Kan ik een persoonlijke creditcard gebruiken voor zaken?

In het begin was je persoonlijke creditcard een reddingslijn. Nu zijn de aankopen toegenomen en is kostenbeheer complex. Moet je overstappen op een zakelijke creditcard?

Het is volkomen legaal om je persoonlijke kaart te gebruiken voor zakelijke kosten. Vooral voor starters en kleine ondernemingen is dit een handige optie.

Met slechts een klein team van medewerkers is het eenvoudiger om de uitgaven te beheren en te controleren waar het budget naartoe gaat. Je doet een handvol lage, regelmatige betalingen en een aantal eenmalige grotere betalingen - allemaal zichtbaar in je boekhouding.

Dat systeem is echter niet goed schaalbaar. Als je naar je financiën kijkt, stel je jezelf misschien de volgende vragen:

• Is dit een zakelijke aankoop of een persoonlijke transactie?
• Is dat aftrekbaar van de belasting?
• Waarom is dit geboekt als bedrijfskosten?
• Zal deze grote betaling mijn kredietwaardigheid beïnvloeden?

Als je de voor- en nadelen van een persoonlijke of zakelijke creditcard begint af te wegen, ben je niet de enige. Laten we eens kijken waarom dit zo veelbesproken is in het bedrijfsleven. 

Persoonlijke vs. zakelijke creditcard: waarom het debat?

Er zijn veel overeenkomsten tussen persoonlijke en zakelijke creditcards. Met beide kun je geld lenen, je saldo (gedeeltelijk of volledig) afbetalen, de kosten van artikelen spreiden en beloningen verdienen voor je uitgaven. 

Persoonlijke kaarten profiteren van Sectie 75-bescherming als er problemen zijn met goederen of diensten. Ze zijn onmiddellijk toegankelijk voor de bedrijfseigenaar die midden in zijn drukke dag een vlotte transactie nodig heeft. 

Het kan ook zijn dat de gedachte om een visitekaartje aan te vragen en weken te moeten wachten om toegang te krijgen, je tegenstaat. 

Zakelijke creditcardszijn daarentegen beter ontworpen voor de grotere investeringen die schaalvergrotende bedrijven moeten doen. Ze bieden hogere limieten en passen hun beloningen aan op zakelijke uitgaven, bijvoorbeeld cashback op brandstof en airmiles. Ze geven je ook de optie om personeelskaarten toe te wijzen, waardoor aankopen meer een teaminspanning worden. 

Hoewel het waar is dat ze vaak gepaard gaan met hogere rentes en hogere betalingsdrempels, kan het zijn dat jouw bedrijf klaar is om aan deze hoge eisen te voldoen. 

Als je je zorgen maakt dat het potentieel voor een grotere schaal een groter risico kan betekenen, bedenk dan hoe inefficiënties meestal ontstaan door kleine, herhaalde fouten of onoplettendheid. Persoonlijke kaarten zitten vaak vol gemiste kansen voor kostenoptimalisatie. 

De nadelen van het gebruik van een persoonlijke creditcard voor zakelijke betalingen 

Een persoonlijke creditcard kan handiger zijn, maar kan leiden tot zelfgenoegzaamheid. Hier zijn enkele risico's verbonden aan het gebruik van een persoonlijke kaart voor zakelijke uitgaven. 

Boekhoudkundige fouten

Je vindt het vreselijk om je jaarlijkse belastingaangifte in te vullen, maar het proces wordt ingewikkelder als je persoonlijke en zakelijke transacties op dezelfde kaart staan. Het scheiden van de betalingen is lastig en je boekhoudmanager zal veel tijd moeten besteden aan het administratieve proces. 

Complexe overlappingen in persoonlijke en zakelijke betalingen of 'grijze' gebieden kunnen ook leiden tot boekhoudkundige fouten. Wanneer dergelijke fouten herhaaldelijk voorkomen of over het hoofd worden gezien, neemt het risico op financiële controles of zelfs boetes van de IRS toe. 

Lagere kostenefficiëntie

Als betalingen van je persoonlijke rekening worden gehaald, is het moeilijk om bij te houden hoeveel er wordt uitgegeven. 

Stel je voor dat je er aan het eind van het jaar achter komt dat je je budget op een bepaalde afdeling enorm hebt overschreden. Je vraagt je af: "Hoe heeft dat kunnen gebeuren? Eigenlijk is het heel eenvoudig: medewerkers hebben posten uitgegeven die niet kosteneffectief waren en de kosten zijn over het hoofd gezien bij andere betalingen. Daar gaat je nauwkeurige budgetprognose voor volgend jaar...

En hoe zit het met de belasting? Het is mogelijk dat u het volgende misloopt fiscaal aftrekbare uitgaven als je boekhouding chaotisch is. 

Persoonlijke bescherming

Als je je persoonlijke kaart voor zaken gebruikt, ben je meteen aansprakelijk voor alle problemen die zich voordoen. Helaas kunnen betalingsachterstanden en ongeoorloofde uitgaven je persoonlijke kredietscore schaden en je leven buiten het werk beïnvloeden. In het ergste geval kunnen je persoonlijke bezittingen in beslag worden genomen in rechtszaken en kunnen familierekeningen of eigendommen in mede-eigendom, zoals je huis, ook in beslag worden genomen. 

Visitekaartjes beschermen je persoonlijke bezittingen tegen zakelijke geschillen en geven je de gemoedsrust dat werkproblemen niet je privéleven binnensluipen. 

De enige last van verantwoordelijkheid

Als eigenaar van de persoonlijke creditcard ben jij de enige persoon die uiteindelijk uitgaven kan sanctioneren en betalingen kan beheren. Dit voelt steeds onmogelijker in een groeiend bedrijf dat dagelijks honderden werknemers en meerdere aankopen beheert. 

Maar wat is het alternatief? Het delen van je persoonlijke kaartgegevens met een paar vertrouwde medewerkers voelt op dat moment misschien als een opluchting, maar kan leiden tot afwijkende uitgaven en, in het ergste geval, fraude. 

Als alles bij één persoon ligt, verlopen processen inefficiënt en stagneert het bedrijf. Met zakelijke creditcards kan de verantwoordelijkheid strategisch worden gedeeld met de werknemers. 

Als er zoveel risicogebieden zijn, zijn er dan omstandigheden waarin een persoonlijke creditcard acceptabel is om te gebruiken?

Wanneer kan een persoonlijke creditcard gebruiken voor zaken?

Het sleutelwoord is: spaarzaam. Je bent niet langer in staat om regelmatige betalingen in te stellen op je persoonlijke creditcard. Er zijn te veel grote betalingen. 

Het is echter begrijpelijk en soms zelfs onvermijdelijk om je persoonlijke kaart af en toe te gebruiken voor zakelijke transacties. Sterker nog, 53% van kleine bedrijven gebruikt zowel persoonlijke als zakelijke kaarten. Je kunt bijvoorbeeld een etentje met een klant of kantoordecoratie betalen met je persoonlijke creditcard als je je zakelijke kaart niet bij je hebt. 

Het is een goede gewoonte om je af te vragen waarvoor je de kaart wilt gebruiken. Als het om een laag transactievolume of een eenmalige aankoop gaat, zal een persoonlijke kaart prima werken. Je moet de datum en het bedrag van deze betaling bijhouden om de belastingaangifte te vergemakkelijken. 

Voor regelmatige betalingen is een speciale zakelijke creditcard voordeliger. Dit zijn de belangrijkste omstandigheden waarin een zakelijke kaart de voorkeur verdient boven een persoonlijk krediet. 

Wanneer gebruik je een zakelijke creditcard in plaats van een persoonlijke kaart?

Zakelijke creditcards zijn zinvoller voor veel van je regelmatige, grote aankopen, en ze zijn ook een geweldige manier om je uitgaven optimaal te beheren. 

Op de volgende vier gebieden kan een zakelijke creditcard het verschil betekenen tussen aanzienlijke besparingen en nadelige kostenverspilling. 

Krediet opbouwen 

Als je je succesvolle bedrijf uitbreidt, heb je krediet nodig. Een van de beste manieren om je kredietscore op te bouwen is het gebruik van een zakelijke creditcard. 

Na verloop van tijd zal een goede kredietwaardigheid je bedrijf toegang geven tot betere rentetarieven en betere voorwaarden voor leningen die je in de toekomst misschien moet afsluiten. Het gebruik van een persoonlijke kaart levert echter niet noodzakelijkerwijs hogere leningen op voor je bedrijfsinvesteringen. 

Er is ook een duidelijk onderscheid tussen uw zakelijke en persoonlijke account; u kunt bijvoorbeeld een hogere kredietratio hebben op een zakelijke kaart zonder dat dit invloed heeft op uw persoonlijke kredietscore. 

SaaS-beheer 

Onkostenvergoedingsprocessen zijn een bron van hoofdpijn. Ze zijn tijdrovend, foutgevoelig en kunnen het bedrijf blootstellen aan onkostenfraude. 

Het gebruik van persoonlijke creditcards zet ook de deur open voor afwijkende uitgaven en schaduw-IT, enkele van de belangrijkste oorzaken van kostenverspilling. Creditcards voor kleine bedrijven medewerkers in staat stellen om zorgvuldig toegewezen budgetten veilig en efficiënt te besteden. 

Stel je een soepele SaaS-inkoop voor, waarbij geautomatiseerde goedkeuringen zijn ontvangen en een medewerker het toegewezen budget kan gebruiken om eenvoudig een aankoop te doen op het visitekaartje. Bedenk eens hoeveel tijd er zou worden bespaard door de bottleneck bij betalingen te verminderen. 

Meerdere SaaS-contractverlengingen in dezelfde week? Geen probleem met hogere uitgavenlimieten op uw zakelijke creditcard. Ook de relaties met je leveranciers profiteren van tijdige abonnementsbetalingen. 

Gedetailleerde rapportage en het bijhouden van uitgaven

Je zou kunnen denken dat het geven van toegang tot de zakelijke creditcard aan meerdere werknemers zal leiden tot versnipperde uitgaven. Het bijhouden van uitgaven is echter gestroomlijnd met zakelijke creditcards. Het is allemaal zichtbaar op één plek. 

Nog beter is dat veel kaartuitgevers niet alleen een gedetailleerd maandelijks overzicht geven, maar KMO's ook online tools bieden met functies voor rapportage en het bijhouden van uitgaven. 

Met deze platforms kunnen bedrijven transacties, verschuldigde betalingen en eventuele rentekosten of vergoedingen bekijken. De beste versies van deze tools geven regelmatig rapporten uit van de kaartactiviteit en analyses van soorten uitgaven die geïntegreerd kunnen worden in andere boekhoudsoftware die je bedrijf gebruikt voor holistisch kostenbeheer. 

Bedrijfsspecifieke beloningen

Uw persoonlijke kaart kan het volgende bieden jij enkele verleidelijke beloningen, maar zakelijke creditcards belonen je bedrijf zelf. 

Deze beloningen zijn meer gericht op zakelijke uitgaven en stimuleren de groei van het bedrijf. Je hebt bijvoorbeeld toegang tot cashback op in aanmerking komende aankopen of beloningsprogramma's voor veelvoorkomende aankopen zoals brandstof, kantoorbenodigdheden en reizen. 

Bij sommige van de best beoordeelde zakelijke creditcards kun je je beloningen afstemmen op je zakelijke behoeften door je eigen bonuscategorieën te kiezen. Het beste van alles is dat deze beloningen niet belastbaar zijn en worden beschouwd als kortingen op artikelen die je hebt gekocht met je zakelijke creditcard. 

Wat zijn de juridische overwegingen?

Alle bedrijven, inclusief vennootschappen en LLC's, komen in aanmerking voor zakelijke creditcards. Wat zijn de belangrijkste juridische overwegingen bij het maken van je keuze?

Wettelijke bescherming

De CARD Act van 2009 is een krachtige consumentenbeschermingswet die kaarthouders verzekert dat de uitgever het JKP niet zonder reden of eerlijke waarschuwing kan verhogen. Deze wet is niet van toepassing op de meeste zakelijke creditcards; veel creditcards bieden nu echter dezelfde consumentenbescherming als die van concurrenten. Doe onderzoek om er zeker van te zijn dat uw aankoopbescherming de best mogelijke is.

Niemand denkt graag na over het ergste scenario, maar als je bedrijf met beperkte aansprakelijkheid failliet gaat, zijn je persoonlijke financiën beter beschermd als bedrijfsuitgaven voornamelijk via je zakelijke creditcard lopen. 

Persoonlijke aansprakelijkheid

Zakelijke kaarten bieden meer bescherming van je persoonlijke bezittingen, maar veel uitgevers vragen om een persoonlijke garantie voordat je creditcard wordt goedgekeurd. 

Een persoonlijke garantie is een juridisch bindende toezegging waarbij je akkoord gaat met de verantwoordelijkheid voor het betalen van de creditcard als het bedrijf dit niet kan doen. Dit beschermt de kaartprovider tegen elk risico van niet-terugbetaling. Als je bedrijf achterloopt met terugbetalingen, word je persoonlijk aansprakelijk voor de schuld en dit kan van invloed zijn op je kredietscore.

Zakelijke kaarten, gegeven aan bedrijven met aanzienlijke activa en kredietgeschiedenis, vereisen meestal geen persoonlijke garantie. 

Belasting

Het mengen van persoonlijke en zakelijke uitgaven is een nachtmerrie als het op belastingaangifte seizoen aankomt. Een zakelijke creditcard houdt aankopen gescheiden en overzichtelijk, waardoor het bijhouden van de rekeningen op de lange termijn veel eenvoudiger wordt. 

Aankopen van werknemers kunnen gemakkelijk worden geïdentificeerd, waardoor er minder toezichtsfouten worden gemaakt op uw belastingformulieren. Dit betekent dat je dure boetes voorkomt en een nauwkeurige belastingaangifte indient. De IRS legt strenge boetes op voor het niet nauwkeurig rapporteren en bedrijven met een slechte administratie lopen meer kans om gecontroleerd te worden. 

Het gebruik van een speciale bedrijfskaart maakt duidelijk waar belastingaftrek kan worden toegepast. Dit verbetert de statistieken voor het vermijden van kosten en maakt meer budget vrij. Het is ook vermeldenswaard dat de rente die je betaalt op een zakelijke creditcard fiscaal aftrekbaar is als deze uitsluitend wordt gebruikt voor zakelijke aankopen, waardoor je bedrijf kosten kan terugwinnen voor groei.