goed... pizza. 

Je kunt er veel van leren.

Het beheren van pizza's lijkt verrassend veel op het beheren van de uitgaven van je bedrijf. Eén verkeerde beweging en je hebt ineens ananas waar die niet hoort (of een onkostendeclaratie die uit de hand loopt).

Om het eenvoudig te houden, worden in de onderstaande tabel de verschillende categorieën BSM-software uitgelegd aan de hand van pizza's.

Je hebt een basisoverzicht, maar hoe zit het met iets meer details?

Hieronder wordt dieper ingegaan op elke categorie BSM-software, waarbij de functies, voordelen en toepassingen uit de praktijk worden besproken. 

1. Software voor uitgavenbeheer

Deze categorie van BSM-software volgt, rapporteert en controleert de uitgaven van werknemers. Het automatiseert het vastleggen van bonnetjes, het indienen van onkostendeclaraties en zorgt ervoor dat het beleid wordt nageleefd.

Belangrijkste kenmerken:

• Digitaal ontvangstbewijs vastleggen.
• Goedkeuringsworkflows.
• Vergoedingen bijhouden.

Voor wie is het: 

• HR-teams die personeelskosten beheren. 
• Kleine tot middelgrote bedrijven met frequente vergoedingen.
• Bedrijven die het bijhouden van uitgaven willen stroomlijnen.

Zakelijke impact:

• Vermindert handmatige werklast door het automatiseren van onkostendeclaraties en goedkeuringen.
• Versnelt terugbetalingstermijnen en verbetert de tevredenheid van werknemers.

Voorbeeld: Een groeiende startup met veel reizende werknemers gebruikt deze software om handmatige spreadsheets te elimineren en vertragingen bij terugbetalingen te verminderen.

Voorbeelden van hulpmiddelen: Expensify, SAP Concur, Spendesk, Brex, TripActions.

2. Software voor inkoopbeheer

Deze tool stroomlijnt leveranciersbeheer, inkooporders en contractonderhandelingen en verbetert tegelijkertijd de strategische inkoop. Het zorgt ervoor dat inkoopworkflows soepel verlopen en aan de voorschriften voldoen.

Belangrijkste kenmerken:

• Prestaties en relatiebeheer van leveranciers bijhouden.
• Geautomatiseerde workflows voor het aanmaken en goedkeuren van inkooporders.
• Hulpmiddelen voor contractonderhandeling en -opslag.
• Uitgavenanalyse voor kostenoptimalisatie.

Voor wie is het:

• CFO's en inkoopteams die met meerdere leveranciers werken.
• Bedrijven die hun relaties met leveranciers willen verbeteren en inefficiënte inkoop willen verminderen.

Zakelijke impact:

• Bespaart tijd door handmatige taken zoals het verwerken van bestellingen te automatiseren.
• Verbetert de relaties met leveranciers door prestatiegegevens te volgen.
• Lagere inkoopkosten door betere contractonderhandelingen en inkoopstrategieën.

Voorbeeld: Een middelgrote retailer gebruikt inkoopsoftware om 100+ leverancierscontracten te beheren, tijdige leveringen te garanderen en 20% aan besparingen te bedingen dankzij verbeterde inzichten in inkoop.

Voorbeelden van hulpmiddelen: Coupa, Ariba (SAP), GEP SMART, Ivalua, Oracle Procurement Cloud.

3. Software voor factuurbeheer

Deze tool automatiseert de volledige levenscyclus van facturen, van verwerking en goedkeuringen tot het bijhouden van betalingen en het optimaliseren van de crediteurenadministratie, zodat de financiële activiteiten soepel verlopen.

Belangrijkste kenmerken:

• Digitale factuurverwerking en goedkeuringsroutering.
• Tools voor het bijhouden en afstemmen van betalingen van leveranciers.
• Geautomatiseerde herinneringen voor betalingstermijnen.
• Crediteurenoptimalisatie met AI-gestuurde inzichten.

Voor wie is het:

• Financiële teams die handmatige inspanningen en fouten bij het verwerken van facturen willen verminderen.
• Bedrijven met grote factuurvolumes die een efficiënt crediteurenbeheer nodig hebben.

Zakelijke impact:

• Verkort de verwerkingstijd van facturen, waardoor leveranciers sneller kunnen betalen.
• Verbetert de relatie met leveranciers door tijdige, nauwkeurige betalingen.
• Vermindert handmatige fouten en zorgt voor naleving en nauwkeurigheid in de financiële administratie.

Voorbeeld: Een logistiek bedrijf met 500 maandelijkse facturen gebruikt software voor factuurbeheer om de verwerking te automatiseren, wat meer dan 10 uur per week bespaart en boetes voor te late betaling voorkomt.

Voorbeelden van hulpmiddelen: Bill.com, AvidXchange, Tipalti, Airwallex, Stampli.

4. Software voor bedrijfskaartbeheer

Software die het beheer van zakelijke creditcarduitgaven vereenvoudigt met realtime tracering, geautomatiseerde categorisatie van uitgaven en uitgavencontroles. Het helpt bedrijven om met gemak bedrijfskaarten uit te geven en te controleren.

Belangrijkste kenmerken:

• Onkosten in realtime bijhouden en rapporteren.
• Geautomatiseerde categorisatie van transacties.
• Bestedingslimieten en controles op naleving van het beleid.
• Uitgifte en beheer van zakelijke creditcards.

Voor wie is het:

• CFO's en financiële teams die personeelsuitgaven beheren voor verschillende afdelingen.
• Bedrijven die bedrijfsuitgaven in realtime willen controleren en bewaken.

Zakelijke impact:

• Vermindert ongeautoriseerde of te hoge budgetuitgaven door realtime controles.
• Versnelt de reconciliatie van onkosten door categorisatie te automatiseren.
• Verhoogt de transparantie door gedetailleerde, actuele onkostenregistratie te bieden.

Voorbeeld: Een SaaS-bedrijf gebruikt software voor het beheer van bedrijfskaarten om kaarten met vooraf ingestelde limieten uit te geven aan werknemers, zodat uitgaven binnen het budget blijven en handmatige onkostendeclaraties niet meer nodig zijn.

Voorbeelden van hulpmiddelen: Brex, Ramp, Corporate Spending Optimizer (CSO), Divvy, American Express Corporate Cards.

5. Software voor reis- en onkostenbeheer

Dit integreert het boeken van reizen, het bijhouden van onkosten en het naleven van beleidsregels om bedrijfsreizen en bijbehorende uitgaven te stroomlijnen. Het zorgt ervoor dat werknemers efficiënt reizen terwijl ze binnen het bedrijfsbudget blijven.

Belangrijkste kenmerken:

• Gecentraliseerde reisboeking en reisroutebeheer.
• Geautomatiseerde onkostendeclaratie voor reisgerelateerde kosten.
• Controles op de naleving van het beleid tijdens het boeken en indienen van onkosten.
• Real-time rapportage van reiskosten.

Voor wie is het:

• Bedrijven met frequente zakelijke reizen, zoals verkoopteams en consultants.
• HR- en financiële teams die reisgerelateerde goedkeuringen en het bijhouden van onkosten willen stroomlijnen.

Zakelijke impact:

• Bespaart tijd door het combineren van reisboeking en onkostenbeheer in één tool.
• Voorkomt beleidsovertredingen door niet-conforme boekingen te markeren.
• Verbetert de zichtbaarheid van reiskosten en vermindert overbesteding op reizen.

Voorbeeld: Een adviesbureau gebruikt reis- en onkostensoftware voor het boeken van reizen voor zijn werknemers, zodat het beleid wordt nageleefd en onkostendeclaraties worden geautomatiseerd, wat uren administratief werk bespaart.

Voorbeelden van hulpmiddelen: TripActions, Concur Travel, Workday Travel and Expense, Chrome River, SAP Integrated Business Planning.

6. Software voor crediteurenautomatisering

AP automatiseringssoftware automatiseert de verwerking van facturen en betalingen van leveranciers, vermindert handmatige inspanningen en fouten en optimaliseert crediteurenworkflows met AI-gestuurde inzichten.

Belangrijkste kenmerken:

• Geautomatiseerde factuurverwerking en goedkeuringsworkflows.
• Elektronische betalingsmethoden en reconciliatie.
• Financiële rapportage met voorspellende analyses.
• Integratie met bestaande boekhoudsystemen.

Voor wie is het:

• Financiële teams die grote factuurvolumes en handmatige crediteurenprocessen beheren.
• Bedrijven die hun betalingsefficiëntie willen verbeteren en sterke relaties met leveranciers willen onderhouden.

Zakelijke impact:

• Verkort de verwerkingstijd van facturen en zorgt voor tijdige betalingen aan leveranciers.
• Minimaliseert fouten bij de afstemming van betalingen en financiële rapportage.
• Verhoogt de tevredenheid van leveranciers met snellere, betrouwbaardere betalingen.

Voorbeeld: Een productiebedrijf automatiseert het crediteurenproces voor 1.000 maandelijkse facturen, waardoor de verwerkingstijd met 70% wordt verkort en boetes voor te late betaling worden voorkomen.

Voorbeelden van hulpmiddelen: Beanworks, AvidXchange, Plate IQ, Bill.com, Docusign Insight.

7. Software voor strategische uitgavenanalyse

Deze categorie tools biedt diepgaand inzicht in de uitgaven van organisaties door middel van geavanceerde analyses, waardoor bedrijven kostenbesparende mogelijkheden kunnen identificeren en financiële strategieën kunnen optimaliseren.

Belangrijkste kenmerken:

• Uitgebreide zichtbaarheid van uitgaven en dashboards.
• Voorspellende analyses voor toekomstige uitgaventrends.
• Aanbevelingen voor kostenoptimalisatie op basis van gegevensinzichten.
• Gedetailleerde financiële rapportage voor besluitvorming.

Voor wie is het:

• CFO's en strategische planners die uitgaven willen afstemmen op bedrijfsdoelen.
• Bedrijven die datagestuurde financiële beslissingen willen nemen.

Zakelijke impact:

• Ontdek verborgen kostenbesparingsmogelijkheden door gedetailleerde uitgavenanalyses.
• Verbetert financiële planning en prognoses met voorspellende analyses.
• Vergroot de transparantie door realtime inzicht te bieden in uitgavenpatronen.

Voorbeeld: Een grote onderneming gebruikt strategische uitgavenanalyses om leverancierscontracten te consolideren en de kosten jaarlijks met 15% te verlagen.

Voorbeelden van hulpmiddelen: SpendHQ, Tableau, Power BI, Spend Matters, Rosslyn Analytics.

Hoe kiest u de juiste BSM-software voor uw bedrijf?

Je begrijpt nu welke soorten BSM-software er zijn en wat ze kunnen. 

Maar hoe kies je de juiste voor jouw bedrijf? 

Het gaat niet alleen om de functies - je moet nadenken over je unieke behoeften, prioriteiten en langetermijndoelen. 

Hier zijn eenvoudige stappen die je kunt nemen om je te helpen de beste keuze te maken.    

1. Beoordeel uw bedrijfsbehoeften

Maak een lijst van je grootste uitdagingen. 

Vraag jezelf eens af: Worstelen we met reiskosten, handmatige factuurverwerking of het bijhouden van personeelsuitgaven?

Door je specifieke pijnpunten duidelijk in kaart te brengen, kun je een software kiezen die helpt bij het beheer van bedrijfsuitgaven en deze problemen direct aanpakt.

Vervolgens moet je de grootte en complexiteit van je bedrijf bepalen. Als je bijvoorbeeld een...

• Kleine startup: Je zou op zoek kunnen gaan naar software voor uitgavenbeheer voor kleine bedrijven, waarbij je verzekerd bent van eenvoudige, gebruiksvriendelijke functies die geschikt zijn voor jouw grootte, evenals flexibiliteit en gebruiksgemak.
• Middelgroot bedrijf: U geeft misschien de voorkeur aan gedetailleerde analyses en geavanceerde controles.

Schrijf deze uitdagingen op en gebruik ze als referentiepunt tijdens het hele proces.

2. Stel uw prioriteiten

Vervolgens wil je de kenmerken identificeren die voor jouw bedrijf het belangrijkst zijn. Voorbeelden hiervan zijn:

• Realtime rapportage.
• Geautomatiseerde workflows.
• Naleving van het beleid.

Rangschik deze functies in volgorde van belangrijkheid. Je wilt je richten op wat essentieel is in plaats van op optionele extra's.

De beste software voor het beheer van bedrijfsuitgaven moet niet alleen uw huidige problemen aanpakken, maar ook uw toekomstige groei en strategische doelstellingen ondersteunen.

En vergeet niet je budget te bepalen. Bepaal hoeveel je bereid bent te investeren en vermijd tools met functies die je niet nodig hebt.

3. Compatibiliteit evalueren

Controleer hoe de software integreert met je bestaande systemen, zoals:

• Boekhoudplatforms.
• HR-systemen.
• Rapportagetools.

Je wilt de bruikbaarheid testen. 

Vraag jezelf af - zal mijn team dit makkelijk te gebruiken vinden? Als de leercurve te steil is, kan het moeilijk worden om het te gebruiken.

4. Denk na over schaalbaarheid

Denk eens na over deze vragen:

• Zal deze software meegroeien met mijn bedrijf?
• Heeft het functies voor toekomstige behoeften, zoals wereldwijde mogelijkheden of geavanceerde rapportage?

Als je bedrijf van plan is om op te schalen, geef dan de voorkeur aan tools die zich in de loop der tijd aanpassen in plaats van tools die beperkt zijn door de huidige behoeften.

5. Demo's of tests aanvragen

Plan een demo of proefperiode voor de opties op de shortlist.

Gebruik deze tijd om:

• Verken het installatieproces.
• Test de gebruikerservaring.
• De reactiesnelheid van de klantenservice beoordelen.

Bereid vragen voor de demo voor, zoals:

• "Hoe kan dit mijn team tijd besparen?"
• "Welke rapportagefuncties zijn inbegrepen?"
• "Kan het onze verwachte groei aan?"

6. Maak uw beslissing

Het is nu tijd om je bevindingen te bekijken en je prioriteitenlijst te herzien.

Kies de software die het beste aansluit bij je behoeften, budget en toekomstige doelen.